Hàng còn ở kho nhà cung cấp thì bán sao cho đúng

Có cửa hàng bán đồ gia dụng nhỏ, mỗi tháng nhập hai lần, mà lần nào cũng phải dồn hàng từ kho của nhà cung cấp về. Xe tải chở hàng chạy từ khu công nghiệp về cửa hàng mất buổi sáng, xe nào cũng phải ghé, số lượng mỗi chuyến lại ít. Người bán thì đứng trước kệ, khách hỏi một món chưa về thì phải trả lời là mai mới có.

Nghe vậy thấy bất tiện, nhưng có nhiều cửa hàng lớn hơn đang làm y như vậy, và làm khá ổn. Có người gọi đây là mô hình kho của nhà cung cấp, có người gọi là hàng nằm ở kho bên thứ ba. Bản chất là: bạn không giữ hàng, bạn bán trên kho của người khác, và nhận hàng khi nào khách cần.

Cách làm này đẻn dễ hơn mô hình kho tại cửa hàng, nhưng cũng có những chỗ rất dễ làm sai. Bài này nói về những chỗ đó.

Mô hình này khác gì so với tự giữ hàng

Khác ở chỗ thứ tự của sự việc. Với kho tại cửa hàng, bạn nhập hàng trước rồi bán. Với kho của nhà cung cấp, bạn bán trước rồi mới nhận. Nếu không theo hướng đó, sẽ có người mua mà không có hàng để giao.

Điều thứ hai là quyền kiểm soát. Hàng nằm trong kho của bạn thì bạn đếm được, bạn biết hàng còn bao nhiêu, hàng hỏng ở đâu do ai. Hàng nằm ở kho nhà cung cấp thì bạn chỉ có con số trên giấy từ phía họ. Vì vậy, cách làm đúng là giữ một phần hàng tại cửa hàng cho món bán nhanh, còn phần chạy chậm mới để ở kho nhà cung cấp.

Điều thứ ba là tiền. Bạn trả tiền nhà cung cấp theo những điều khoản bạn thỏa thuận, và thời điểm trả có thể khác nhau tùy mức độ tin tưởng. Mô hình này giúp bạn khỏi bị bó hết tiền vào hàng tồn khi mới mở cửa hàng.

Ai nên dùng, ai không nên

Mô hình này hợp với cửa hàng có hàng bán theo mùa, hàng có vòng quay chậm, và người bán chưa có đủ tiền để ôm hàng. Ví dụ quần áo mùa đông, đồ trang trí, dụng cụ, phụ kiện điện thoại.

Cửa hàng bán thực phẩm, đồ ăn sẵn, nước, hoặc món tiêu hàng hằng ngày thì không hợp. Khách mua một chai nước không muốn nghe “mai mới có”. Khi đó, phần hàng bán nhanh phải nằm ngay trong cửa hàng.

Cửa hàng mới mở, mỗi tháng chỉ bán được hai mươi đơn, thì kho của nhà cung cấp có thể chưa đáng tiền thuê xe giao hàng riêng. Ngược lại, cửa hàng bán nhiều, giao nhiều lần trong ngày, thì tự giữ kho và tự chạy xe chở hàng thường rẻ hơn.

Hợp đồng với nhà cung cấp: mấy điều phải ghi rõ

Quan trọng nhất vẫn là giấy tờ. Dù bạn mua quen, có giao dịch bằng miệng, nhưng nếu không có ghi chép thì lúc xảy ra chuyện bạn không có gì để mà đòi.

Ghi rõ những điều sau. Một là, nhà cung cấp cam kết giữ hàng của bạn bao nhiêu ngày kể từ khi bạn đặt. Hai là, giá giữ trong bao lâu, và phải báo trước bao nhiêu ngày nếu muốn tăng. Ba là, hàng có được đổi mẫu không, hàng lỗi hay hàng hết hạn xử lý thế nào. Bốn là, ai trả tiền vận chuyển và chuyến giao lấy hàng tối thiểu bao nhiêu món. Năm là, số tiền bạn đã trả cho lô hàng đó là bao nhiêu, để khi có khiếu nại thì đối chiếu được.

Nếu nhà cung cấp không muốn viết hợp đồng, bạn cũng nên có một tờ giấy đơn giản ghi lại các điều khoản và cả hai ký tên.

Ghi tồn kho trong phần mềm sao cho khỏi bịa số

Đây là chỗ dễ sai nhất, và sai thì hậu quả trực tiếp là bán quá số hàng thật.

