Quản lý tồn kho chính xác để kinh doanh hiệu quả

Số trên máy khớp số trên kệ thì mọi quyết định khác mới đúng. Biết hàng nào còn, hàng nào cần nhập, hàng nào đang chết vốn, chủ cửa hàng mới dám bán mạnh, dám nhập lớn, dám chạy khuyến mãi. Ngược lại, số sai thì cửa hàng nhập thừa hàng đang có, bỏ lỡ hàng đang hết, và cuối tháng tính lãi ra lỗ. Quản lý tồn kho không phải việc khó, nhưng đòi hỏi làm đều và làm đúng từng bước.

Tồn kho lệch vì những lỗi nào

Lệch kho hiếm khi đến từ một sai lầm lớn. Thường là nhiều lỗi nhỏ cộng dồn qua nhiều ngày.

Nhập thiếu là nguyên nhân phổ biến nhất. Nhà cung cấp giao đủ nhưng nhân viên nhập thiếu một vài thùng, hoặc hàng giao nhanh không kịp đếm từng lớp. Số trên máy thấp hơn thực tế, cửa hàng lại nhập thêm món đang còn.

Bán ra chưa trừ là nguyên nhân ngược lại. Nhân viên bán hàng rồi quên lưu phiếu, hoặc khách trả hàng mà không ghi nhận. Số trên máy cao hơn thực tế, cửa hàng tưởng còn hàng nên không nhập, rồi hết hàng giữa ca.

Hàng hết hạn, hư hỏng, mất mát cũng làm lệch. Nếu không ghi nhận khi bỏ, số trên máy vẫn còn trong khi thực tế đã mất. Lâu ngày phần hư hỏng nằm trên kệ, khách nhìn thấy, cửa hàng mất uy tín.

Chuyển hàng giữa các cửa hàng trong chuỗi cũng dễ nhầm. Không ghi lại lịch sử chuyển thì hàng biến mất giữa đường và không ai chịu trách nhiệm.

Đếm sai trong lúc kiểm kê là nguyên nhân thứ năm, rất hay gặp ở cửa hàng chất hàng cao, hàng trưng ra cả ngoài quầy, không phân loại rõ chỗ nào thuộc kho, chỗ nào đang trưng bày.

Kiểm kê kho đúng cách

Kiểm kê không phải đếm hàng. Kiểm kê là đối số thực tế với số trên máy rồi tìm ra chỗ nào lệch, lệch vì sao.

Bước một, chốt số tồn trên máy tại thời điểm kiểm kê. Không nhập, không xuất, không bán trong lúc đang đếm. Nếu cửa hàng bán không nghỉ, chọn khung giờ ít khách nhất.

Bước hai, chia khu vực. Mỗi người phụ trách một kệ hoặc một nhóm hàng, đếm từng mặt hàng rồi ghi vào phiếu kiểm kê. Không để một người đếm cả kho vì mệt và dễ sót.

Bước ba, nhập số thực tế vào phần mềm. Phần mềm đối chiếu với số trên máy, hiện ra các mặt hàng lệch thừa thiếu để chủ cửa hàng xác nhận điều chỉnh trước khi cập nhật số mới.

Bước bốn, tìm nguyên nhân. Với mỗi mặt hàng lệch, hỏi: nhập thiếu, bán chưa trừ, hư hỏng chưa ghi, hay chuyển kho chưa ghi. Chỉ khi biết nguyên nhân mới sửa được gốc rễ.

Bước năm, cập nhật số mới và lưu lại phiếu kiểm kê. Phiếu này là bằng chứng để đối chiếu sau này khi có tranh chấp.

Một lưu ý quan trọng: không nên vừa đếm vừa sửa số trên máy ngay. Làm vậy thì không biết chỗ nào lệch, lệch vì sao. Cứ đếm xong hết, ghi riêng số thực tế, rồi đối chiếu một lượt.

Ghi nhận lúc nhập hàng

Ghi nhận lúc nhập là lớp phòng ngừa đầu tiên. Làm đúng thì kiểm kê sau chỉ để bắt sự cố, không phải để sửa nhiều.

Nhập hàng phải đi kèm đơn vừa giao. Nhà cung cấp giao bao nhiêu thùng, bao nhiêu lớp, bao nhiêu chai, chủ cửa hàng đối chiếu ngay khi hàng vừa xếp xong. Kiểm lúc nhập dễ thấy thiếu. Kiểm ba ngày sau thì hàng đã lẫn vào kệ, thiếu chỗ nào không ai nhớ.

