Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng online - offline

Quản lý kho là vấn đề rất phứt tạp trong quản lý chuỗi cửa hàng

Nếu bạn quản lý bằng sổ sách hay bằng excel thì thật là khó để thường xuyên cập nhật số lượng hàng hóa thực tế của các kho hàng khi mà công việc kiểm kho mất rất nhiều thời gian và công sức – tuy nhiên việc này rất cần thiết trong việc cập nhật số liệu chính xác về kho dữ liệu chung để nhà quản lý có thể kiểm soát được số lượng hàng hóa và có kế hoạch điều chuyển hàng hóa giữa các kho hàng khi cần thiết.

Lúc này, quản lý kho A không thể xem được hàng hóa ở kho B, vì thế cũng không biết được hàng hóa nào còn có ở kho còn bao nhiêu để khi cần thiết, có thể chủ động đề xuất điều chuyển hàng hóa giữa các kho cho hợp lý. Việc không chủ động được việc đề xuất chuyển hàng này có thể khiến công việc kinh doanh bị đình trệ do một trong số các kho bị thiếu hàng, không đủ cung cấp cho nhu cầu của cửa hàng.

Sử dụng Excel là một trong những cách quản lý kho hiệu quả so với cách quản lý bằng sổ sách, tuy nhiên cách quản lý này chưa thực sự tốt nhất bởi nó có thể dẫn đến sai sót về số liệu và không có báo cáo kịp thời trên thời điểm thực. Việc nhập số liệu trên file excel khi nhập hoặc xuất hàng hóa rất có thể gây nhầm lẫn nếu số lượng hàng hóa quá nhiều hoặc do người nhập không tập trung.

Chỉ cần nhập chênh một con số là đã có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu giữa khâu nhập và xuất, ảnh hưởng đến cả bộ phận kho và bộ phận bán hàng. Không những thế, việc lưu trữ thông tin hàng hóa bằng excel còn rất dễ mất dữ liệu vì tập tin đó chỉ được lưu trên máy tính nhập liệu, nếu tập tin này mất do vô ý hoặc máy tính bị nhiễm virus thì tất cả thông tin đều mất hết, như thế đồng nghĩa với việc phải tái tạo lại dữ liệu từ đầu.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng là giải pháp hoàn hảo để kiểm soát kho cho chuỗi cửa hàng

Thay vì phải kiểm kho hàng hóa mất rất nhiều thời gian, với phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, mỗi khi có giao dịch phát sinh hóa đơn bán hàng, hàng hóa bán ra sẽ được trừ trực tiếp trên kho hàng, vì thế kho hàng sẽ được tự động cập nhật số lượng hàng tồn trên thực tế.

Toàn bộ dữ liệu hàng hóa ở các kho hàng sẽ được cập nhật liên tục lên kho tổng theo thời gian thực, nên nhà quản lý dễ dàng biết được tình trạng hàng hóa ở các kho để có những kế hoạch xuất nhập hàng cho hợp lý.

Phần mềm có chức năng phân quyền cho người dùng nên nhân viên quản lý của kho này có thể được phân quyền xem được tình trạng hàng hóa ở kho kia, theo đó dễ dàng biết được kho hàng mình đang quản lý đang thừa thiếu những mặt hàng gì và các kho khác còn những mặt hàng gì để đưa ra những đề xuất chuyển kho tránh ảnh hưởng đến công tác bán hàng do thiếu hàng hóa.

Việc luân chuyển hàng hóa giữa các kho sẽ được lưu trữ lại đầy đủ trên phần mềm cùng với tất cả các giao dịch liên quan đễn xuất, nhập,… sẽ được ghi lại và dễ dàng tiến hành kiểm tra lại khi có vấn đề phát sinh, hạn chế khả năng thất thoát do quản lý kho kém.

Việc cập nhật báo cáo hàng hóa tồn kho trong phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sẽ được thực hiện theo thời gian thực, do đó các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát được toàn bộ hàng hóa trong kho hàng của mình và lên kế hoạch cho việc nhập mới hàng hóa cũng như thanh lý hàng hóa tồn quá lâu, để đảm bảo các kho hàng không bao giờ thiếu hàng và cũng không để hàng hóa hết hạn sử dụng.

Hơn thế, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng với chức năng cập nhật báo cáo kho trên các thiết bị di động như máy tính bảng, điện thoại thông minh nên các chủ chuỗi cửa hàng có thể kiểm tra số lượng hàng hóa ở các kho bất kỳ lúc nào, bất kể ở đâu, chỉ cần có kết nối Internet, giúp các nhà bán lẻ vẫn có thể kiểm soát được công việc kinh doanh kể cả khi đi du lịch cùng gia đình.