Chọn máy tính tiền cho cửa hàng nhỏ sao cho vừa

Nhiều chủ cửa hàng nhỏ khi mở quán hay đắn đo mãi chuyện mua máy tính tiền. Người thì tiếc tiền, lấy điện thoại bán tạm. Người thì mua máy thật xịn, mười mấy triệu, về dùng không hết một nửa tính năng.

Cả hai kiểu đều tốn tiền theo cách riêng. Máy yếu thì treo giữa giờ đông, khách bỏ đi. Máy xịn quá thì tiền nằm một chỗ, bao giờ mới thu lại.

Bài này nói thẳng: cửa hàng nhỏ cần máy ra sao, giá bao nhiêu là vừa, mua ở đâu để sau này hỏng còn có đồ thay.

Cửa hàng nhỏ cần máy mạnh cỡ nào

Nói thật là phần mềm bán hàng bây giờ nhẹ lắm. Một máy chip phổ thông, RAM 4GB, ổ SSD 128GB là chạy cả ngày không treo.

Nhiều người nghe RAM 4GB thì chê yếu. Nhưng quầy tính tiền chỉ chạy một phần mềm bán hàng với một trình duyệt, không chơi game, không dựng hình. 4GB là đủ, 8GB thì dư dả hơn, mở thêm camera xem lại cũng được.

Cái quan trọng nhất là ổ SSD, không phải chip hay RAM. Máy dùng ổ cứng cơ HDD khởi động mất 3 đến 5 phút, mở phần mềm chờ thêm 1 phút. Ổ SSD khởi động chưa tới 30 giây. Sáng mở ca sớm 15 phút mà máy ì ạch thì bực cả ngày.

Đi mua máy cứ hỏi đúng ba thứ: RAM mấy GB, ổ SSD hay HDD, màn hình bao nhiêu inch. Người bán thấy mình hỏi trúng thì ít dám kê giá bừa.

Mua máy bàn hay máy all-in-one

Máy bàn rời gồm thùng máy và màn hình riêng. Hỏng màn thì thay màn, hỏng thùng thì sửa thùng. Giá rẻ hơn, một bộ khoảng 5 đến 6 triệu là ngon.

Máy all-in-one gộp cả thùng vào sau màn hình, quầy nhìn gọn hẳn. Nhưng hỏng một chỗ là bê cả máy đi sửa, giá cũng cao hơn tầm 2 triệu so với máy rời cùng cấu hình.

Quầy rộng thì mua máy rời cho rẻ và dễ sửa. Quầy chật, chỗ tính tiền chỉ kê được một màn hình thì mua all-in-one cho gọn. Cửa hàng nhỏ đa số hợp máy rời hơn vì tiền nào cũng phải tính.

Còn một kiểu nữa là máy POS chuyên dụng màn cảm ứng, giá 8 đến 12 triệu. Loại này bền, chạy 5 năm ít hỏng. Quán nào trên 150 đơn mỗi ngày thì đáng mua, quán ít đơn thì phí.

Màn hình cảm ứng có đáng tiền không

Màn cảm ứng giúp bấm món trực tiếp, không cần rê chuột. Mỗi đơn nhanh hơn 3 đến 5 giây, nghe ít nhưng giờ đông 50 đơn là tiết kiệm gần 4 phút.

Khách đứng chờ ít hơn thì ít bỏ đi hơn. Quán nước giờ trưa mà xếp hàng dài, khách thấy lâu là quay xe sang quán bên cạnh ngay.

Giá màn cảm ứng 11 inch khoảng 2 đến 3 triệu, 15 inch khoảng 3 đến 5 triệu. Mua kèm bộ máy thì người bán thường bớt 300 đến 500 nghìn.

Nhưng màn cảm ứng cũng có điểm dở. Tay ướt bấm loạn, dùng 2 năm có chỗ liệt cảm ứng. Quán ăn, quán nước tay hay dính nước thì nên dán miếng bảo vệ màn, 50 nghìn một miếng, 3 tháng thay một lần.

Máy mới hay máy cũ

Máy cũ giá 2 đến 3 triệu, rẻ bằng nửa máy mới. Nhiều cửa hàng sang nhượng thanh lý máy còn chạy tốt, mua về thay ổ SSD 500 nghìn là dùng ngon.

Nhưng máy cũ có hai rủi ro. Một là không biết chủ cũ dùng bao lâu, linh kiện đã yếu sẵn. Hai là hết bảo hành, hỏng là tự trả tiền sửa.

Tiền sửa máy cũ lắt nhắt cả năm có khi 1 đến 2 triệu, gần bằng nửa máy mới. Mà mỗi lần hỏng là mất nửa ngày bán, thiệt hại còn hơn tiền sửa.

Kinh nghiệm là quán dưới 50 đơn mỗi ngày thì mua máy cũ cũng được, hỏng thì ghi tay chờ sửa. Quán trên 100 đơn mỗi ngày thì mua máy mới, có bảo hành 12 tháng, hỏng gọi người ta tới sửa tận nơi. Chọn máy in đi kèm cũng nên tính kỹ, có bài so sánh máy in hóa đơn và máy in kết giấy để đọc thêm.

Cần mua thêm những gì kèm theo máy

Máy tính tiền không đứng một mình. Tối thiểu cần thêm máy in hóa đơn giá 1 đến 2 triệu, két tiền 500 đến 800 nghìn, bộ lưu điện 1 đến 1,5 triệu.

Két tiền nên mua loại mở bằng điện gắn với máy in, in xong két tự bật ra. Loại này 600 đến 800 nghìn, bền 3 đến 4 năm. Đừng mua két khóa tay rẻ 200 nghìn, ngày mở cả trăm lần thì khóa nhanh lờn.

