Quản lý kho chính xác: nhập xuất tồn, kiểm kê

Kho trong EBIZ là một con số nhảy theo từng lần bán, từng lần nhập, từng lần trả hàng. Bán một món, kho trừ một. Nhập mười món, kho cộng mười. Trả hàng cho nhà cung cấp, kho trừ ra. Chủ cửa hàng mở máy là biết còn bao nhiêu, không phải chạy ra kho đếm.

Kho lệch thì mất tiền ở đâu

Kho lệch là số trên sổ khác số hàng thật. Sổ ghi còn mười mà kệ chỉ còn sáu. Bốn món đi đâu không ai biết. Có thể bán quên ghi, có thể vỡ bể không báo, có thể cầm nhầm.

Lệch ít thì mất ít. Lệch nhiều món, nhiều tháng thì mất một khoản lớn mà không biết mất từ khi nào.

Nguy hơn là đặt hàng theo số sai. Sổ ghi còn nhiều nên không nhập thêm, ai ngờ kệ trống trơn, khách hỏi không có hàng. Hoặc sổ ghi hết nên nhập thêm, ai ngờ trong kho còn cả đống, tiền vốn nằm chết.

Muốn kho đúng thì mọi lần hàng ra vào đều phải qua máy. Bán trừ kho, nhập cộng kho, trả hàng trừ kho. Không có đường nào đi lọt.

Nhập hàng về ghi thế nào

Hàng về thì đối chiếu với đơn đã đặt. Đủ món, đủ số, đúng giá thì nhận. Thiếu món nào, sai giá nào thì ghi lại ngay lúc đó, đừng nhận đại rồi tính sau.

Nhận xong thì nhập vào máy: món nào, bao nhiêu cái, giá nhập bao nhiêu, có hạn dùng thì ghi hạn dùng. Nhập ngay lúc hàng về, đừng để chiều nhập vì chiều là quên bớt.

Giá nhập lần này có thể khác lần trước. Máy lấy giá mới nhất làm giá vốn. Giá vốn đúng thì tiền lời tính ra mới đúng.

Hàng lỗi, hàng thiếu thì làm phiếu trả ngay. Trừ khỏi kho, trừ khỏi nợ phải trả. Để lâu mới trả thì nhà cung cấp không nhận, cửa hàng ôm hàng hỏng.

Việc đặt hàng và nhận hàng đi chung với tiền hàng, xem thêm tại quản lý mua hàng, thu chi.

Bán ra trừ kho ra sao

Mỗi lần quét bán một món là kho trừ một món. Cuối ngày bán trăm món thì kho trừ trăm món. Không ai phải ghi thêm gì.

Có hai cách đặt cho lúc hết hàng. Một là chặn bán khi hết, khách hỏi thì nói hết, khỏi nợ hàng khách. Hai là cho bán thiếu, ghi nợ hàng rồi nhập về trả sau. Cách hai chỉ dùng khi hàng về nhanh và khách chịu chờ.

Hàng không có mã như đồ ăn, đồ uống thì bán theo nút trên màn hình. Bấm món nào trừ món đó. Muốn trừ đúng nguyên liệu thì phải khai một món ăn gồm những nguyên liệu nào, bán một phần thì trừ từng thứ một ít.

Quầy bán và kho trừ nối với nhau, xem thêm tại quản lý bán hàng.

Kiểm kê là đếm thật rồi so với máy

Kiểm kê nghĩa là đếm hàng thật trên kệ và trong kho, rồi so với số trên máy. Khớp thì thôi. Lệch thì tìm vì sao lệch rồi sửa số máy cho khớp số thật.

Đếm theo nhóm cho đỡ ngán. Hôm nay đếm nhóm này, mai đếm nhóm khác. Đếm hết một vòng thì quay lại từ đầu. Cửa hàng nhỏ đếm một tháng một vòng. Cửa hàng nhiều hàng thì chia nhỏ ra đếm dần.

Lúc đếm thì đóng hàng ra vào. Đang đếm mà vừa bán vừa nhập thì số nhảy liên tục, đếm xong cũng lệch.

Đếm xong nhập số thật vào phiếu kiểm kê. Máy hiện ra món nào thừa, món nào thiếu. Thừa thiếu ít thì xác nhận cho khớp. Thừa thiếu nhiều thì đi đếm lại, có khi đếm sót.

Kinh nghiệm đếm kho và giữ số đúng xem thêm tại quản lý tồn kho hiệu quả.

Chuyển hàng giữa các kho ghi thế nào

Cửa hàng có kho chính và kho phụ, hoặc nhiều điểm bán mỗi điểm một kho. Hàng cần chỗ này mà đang nằm chỗ kia thì chuyển đi, nhưng phải ghi phiếu chuyển.

Phiếu chuyển ghi rõ món nào, bao nhiêu, từ kho nào sang kho nào, ai chuyển, ai nhận. Bên gửi trừ kho, bên nhận cộng kho. Hàng đi đường không nằm ở kho nào thì vẫn có phiếu làm chứng.

