Hệ thống báo cáo, bảo mật và phân quyền trong EBIZ

Báo cáo trong EBIZ gom số từ chỗ bán hàng, kho, nợ, thu chi về một chỗ. Bán được bao nhiêu, còn hàng bao nhiêu, ai nợ bao nhiêu, mỗi ca bán ra sao, chủ cửa hàng mở ra là thấy. Không phải cộng tay, không phải hỏi nhân viên rồi ghi ra giấy.

Báo cáo trả lời câu hỏi gì mỗi ngày

Cuối ngày, chủ cửa hàng cần biết bốn con số. Hôm nay bán được bao nhiêu tiền. Trừ hết tiền hàng và tiền chi thì còn lại bao nhiêu. Kho còn bao nhiêu hàng. Khách nợ thêm bao nhiêu và trả được bao nhiêu.

Bốn con số này phải có ngay trong tối, đừng để sang tuần mới cộng. Cộng muộn thì sai không sửa được, vì lúc đó không ai nhớ hôm đó bán gì.

Ngoài bốn số chính, còn hai số để canh chừng. Ca nào bán tốt, nhân viên nào bán nhiều. Món nào bán chạy, món nào nằm im. Hai số này giúp chủ biết nên khen ai, nên bỏ món nào.

Doanh thu và tiền lời khác nhau thế nào

Nhiều chủ nhìn tiền vào két tưởng đó là tiền lời. Không phải. Tiền két là tiền bán. Tiền lời là tiền bán trừ tiền nhập hàng, trừ tiền thuê nhà, tiền điện, tiền lương.

Có tháng bán nhiều mà lời ít, vì giá nhập lên mà giá bán chưa lên kịp. Có tháng bán ít mà lời khá, vì bán toàn món lời cao. Nhìn tiền két không thấy được chuyện này, phải nhìn báo cáo tiền lời.

EBIZ trừ sẵn giá vốn mỗi khi bán. Cuối tháng cộng thêm tiền chi là ra tiền lời thật. Chủ chỉ việc mở ra xem, không phải ngồi trừ từng món.

Số bán hàng chảy vào báo cáo từ quầy thu ngân, xem thêm tại quản lý bán hàng.

Xem báo cáo theo ngày, tuần, tháng ra sao

Xem theo ngày để bắt chuyện lạ. Hôm nay bán ít hẳn thì hỏi ngay: mưa lớn, mất điện, hay nhân viên nghỉ nhiều. Hỏi ngay hôm đó còn nhớ, hỏi muộn thì ai cũng quên.

Xem theo tuần để thấy hướng đi. Ba tuần liền đi xuống thì phải làm gì đó, không thể ngồi chờ. Một tuần lên một tuần xuống thì bình thường, buôn bán có lúc này lúc khác.

Xem theo tháng để tính tiền lớn: trả tiền nhà, trả lương, nhập hàng nhiều. Tháng nào lời bao nhiêu thì chia tiền theo đó, đừng tiêu theo tiền két vì tiền két chưa trừ nợ và chưa trừ tiền hàng sắp trả.

Chọn kỳ xem ngay trên đầu báo cáo: ngày, tuần, tháng, năm. Muốn so với kỳ trước thì mở hai kỳ cạnh nhau.

Mổ số theo món, theo nhóm hàng thế nào

Tổng tiền lời không nói lên món nào gánh team, món nào kéo chân. Phải mở ra xem từng món, từng nhóm.

Món bán chạy mà lời mỏng thì giữ để kéo khách, đừng bỏ. Món bán chậm mà lời dày thì giữ để tăng tiền lời, nhưng đừng nhập nhiều. Món vừa bán chậm vừa lời mỏng thì bỏ, để vốn cho món khác.

Xem theo nhóm hàng còn cho biết khách của cửa hàng thích gì. Nhóm nào lên đều thì nhập thêm. Nhóm nào xuống đều ba tháng thì thu hẹp lại.

Giá nhập thay đổi cũng lộ ra ở đây. Món trước lời nhiều, giờ lời ít đi mà giá bán không đổi thì chắc chắn giá nhập đã lên. Lúc đó hoặc lên giá bán, hoặc đổi nhà cung cấp.

Cách đọc báo cáo bán hàng theo từng chỉ số xem thêm tại báo cáo bán hàng đọc gì.

Mổ số theo nhân viên và theo ca ra sao

Cùng một quầy mà ca sáng bán gấp đôi ca chiều thì phải hỏi vì sao. Có thể giờ đó khách đông sẵn. Cũng có thể nhân viên ca sáng chào khách tốt hơn.

Báo cáo theo nhân viên cho biết ai bán nhiều, ai hay giảm giá, ai hay cho nợ. Không phải để phạt, mà để biết mà dạy. Nhân viên giảm giá nhiều có thể do chưa thuộc giá, dạy lại là xong.

Cửa hàng có thưởng theo doanh số thì số này là căn cứ chia thưởng. Có số rõ thì nhân viên phục, không ai cãi.

Nhân viên và ca kíp quản lý chung với chấm công, xem thêm tại quản lý nhân viên.

Ai được xem báo cáo nào

Không phải ai cũng được xem hết. Nhân viên chỉ xem phần việc của mình. Thu ngân xem tiền ca mình. Thủ kho xem hàng kho mình. Chủ xem hết.