Bộ lưu điện UPS rất nhiều quán bỏ qua. Mất điện đột ngột mà máy sập nguồn, dữ liệu ca đó có khi mất sạch. UPS 650VA giá khoảng 1 triệu, giữ máy chạy thêm 10 đến 15 phút, đủ để chốt ca và tắt máy đúng cách. Chuyện bán hàng lúc mất điện có cách xoay riêng, đọc thêm bài bán hàng khi mất điện đột xuất sẽ rõ.

Cộng lại một quầy tính tiền đầy đủ tốn khoảng 8 đến 11 triệu nếu mua mới hết. Nghe nhiều nhưng chia ra 3 năm dùng thì mỗi tháng chưa tới 300 nghìn.

Phần mềm đi kèm quan trọng hơn máy

Máy xịn mà phần mềm dở thì vẫn chậm. Phần mềm tốt mà máy yếu thì vẫn treo. Hai thứ phải đi với nhau.

Khi chọn phần mềm, hỏi người bán bốn việc: có chạy offline khi mất mạng không, có xem báo cáo trên điện thoại không, có sao lưu tự động không, phí mỗi tháng bao nhiêu.

Phí phần mềm bây giờ khoảng 100 đến 250 nghìn một tháng cho cửa hàng nhỏ. Đừng ham phần mềm miễn phí không rõ nguồn, mất dữ liệu một lần là mất trắng sổ sách cả năm.

Trước khi mua máy, cài thử phần mềm lên máy định mua, bấm thử 20 đơn liên tục. Máy nào qua được bài thử này thì mang về dùng yên tâm.

Chỗ đặt máy ở quầy

Máy tính tiền nên đặt chỗ khô ráo, tránh nước văng. Quán nước đá, quán ăn mà để máy sát chỗ rửa ly thì hơi nước vào máy, 6 tháng là bắt đầu lỗi vặt.

Dây điện, dây mạng đi gọn sau quầy, dán cố định xuống đất. Dây lòng thòng khách vướng chân giật đổ máy là chuyện xảy ra hoài, sửa một lần 500 nghìn đến 1 triệu.

Màn hình quay mặt ra chỗ nhân viên đứng, nghiêng một góc để chủ ngồi xa vẫn liếc thấy tổng tiền. Nhiều quán mất tiền vì màn hình quay vào tường, thu ngân sửa giá mà không ai thấy.

Quạt tản nhiệt của máy không được bịt kín. Có quán bọc máy trong tủ kính cho sang, máy nóng quá tự tắt giữa giờ đông. Để máy thoáng, cách tường 10 phân là được.

Bảo trì máy cho bền

Bụi là kẻ thù lớn nhất của máy tính ở cửa hàng. Quán mặt đường bụi nhiều, 3 tháng không vệ sinh là quạt kêu to, máy nóng, chạy chậm hẳn.

Tháng nào cũng nên xịt bụi một lần, bình xịt khí nén giá 50 nghìn dùng được cả năm. 6 tháng mở thùng tra keo tản nhiệt một lần, tiệm sửa máy tính làm giúp 100 đến 150 nghìn.

Dữ liệu bán hàng sao lưu mỗi tuần một lần ra USB hoặc ổ cứng rời. USB 32GB giá 150 nghìn là đủ chứa dữ liệu cả năm của quán nhỏ. Máy hỏng thì mua máy khác, cắm dữ liệu vào là bán tiếp.

Đừng cài thêm game, phim, phần mềm lạ vào máy tính tiền. Mỗi phần mềm thừa là một nguy cơ dính virus, dính một lần là hóa đơn in ra lỗi font, giá nhảy lung tung.

Khi nào nên nâng cấp máy

Máy dùng 3 năm bắt đầu chậm là bình thường. Nhưng chậm do rác phần mềm thì cài lại máy là nhanh, tốn 100 nghìn tiền công, đừng vội mua máy mới.

Chỉ nên mua máy mới khi có ba dấu hiệu cùng lúc: sửa quá 2 lần trong 6 tháng, khởi động trên 3 phút dù đã dùng SSD, phần mềm báo không hỗ trợ máy đời cũ.

Nâng cấp thì giữ lại màn hình, két tiền, máy in còn tốt. Chỉ thay thùng máy, tốn 4 đến 5 triệu thay vì mua lại cả bộ 10 triệu. Đồ cũ bán lại cũng được 500 nghìn đến 1 triệu tùy tình trạng.

Máy cũ thải ra đừng vứt, để làm máy dự phòng hoặc cho nhân viên học phần mềm. Lúc máy chính đi sửa thì có máy thay, quán không phải nghỉ bán.

Tính bài toán tiền cho một quầy máy

Cộng sổ một quầy mới đầy đủ: máy tính 6 triệu, màn cảm ứng 3 triệu, máy in 1,5 triệu, két 700 nghìn, UPS 1 triệu. Tổng khoảng 12 triệu.

Dùng 4 năm, mỗi tháng khấu hao 250 nghìn, mỗi ngày chưa tới 10 nghìn. Một ngày bán 50 đơn, mỗi đơn gánh chưa tới 200 đồng tiền máy.

So với thiệt hại khi máy treo giờ đông: 10 khách bỏ đi, mỗi khách 50 nghìn là mất 500 nghìn một buổi. Chỉ cần treo hai buổi là đủ tiền chênh mua máy tốt.

Mua máy đừng trả giá từng 100 nghìn mà quên hỏi bảo hành. Chỗ bán bảo hành 12 tháng, hỏng tới tận nơi sửa thì đắt hơn 500 nghìn cũng đáng. Chỗ bán rẻ mà hỏng tự bê đi sửa, tiền xe với tiền nghỉ bán còn quá tội.

Xem thêm: máy in hóa đơn hay kết giấy. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.