Phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa offline EbizStore

Cửa hàng tạp hóa dùng EbizStore để bán nhanh hơn, nhớ đúng giá từng món, theo kịp hạn dùng và ghi rõ ai còn nợ bao nhiêu. Máy ở quầy chạy tốt cả khi mất mạng, vì số liệu nằm ngay trong máy. Bài này kể rõ từng việc máy làm thay bạn mỗi ngày, và bạn cần chuẩn bị gì trước ngày lắp máy.

Quầy đông khách vẫn tính tiền kịp

Giờ cao điểm, quầy tính tiền quyết định khách có quay lại không. Thu ngân quét mã vạch, món nào không có mã thì gõ vài chữ đầu của tên, hình món hiện ra để bấm chọn. Khách đưa tiền, máy tự tính tiền thối. Hóa đơn in ra trong chớp mắt. Khách mua một món hay một giỏ đầy cũng xong nhanh như nhau.

Nhiều món trong tiệm không có mã của nhà sản xuất: đồ cân ký, hàng xá, hàng chiết ra bán lẻ. Bạn đặt mã riêng cho từng món rồi in tem dán lên kệ. Lần sau quét tem là ra đúng tên đúng giá, không cần hỏi lại. Quầy bán nhanh gồm những gì, đọc thêm tại quản lý bán hàng.

Nhân viên mới cũng nhớ đúng giá

Tiệm tạp hóa thường có vài trăm đến cả nghìn món, không ai nhớ hết giá. Giá đổi theo đợt nhập, nhân viên nhớ giá cũ là bán lỗ mà không hay. EbizStore giữ một bảng giá chung cho cả tiệm. Bạn đổi giá một lần trên máy, mọi ca sau đó đều tính theo giá mới. Người mới vào làm chỉ cần biết quét mã, không cần học thuộc giá.

Hàng giảm giá, mua nhiều tặng thêm, bạn ghi sẵn vào máy theo từng nhóm. Tới lúc tính tiền máy tự trừ, thu ngân khỏi nhớ tay. Ai bán, bán lúc nào, bớt giá bao nhiêu, cuối ngày đều còn dấu để bạn xem lại. Cách xếp ca và giữ người bán được việc có trong bài quản lý nhân viên.

Hàng sắp hết hạn được nhắc trước

Sữa, đồ ăn liền, nước chấm đều có hạn dùng. Hàng về tới kho, bạn ghi ngày sản xuất và hạn dùng vào máy. Gần tới ngày, máy đưa món đó vào danh sách cần xử lý trước. Bạn có sẵn mấy cách: xếp ra mặt trước cho bán trước, giảm giá nhẹ cho đi nhanh, hoặc gom lại trả nhà cung cấp nếu còn được trả.

Món bán chậm, nằm kệ quá lâu cũng hiện chung một chỗ. Bạn biết món nào nên ngừng nhập để nhường chỗ cho món chạy hơn. Tiền chôn trong hàng tồn càng ít, tiệm càng nhẹ gánh. Cách xếp kho cho gọn có trong bài quản lý kho.

Ai nợ bao nhiêu, ghi rõ từng người

Khách quen mua chịu là chuyện thường ngày của tiệm tạp hóa. Mỗi khách có một trang nợ riêng. Bán chịu, máy tự cộng nợ. Khách trả một phần hay trả hết, máy tự trừ và giữ lại mọi lần trả. Cuối tháng bạn mở ra là thấy ngay ai còn nợ, nợ bao nhiêu, nợ từ hôm nào.

Món nợ tới hẹn, máy nhắc để bạn gọi thu. Không cần lật sổ, không cần nhớ mặt. Số nợ lúc mới dùng máy nên ngồi lại với từng khách để chốt cho khớp, vì đây là con số dễ cãi nhau nhất. Cách ghi nợ và thu nợ khéo có trong bài quản lý công nợ.

Kiểm kho biết ngay thừa thiếu

Số trên máy và hàng trên kệ phải khớp nhau. Thỉnh thoảng bạn cho đếm lại một nhóm hàng rồi nhập số đếm vào máy. Máy chỉ ra món nào thừa, món nào thiếu so với sổ. Món nhỏ dễ cầm nhầm mà thiếu hoài thì bạn biết mà để mắt hơn.

Không cần đóng tiệm cả ngày để kiểm. Chia kho thành từng nhóm, mỗi tuần đếm một nhóm. Đếm cuốn chiếu như vậy, quanh năm kho vẫn sạch mà tiệm vẫn bán bình thường. Kinh nghiệm giữ số kho đúng có trong bài quản lý tồn kho.

Cuối ngày chỉ cần đọc mấy con số

Đóng tiệm, bạn mở báo cáo ngày: hôm nay bán được bao nhiêu, lời bao nhiêu, món nào bán chạy nhất, món nào sắp hết, ai còn nợ. Mỗi ca bán gắn tên người bán nên bạn biết ca nào bán tốt, ca nào cần nhắc.

Báo cáo theo nhóm hàng cho biết nhóm nào nuôi tiệm, nhóm nào chỉ chật kệ. Đọc riết thành quen, kỳ sau bạn nhập hàng trúng hơn kỳ trước. Các loại báo cáo chủ tiệm hay dùng có trong bài hệ thống báo cáo.

Đợt nhập nào cũng có dấu vết

Mỗi đợt hàng về, bạn ghi nhà cung cấp, giá nhập, ngày nhập. Giá nhập đổi thì giá bán đổi theo cho kịp, không bán giá cũ mà nhập giá mới. Cuối tháng bạn biết lấy hàng của ai nhiều, ai cho nợ lâu, ai giao trễ.

