Quản lý bán hàng bằng mã vạch, tính tiền nhanh

Bán hàng trong EBIZ là việc tính tiền tại quầy: quét món, cộng tiền, giảm giá, thu tiền, in hóa đơn. Máy chạy trên máy bàn, laptop hoặc máy tính bảng, số liệu nằm ngay trong cửa hàng. Mạng đứt giữa ca thì quầy vẫn bán bình thường, không phải đứng chờ.

Bán bằng máy khác bán bằng giấy ở điểm nào

Bán bằng giấy thì nhân viên phải nhớ giá từng món. Khách hỏi giá, nhân viên nhìn kệ, nhìn sổ, đôi khi đoán. Đông khách thì ghi vội, thiếu dòng, nhầm giá, cuối ngày cộng lại không ra.

Bán bằng máy thì quét món là máy tự điền tên và giá. Nhân viên không cần nhớ gì. Khách hỏi giá thì quét ra ngay, không phải lật sổ.

Tốc độ cũng khác hẳn. Quét một món một giây. Gõ tay một món mười giây. Giờ cao điểm mười khách xếp hàng, mỗi khách mười món, bằng máy xong trong một phút, bằng giấy phải chờ mười phút.

Sai sót cũng ít hơn. Máy không nhầm giá, không cộng nhầm. Tiền thối ra đúng. Cuối ca đối chiếu két nhanh, không phải ngồi cộng lại từng dòng.

Quét mã vạch bán thế nào

Mỗi món có một mã vạch in trên bao bì hoặc mã nội bộ dán lên. Nhân viên đưa máy quét vào mã, máy kêu bíp, món đó nhảy vào phiếu kèm tên và giá.

Quét nhiều món thì quét liên tục, mỗi lần quét thêm một dòng. Muốn mua hai cái cùng món thì quét hai lần hoặc quét một lần rồi bấm số lượng.

Món không có mã thì gõ mã tay hoặc chọn từ danh mục trên màn hình. Món mới chưa in mã thì gõ mã tạm, lát in mã dán lên rồi quét bình thường.

Máy quét nên đặt sẵn ở quầy, sẵn sàng bấm. Nhân viên không phải rút máy ra, bật máy, chờ kết nối mỗi lần bán.

Bán theo danh mục khi nào

Món không có mã, mã khó nhớ, hoặc khách cần xem hình ảnh để chọn thì bấm theo danh mục. Màn hình chia nhóm, bấm nhóm nào ra món trong nhóm đó.

Món ăn, món uống, mỹ phẩm, đồ lẻ thường bán kiểu này. Khách ngồi xem hình, chọn món, nhân viên bấm vào món đó. Trên máy tính bảng thì chạm trực tiếp, nhanh hơn gõ phím.

Bán theo danh mục cũng để xem hình ảnh sản phẩm. Khách hỏi món nào có hình, nhân viên mở ra cho xem, khách chọn đúng ý mình.

Hai cách bán này dùng lẫn nhau. Món có mã thì quét cho nhanh. Món không có mã thì bấm danh mục. Nhân viên tự chọn cách nào nhanh hơn cho từng món.

Giảm giá áp ở đâu

Có hai cấp giảm. Cấp món: giảm cho một món cụ thể, ví dụ món này hôm nay giảm. Cấp phiếu: giảm cho cả đơn, ví dụ mua trên một trăm giảm mười.

Cả hai cấp đều dùng được, kể cả cùng lúc. Món này giảm riêng, rồi cả đơn giảm thêm. Máy tính đúng từng bước, không nhầm.

Chương trình giảm tự động thì cài sẵn ngày giờ. Đến ngày giảm, máy tự áp. Hết ngày thì tự hết. Nhân viên không phải nhớ hôm nay có chương trình nào.

Nhân viên tự nhập giảm thì phải có quyền. Chủ cài đặt ai được giảm bao nhiêu, vượt mức thì phải chờ người quản lý duyệt. Không giới hạn thì nhân viên giảm thoải mái, cửa hàng mất tiền không biết.

Cách giảm giá và chương trình khuyến mãi đi chung với nhau, xem thêm tại khuyến mãi, tiếp thị.

Thu tiền bằng cách nào cũng được

Khách trả tiền mặt thì nhân viên bấm tiền mặt, nhập số khách đưa, máy tính tiền thối. Khách trả thẻ ngân hàng thì bấm thẻ, quét thẻ hoặc nhập số. Khách có thẻ quà tặng thì bấm thẻ quà tặng, trừ tiền trong thẻ.

Khách có điểm tích lũy thì trừ điểm như trừ tiền. Khách mua chịu thì bấm bán nợ, ghi tên khách, số tiền chạy vào sổ nợ.

Nhiều khách trả gộp: một nửa tiền mặt, một nửa chuyển khoản. Nhân viên bấm hai lần, mỗi lần một phần. Máy cộng lại, thối phần còn lại.

Cuối ca đối chiếu: tiền mặt trong két phải bằng tiền mặt thu trên máy trừ tiền chi ra. Tiền thẻ phải khớp với số máy báo. Lệch thì tra từng phiếu trong ngày.

Trả hàng ghi thế nào cho đúng

Khách mang hàng lại trả thì mở phiếu cũ ra, chọn dòng cần trả, trả đúng số lượng thật. Máy hoàn tiền, cộng hàng lại vào kho.

