Máy tính dùng chung hay riêng từng ca cho quán nhỏ

Một máy tính cho cả quán hay mỗi ca một máy. Câu hỏi này nhiều chủ quán hỏi sau khi mở cửa hàng được vài tháng, lúc đó mới thấy ca tối ngồi chờ vì máy ban ngày bị chậm, hoặc nhân viên nghỉ việc mang theo gì đó trong đầu mà không mang được gì ra. Chọn sai thì tốn tiền sửa, tốn tiền thuê người, mà cửa hàng vẫn chạy.

Bài này so hai cách xếp máy cho quán nhỏ. Không nói chọn máy tính nào (phần đó có bài riêng), chỉ nói bố trí mấy cái máy, ai dùng lúc nào, và ưu tiên gì khi tiền eo hẹp.

Máy tính dùng chung: một máy cho cả quán

Một máy tính đặt ở quầy, cả quán dùng chung. Ai cần thì đứng vào bấm. Cách này tiết kiệm nhất: một máy, một màn hình, một bàn phím, chi phí ban đầu thấp, thay thế một chỗ.

Điểm tốt là không phải chia nhau lúc đông. Khách đồng, cả ca bán liên tục, nhưng chỉ có một tài khoản đăng nhập nên không ai phải chờ nhau. Máy không phải chuyển đổi người liên tục thì cũng bền hơn, phần mềm không bị treo giữa chừng vì đang mở lại tài khoản.

Nhược điểm nặng nhất là chia sẻ tài khoản. Nếu cả ca dùng chung một tài khoản thì không biết ai bán món gì, ai giảm giá, ai cho nợ. Sổ công nợ ghi tên nhân viên mà dữ liệu lại không tách được thì khi có sai sót là bẻ lái. Đây là kiểu máy thuận tiện nhưng nguy hiểm về tiền, nên nếu dùng chung thì bắt buộc mỗi người một tài khoản trên cùng máy, đăng xong ra khỏi máy.

Vấn đề thứ hai là chờ đợi khi cần dùng cùng lúc. Ca sáng hai người cùng chốt đơn thì một người đứng đợi. Ca đông như giờ trưa quán cơm, một người tính tiền một người ghi đơn, cả hai cùng máy là kẹt. Quán có quầy bán và quầy thu ngân tách nhau thì máy dùng chung là nghẽn ngay.

Máy dùng chung còn dễ bị mất dữ liệu khi người mới vào làm. Chưa quen cách dùng phần mềm thì bấm nhầm, xóa nhầm cả ngày hôm đó. Càng lâu ngày sẽ càng có nhiều dữ liệu để mất, mà không ai nhớ bấm gì.

Máy tính riêng từng ca: mỗi người một máy

Mỗi ca làm một máy riêng. Ca sáng một máy, ca tối một máy, đăng nhập xong làm việc không ai chen. Đây là cách ổn định nhất về dữ liệu: mỗi người đăng nhập vào máy riêng, thao tác của ai là của người đó, báo cáo ra từng ca thấy rõ.

Chi phí ban đầu cao hơn rõ rệt. Ba ca làm thì ba máy, hoặc hai ca thì hai máy. Tổng tiền máy, màn hình, chuột bàn phím nhân lên. Với quán nhỏ, khoản đó có khi bằng cả tháng tiền điện và cả tiền khoán đổi máy cũ.

Mua nhiều máy rồi lại thêm mấy việc không có trên máy: sao lưu hằng ngày, cài lại phần mềm khi hỏng, thay bàn phím chết, giữ máy không ai dùng cũng phải bật để khỏi rút sạc. Bảo trì càng nhiều máy thì càng tốn thời gian, mà người bảo trì thường chính là chủ quán đang bận bán hàng.