Tiền trả nhà cung cấp cũng ghi vào máy: đã trả bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu. Tiền ra tiền vào nằm một chỗ, bạn khỏi cộng tay nhiều cuốn sổ. Cách ghi chép mua hàng và khoản chi có trong bài mua hàng và chi.

Bán lẻ và bán sỉ dùng chung một máy

Tiệm tạp hóa thường bán lẻ cho dân quanh và bán sỉ cho mấy quán nhỏ, mấy xe cơm gần đó. Hai kiểu bán này khác nhau ở chỗ bán sỉ cần ghi số lượng, cần giá riêng, và cần biết khách lấy đủ rồi hay còn nợ. Máy cho bán sỉ một giá riêng theo từng món. Cùng một món đó, bán lẻ giá một, bán sỉ giá một, không lẫn vào nhau.

Khách sỉ thường đổi mặt hàng: đưa bao này lấy bao kia. Mỗi lần đổi ghi thành một dòng trên máy, giữ lại cả hai vế. Cuối kỳ bạn biết khách đổi nhiều sang món nào, món nào họ dừng lấy. Món khách sỉ hay lấy thì nên chừa riêng một ít trên kệ, đừng để mốc bán lẻ hết sạch.

Khách sỉ thu tiền cuối kỳ thì theo dõi thế nào

Tiền bán sỉ thường trả theo kỳ, mỗi tuần hoặc mỗi tháng mới quyết toán một lần. Bạn ghi từng đơn của khách vào máy, cuối kỳ lập một bảng tổng xem khách lấy bao nhiêu, đã trả bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu. Khách không trả thì máy nhắc kỳ tới.

Quanh năm lượng khách sỉ đổi thay, có khách mới vào, có khách ngừng lấy. Xem lại danh sách hằng quý, bỏ mấy khách lâu không lấy hàng, để chỗ cho khách mới. Tiền kho đứng yên ở mấy khách cũ cũng là tiền chôn.

Khách quen có điểm thì quay lại nhiều hơn

Tiệm tạp hóa sống nhờ khách xóm. Bán cho khách quen, máy cộng điểm theo tiền mua. Đủ điểm đổi chai dầu ăn, gói bột ngọt, khách nhớ mà quay lại. Thẻ quen cũng giúp bạn biết ai là khách ruột để ưu tiên khi khan hàng.

Điểm thưởng làm đơn giản thôi: mua nhiều được nhiều, đổi quà thiết thực. Đừng đặt điều kiện rắc rối, khách nghe mệt là bỏ thẻ. Cách giữ khách bằng thẻ điểm có trong bài khách hàng tích điểm.

Chuẩn bị hàng hóa trước ngày lắp máy

Chuyển từ sổ tay sang máy, việc ngốn thời gian nhất là nhập hàng hóa đầu kỳ. Làm trước ở nhà thì ngày lắp máy xong là bán được ngay.

Trước hết, chia hàng thành nhóm theo cách bạn tìm hàng khi bán: đồ khô, đồ dùng trong nhà, đồ vệ sinh, văn phòng phẩm. Không cần chia theo tên nhà sản xuất. Mỗi món cần mã riêng, tên đầy đủ, đơn vị tính và giá nhập gần nhất. Món có hạn dùng thì ghi rõ tháng năm sản xuất.

Tiếp theo là số hàng còn trong kho và số nợ khách quen lúc chốt sổ. Số nợ nên gặp từng khách để chốt lại, vì nhập sai con số này về sau khó sửa. Nhập xong, cho nhân viên bán thử một ca có ghi nợ trước khi dùng thật. Người mới mở tiệm đọc thêm bài mở tiệm tạp hóa cần gì.

Mất mạng vẫn bán bình thường

Máy tính ở quầy và máy trong tiệm nối với nhau, không cần internet cũng bán được. Quét mã, tính tiền, in hóa đơn, ghi nợ đều chạy như thường. Có mạng lại thì bạn mở điện thoại xem báo cáo từ xa.

Số liệu nằm trong máy của tiệm, không nhờ vào đường truyền. Đứt cáp giữa ca đông khách, quầy vẫn chạy. Vì sao bán được khi mất mạng có trong bài phần mềm offline là gì.

Mấy lỗi hay gặp lúc mới dùng

Lỗi thường gặp nhất là nhập số hàng đầu kỳ ẩu. Đếm vội, đoán chừng, về sau kho lệch mà không biết lệch từ đâu. Chịu khó đếm đúng một lần, về sau đỡ mệt.

Lỗi thứ hai là bỏ qua buổi bán thử. Nhân viên chưa quen tay, ngày đầu đông khách là luống cuống. Cho bán thử một ca vắng khách, chỉnh lại chỗ nào bấm lâu, chỗ nào hay nhầm.

Lỗi thứ ba là chỉ một người biết xem báo cáo. Bạn nên chỉ cho thêm một người tin cậy cùng biết, lúc bạn đi vắng tiệm vẫn có người chốt số.

Giá và lắp đặt

EBIZ không treo giá sẵn. Tiền máy tùy vào tiệm to hay nhỏ, bao nhiêu món, mấy điểm thu ngân và cần thêm phần gì. Bên bán tới tiệm xem mặt bằng, cài máy, nhập hàng hóa đầu kỳ rồi đứng kèm nhân viên mấy ca đầu cho quen tay.

Gọi hotline/Zalo 0907.943.968 để hỏi gói hợp với tiệm mình. Muốn biết tiền gồm những khoản gì, xem bảng giá.