Phần mềm bán hàng - 19. Tự in hóa đơn - VAT - GTGT

Phần mềm tự in hóa đơn GTGT (VAT) nhằm giúp cho doanh nghiệp quản lý và tự in hoá đơn một cách nhanh chóng thay cho việc xuất hoá đơn bằng tay như trước kia.

Tính năng chính của phần mềm

• In hóa đơn GTGT (VAT) theo mẫu chi cục thuế (hoặc mẫu riêng tự thiết kế).
• In hóa đơn trực tiếp từ máy in và giấy in thông thường
• Quản lý danh sách khách hàng.
• Quản lý danh mục hàng hóa: mã hàng hóa, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá (hoặc không cần quản lý danh mục hàng hóa)
• Tổng hợp các hóa đơn đã in.
• Theo dõi hóa đơn hủy.
• Thống kê hóa đơn đã xuất, hủy.

Bảo mật của phần mềm in hóa đơn

• Hỗ trợ phân quyền người dùng theo nhóm chức năng.
• Đảm bảo chỉ nhưng người có quyền mới thực hiện được các chức năng tương ứng trong hệ thống.

Tiện ích của phần mềm

• Hỗ trợ xuất dữ liệu ra excel, csv, …
• Hỗ trợ các thao tác xử lý số liệu nhanh chóng: group by, total, sum, …

Phần mềm tự in hóa đơn có thể hoạt động độc lập hay tích hợp vào các phần mềm: quản lý bán hàng, quản lý quán cafe, quản lý nhà hàng

Đối với các khách hàng đã có mẫu hóa đơn đặt in sẳn trước thì sử dụng phần mềm để in hóa đơn không cần phải đăng ký với Chi Cục thuế.

Đối với các khách hàng chưa in hóa đơn sản thì theo quy trình sau để đăng ký

Quy trình áp dụng tự in hóa đơn bằng phần mềm khi in hóa đơn trực tiếp không cần đặt in trước

Bước 1: Lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in

• Liên hệ mua phần mềm in hóa đơn
• Quyết định áp dụng hóa đơn tự in phải được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in.

Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in theo mẫu 5.8, phụ lục 5 ban hành kèm Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.

Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn

Doanh nghiệp khởi tạo các mẫu hóa đơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đặc thù của đơn vị mình.

Mẫu hóa đơn tự in phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 153:Tên loại hóa đơn

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
• Tên liên hóa đơn
• Số thứ tự hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ

….

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn

Doanh nghiệp trc khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ thì phải lập thông báo phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải lập Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu 3.5, phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.

Trên thông báo phải ghi rõ:

• Tên loại hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Ngày bắt đầu sử dụng
• Số lương hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)
• Và kèm theo các mẫu của hóa đơn đó

Thông báo phát hành hóa đơn và mẫu của các hóa đơn phải được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng các mẫu hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ.

Bước 4: Lập và in hóa đơn theo mẫu đã phát hành

Sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục quyết định áp dụng hóa đơn tự in, khởi tạo hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, các doanh nghiệp có thể lập và in mẫu hóa đơn theo đúng mẫu đã thông báo phát hành.