Phần mềm bán hàng - 16. Quản lý quán cafe

Phần mềm quản lý quán cafe ( cà phê ) đơn giản và dễ sử dụng. Quản lý chính xác nguyên liệu tiêu hao, tiền thu hàng ngày.

Quản lý khách hàng

• Thông tin khách hàng được quản lý với nhiều tiêu chí khác nhau như: mã, tên, số điện thoại, email, địa chỉ, tỉnh thành… giúp nhà quản trị thống kê, phân tích số liệu
• Mỗi khách hàng quen của quán cafe được cấp thẻ thành viên để được hưởng các chương trình khuyến mãi, tích lũy điểm.

Quản lý hàng hóa

• Đồ uống, thức ăn được phân chia thành các chuyên mục (menu) giúp dễ quản lý và thuận tiện khi nhân viên bán hàng thao tác. Ví dụ: đồ biển, các món nướng, rựu, lẩu…
• Mỗi đồ uống, thức ăn ngoài giá bán chuẩn còn cho phép thiết lập thêm các tùy chọn khác với giá cộng thêm (nếu có). Tính năng này giúp đa dạng hóa số lượng đồ uống, thức ăn nhưng giảm thiểu danh mục hàng hóa cần quản lý. Ví dụ, mặt hàng kem có các tùy chọn như: thêm dâu, hoa quả,…
• Phần mềm quản lý món theo khu vực

Quản lý kho

• Mỗi món ăn sẽ được định nghĩa nguyên vật liệu tiêu hao. Khi bán hàng sẽ tự động trừ kho theo định mức
• Tồn kho được cập nhật online ngay lập tức khi bán hàng

Nghiêp vụ quản lý quán cafe

Quản lý bàn

• Quản lý bàn theo khu vực hoặc tầng để dễ dàng kiểm soát
• Cho phép gộp hóa đơn của hai hay nhiều bàn
• Cho phép tách hóa đơn của bàn

Giảm giá

• Cho phép giảm giá trên từng mặt hàng và trên cả hóa đơn
• Các chính sách giảm giá có thể được thiết lập áp dụng trong một khoảng thời gian nhất định và/hoặc áp dụng cho một cửa hàng cụ thể.

Xử lý hóa đơn

• Tính năng nhân đôi (duplicate) cho phép nhân đôi các mặt hàng trong hóa đơn nhằm tăng tốc độ xử lý của nhân viên.
• Cho phép nhập thêm các yêu cầu đặt biệc (Special Request) cho từng mặt hàng. Ví dụ, bán café với yêu cầu ít đường, phở không hành, …
• Nhân viên bán hàng có thể xem lại các chứng từ mình đã lập
• Cho phép thay đổi số lượng bán; giá bán của mặt hàng (chỉ có người được phân quyền mới có quyền thay đổi giá).

Hình thức thanh toán

• Thanh toán bằng tiền mặt
• Thanh toán bằng thẻ trả trước (Prepaid Card)
• Thanh toán bằng phiếu quà tặng (Gift Voucher)
• Thanh toán bằng điểm thông qua thẻ thành viên (Membership Card)
• Ngoài ra hệ thống còn cho phép khai báo thêm nhiều hình thức thanh toán khác như: Visa, Master Card, Amex, … Mỗi loại có thể thiết lập có tính phí thẻ hay không (Card Fee)

Quàn lý chính sách giảm giá

• Cho phép định nghĩa các mức giảm giá, mỗi mức giảm giá có hiệu lực trong khoảng thời gian nhất định nhằm ràng buộc các mức giảm giá mà nhân viên bán hàng áp dụng; giúp thống kê, báo cáo theo các mức giảm giá.

Phân quyền sử dụng

• Người dùng muốn truy cập vào hệ thống bắt buộc phải có tài khoản đăng nhập vào mật khẩu hợp lệ.
• Người dùng chỉ sử dụng được các tính năng mà họ được phân quyền

Hệ thống báo cáo đa dạng

• Cho phép nhân viên bán hàng in báo cáo bán hàng theo từng ca bán hàng
• Hỗ trợ nhiều báo cáo cho người quản lý như: báo cáo bán hàng chi tiết, tổng hợp theo ngày, theo khoảng thời gian; báo cáo bán hàng theo từng giờ trong ngày, các ngày trong tuần; báo cáo bán hàng tổng hợp theo cửa hàng; chi tiết theo cửa hàng; Doanh thu theo ngày trong tuần, theo giờ
• Nhiều báo cáo về CRM như: danh sách khách hàng sinh trong tháng, khảo sát khách hàng theo độ tổi, theo khu vực, theo nghề nghiệp, …

Mô hình hoạt động

Khả năng mở rộng

• Phân hệ đồng bộ dữ liệu qua internet giữa quán cà phê và trung tâm sử dụng trong trường hợp quản lý chuỗi quán cafe.
  • Phân hệ truy cập dữ liệu từ xa qua internet sử dụng trong trường hợp lãnh đạo muốn truy cập dữ liệu từ xa, vd: từ nhà riêng, khi đi công tác, ...
• Phân hệ quản lý điểm loyalty, thông tin khách hàng online (dùng thống nhất trên toàn hệ thống quán cafe) sử dụng trong trường hợp quản lý chuỗi quán cafe.
• Phân hệ quản lý thẻ trả trước (Prepaid Card).
• Phân hệ gửi tin nhắn SMS cho khách hàng.
• Phân hệ gửi email cho khách hàng.