Khách mất phiếu thì trả tự do: chọn món, số lượng, ghi lý do. Chủ cài đặt cho phép hay không. Cửa hàng nghi ngờ thất thoát thì bật lý do bắt buộc, mỗi lần trả đều có chỗ ghi chú để xem lại.

Trả hàng phải ghi lý do. Lý do rõ thì biết hàng trả vì sao: hỏng, khách đổi ý, giao nhầm. Không ghi lý do thì cuối tháng có một đống hàng trả về mà không ai biết vì sao.

Hàng trả về cộng lại kho. Kho đúng thì bán tiếp được. Không cộng thì kho thiếu, đặt hàng thừa.

Bán trên máy tính bảng thế nào

Máy tính bảng chạy được phần mềm, nhân viên mang theo đi khắp cửa hàng. Khách ngồi bàn, nhân viên bấm món trên máy bảng, gửi về bếp, thu tiền tại chỗ.

Cửa hàng bán theo quầy thì mỗi quầy một máy. Cửa hàng có người đi giao hàng thì mang máy theo, thu tiền tại nhà khách, in hóa đơn tại chỗ.

Dữ liệu vẫn nằm trong hệ thống cửa hàng. Máy bảng chỉ là một màn hình để bán, không phải một hệ thống riêng. Bán trên máy bảng cũng trừ kho, cộng nợ, cộng điểm như bán trên máy bàn.

Bán theo gói, bán theo combo ra sao

Món bán theo gói thì khai sẵn gồm những món nào, mỗi món bao nhiêu. Bán một gói thì máy tự trừ từng món trong gói. Không phải trừ tay từng món.

Combo khuyến mãi cũng vậy. Mua hai món này thì thêm món kia giảm. Khai sẵn quy tắc, máy tự áp khi khách đủ điều kiện.

Khai combo phải khai đúng số lượng từng món. Khai sai thì kho trừ sai, cuối tháng kiểm kê lệch.

Đóng ca và bàn giao tiền thế nào

Hết ca, nhân viên đếm tiền trong két, so với số máy báo. Tiền mặt thu vào trừ tiền chi ra bằng tiền trong két. Tiền thẻ so với số máy báo.

Lệch thì tra lại từng phiếu trong ca. Thường lệch ở chỗ thối thừa, hoặc chi không ghi. Tìm ra thì sửa ngay, ca sau không lặp lại.

Bàn giao ca: tiền, phiếu, số liệu. Ca sau nhận, đếm lại, ký nhận. Có số rõ thì không cãi nhau.

Lỗi hay gặp khi bán hàng

Lỗi đầu tiên là quét nhầm mã. Hai món giống nhau, mã dán cạnh nhau, quét nhầm thì bán sai giá. Nên kiểm tra lại mã dán, món nào giống nhau thì dán mã khác màu.

Lỗi thứ hai là bán quên ghi phiếu. Khách lấy hàng đi, nhân viên quên bấm. Hàng mất, kho thừa, cuối tháng lệch.

Lỗi thứ ba là giảm giá không kiểm soát. Nhân viên giảm cho bạn bè, giảm vượt quyền. Cần cài quyền giảm cho từng người, vượt mức phải có người duyệt.

Lỗi thứ tư là không đối chiếu két cuối ca. Để dồn mấy ca mới đối chiếu thì không biết lệch từ ca nào.

Lỗi thứ năm là bán hết hàng mà không báo. Khách hỏi món nào cũng hết, khách bỏ đi. Nên cài mức báo hết, hết thì nhập ngay.

Chuẩn bị gì trước khi mở ca đầu

Nhập danh mục hàng: tên, mã, đơn vị, giá bán, giá vốn. Món có mã thì gắn mã vạch. Món không mã thì gắn mã tạm.

Cài giá bán cho từng món. Giá bán phải khớp với giá trên kệ. Không khớp thì khách thấy hai giá, mất tin.

Cài quyền cho nhân viên: ai được giảm bao nhiêu, ai được trả hàng, ai được xem giá vốn. Chia rõ từ đầu thì sau không lẫn.

Chạy thử một ca: quét món, giảm giá, thu tiền, in hóa đơn, trả hàng, đối chiếu két. Làm hết một lượt thì biết máy chạy đúng chưa.

Cửa hàng tạp hóa và siêu thị chuẩn bị danh mục thế nào xem thêm tại cửa hàng tạp hóa và siêu thị.

Mỗi ngày quầy chạy thế nào

Mở ca: đăng nhập, mở két, nhập tiền đầu ca. Nếu ca trước để lại tiền thì nhận lại, đếm lại.

Giữa ca: quét món, thu tiền, in hóa đơn. Khách nhiều thì làm nhanh, khách ít thì bàn chuyện. Máy không bao giờ mệt, không bao giờ quên giảm giá.

Hết ca: đối chiếu két, bàn giao ca sau. In báo cáo ca nếu cần. Máy ghi lại hết, chủ về nhà vẫn xem được số ca nào bán bao nhiêu.

Ngày thường thì vậy. Ngày lễ đông khách thì máy giúp quầy chịu được áp lực, không phải dựng lại từ đầu. Bán nhanh, thu tiền đúng, khách vui, nhân viên nhẹ nhõm hơn hẳn.

Cần tư vấn theo ngành cụ thể, xem giải pháp theo ngành hoặc liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968.