Quản lý nhân viên: ca, doanh số, phân quyền

Quản lý nhân viên trong EBIZ bắt đầu từ việc mỗi người có tài khoản riêng, được gán quyền rõ ràng, và mỗi phiếu bán đều gắn với tên người thực hiện. Chủ cửa hàng không cần đứng kè ở quầy cả ngày vẫn biết ai đang bán, bán món nào và bán được bao nhiêu.

Vì sao không nên dùng chung một tài khoản?

Khi cả nhóm cùng đăng nhập một tên, mọi thao tác đều ghi nhận về cùng một người. Hôm nay món bị trả về nhiều, bạn không biết ai là người bán. Tiền mặt cuối ngày lệch, cũng không truy ra được phiếu nào bị sửa. Mọi thứ thành mò mẫm.

Chưa kể người thật sự giỏi không được ghi nhận, người làm kém ít ai phát hiện. Thưởng phạt không công bằng thì nhân viên tốt dần hiểu mình làm giỏi hay dở cũng vậy, động lực giảm hẳn.

Tài khoản riêng giải quyết chuyện này. Mỗi việc bán hàng, mỗi lần giảm giá, mỗi lần sửa phiếu đều có dấu vết của đúng người đã bấm nút. Khi có vấn đề, xem lại lịch sử là biết ngay, không cần hỏi han căng thẳng.

Phân quyền theo vai trò, không phân theo cảm tình

Phân quyền nghĩa là mỗi người chỉ thấy và làm được những việc đúng với phần việc của mình. Quầy thu ngân cần mở phiếu, áp khuyến mãi, nhận tiền. Người quản lý kho cần nhập hàng, kiểm kê, chuyển hàng. Chỉ quản lý mới cần sửa giá, xem báo cáo lợi nhuận, duyệt chi.

Vì vậy việc đầu tiên khi thiết lập là ngồi xuống liệt kê nhân viên theo vị trí. Chủ cửa hàng tự đặt câu hỏi cho từng người: người này cần làm gì mỗi ngày. Câu trả lời cho quyền, không nên cấp quyền trước rồi mới xem có cần không.

Cạnh đó, cập nhật quyền ngay khi vai trò thay đổi. Nhân viên chuyển từ quầy sang kho thì đổi quyền cùng ngày. Nhân viên nghỉ việc thì khóa tài khoản ngay, đừng để tài khoản đó còn đăng nhập được ở máy quầy.

Ai nên có quyền giảm giá?

Giảm giá là quyền nhạy cảm nhất vì tác động trực tiếp đến tiền. Với cửa hàng nhỏ, áp dụng nguyên tắc: nhân viên được giảm tối đa một mức nhất định, vượt mức đó phải gọi chủ hoặc quản lý duyệt. Với cửa hàng lớn, đặt mức trần riêng cho từng người tùy vào mức độ tin cậy và kinh nghiệm.

Mọi lần giảm giá đều lưu lại ai giảm, giảm bao nhiêu, trên phiếu nào. Khi thấy một ca có quá nhiều giảm giá, bạn xem được ngay đó là ai và vì lý do gì. Cửa hàng yên tâm hơn mà nhân viên cũng cẩn thận hơn vì biết mọi thứ đều được ghi lại.

Có nên cho phép sửa phiếu sau khi in không?

Nên tắt với hầu hết nhân viên. Một phiếu đã in mà sửa được nghĩa là giá, số lượng, tổng tiền có thể thay sau khi khách đã rời đi. Nhiều cửa hàng thất thoát vài triệu mỗi tháng chỉ vì lỗ hổng này.

Khi cần sửa thật sự, chuyển quyền đó cho quản lý xử lý, có ghi lý do trên phiếu. Dữ liệu giữ được nguyên vẹn, cuối kỳ đối soát dễ hơn, và nhân viên nhìn chung không bị áp lực gỡ lỗi một mình.

Chấm công theo ca giúp ích gì?

