Quản lý mua hàng, thu chi và công nợ nhà cung cấp EBIZ

Mua hàng và thu chi trong EBIZ nối ba việc lại: đặt hàng và nhận hàng từ nhà cung cấp, ghi tiền vào tiền ra mỗi ngày, và theo dõi nợ trả cho nhà cung cấp. Ba việc này dùng chung một số liệu nên không ai phải ghi hai lần.

Mua hàng không đơn thì mất tiền ở đâu

Đặt hàng qua điện thoại, nhà cung cấp giao hàng, cửa hàng nhận. Không đơn thì không biết đã đặt món nào, bao nhiêu, giá bao nhiêu. Nhận hàng về so với trí nhớ, thiếu món không biết, thừa món cũng không biết.

Giá nhập cũng vậy. Không ghi giá từng lần mua thì không biết giá này đắt hơn lần trước bao nhiêu. Đến khi bán ra mới thấy lời ít, mà không biết từ lúc nào giá nhập lên.

Nợ nhà cung cấp cũng vậy. Lấy hàng chưa trả, không ghi thì không biết còn nợ bao nhiêu. Nhà cung cấp gửi giấy đối chiếu sang, cửa hàng mang sổ ra so từng dòng, cãi nhau vì một khoản đã trả mà không có chứng từ.

Có đơn mua thì mọi thứ rõ. Đặt gì, nhận gì, thiếu gì, giá bao nhiêu, nợ bao nhiêu, tất cả nằm trong máy.

Đặt hàng ghi những gì

Đơn mua gồm ba thứ: món nào và bao nhiêu, giá mua thỏa thuận bao nhiêu, hẹn giao khi nào. Ba thứ này ghi đủ thì khi hàng về chỉ việc đối chiếu, không phải đoán.

Đơn mua làm một lần, dùng nhiều lần. Lần nhập kho thì theo đơn. Lần trả tiền thì theo đơn. Lần so giá thì theo đơn. Không phải ghi lại từ đầu.

Mỗi nhà cung cấp một đơn riêng. Không gộp nhiều nhà cung cấp vào một đơn, vì mỗi nhà một giá, một hẹn trả, một nợ. Gộp lại thì không biết khoản nợ nào của ai.

Nhận hàng về đối chiếu thế nào

Hàng về thì mở đơn mua ra so. Đúng món, đúng số, đúng giá thì nhận. Thiếu món nào thì ghi lại món đó thiếu bao nhiêu. Sai giá thì gọi nhà cung cấp hỏi ngay.

Nhận xong thì nhập kho theo đơn. Kho cộng lên, giá nhập cập nhật. Nếu lấy hàng chưa trả tiền thì số tiền chạy vào nợ phải trả của nhà cung cấp đó.

Hàng lỗi, hàng thiếu thì làm phiếu trả ngay. Trừ khỏi kho, trừ khỏi nợ. Để lâu mới trả thì nhà cung cấp không nhận, cửa hàng ôm hàng hỏng và vẫn nợ tiền.

Việc nhập hàng và nhập kho đi chung với kho, xem thêm tại quản lý kho.

Ghi thu chi theo hạng mục ra sao

Tiền vào và tiền ra mỗi ngày đều phải ghi. Bán hàng thu tiền vào. Mua hàng, trả tiền nhà, điện nước, lương, mua bao bì là tiền ra.

Mỗi khoản chi phải vào một hạng mục. Hạng mục đặt sẵn từ đầu: hàng hóa nhập, chi phí cửa hàng, lương, chi khác. Không tạo hạng mục mới tùy tiện mỗi lần, vì lúc đó báo cáo tháng này với tháng khác không so được.

Ghi chi ngay lúc chi. Để tối ghi thì quên. Quên ghi thì két lệch, cuối tháng không biết tiền đi đâu.

Thu chi nhỏ cũng ghi. Mua bao bì vài chục nghìn, trả tiền xe ôm vài chục nghìn, tất cả đều ghi. Nhỏ mà nhiều lần thì cuối tháng thành khoản lớn.

Đối chiếu quỹ tiền mặt thế nào

Cuối ca, đếm tiền trong két. So với số máy báo: tiền mặt thu vào trừ tiền chi ra. Bằng nhau thì ổn. Lệch thì tra lại từng phiếu trong ca.

Đối chiếu theo ca chứ không phải cả ngày. Lệch cả ngày thì không biết lệch từ ca nào. Đối chiếu từng ca thì biết ngay ca sáng hay ca chiều, nhân viên nào đang trực.

Lệch thường do thối thừa, hoặc chi không ghi. Tìm ra thì sửa ngay. Để lâu thì quên, ca sau lặp lại.

Tiền nợ khách trả cũng vào két. Ghi vào lượt trả của khách, tiền đó cộng vào két như tiền bán hàng. Không ghi thì két thừa mà sổ nợ vẫn còn.

Nợ nhà cung cấp trả dần thế nào

Lấy hàng chưa trả thì nợ tăng. Trả tiền thì nợ giảm. Mỗi lần trả ghi một lượt, số dư trừ dần.