Không ghi phiếu thì hàng mất giữa đường không ai chịu. Bên gửi nói đã gửi, bên nhận nói chưa nhận, chủ đứng giữa không biết tin ai.

Chuỗi nhiều điểm bán chuyển hàng cho nhau thường xuyên, xem thêm tại quản lý chuỗi cửa hàng.

Hạn dùng canh thế nào cho khỏi bỏ hàng

Món có hạn dùng thì lúc nhập phải ghi ngày sản xuất và ngày hết hạn. Máy canh giùm, sắp hết thì báo, bán chậm thì báo, tồn lâu thì báo.

Hàng sắp hết hạn thì bán trước. Xếp hàng cũ ra ngoài, hàng mới vào trong. Khuyến mãi nhẹ cho đi nhanh, hoặc trả lại nhà cung cấp nếu còn trong hẹn trả.

Hàng hết hạn mà còn trên kệ là nguy hiểm nhất. Khách ăn vào có chuyện thì cửa hàng chịu. Nên mỗi tuần mở báo cáo hạn dùng một lần, món nào gần hết thì xử lý ngay.

Siêu thị nhiều mặt hàng tươi sống phải canh hạn mỗi ngày, xem thêm tại phần mềm quản lý siêu thị.

Đặt mức báo hết hàng ra sao

Mỗi món nên có một mức tối thiểu. Xuống đến mức đó thì máy báo phải nhập thêm. Mức này tính theo sức bán: món bán nhanh thì mức cao, món bán chậm thì mức thấp.

Đừng đặt một mức cho tất cả. Món ngày bán chục cái mà đặt mức báo là năm thì trễ. Món tháng bán một cái mà đặt mức báo là mười thì vốn nằm chết.

Mùa vụ cũng phải tính. Mùa nóng bán gấp đôi mùa lạnh thì mức báo mùa nóng phải cao hơn. Không chỉnh theo mùa thì năm nào cũng hụt đúng mùa bán tốt.

Máy báo thì nhập ngay, đừng để mai. Mai khách hỏi không có là mất khách sang quán khác.

Lỗi hay gặp khi giữ kho

Lỗi đầu tiên là nhập hàng không vào máy. Hàng về để đó bán dần, cuối tuần mới nhập. Mấy ngày đó kho sai hết, bán hết mà máy còn ghi đầy.

Lỗi thứ hai là bán không qua máy. Khách quen lấy trước trả sau, nhân viên đưa hàng mà không ghi phiếu. Hàng đi mà kho không trừ, cuối tháng đếm thiếu một đống.

Lỗi thứ ba là kiểm kê cho có. Đếm qua loa rồi ghi số máy vào cho khớp, lệch thật vẫn nằm đó. Kiểm kê kiểu đó chỉ tốn công mà kho không đúng lên.

Lỗi thứ tư là không ghi hạn dùng. Lúc nhập lười ghi, lúc bán không biết món nào cũ món nào mới. Đến khi phát hiện thì cả lô hết hạn cùng lúc.

Lỗi thứ năm là chuyển kho miệng. Nhờ người chở hàng sang điểm khác, không ghi phiếu. Hàng đến nơi thiếu hai thùng, không biết mất ở đâu.

Chuẩn bị gì trước khi dùng máy giữ kho

Xếp nhóm hàng theo cách cửa hàng bán, đừng xếp theo tên nhà sản xuất. Nhóm nào bán chung thì để chung, tìm cho nhanh.

Mỗi món một mã, một tên chuẩn, một đơn vị. Món có hạn dùng thì ghi cả ngày sản xuất lẫn ngày hết hạn từ đầu.

Lấy số đầu kỳ từ đếm thật. Sổ cũ còn đúng thì dùng sổ cũ. Sổ cũ nát quá thì đếm lại một lượt. Số đầu sai thì sau này sai theo.

Chạy thử một tuần rồi đếm lại. Lệch chỗ nào thì sửa chỗ đó. Qua được tuần đầu thì những tuần sau nhẹ hẳn.

Mỗi ngày ngó kho mấy phút

Sáng mở báo cáo xem món nào sắp hết để nhập trong ngày. Món nào hết hẳn thì ghi bảng báo khách, đừng để khách hỏi mới nói.

Chiều ngó hàng về: đủ không, đúng giá không, hạn dùng có ổn không. Có gì sai thì gọi nhà cung cấp ngay hôm đó.

Cuối tuần xem hàng bán chậm và hàng sắp hết hạn. Lên kế hoạch bán cho hết: giảm giá nhẹ, bày ra chỗ dễ thấy, hoặc trả lại nếu còn hẹn.

Cuối tháng kiểm kê một vòng, chốt số, tính tiền lời. Số kho đúng thì tiền lời mới đúng. Chi tiết số kho lên báo cáo ra sao xem thêm tại hệ thống báo cáo.

Cần tư vấn theo ngành cụ thể, xem giải pháp theo ngành hoặc liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968.