Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp

Quản lý công nợ trong EBIZ ghi cả hai chiều: tiền khách còn nợ cửa hàng và tiền cửa hàng còn nợ nhà cung cấp. Mỗi lần bán chịu, mỗi lần trả nợ, mỗi lần lấy hàng chưa trả tiền đều nằm chung một chỗ với số bán hàng. Chủ cửa hàng mở ra là thấy ai nợ bao nhiêu, nợ từ khi nào, đến hạn lúc nào.

Bán chịu khác bán thu tiền ngay ở điểm nào

Bán thu tiền ngay thì xong là xong. Khách đưa tiền, nhân viên thối tiền, phiếu đóng lại. Không ai phải nhớ gì thêm.

Bán chịu thì phiếu chưa xong. Khách cầm hàng về, tiền còn nằm ở nhà khách. Cửa hàng phải nhớ số tiền đó, nhớ khách nào, nhớ hẹn khi nào trả.

Nhiều cửa hàng bán chịu theo kiểu tin nhau. Khách quen nói ghi sổ, nhân viên ghi vào vở. Cuối tháng cộng lại, thiếu một dòng là cãi nhau. Người bán nói khách mua ba lần, khách nói chỉ mua hai lần.

EBIZ cho chọn ngay lúc bán: thu tiền trực tiếp hay bán nợ theo hẹn trả. Chọn bán nợ thì số tiền chạy vào sổ nợ của đúng khách đó. Không ghi vở riêng, không nhớ bằng đầu.

Hai cuốn sổ nợ phải tách ra sao

Cửa hàng nào cũng có hai loại nợ. Loại một là khách nợ mình. Loại hai là mình nợ người bỏ hàng cho mình.

Hai loại này phải nằm hai sổ khác nhau. Tiền khách nợ mình là tiền mình sắp thu về. Tiền mình nợ nhà cung cấp là tiền mình sắp phải trả ra. Trộn hai thứ vào một chỗ thì cuối tháng không biết mình còn bao nhiêu.

Trong EBIZ, khách nợ nằm ở hồ sơ từng khách. Nợ nhà cung cấp nằm ở hồ sơ từng nhà cung cấp. Mở tên ai là thấy nợ người đó, không lẫn sang người khác.

Chủ cửa hàng nhìn hai con số tổng là biết mình đang đứng ở đâu. Tổng khách nợ mình bao nhiêu. Tổng mình nợ lại bao nhiêu. Trừ cho nhau là ra phần tiền thật mình giữ trong tay sau khi xong hết nợ nần.

Ghi nợ ngay lúc bán thế nào

Cách chắc nhất là ghi nợ ngay trên phiếu bán. Khách mua chịu món nào, nhân viên quét món đó như bán thường, rồi chọn bán nợ thay vì thu tiền.

Tên khách phải có sẵn trong danh bạ. Khách quen thì chọn tên cũ. Khách mới thì tạo tên mới, ghi số điện thoại vào. Số điện thoại là thứ quan trọng nhất, vì sau này gọi nhắc nợ phải có số mà gọi.

Hẹn trả ghi rõ ngày. Hẹn miệng kiểu cuối tuần trả thì nhân viên tự ghi ngày cụ thể ra. Không ghi chung chung, vì máy không nhắc được chữ chung chung.

Cách bán này nằm chung với việc tính tiền ở quầy, xem thêm tại quản lý bán hàng.

Khách trả dần thì trừ nợ ra sao

Khách ít khi trả một lần cho xong. Thường trả dần, mỗi lần một ít. Mỗi lần khách đưa tiền, nhân viên mở hồ sơ khách đó ra và ghi một lượt trả.

Số dư trừ dần theo từng lượt. Nợ mười triệu, trả ba triệu thì còn bảy triệu. Trả thêm năm triệu thì còn hai triệu. Mỗi lượt đều lưu ngày giờ và số tiền, nên không ai cãi được.

Khách trả bằng gì cũng ghi được: tiền mặt, chuyển thẻ ngân hàng, thẻ quà tặng, hoặc trừ điểm tích lũy. Nhiều khách trả gộp hai ba kiểu trong một lần, ví dụ một nửa tiền mặt một nửa chuyển khoản. Ghi đủ từng phần thì cuối ngày đếm két mới khớp.

Khi khách trả hết, hồ sơ về số không. Lịch sử các lần mua chịu và các lần trả vẫn còn nguyên để sau này tra lại.

