Nhập hàng theo đơn vị lớn hay mua từng lô nhỏ

Nhập một lần nhiều hay chia ra mỗi lần ít. Nghe thì đơn giản, hàng nào cũng nên nhập nhiều cho rẻ, nhưng thực tế nhiều cửa hàng mở được rồi chết vì cái lần nhập nhiều quá. Ngược lại cũng có quán mua lẻ từng thùng, giá cao hơn mà vốn vẫn chạy được.

Bài này so hai cách nhập hàng, tính ra tiền thật để quyết định, thay vì nghe theo lời khuyên chung chung.

Nhập số lượng lớn: giá rẻ, vốn nằm

Nhập nhiều được giảm giá và được ưu tiên nguồn. Ví dụ một thùng nước uống đóng bình, mua lẻ giá một thùng, mua đủ ba thùng được giảm thêm và không phải chờ xếp hàng giao. Giảm một phần trăm nhưng đổi lại tiền nằm trong hàng ba thùng trước khi bán được thùng đầu tiên.

Vốn nằm là vấn đề lớn nhất. Nhập một lần ba triệu thì đồng tiền của quán nằm trong kho, két vơi. Không còn tiền đối chiếu, không còn tiền trả điện, không còn tiền cho người giao hàng. Nhà cung cấp đòi tiền ngay thì phải vay, vay thì mất tiền.

Rủi ro lớn nhất của nhập nhiều là bán không kịp. Hàng tồn lâu ngày thì kho phải thuê, người phải trông, hàng dễ hỏng dễ lỗi mốt. Bán món ăn thì hết hạn là mất trắng. Bán quần áo thì mốt cũ khách không mua. Nhập nhiều rồi hàng nằm, mỗi tháng lại phải tính tiền vốn chôn vào đó.

Nhập nhiều còn khó phân biệt hàng bán chạy với hàng ế. Vì đã nhập rồi thì dễ bán gì cũng được, cứ cố bán cho hết tồn kho. Trong khi hàng ế nằm lại chiếm chỗ bán hàng tốt, khách tới thấy món ế thì mất hứng mua món khác. Cách tách hàng chạy và hàng ế đã có ở bài theo dõi hàng bán chạy hàng chậm.

Nhập từng lô nhỏ: giá cao hơn, dòng tiền chạy

Nhập ít, mỗi lần chỉ đủ bán hai ba tuần thì vốn quay nhanh. Hàng bán hết mới nhập tiếp, không có tiền nằm trong kho. Két luôn có tiền để đối chiếu và trả nợ.

Cách này hợp với quán mới mở, lúc còn chưa biết món nào bán chạy. Nhập một lượng nhỏ mỗi món, bán được thì tăng lên, bán không được thì giảm xuống. Sau hai ba tháng đã biết đâu là món chủ lực, món nào là món kéo theo.

Nhược điểm là giá cao hơn và tốn công nhiều lần. Mỗi lần nhập lại phải đi chợ, phải đặt hàng, phải kiểm hàng, phải ghi sổ. Quán nhỏ hai nhân viên thì người đi chợ mất nửa buổi, người ở lại bán cửa hàng một mình.

Nhập lẻ còn dễ bị thiếu hàng giữa chừng. Hết món giữa ngày thì khách tới không mua được, mất đơn và mất khách. Đây là loại mất khách âm thầm, không ai nói giận nhưng không quay lại nữa. Cách tránh là tính trước lịch hết hàng và nhập sớm một chút, đừng đợi tới khi còn không hàng mới gọi.

Chi phí đi lại cộng dồn cũng không nhỏ. Nhập một lần xe tải chở ba thùng thì rẻ hơn nhiều so với ba lần chở một thùng. Quán ở xa chợ, đi lại xăng xe, thời gian, công sức thì chênh lệch nhiều so với khoản tiết kiệm giá.

Bảng so sánh một nhìn

Giá mua: nhập lớn rẻ hơn, nhập lẻ đắt hơn.

Tiền nằm trong kho: nhập lớn nhiều, nhập lẻ ít.

Tốc độ quay vòng tiền: nhập lớn chậm, nhập lẻ nhanh.

Số lần đi chợ: nhập lớn ít, nhập lẻ nhiều.

Rủi ro hàng ế: nhập lớn cao, nhập lẻ thấp.

Khả năng thiếu hàng: nhập lớn thấp, nhập lẻ cao.

Chi phí kho và người trông: nhập lớn tăng, nhập lẻ ít tốn.

Hạn thanh toán: nhập lớn dễ xin, nhập lẻ ít được.

Biết món bán chạy: nhập lớn phải chờ lâu mới rõ, nhập lẻ rõ nhanh.