Ghi cả phần hư hỏng trong lúc nhập. Chuyến giao có vỡ, có ẩm, có thủng bao bì, nhân viên ghi ngay số lượng hỏng và lý do. Chờ đến kiểm kê mới phát hiện thì không biết do chuyến này hay chuyến trước, thành phần đều đặn làm hỏng.

Số lượng nhập và mã hàng cũng phải khớp. Nhập nhầm mã, hàng của nhóm này nằm nhóm kia, báo cáo sau đó lệch mà không ai hiểu vì sao.

Đặt định mức tồn kho cho từng món

Định mức tồn kho là mốc báo động, không phải mục tiêu phải đạt. Cửa hàng nên đặt riêng cho từng nhóm.

Hàng bán nhanh, nhập dễ, đặt mức thấp hơn vì thiếu một ngày là bán hết. Hàng nhập chậm hoặc nhà cung cấp giao kỳ hạn dài, đặt mức cao hơn để còn hàng trong lúc chờ.

Số nhân viên trực quầy cũng nên tính vào. Quầy đông, một người bán chậm, tồn thấm dễ xảy ra. Mức thấp quá thì hết hàng giữa ca, khách quay đi. Mức cao quá thì vốn nằm im.

Ban đầu cứ đặt, chạy vài tuần rồi sửa theo thực tế. Cứ mỗi lần phải gọi điện hỏi thêm bao nhiêu là mức đó đang thấp. Sửa dần một lần tháng cho tới khi gần như không phải gọi.

Những con số nên nhìn mỗi tuần

Chỉ nhìn tồn kho mỗi lần kiểm kê là chưa đủ. Chủ cửa hàng nên mở báo cáo ra vài con số mỗi tuần.

Tồn kho hiện tại theo kho. Số lượng còn lại của từng mặt hàng ở từng kho. Đây là số cơ bản nhất, quyết định việc nhập hay không.

Hàng sắp hết hạn. Mặt hàng nhập kho kèm ngày sản xuất và hạn dùng. Phần mềm cảnh báo hàng sắp hết hạn để chủ cửa hàng chủ động khuyến mãi hoặc xuất trả trước khi phải bỏ.

Hàng tồn lâu. Mặt hàng nằm trên kệ quá lâu mà không bán được. Hàng này chiếm vốn và chiếm kệ, nên cần thanh lý hoặc ngừng nhập.

Hàng bán chậm. Mặt hàng có tồn kho cao nhưng số lượng bán ra thấp. Cửa hàng nên giảm số lượng nhập mỗi lần hoặc ngừng nhập hẳn.

Giá trị tồn kho. Tổng tiền gắn với hàng đang nằm trên kệ. Con số này giúp chủ cửa hàng biết bao nhiêu vốn đang đọng lại trong kho.

Tỷ lệ lệch sau kiểm kê. Phần trăm mặt hàng lệch so với tổng số mặt hàng kiểm kê. Con số này phản ánh chất lượng cách quản lý, không phải chất lượng nhân viên. Nếu kiểm kê lần nào lệch nhiều, có thể cách nhập hàng hoặc bán hàng đang thiếu bước ghi nhận.

Chuyển kho giữa các cửa hàng

Cửa hàng trong chuỗi thường có lúc này thiếu, lúc kia thừa. Chuyển kho là cách cân bằng nhanh nhất, nhưng cũng là chỗ dễ mất hàng nhất nếu không ghi rõ.

Mỗi lần chuyển, ghi đủ ba thứ: mã hàng, số lượng, kho đi và kho đến. Không ghi thì hàng biến mất giữa hai cửa hàng, hai bên cùng bảo nhau không có.

Kho đến phải nhận lại và đối chiếu. Nhận thiếu, nhận thừa, nhận sai mã, báo ngay trong ngày. Để tới cuối tháng thì không ai nhớ chuyến hàng đó.

Chuyển kho cũng nên có người duyệt. Nhân viên tự ý chuyển mà không báo chủ, số liệu hai cửa hàng lệch nhau mà không ai biết từ bao giờ.

Sắp xếp kho để đếm nhanh hơn

Kho bừa bộn thì kiểm kê lúc nào cũng lâu và lệch. Muốn đếm nhanh, cửa hàng cần xếp hàng theo nguyên tắc dễ thấy, dễ đếm.

Hàng có cùng nhóm nên để chung một kệ. Mỗi kệ có nhãn, mỗi ô có vị trí rõ ràng. Khi đã quen mắt, nhân viên chỉ cần liếc là biết mình đang ở kệ nào, nhóm nào.