Nợ nhà cung cấp ghi thế nào

Chiều này ngược lại. Cửa hàng lấy hàng về bán, chưa trả tiền ngay cho người giao hàng. Số tiền đó nằm ở hồ sơ nhà cung cấp.

Mỗi lần hàng về, đối chiếu với đơn đã đặt. Hàng đúng đủ thì nhận, ghi số tiền vào nợ. Hàng lỗi, hàng thiếu thì trả lại ngay và trừ ra khỏi nợ, đừng để sau này mới trừ vì lúc đó khó nói chuyện.

Trả tiền cho nhà cung cấp cũng trả dần như khách trả cho mình. Mỗi lần trả ghi một lượt. Số dư trừ dần. Lịch sử còn nguyên để khi người ta gửi giấy đối chiếu sang, mình mở ra so từng dòng.

Việc lấy hàng và trả hàng này đi chung với kho và tiền hàng, xem thêm tại quản lý mua hàng, thu chi.

Nhắc khách trả nợ mà không mất lòng

Nhiều chủ ngại nhắc nợ vì sợ khách giận, khách bỏ sang quán khác. Nhưng không nhắc thì nợ nằm mãi, càng để lâu càng khó thu.

Cách làm nhẹ nhàng nhất là nhắc trước hẹn vài ngày. Gọi điện hỏi thăm, nhắc khéo là sắp đến hẹn. Khách có tiền thường trả luôn, khỏi phải nhắc lần hai.

Quá hẹn mà chưa trả thì gọi thẳng. Nói rõ số tiền, nói rõ ngày mua. Đừng nói vòng vo, vì khách nợ nhiều chỗ, ai nhắc rõ người đó được trả trước.

Báo cáo nợ trong máy xếp sẵn ai nợ bao nhiêu, nợ từ ngày nào, quá hẹn mấy ngày. Chủ cửa hàng mở ra là biết nên gọi cho ai trước. Kinh nghiệm ghi sổ nợ ngoài chợ chia sẻ thêm tại quản lý công nợ cửa hàng.

Cuối ngày đối chiếu tiền và nợ thế nào

Cuối ca, đếm tiền trong két rồi so với số trên máy. Tiền mặt thu vào trừ tiền chi ra phải bằng tiền trong két. Lệch thì tra lại từng phiếu trong ngày.

Riêng phần bán chịu không có tiền mặt, nên phải tách ra. Tổng tiền trên phiếu bằng tiền mặt thu được cộng với tiền bán chịu cộng với tiền chuyển khoản. Nhiều chỗ lệch vì cộng cả bán chịu vào tiền két, đếm mãi không ra.

Thu chi lặt vặt trong ngày cũng phải ghi. Mua bao bì, trả tiền xe ôm chở hàng, cho khách thối thừa, tất cả đều ghi vào mục chi đã đặt sẵn. Không ghi thì két lệch mà không biết lệch từ đâu.

Tiền nợ thu được trong ngày cũng là tiền vào két. Khách đến trả nợ cũ thì ghi vào lượt trả của khách đó, tiền đó cộng vào két như tiền bán hàng.

Thẻ thành viên giúp nhớ nợ lâu thế nào

Khách mua chịu nhiều lần thì trí nhớ không theo kịp. Thẻ thành viên giữ giùm việc đó. Mỗi khách một hồ sơ, mọi lần mua và mọi lần trả đều dính vào hồ sơ đó.

Khách quay lại, nhân viên mở hồ sơ là thấy ngay: khách này mua những gì, còn nợ bao nhiêu, trả đúng hẹn không. Khách trả tốt thì lần sau cho nợ tiếp. Khách trễ hoài thì bán thu tiền ngay, khỏi cho nợ thêm.

Điểm tích lũy cũng nằm chung hồ sơ. Khách có điểm thì trừ điểm vào hóa đơn như trừ tiền. Vừa giúp khách bớt tiền, vừa giúp cửa hàng giữ khách ở lại.

Cách làm thẻ và chia hạng thẻ cho cửa hàng nhỏ xem thêm tại khách hàng thẻ thành viên.

Lỗi hay gặp khi ghi sổ nợ

Lỗi đầu tiên là bán chịu mà không ghi tên khách. Nhân viên bận, ghi tạm vào giấy, cuối ca mới nhập máy. Giấy mất thì mất luôn khoản nợ.