Ví dụ quán ăn gọi món số lượng lớn

Quán ăn nhỏ mới mở, ba món chính, mỗi món dùng nguyên liệu như thịt, rau, gia vị. Nhà cung cấp thịt bán lẻ giá này, mua ba tạ thì giảm một chút và cho trả sau mười ngày.

Nếu mua ba tạ thịt một lúc thì tốn hơn hai triệu, tiền đó đáng lẽ phải nằm để trả tiền điện, trả công, mua thêm món. Mà ba tạ thịt với quán bán mỗi ngày hai mươi phần thì hết sau hơn hai tháng. Hai tháng đó tiền nằm trong thùng thịt, lãi suất bị nuốt, và món ăn có nguy cơ hết hạn.

Cách tính lại: nhập mỗi lần đủ dùng một tuần, trả tiền ngay, giá cao hơn một chút mà tiền vẫn lưu chuyển. Chênh lệch giữa hai cách không nhiều bằng tiền thịt nằm hai tháng không sinh lời. Với người bán cần dòng tiền chứ không cần đẹp số tồn kho, lựa chọn rõ ràng.

Điểm rút ra: hãy tính theo số tuần bán hết, không tính theo lợi nhuận trên giá nhập. Tiền nằm trong kho không sinh lời, nó chỉ đứng yên và tốn chỗ.

Ví dụ cửa hàng quần áo bán được món chủ lực

Cửa hàng quần áo có mười mã hàng. Ba mã bán chạy suốt, bảy mã chạy chậm. Chủ cửa hàng biết rõ món nào bán được từ kinh nghiệm, không cần thử.

Với ba mã chạy thì nhập lớn hợp lý. Món này đang chạy, bán đủ cũng bán hết, để nhiều ở cửa hàng còn đẹp. Với bảy mã chạy chậm thì nhập lẻ, mỗi mã chỉ một số lượng nhỏ để trưng bày mà không ôm vốn. Có mã nào không bán được thì bỏ, dồn tiền sang mã chạy.

Cách chia này gọn hơn việc nhập tất cả cùng lúc. Nhập tất cả mười mã với số lượng như nhau thì bảy mã chậm sẽ chiếm mất bảy phần vốn, mà tiền đó nằm yên. Nhập lớn ba mã, nhập lẻ bảy mã thì vốn nằm đúng chỗ đang bán.

Điểm rút ra: nên chia theo tốc độ bán chứ không chia đều cho mọi mã. Món chạy thì nhập lớn, món chậm thì nhập lỏng tay, món không bán được thì không nhập nữa. Cách chia nhóm theo số liệu có ở bài theo dõi hàng bán chạy hàng chậm.

Ví dụ tiệm gia đình sắp hết tiền

Tiệm gia đình mới quyết định bán thêm đồ gia dụng, vốn ban đầu có bốn triệu. Trong đó hai triệu đang nằm trong hàng, một triệu để trả công và chi phí thường, một triệu là dự phòng.

Nhà cung cấp có chương trình mua tám thùng được giảm giá. Tám thùng giá ba triệu. Mua một lúc thì két còn đúng một triệu, không còn dự phòng, mà hàng mới về thì khách còn chưa mua được thứ gì. Tiền dự phòng là để dành cho việc bất ngờ, mất điện, trả tiền đột xuất.

Cách làm của tiệm là nhập từng thùng một hoặc hai thùng, giữ dự phòng, bán được thì nhập tiếp. Giá cao hơn mỗi thùng một chút nhưng vốn còn chạy, tiệm không bị đứng hình sau một lần nhập.

Điểm rút ra: dự phòng không phải là tiền dư để mua thêm. Dự phòng là tiền không được dùng. Dùng hết dự phòng vào hàng tồn là đã vay tiền trên số tiền vốn vốn có.

Cách tính để ra con số

Bắt đầu bằng số tiền mình đang có, không phải số tiền nhà cung cấp cho vay. Chia đôi: một nửa dành cho hàng, một nửa để dự phòng và xoay vòng. Sau đó chia số tiền hàng cho số tuần bán hết mong muốn.

Ví dụ có sáu triệu, một nửa là ba triệu cho hàng. Bán hết trong ba tuần thì mỗi tuần dùng một triệu. Mỗi lần nhập đủ hai tuần tức hai triệu, nhập mỗi hai tuần một lần. Nếu nhà cung cấp chỉ cho đơn tối thiểu bốn triệu thì con số đó vượt ngân sách hàng, phải đàm phán lại hoặc tìm nguồn khác.

Ngưỡng này chỉnh theo ngành. Món ăn tươi sống thì chia nhỏ hơn vì hàng không để lâu được. Hàng khô, hạn dài, bán chậm thì chia lớn hơn được. Quán mới mở chưa có số liệu thì chia nhỏ, sau vài tháng có số rồi hãy nới dần.