Trả bằng gì cũng ghi được: tiền mặt, chuyển khoản, trừ vào đơn hàng sau. Ghi rõ trả lần này bao nhiêu, còn lại bao nhiêu.

Nhà cung cấp gửi giấy đối chiếu sang thì mở hồ sơ ra so. Khớp thì trả tiền. Lệch thì gọi ngay, đừng để dồn hai ba kỳ.

Nợ quá hạn thì ưu tiên trả trước. Nợ càng lâu càng mất tin, nhà cung cấp có thể ngừng giao hàng hoặc tính lãi.

Công nợ nhà cung cấp và công nợ khách hàng nằm chung một hệ thống, xem thêm tại quản lý công nợ.

Báo cáo chi phí và tiền lời xem gì

Báo cáo chi phí cho biết tháng này tiền đi đâu: bao nhiêu tiền hàng, bao nhiêu tiền nhà, bao nhiêu tiền lương, bao nhiêu chi khác. So với tháng trước thì biết hạng mục nào tăng.

Báo cáo tiền lời là tiền bán trừ tiền hàng trừ tiền chi. Con số này mới là tiền thật cửa hàng còn lại. Nhìn tiền két không ra, vì tiền két chưa trừ nợ và chưa trừ tiền hàng sắp trả.

Xem chi phí theo tháng để biết mùa nào cao mùa nào thấp. Mùa lễ chi cao, mùa dịch chi cao, tính trước để có tiền.

Số liệu chi phí và tiền lời tổng hợp trong báo cáo, xem thêm tại hệ thống báo cáo.

Chuỗi cửa hàng mua hàng thế nào

Chuỗi nhiều điểm bán có hai cách mua. Một là mua tập trung: điểm trung tâm đặt hàng, nhận hàng, rồi chuyển kho sang các điểm. Hai là mua trực tiếp: mỗi điểm tự đặt hàng cho mình.

Mua tập trung thì giá nhập thường tốt hơn vì đặt số lượng lớn. Mua trực tiếp thì nhanh, điểm nào cần gì đặt đó, không phải chờ trung tâm.

Chọn cách nào tùy chuỗi. Chuỗi nhỏ vài điểm thì mua trực tiếp cho nhanh. Chuỗi lớn nhiều điểm thì mua tập trung cho rẻ.

Cách mua và chuyển kho giữa các điểm xem thêm tại quản lý chuỗi cửa hàng.

Lỗi hay gặp khi mua hàng và ghi chi

Lỗi đầu tiên là đặt hàng không ghi đơn. Nhận hàng về không biết đã đặt gì, thiếu không biết, thừa cũng không biết.

Lỗi thứ hai là nhận hàng không đối chiếu. Nhận luôn, ghi số thật vào kho. Thiếu món thì kho thừa, cuối tháng kiểm kê mới thấy.

Lỗi thứ ba là chi không ghi ngay. Để tối ghi thì quên. Quên ghi thì két lệch, cuối tháng không biết tiền đi đâu.

Lỗi thứ tư là hạng mục chi tạo quá nhiều. Mỗi lần chi một kiểu, báo cáo tháng này với tháng khác không so được. Nên đặt vài hạng mục cơ bản, chi bao nhiêu cũng vào hạng đó.

Lỗi thứ năm là không đối chiếu két theo ca. Để cả ngày mới đối chiếu thì không biết lệch từ ca nào, sửa không kịp.

Chuẩn bị gì trước khi dùng

Danh sách nhà cung cấp: tên, số điện thoại, địa chỉ, hẹn trả bao lâu. Mỗi nhà một hồ sơ.

Hạng mục chi: đặt sẵn vài hạng cơ bản. Không cần nhiều, vài hạng đủ dùng.

Quy trình đặt hàng: ai đặt, ai nhận, ai trả tiền. Chia rõ từ đầu thì không ai chồng chéo.

Chạy thử một tuần: đặt hàng, nhận hàng, trả hàng, ghi chi, đối chiếu két. Làm hết một vòng thì biết máy chạy đúng chưa.

Cửa hàng bán lẻ nhỏ mua hàng thế nào cho gọn xem thêm tại cửa hàng tiện lợi.

Mỗi ngày ghi thu chi mấy phút

Sáng: nhận hàng về thì đối chiếu đơn, nhập kho. Có hàng lỗi thì trả ngay.

Trưa: ghi chi phát sinh trong ngày. Mua bao bì, trả tiền xe, tất cả đều ghi.

Tối: đối chiếu két theo ca. Tiền mặt thu trừ chi bằng tiền trong két. Lệch thì tra từng phiếu.

Cuối tháng: xem báo cáo chi phí, so với tháng trước. Tính tiền lời thật. Trả nợ nhà cung cấp đúng hạn.

Làm đều mỗi ngày thì cuối tháng nhẹ nhõm. Không phải ngồi cộng tay, không phải cãi nhau vì khoản chi không ai nhớ.

Cần tư vấn theo ngành cụ thể, xem giải pháp theo ngành hoặc liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968.