Cách sai: bạn đặt hai trăm cái, rồi ghi hai trăm cái vào tồn kho cửa hàng. Khách đặt mười cái, bạn bán mười cái, tồn còn một trăm chín mươi. Nghe có vẻ đúng, nhưng thực tế một trăm chín mươi cái đó đang nằm ở kho nhà cung cấp, chưa từng tới cửa hàng. Khi khách hỏi hàng có sẵn không, bạn trả lời có, rồi phải xin lỗi vì giao không kịp.

Cách đúng: tách làm hai phần. Phần một là hàng đã giao về cửa hàng, ghi vào tồn kho cửa hàng. Phần hai là hàng còn nằm ở kho nhà cung cấp, ghi vào một mục riêng, ví dụ tồn kho ở kho ngoài. Khi khách đặt, bạn bán từ tổng của cả hai, nhưng khi chốt đơn thì biết ngay phần nào đã ở đây và phần nào phải đi lấy. Khi nhà cung cấp giao hàng về, bạn chuyển số lượng từ kho ngoài sang kho cửa hàng.

Nếu phần mềm của bạn chưa có mục tồn kho riêng cho kho ngoài, hãy ghi bằng cách đặt tên mã hàng kèm chú thích, ví dụ mã chính có chữ A và bản đang ở kho nhà cung cấp có chữ B. Nghe rườm rà nhưng dễ làm và không tốn tiền. Nếu muốn làm bài bản hơn, đọc bài điều chỉnh tồn kho cho đúng luồng hàng.

Mỗi lần nhà cung cấp giao hàng, số lượng thực nhận phải được nhập lại và đối chiếu với số trên phiếu. Lệch là báo ngay, đừng để tới cuối kỳ.

Quy trình bán hàng khi khách đặt

Một đơn hàng trong mô hình này đi qua năm bước, và mỗi bước nên ghi lại.

Bước một, chốt món và số lượng với khách, và nói rõ thời gian giao dự kiến. Bước hai, kiểm tra tồn: món này có đang ở cửa hàng không, hay đang nằm ở kho nhà cung cấp. Bước ba, nếu phải đi lấy thì đặt lệnh cho nhà cung cấp và ghi lại mã đơn của họ. Bước bốn, khi hàng về, kiểm tra số lượng thực nhận rồi mới báo khách. Bước năm, đóng đơn và cập nhật công nợ nếu có.

Điểm dễ bỏ sót là bước ba. Rất nhiều người gọi điện cho nhà cung cấp rồi thôi, không ghi lại. Ghi lại đơn hàng vào phần mềm ngay khi đặt, và cập nhật trạng thái khi nhận được hàng, sẽ tiết kiệm rất nhiều cuộc gọi sau này.

Chọn thời điểm giao hàng

Giao một món lẻ cho khách lẻ thì thường không khả thi. Bạn cần gom đủ một chuyến. Các cách gom phổ biến là gom theo tuần, gom theo ngày cố định, hoặc gom khi đơn lẻ đủ tiền vận chuyển.

Với cửa hàng bán lẻ, gom theo tuần thường hợp lý nhất. Khách đặt hôm nay, bạn báo giao trong ba ngày là chấp nhận được với đồ gia dụng. Với đồ ăn thì không được, nên phần đồ ăn phải nằm tại cửa hàng.

Đừng quên tính chi phí vận chuyển vào giá bán. Nếu một chuyến xe chở mười món mà bạn bán được ba trăm nghìn tiền hàng, tiền xăng cộng tiền tài xế có thể ăn mất phần lớn lợi nhuận. Nhà cung cấp thường có sẵn xe giao cho các đại lý của họ và giá rẻ hơn xe thuê riêng, nhưng bạn phải hỏi rõ. Cách tính chi phí giao hàng cho quán nhỏ đã có ở bài tự giao hay thuê vận chuyển ngoài.

Kiểm tra hàng khi nhận

Đừng nhận hàng và bỏ đi. Ba việc nên làm mỗi lần nhận: đếm số lượng thực tế theo từng mã, kiểm tra hàng có bị vỡ bị hỏng gì không, và lấy phiếu giao có chữ ký.

Nếu lệch, bạn phải báo ngay trong ngày nhận. Sang hôm sau thì nhà cung cấp sẽ nói hàng lệch lúc giao, và bạn không có bằng chứng. Chụp ảnh hàng hư hỏng lúc nhận cũng nên làm, nhất là với hàng dễ vỡ.

Sau khi nhận xong, cập nhật lại tồn kho trong phần mềm theo đúng số thực nhận.

Xử lý khi khách đổi hoặc trả lại

Hàng đã bán ra rồi mà khách đổi, trong mô hình này phức tạp hơn hàng của bạn, vì hàng chưa từng qua cửa hàng.

