Máy in hóa đơn hay kết giấy? Chọn kiểu nào hợp hơn

Máy in hóa đơn là thứ nhỏ nhất quầy nhưng thiếu nó thì rối nhất. In chậm, in lỗi font, in thiếu liên bán là khách đợi.

Hai loại máy in phố biến nhất là máy in nhiệt và máy in kết giấy. Nhiều người bán không phân biệt kỹ, mua về dùng mới thấy không hợp.

Bài này chỉ rõ hai loại khác nhau ở đâu, tiền giấy mực mỗi loại tốn bao nhiêu, rồi gợi ý loại nào hợp từng kiểu bán hàng.

Máy in nhiệt là gì

Máy in nhiệt dùng đầu in nóng để in chữ lên giấy cảm nhiệt. Rút điện ra, quay qua xem, nó in tốt bằng khi cắm điện. Nó không cần mực, không cần ruy băng.

Giấy in nhiệt trắng sẵn, chỉ cần đưa vào khe là in ngay. Một cuộn K80 in được khoảng 300 đến 400 tờ khổ nhỏ, giá 10 đến 15 nghìn.

Tốc độ in rất nhanh, 200 đến 300mm mỗi giây. Giờ đông tính tiền, máy in nhiệt in một tờ chưa tới 1 giây. Máy in kim hoặc kết giấy chậm hơn 3 đến 5 lần.

Nhược điểm là giấy để lâu bị mờ, khoảng 6 tháng tùy nơi lưu. Hóa đơn trả hàng hay bảo hành lâu ngày thì không hợp.

Máy in kết giấy là gì

Máy in kết giấy là tên gọi tắt của máy in dùng giấy rời, kẹp vào khay từng tờ. Có hai loại: in phun và in laser.

In phun dùng mực nước, giá máy rẻ 1 đến 1,5 triệu nhưng tiền mực đắt. Một hộp mực chính hãng 150 đến 250 nghìn, in được vài trăm tờ.

In laser dùng mực bột, giá máy cao hơn 2 đến 3 triệu nhưng tiền mực rẻ hơn. Một hộp mực laser 200 đến 300 nghìn, in được 1.500 đến 2.000 tờ.

Máy kết giấy thường in giấy A4 hoặc A5. Hóa đơn khổ lớn, nhiều chữ, nhiều cột thì loại này in đẹp và rõ hơn in nhiệt.

Tiền giấy mực mỗi loại tốn thế nào

Máy in nhiệt tốn tiền mỗi cuộn giấy 10 đến 15 nghìn, in được 300 đến 400 tờ. Suy ra mỗi tờ tốn khoảng 30 đến 40 đồng giấy, không mực.

Máy in phun in một tờ hóa đơn A4 hết khoảng 300 đến 500 đồng mực. Tờ A5 rẻ hơn một chút nhưng tổng vẫn cao hơn in nhiệt.

Máy in laser in một tờ A4 hết khoảng 150 đến 200 đồng mực. Giống in nhiệt về tiền giấy, nhưng mực laser cặn trong hộp có hạn 2 năm.

Quán nào in trên 100 tờ mỗi ngày thì chênh lệch mỗi tháng vài trăm nghìn. In nhiệt thắng về tiền giấy, nhưng kém về tuổi thọ chữ in. Chọn cho đúng mới không lỗ.

Tốc độ và tiếng ồn khi in

Máy in nhiệt kêu gần như không có tiếng động, chỉ nghe tiếng xé giấy sột một cái. Quán cafe, tiệm bánh mì cần yên tĩnh thì loại này hợp.

Máy in kim in kết giấy kêu lạch cạch khá lớn. Giờ cao điểm quán đông thì tiếng in cứ rột rột liên tục, khó chịu với khách ngồi gần.

Máy in phun và laser im lặng hơn, nhưng khởi động lâu. Máy laser ngủ khoảng 10 giây, bấm in phải chờ nó nóng lên mới in được tờ đầu.

Máy in nhiệt in tờ đầu nhanh, không phải chờ. Khách mua xong là có hóa đơn ngay, không đứng chờ máy.

Độ bền của giấy hóa đơn in nhiệt

Giấy in nhiệt giữ chữ được từ 3 đến 6 tháng nếu để trong tủ mát, khô ráo. Có điều kiện bảo quản tốt giữ được 1 đến 2 năm.

Ánh nắng, nhiệt độ cao, hơi ẩm làm giấy in nhiệt mờ chỉ sau vài tuần. Quán tiện lợi không có tủ lưu hóa đơn thì giấy có thể hỏng trước khi khách cần đối chiếu.

Nếu cần hóa đơn giữ lâu, ví dụ hóa đơn bảo hành, hóa đơn điện đỏ, thì in nhiệt không nên dùng. Chuyển sang in kết giấy lưu trữ an toàn hơn.