Nhân viên đăng nhập khi vào ca và đăng xuất khi hết ca. Phần mềm ghi nhận thời gian làm việc của từng người. Nhờ vậy chủ cửa hàng biết ai đã làm trong ngày, ai đi làm đúng ca, và tính lương theo ca chính xác hơn là nhớ trong đầu hay tra cuốn sổ tay bị lem.

Điều quan trọng là mỗi ca gắn với một tài khoản, và mỗi tài khoản thuộc về một người. Không nên để hai người dùng chung một ca hoặc một tài khoản. Làm như vậy thì chấm công mất hết ý nghĩa và truy vết cũng không còn ai để hỏi.

Với cửa hàng có ca sáng, ca chiều, ca tối, việc xếp lịch và chia ca theo lịch sử chấm công giúp phân bổ ca công bằng hơn. Nhân viên cũng chủ động xem được ca của mình để sắp xếp việc nhà, việc học.

Xem doanh số từng người ở đâu?

Báo cáo doanh số và doanh thu theo nhân viên hiển thị từng người trong khoảng thời gian bạn chọn. Chủ cửa hàng so sánh được ai bán tốt, ai bán kém, ai cần đào tạo thêm và ai xứng đáng thưởng cuối tháng.

Đừng chỉ nhìn tổng doanh số. Cần nhìn thêm doanh số theo nhóm hàng để biết nhân viên giỏi chung hay giỏi riêng một nhóm. Có người bán rất nhiều món giá rẻ, có người ít đơn hơn nhưng toàn món giá trị cao. Hai kiểu hiệu quả khác nhau, cách khích lệ cũng nên khác nhau.

Khi chuỗi cửa hàng nằm trong cùng hệ thống, báo cáo gộp theo từng cửa hàng và theo từng nhân viên cho biết mỗi điểm bán đang có ai đạt kết quả ra sao. Mở rộng mô hình quản lý nhân viên theo quản lý chuỗi sẽ cho bức tranh đầy đủ hơn.

Tính hoa hồng theo hàng đã bán

Hoa hồng tính theo hàng hóa đã bán chứ không tính theo doanh thu ghi sổ. Điều này công bằng cho cả hai phía. Nhân viên bán được hàng thì có hoa hồng, cửa hàng không trả hoa hồng cho đơn đã hủy hay chưa thanh toán.

Cách tính thường khác nhau theo nhóm hàng. Hàng tồn cần đẩy đi có thể cho hoa hồng cao hơn để nhân viên chủ động giới thiệu. Hàng bán chạy, lợi nhuận tốt có mức hoa hồng ổn định. Quy định rõ ràng từ đầu tránh cãi vã cuối tháng.

Nhân viên cũng thấy được hoa hồng tạm tính của mình ngay trên phần mềm qua hệ thống báo cáo. Minh bạch như vậy cả hai bên đều yên tâm.

Đối chiếu tiền mặt cuối ca

Mỗi ca kết thúc, tổng tiền mặt trên các phiếu mà nhân viên trong ca đó lập phải khớp với tiền mặt thực tế thu được. Nếu lệch, xem ngay phiếu nào bị trả hàng, hủy phiếu hoặc sửa giá.

Làm việc này cuối mỗi ca chứ không đợi cuối ngày hay cuối tuần. Phát hiện lệch kịp thời thì mới nhớ được tình huống xảy ra thế nào và ai có mặt. Để vài ngày sau mới kiểm tra, không ai còn giải thích được nữa.

Chủ cửa hàng nên đứng cùng nhân viên làm đối chiếu trong vài buổi đầu, sau đó để nhân viên tự làm và chỉ cần kiểm tra lại. Dần dần thành thói quen, giảm rất nhiều chi phí thất thoát thầm lặng.

Cách phần mềm ghi nhận gian lận

Phần mềm không ngăn được ai có ý đồ xấu, nhưng làm cho việc làm sai trở nên khó thực hiện và dễ phát hiện. Mọi thao tác trên phiếu đều có dấu vết: ai in, ai sửa, ai hủy, sửa lúc nào.