Lỗi thứ hai là một khách có hai ba tên trong máy. Lần thì ghi tên Tám, lần ghi cô Tám, lần ghi số điện thoại. Nợ tách ra ba chỗ, nhìn chỗ nào cũng thấy ít, cộng lại mới thấy nhiều.

Lỗi thứ ba là không ghi hẹn trả. Nợ không có hẹn thì không ai nhắc, để mãi thành nợ cũ. Nợ càng cũ càng khó thu.

Lỗi thứ tư là nhận tiền trả nợ mà không ghi ngay. Khách trả buổi sáng, nhân viên cất tiền vào két, định chiều ghi. Chiều đông khách quên mất. Cuối tháng khách nói đã trả, cửa hàng nói chưa, hai bên cãi nhau vì một khoản đã vào két mà không ai ghi.

Lỗi thứ năm là trộn tiền nợ với tiền bán trong ngày. Tiền khách trả nợ cũ cộng vào két, nhưng trên máy không ghi lượt trả thì két thừa mà sổ nợ vẫn còn. Đếm tiền thấy thừa lại tưởng bán tốt.

Tránh năm lỗi này thì sổ nợ gần như sạch. Phần còn lại chỉ là nhắc đúng hẹn và thu đúng số.

Đối chiếu nợ định kỳ bao lâu một lần

Nợ khách quen nên chốt một tháng một lần. In ra hoặc mở máy cho khách xem: tháng này mua mấy lần, trả mấy lần, còn lại bao nhiêu. Khách ký nhận hoặc nhắn tin xác nhận. Chốt sớm thì lệch nhỏ, sửa dễ.

Nợ nhà cung cấp chốt theo kỳ họ gửi giấy. Họ gửi giấy sang thì mở hồ sơ ra so từng dòng. Khớp thì trả tiền. Lệch thì gọi ngay, đừng để dồn hai ba kỳ mới so vì lúc đó không ai nhớ món hàng đó là món nào.

Nợ quá hạn lâu phải tách riêng. Nợ trong hẹn là chuyện thường. Nợ quá hẹn một tháng là phải gọi. Nợ quá ba tháng thì tính cách khác, có thể đến tận nơi hoặc nhờ người quen nói giúp.

Chủ cửa hàng bán mặt hàng giao thường xuyên như gas nên chốt nợ theo vòng giao hàng, xem thêm tại phần mềm quản lý bán gas.

Báo cáo nợ xem những gì

Báo cáo nợ trả lời ba câu hỏi. Ai còn nợ. Mỗi người nợ bao nhiêu. Nợ đó quá hẹn chưa.

Xem theo từng khách để gọi nhắc. Xem theo thời gian để biết nợ nào mới, nợ nào cũ. Nợ cũ phải thu trước, vì để lâu dễ mất.

Xem nợ nhà cung cấp để biết sắp phải trả cho ai, trả bao nhiêu. Sắp xếp tiền trả theo hẹn, chỗ nào gấp trả trước, chỗ nào còn xa thì từ từ.

Số nợ trong báo cáo lấy từ số bán và số trả thật, nên luôn khớp với tiền thật. Chủ cửa hàng không phải cộng tay. Chi tiết các con số cần nhìn mỗi ngày xem thêm tại hệ thống báo cáo.

Bắt đầu ghi nợ gọn từ hôm nay

Việc đầu tiên là gom danh bạ khách nợ về một chỗ. Mỗi khách một tên, một số điện thoại. Tên trùng thì gộp lại.

Việc thứ hai là ghi lại số dư đầu. Ai nợ bao nhiêu tính đến hôm nay thì ghi con số đó vào. Không cần ghi lại lịch sử cũ, chỉ cần số dư đúng là chạy tiếp được.

Việc thứ ba là dặn nhân viên: bán chịu phải ghi tên ngay, thu nợ phải ghi tiền ngay. Hai cái ngay này giữ cho sổ luôn đúng.

Việc thứ tư là chốt một ngày cố định mỗi tháng để đối chiếu. Ghi vào lịch, đến ngày thì làm, đừng đợi rảnh mới làm vì không bao giờ rảnh.

Làm đủ bốn việc này thì sổ nợ sạch dần từng tháng. Nợ mới ghi đúng, nợ cũ thu dần, cuối năm nhìn lại không còn khoản nào không rõ chủ.

Cần tư vấn theo ngành cụ thể, xem giải pháp theo ngành hoặc liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968.