Một lưu ý nữa là cuộn giấy in nhiệt đắt hơn giấy thường gấp 3 đến 5 lần. In nháp tài liệu bằng giấy nhiệt là phí tiền vì hết nhanh.

Chọn loại nào cho quán nhỏ

Quán phở, quán cơm, quán cafe, tạp hóa: mỗi ngày in vài chục đến vài trăm tờ hóa đơn nhỏ. Máy in nhiệt là lựa chọn hợp nhất, rẻ, nhanh, dễ thay giấy.

Cửa hàng bán vật tư, văn phòng phẩm, hàng xuất khẩu: hóa đơn khổ A4, nhiều cột mục, cần lưu lâu. Máy in kết giấy laser phù hợp hơn.

Quán ăn có báo cáo cuối ngày, in hóa đơn đỏ cho khách lấy về: nên có hai máy. Nhiệt in nhanh cho khách nhận ngay, laser in báo cáo đỏ lưu kho.

Cửa hàng bánh kẹo, đồ chơi in tem giá, tem mã vạch: máy in nhiệt khổ nhỏ in tem, cần riêng máy in tem chứ không in chung được với hóa đơn khổ lớn.

In tem và in hóa đơn dùng chung được không

Hai loại giấy thường khác khổ. Giấy in hóa đơn K80 rộng 80mm, giấy in tem rộng 35 đến 50mm. Không nhét lẫn vào một máy được.

Có máy in nhiệt đa năng kẹp cả hóa đơn và tem, nhưng giá 2 đến 3 triệu, thường chỉ cửa hàng lớn mới mua.

Cửa hàng nhỏ muốn tiết kiệm thì in tem bằng tay hoặc in tem rời ngoài tiệm in. Mỗi tờ tem in ngoài giá 500 đến 1.000 đồng, in lẻ 100 tờ cũng rẻ.

Máy in nhiệt chuyên tem có giá 1,5 đến 2,5 triệu. Quán in tem nhiều, trên 200 tem mỗi ngày, thì mua máy in tem tiêng là hơn.

Kinh nghiệm mua máy in hóa đơn

Đừng mua máy rẻ nhất thị trường. Máy in nhiệt 300 đến 400 nghìn dùng 6 tháng là đầu in đã mòn, in ra nét mờ. Máy từ 800 nghìn đến 1,5 triệu dùng được 2 đến 3 năm.

Kiểm tra khổ giấy máy in dùng được trước khi mua giấy về. Mua nhầm khổ không dùng được, giấy thừa vứt đi.

Mua máy có bảo hành 12 tháng, đổi mới 1 tháng đầu. Máy in nhiều, hỏng là nghỉ bán, bảo hành dài hạn rất quan trọng.

Người bán uy tín thường cho dùng thử ngay tại quầy: in thử 5 tờ, xé thử, sờ nét in. Máy in nào in ra nét rõ, xé ngọt thì mua, nét nhòe là trả.

Hay hỏng gì và cách khắc phục

In bị mờ: đầu in bẩn hoặc giấy để quá hạn. Lau đầu in bằng cồn y tế, dùng giấy mới thì hết.

In ra giấy trắng: cuộn giấy lắp ngược hoặc cuộn hết. Kiểm tra lại mặt giấy, mặt in phải là mặt bóng.

In ra font lạ, ký tự lung tung: khổ giấy setup sai trên máy tính. Chọn đúng khổ 80mm hoặc 57mm trong driver máy in là hết.

Giấy kẹt, xé khó: lò xo cuộn giấy yếu hoặc dao cắt cùn. Máy mới từ người bán tốt ít khi bị, máy cũ hay kẹt nên giữ đồ dư.

Tính toán chi phí in ấn trong một năm

Một quán in 100 tờ mỗi ngày, 30 ngày mỗi tháng, 12 tháng mỗi năm thì in 36.000 tờ.

Máy in nhiệt: tiền giấy mỗi tháng 100 nghìn, 12 tháng là 1,2 triệu. Tiền thay đầu in mỗi 2 năm một lần 400 nghìn.

Máy in phun kết giấy: tiền mực mỗi tháng 300 đến 400 nghìn, 12 tháng là 4 triệu. Tiền thay đầu phun mỗi 2 năm 500 nghìn.

Máy in laser: tiền mực mỗi tháng 150 đến 200 nghìn, 12 tháng là 2 triệu. Hộp mực laser dùng lâu hơn nên thay 1 lần mỗi năm.

Chênh lệch giữa nhiệt và laser mỗi năm khoảng 800 nghìn. Mỗi ngày 100 tờ hóa đơn thì chọn in nhiệt tiết kiệm hơn, chấp nhận chữ in giữ ngắn hạn.

Đọc thêm bài xử lý hóa đơn viết sai nếu muốn tránh phải in lại tờ hóa đơn sai nhiều. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.