Cửa hàng có nhiều điểm bán thì mỗi điểm xem số của điểm mình. Người quản lý chung mới xem được toàn chuỗi và số gộp. Chia như vậy thì số tiền lời và số nợ không lọt ra ngoài.

Chia quyền theo vai trò ngay từ đầu, đừng để chạy một thời gian mới chia vì lúc đó người ta quen xem hết rồi, thu lại khó.

Chuỗi cửa hàng xem báo cáo gộp thế nào xem thêm tại quản lý chuỗi cửa hàng.

Nhật ký thao tác dùng để làm gì

Máy ghi lại ai làm gì, lúc nào. Ai mở phiếu, ai sửa giá, ai xóa dòng, ai cho nợ, tất cả đều có dấu.

Khi két lệch, mở nhật ký ra xem hôm đó có ai sửa phiếu sau khi in không. Khi kho lệch, xem có ai nhập kho mà không có đơn không. Khi khách cãi đã trả nợ, xem ai ghi lượt trả đó, ghi lúc nào.

Nhật ký không phải để rình nhân viên. Nó để khi có chuyện thì có cái mà tra, khỏi cãi nhau bằng trí nhớ. Nói với nhân viên rõ như vậy thì ai cũng chấp nhận.

Sao lưu số liệu để phòng khi nào

Máy tính hỏng, mất trộm, dính virus là chuyện có thể xảy ra. Không sao lưu thì mất hết: mất danh mục hàng, mất nợ khách, mất số bán bao năm.

Sao lưu là copy toàn bộ số liệu ra chỗ khác, cất riêng. Máy chính hỏng thì lấy bản copy dựng lại, bán tiếp. Mất một buổi chứ không mất hết.

Dữ liệu các điểm bán dồn về máy chủ ở cửa hàng trung tâm, nên cài lại máy ở điểm bán cũng nhẹ hơn. Nhưng máy chủ cũng phải sao lưu, vì nó mới là chỗ giữ hết.

Đặt lịch sao lưu đều, ví dụ mỗi tối một lần. Đừng để đến khi rảnh mới sao lưu, vì không bao giờ rảnh.

Tồn kho và nợ lên báo cáo thế nào

Bán một món, kho trừ một món, báo cáo tồn kho cập nhật theo. Nhập hàng về, kho cộng lên. Kiểm kê xong, số máy khớp số thật. Tất cả tự chạy, chủ không phải cộng tay.

Nợ cũng vậy. Bán chịu thì nợ khách tăng. Khách trả thì nợ giảm. Lấy hàng chưa trả thì nợ nhà cung cấp tăng. Trả rồi thì giảm. Báo cáo nợ lúc nào cũng khớp với tiền thật.

Vì số từ bốn chỗ đổ về một chỗ nên báo cáo luôn đúng với thực tế. Sai ở đâu thì sửa ở đó, báo cáo tự đúng theo. Kho xem thêm tại quản lý kho.

Công nợ xem thêm tại quản lý công nợ.

Ngành nào cần xem báo cáo theo ca

Khách sạn mini và nhà nghỉ phải chốt số theo ca trực, vì khách ra vào cả đêm. Cuối ca đếm tiền phòng, tiền dịch vụ, đối chiếu với số trên máy rồi bàn giao ca sau.

Quán ăn, cafe đông giờ trưa tối cũng nên chốt theo ca. Ca nào bán bao nhiêu, chi bao nhiêu, két bàn giao bao nhiêu, ghi rõ rồi ca sau nhận.

Ngành có thu theo phòng và theo ca xem thêm tại khách sạn mini.

Lỗi hay gặp khi xem báo cáo

Lỗi đầu tiên là chỉ xem tiền bán, không xem tiền lời. Bán nhiều mà lời mỏng thì càng bán càng mệt.

Lỗi thứ hai là xem một kỳ rồi thôi, không so với kỳ trước. Không so thì không biết mình lên hay xuống.

Lỗi thứ ba là thấy số lạ mà không hỏi ngay. Để dồn cuối tháng mới hỏi thì không ai nhớ. Số lạ phải hỏi trong ngày.

Lỗi thứ tư là cho xem tràn lan. Nhân viên nào cũng xem được tiền lời thì tin đồn lương thưởng lan khắp cửa hàng.

Lỗi thứ năm là không sao lưu. Máy hỏng một lần là mất hết, lúc đó báo cáo hay đến mấy cũng bằng không.

Mỗi ngày mở báo cáo mấy phút

Sáng mở xem hôm qua bán bao nhiêu, ca nào tốt, món nào hết hàng. Mất năm phút.

Trưa ngó qua xem sáng nay thế nào, có gì lạ không. Mất hai phút.

Tối chốt số: tiền két khớp không, nợ tăng giảm ra sao, mai cần nhập món nào. Mất mười phút.

Cuối tuần ngồi lâu hơn một chút, so tuần này với tuần trước. Cuối tháng ngồi tính tiền lời, chia tiền, trả nợ, lên kế hoạch nhập hàng tháng sau.

Báo cáo chỉ có ích khi xem đều. Tuần mở một lần thì số đã cũ, quyết định nào cũng trễ.

Cần tư vấn theo ngành cụ thể, xem giải pháp theo ngành hoặc liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968.