Đừng quên cộng thêm chi phí không nằm trong giá nhập: tiền thuê kho, tiền kệ trưng bày, tiền người trông, hao hụt khi vỡ hàng. Chi phí này chia đều vào giá bán, mà bạn không cộng vào thì lợi nhuận thật thấp hơn mình nghĩ.

Khi nào nên nhập lớn

Nhập lớn khi bán nhanh món đó chắc chắn, khi nhà cung cấp có hạn thanh toán, khi đi chợ xa mà mỗi chuyến đi tốn nhiều, và khi tiền dư thực sự còn nhiều sau khi để dự phòng riêng ra. Ba điều kiện đầu thì đủ làm, điều kiện thứ tư mới là điều kiện quyết định.

Nhập lớn cũng hợp khi hàng không hỏng, không lỗi mốt, không hết hạn. Hàng bán được một năm vẫn bán được thì nằm trong kho không mất gì. Hàng bán được ba tuần là nằm quá ba tuần đã mất tiền cơ hội.

Mua nhiều mà có được hạn thanh toán thì lợi hơn nhiều so với mua ít mà phải trả ngay. Chênh lệch giá vài phần trăm mà được trả sau ba mươi ngày thì tiền đó kịp quay vòng thêm một vòng nữa, thắng lợi suất dễ dàng hơn là giảm giá.

Khi nào nên nhập lẻ

Nhập lẻ khi quán mới mở, chưa biết món nào chạy, khi vốn eo, khi hàng dễ hỏng, và khi đường tới chợ gần nên đi chợ nhiều lần không tốn kém.

Hàng thử nghiệm cũng nên nhập lẻ: nhập số lượng nhỏ, bán được ba mươi ngày thì tăng, không bán thì dừng, không tiếc.

Chi phí ẩn lớn nhất của nhập lẻ là công đi chợ và thời gian chờ. Quán ở gần chợ thì chưa sao. Quán ở xa, mỗi chuyến đi mất nửa ngày, tiền công ăn vào giá bán tới một phần tư, rẻ được vài phần trăm là không bù nổi. Khi ấy mua qua nhà phân phối đưa tận nơi lại đúng hơn, cách so hai nguồn hàng này có ở bài nhập hàng từ chợ đầu mối so với mua từ đại lý phân phối.

Kinh nghiệm từ việc xử lý đơn giao

Nhiều cửa hàng mất tiền không phải vì mua đắt mà vì chuyển hàng. Nhập nhiều xong chuyển sang chi nhánh khác, chuyển cho người quen, chuyển lên ký gửi, mỗi lần đều tốn công và tiền bốc. Trước khi nhập nhiều, nên tính xem tồn kho cũ đã hết bao nhiêu phần.

Cách hạn chế chi tiền bốc là kiểm hàng ngay khi nhận về, không để tới cuối tuần. Kiểm ngay thì thiếu còn bù được, chưa kịp bán. Để tới cuối tuần thì thiếu mà không ai biết. Bài nhập hàng mới đừng quên bước này nói cụ thể từng bước.

Hàng tồn nhiều thì xử lý sớm thay vì để lâu. Giảm giá thanh lý, bán theo combo, hoặc gửi ký gửi. Bài quản lý hàng ký gửi tại cửa hàng có cách làm cụ thể cho từng tình huống.

Chốt lại

Nhập nhiều không tự động là chính xác. Nó đúng khi ba điều: món đó chắc chắn bán hết, hàng không hỏng theo thời gian, và tiền còn dư sau khi đã giữ dự phòng.

Nhập lẻ không phải vì nghèo. Nó đúng khi quán mới mở, chưa biết món nào chạy, hoặc hàng bán được vài tuần là hết hạn.

Bắt đầu bằng quy tắc chia đôi số tiền đang có. Mỗi lần nhập không vượt quá nửa số vốn có thể bỏ vào hàng. Nếu nhà cung cấp đòi nhiều hơn thứ đó, đó là dấu hiệu quán chưa đủ tiền cho mặt hàng đó, chứ không phải dấu hiệu phải gắng sức vay tiền.

Đừng quên tính cả chi phí ẩn: kho, trưng bày, người trông, đi lại, hao hụt. Tiền nằm trong hàng tồn không sinh lời, nên câu hỏi quan trọng nhất khi nhập là bán hết mất bao lâu, không phải giá nhập rẻ hơn bao nhiêu. Nếu cần chỗ ghi số lượng nhập và tồn theo từng lần, xem bài ghi chép thu chi mỗi ngày đúng cách.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.