Khi có chênh lệch, chủ cửa hàng truy ngược về phiếu của từng nhân viên. Không phải để soi mói, mà để biết nguyên nhân thật sự là nhầm lẫn hay có vấn đề. Nhân viên cũng biết mọi thứ được ghi lại, nên tự giác hơn vì không còn kẽ hở để đổ lỗi cho nhau.

Nên công khai cách bạn theo dõi ngay từ đầu. Nói thẳng rằng phần mềm ghi nhận mọi thao tác và bạn kiểm tra cuối ca thì nhân viên chấp nhận như chuyện bình thường. Giấu giếm ngược lại chỉ tạo cảm giác bị theo dõi.

Sai lầm phổ biến khi quản lý nhân viên bằng phần mềm

Sai lầm đầu tiên là cho mọi người quyền như nhau để tránh “phân biệt”. Thực tế cách này làm mọi người đều chịu trách nhiệm tập thể và không ai chịu trách nhiệm thật sự khi có lỗi.

Sai lầm thứ hai là không thu hồi tài khoản khi nhân viên nghỉ. Tài khoản vẫn đăng nhập được và mọi thao tác sau đó không truy về đúng người. Khi phát hiện vấn đề thì quá muộn.

Sai lầm thứ ba là chỉ chấm công mà không xem doanh số. Có ca và có doanh số thì mới đánh giá được nhân viên làm việc như thế nào trong ca đó. Có người ngồi đủ giờ mà bán không ra món, có người ít giờ nhưng bán rất tốt.

Sai lầm thứ tư là thưởng phạt không dựa trên số liệu. Khi thưởng không có căn cứ, nhân viên giỏi cảm thấy bị đối xử giống người làm kém. Số liệu từ phần mềm là căn cứ công bằng nhất mà bạn có.

Thiết lập trong một buổi sáng

Buổi đầu tiên chủ cửa hàng làm cùng nhân viên: tạo tài khoản cho từng người, gán quyền theo vai trò, hướng dẫn đăng nhập đăng xuất ca, và cho mở vài phiếu bán thử. Mỗi người thử đúng phần việc của mình.

Sau khi chạy một ca thật, ngồi lại xem báo cáo: mỗi nhân viên có phiếu của mình, chấm công đúng, doanh số tách theo từng người. Nếu số liệu đúng như kỳ vọng thì hệ thống đã dùng được. Nếu chưa, điều chỉnh quyền và quy tắc trước khi chạy ca tiếp theo.

Đừng để nhân viên tự xoay xở trong tuần đầu. Hỏi mỗi người cuối ngày có thao tác nào phải mất thời gian suy nghĩ không, sửa lại thao tác đó để ca sau nhanh hơn.

Khi nào cửa hàng cần phân quyền chặt hơn?

Khi có thêm người, thêm ca hoặc thêm quản lý, phân quyền phải chặt hơn lúc còn vài người. Khi đó nên thêm quản lý ca, người này chỉ cần xem doanh số trong ca của mình và duyệt các thao tác đặc biệt của ca.

Cửa hàng ngành dịch vụ phục vụ trực tiếp, nhạy cảm với hoa hồng của nhân viên, thường cần phân quyền chặt hơn. Tham khảo cách các cửa hàng trong cùng ngành làm tại nhà hàng, quán cafe hoặc spa, thẩm mỹ viện để điều chỉnh cho hợp.

Tóm lại, năm việc cần làm

Tạo tài khoản riêng cho từng nhân viên và không dùng chung. Gán quyền theo đúng phần việc. Cho đăng nhập, đăng xuất theo ca. Xem báo cáo doanh số, chấm công và hoa hồng theo từng người. Và thu hồi tài khoản ngay khi có người nghỉ. Làm đủ năm việc này thì quản lý nhân viên bằng phần mềm đã nhẹ đi một nửa.

Cần tư vấn theo ngành và quy mô cửa hàng, xem giải pháp theo ngành hoặc liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968.