Hàng bán nhanh để gần cửa ra vào hoặc gần quầy thu ngân. Hàng bán chậm có thể để sâu trong kho. Cách xếp này giảm thời gian lấy hàng, nhân viên đếm cũng nhanh hơn.

Hàng có hạn dùng nên xếp theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. Hàng cũ đặt ra ngoài, hàng mới đặt vào trong. Nếu không, hàng cũ nằm khuất, đến hạn không ai thấy, phải bỏ.

Sai lầm hay gặp khi quản lý tồn kho

Sai lầm thứ nhất là ghi sổ tay rồi nhập lại sau vài ngày. Khi ghi sổ tay, nhân viên quên là chuyện thường. Khi nhập lại vào máy thì số liệu đã cũ, không còn phản ánh thực tế.

Sai lầm thứ hai là không ghi nhận hàng hỏng và mất mát. Hàng rơi vỡ, hàng hỏng, hàng mất đều phải ghi vào phần mềm. Không ghi thì số trên máy không khớp thực tế, và cửa hàng mất cơ hội tìm ra khâu rò rỉ.

Sai lầm thứ ba là đếm kho mỗi tháng một lần rồi tự tin số liệu đúng. Trong một tháng có quá nhiều giao dịch, lệch tích lũy rất lớn. Cửa hàng bán nhiều nên kiểm kê hàng tuần hoặc hai tuần một lần.

Sai lầm thứ tư là mỗi người nhập một kiểu. Không có cách làm chung, mỗi người ghi số một kiểu, số liệu thành hỗn loạn.

Sai lầm thứ năm là chỉ kiểm kê nhóm hàng bán nhanh. Nhóm bán chậm không ai đụng tới, kiểm kê lướt qua rồi đi, tới ngày mở bán lại thấy thiếu. Cứ chia hết các kệ cho người, kệ nào cũng phải có tên trong phiếu.

Sai lầm thứ sáu là chỉ chú ý số lượng mà bỏ qua giá vốn. Một món tồn không nhiều nhưng lỗi cũng không nhiều, mỗi món lỗ một ít thành tổng đáng kể. Kiểm kê phải cân cả hai đầu.

Xem thêm quản lý kho trong phần mềm để biết cách nhập xuất trên máy.

Xem tiếp báo cáo tồn kho để hiểu các loại số liệu cần nhìn. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Tồn kho gắn với phần mềm bán hàng

Mọi thao tác với hàng hóa đều ảnh hưởng đến tồn kho: nhập hàng, bán hàng, trả hàng, chuyển kho, hủy hàng. Nếu mỗi thao tác đều được phần mềm ghi lại, số tồn kho mới sát thực tế.

Khi bán hàng, phần mềm tự trừ số lượng đã bán. Khi nhập hàng, nhân viên ghi phiếu nhập, phần mềm tự cộng. Khi khách trả hàng, phiếu trả hàng trừ ngược lại. Nhờ đó, chủ cửa hàng không cần đếm tay mỗi ngày mà vẫn biết hôm nay còn bao nhiêu.

Phần mềm còn giúp cảnh báo khi hàng dưới mức tối thiểu. Mỗi mặt hàng có một định mức tồn kho, khi thấp hơn định mức, phần mềm báo để chủ cửa hàng kịp nhập.

Nếu cửa hàng đang ghi sổ tay, hoặc đã có phần mềm nhưng số liệu vẫn lệch, bước đầu tiên nên làm là kiểm kê lại toàn bộ, chốt số đúng, rồi từ đó ghi nhận đều đặn trên phần mềm.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm

Ghi sổ tay vẫn chạy được ở cửa hàng nhỏ, ít món, ít người. Nhưng có những dấu hiệu cho thấy sổ tay đang làm chậm cửa hàng lại.

Kiểm kê mất cả ngày mà vẫn lệch. Nhân viên bán xong quên ghi, cuối ngày mới nhớ, số liệu đã cũ. Phần mềm ghi ngay khi bán, không cần nhớ.

Nhập hàng về không kịp ghi, hàng nằm ngoài quầy vài ngày. Khách hỏi còn không, nhân viên phải chạy ra kho đếm. Phần mềm cho biết ngay.

Chủ cửa hàng muốn xem số liệu mà không có mặt ở cửa hàng. Ghi sổ tay thì phải gọi điện hỏi, phần mềm thì mở máy ở đâu cũng xem được.

Chuỗi nhiều cửa hàng, mỗi cửa hàng một sổ. Muốn biết tổng còn bao nhiêu thì phải gọi từng cửa hàng. Phần mềm gộp lại một bảng, xem một lần là ra.