Quy trình thường thấy là khách trả lại hàng, bạn kiểm tra tình trạng, rồi trả về kho nhà cung cấp để đổi món khác hoặc lấy tiền. Nhưng nhiều nhà cung cấp không nhận lại hàng đã bán, hoặc chỉ nhận trong vòng mấy ngày, đôi khi còn trừ phí. Vì vậy, cần hỏi trước và ghi vào giấy: hàng đã bán mà khách trả lại thì xử lý thế nào, ai chịu chi phí vận chuyển chiều về, và hàng này còn được bán tiếp hay phải hạ giá.

Cũng nên thống nhất trước với khách rằng hàng bán ra không hoàn lại được trong vòng ba ngày, và phần tiền vận chuyển không hoàn.

Chuyện tiền: trả trước, trả sau, công nợ

Ba kiểu phổ biến. Một là trả trước một phần khi đặt hàng, phần còn lại khi giao. Hai là trả hết sau khi giao, thường chỉ khi đã làm việc với nhau vài đợt. Ba là ghi công nợ, bán trước rồi từng đợt giao tiền cho nhà cung cấp.

Kiểu công nợ nghe có vẻ dễ chịu nhưng đòi hỏi bạn theo dõi chặt, vì lỗi thường nằm ở chỗ không ghi lại hàng đã lấy. Mỗi lần lấy hàng phải có phiếu, và tổng số phiếu phải khớp với tổng số tiền công nợ. Cách đối chiếu đã viết ở bài đối chiếu công nợ nhà cung cấp. Dù chọn kiểu nào, hãy tách rõ tiền hàng và tiền vận chuyển trong mọi chứng từ.

Rủi ro và cách giảm

Rủi ro lớn nhất là nhà cung cấp ngừng hoạt động hoặc mất khả năng giao hàng. Khi đó hàng của bạn nằm ở đó mà không lấy được, và tiền bạn đã trả cho lô hàng đó cũng khó đòi. Giảm rủi ro bằng cách chia hàng ra nhiều nhà cung cấp cho cùng một món.

Rủi ro thứ hai là chất lượng hàng không như mẫu. Yêu cầu mẫu chuẩn và ghi rõ trong giấy là mẫu đó là mẫu được duyệt. Khi nhận hàng, đối chiếu với mẫu một cách ngẫu nhiên vài món.

Rủi ro thứ ba là hàng hết hạn nằm trong kho bên ngoài mà bạn không biết. Nên thỏa thuận với nhà cung cấp việc họ báo trước khi lô hàng sắp hết hạn.

Rủi ro thứ tư là tồn kho trên phần mềm lệch với thực tế. Cách duy nhất để tránh là kiểm tra hàng thật, thường xuyên.

Khi nào nên tự giữ hàng lại

Có một mốc khá dễ nhận: khi doanh thu của bạn đủ ổn định để dự tính chắc số lượng bán trong tháng, hãy giữ kho tại cửa hàng.

Giữ kho tại cửa hàng có ba lợi ích rõ ràng. Khách không phải chờ, nên tỷ lệ khách bỏ đơn giảm. Hàng đổi ý kiến dễ hơn. Và bạn không phụ thuộc vào việc nhà cung cấp có giao đúng hẹn hay không.

Thực tế thường là vậy: món bán nhanh giữ tại cửa hàng, món chạy chậm để ở kho nhà cung cấp. Cách lên kế hoạch nhập cho đúng đã nói ở bài đặt hàng nhà cung cấp đúng lúc.

Một danh sách kiểm tra trước khi ký

Trước khi cam kết với một nhà cung cấp, đi qua những câu này. Hàng của tôi được giữ riêng hay chung với hàng của khách hàng khác. Bao lâu thì giao sau khi tôi đặt. Giá giữ bao lâu và báo trước bao lâu khi tăng. Hàng tôi lấy về bằng xe của ai, chi phí thế nào. Hàng hỏng, hàng hết hạn, hàng khác mẫu thì xử lý ra sao. Tôi trả tiền khi nào và theo hình thức nào. Hàng tôi bán ra rồi khách trả lại thì nhà cung cấp có nhận không. Nếu họ ngừng hoạt động thì hàng của tôi thuộc về ai.

Và một câu cuối cùng, nên hỏi cả người bán hàng lẻ nhỏ: tôi có thể xem hàng của mình trong kho không, vào lúc nào.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Điều khoản giao hàng và giá khác nhau ở từng nhà cung cấp, nên bạn nên dùng làm khung rồi điều chỉnh theo quy mô thật của cửa hàng mình.

Nếu bạn đang chuẩn bị nhập hàng cho lần đầu tiên, đọc thêm phần du báo tồn kho để có con số trước khi đặt.