Máy riêng từng ca còn tệ khi nhân viên nghỉ việc giữa chừng. Máy vẫn còn, nhưng dữ liệu nằm trong máy đó. Người mới vào phải biết mật khẩu, phải có dữ liệu từ trước đăng nhập, phải nhớ mình làm ca nào. Nếu đặt tài khoản lên máy thì được, nhưng mất thời gian cấp lại. Quán nhỏ xử lý chuyện này không có hệ thống, phần lớn là hỏi kinh nghiệm.

Chia ca nhiều máy còn phát sinh chuyện bằng cấu hình. Một ca dùng máy cũ, một ca dùng máy mới, in hoá đơn khác kích thước giấy, máy in một chỗ máy in một kiểu. Kiểm tra doanh thu cuối ngày mà hai ca lệch số thì tìm nguyên nhân mất thời gian. Cách chốt ca gọn gàng đã có ở bài đóng ca đối soát tiền cuối ngày.

Bảng so sánh một nhìn

Chi phí đầu tư: dùng chung một máy rẻ nhất, riêng từng ca tốn gấp đôi trở lên.

Tốc độ bán: dùng chung không phải chờ, riêng từng ca không chờ ai.

Chờ đợi: dùng chung xảy ra khi hai người cùng cần, riêng từng ca không có chờ.

Dữ liệu từng người: dùng chung phải tách tài khoản, riêng từng ca có sẵn.

Nhân viên nghỉ việc: dùng chung dễ bàn giao, riêng từng ca phải cấp lại tài khoản.

Bảo trì: dùng chung một chỗ, riêng từng ca nhiều chỗ gấp số lần.

Thay thế máy hỏng: dùng chung dừng bán, riêng từng ca còn máy khác chạy.

Đồng bộ số liệu: cả hai cách phải có một nơi lưu chung, không có phần mềm thì máy riêng từng ca dễ lệch số nhất.

Ví dụ quán cà phê buổi sáng vắng, buổi chiều đông

Quán cà phê nhỏ ở đường nhỏ, sáng khách gần như không có, chiều từ ba giờ trở đi kín chỗ. Ca sáng có hai nhân viên, ca chiều có ba.

Cách dùng một máy chung chạy được buổi sáng: hai người loay hoay cũng được, khách không thì thao tác từ từ cũng kịp. Nhưng từ ba giờ chiều, ba người cùng chốt đơn thì một máy là kẹt. Khách xếp hàng mà nhân viên đứng đợi nhau bấm thì mất khách. Kết cục chủ quán phải thêm máy.

Nhưng máy thêm cho cả ca không cần thiết. Chủ mua đúng một máy nữa, đặt ở chỗ làm đồ uống, máy này chuyên ghi đơn và in phiếu. Ca sáng thì máy đó nằm im cũng được. Như vậy lúc đông có hai chỗ làm việc, lúc vắng chỉ dùng một, mà số máy vẫn chỉ có hai.

Điểm rút ra: mua máy thứ hai để chia việc, không phải để mỗi ca một máy. Máy thứ hai chỉ cần cấu hình vừa đủ, không cần mạnh, không cần màn hình to.

Ví dụ quán cơm văn phòng hai ca sáng tối

Quán cơm bình dân phục vụ văn phòng, sáng bán nhiều, tối bán ít. Ca sáng ba nhân viên đứng cả quầy, ca tối một nhân viên giữ cửa.

Ca tối một máy là hợp lý, mua máy riêng cho ca tối là phí. Nhưng ca sáng ba người dùng chung ba máy thì lãng phí, cộng thêm mỗi máy phải bật, phải cài. Cách hợp nhất: ba máy nhưng đăng nhập chung một tài khoản cho ca sáng, ai cũng dùng được. Dữ liệu thì chia theo bàn chứ không chia theo người, báo cáo cuối ca tính trên tổng tiền mà thôi.

Điều này được chấp nhận khi ngành của quán không cần truy vết từng người bán. Quán cơm văn phòng không cần biết bát nào bán trước bát nào, chỉ cần tiền khớp. Nhưng quán bán lẻ thì khác, phải biết ai cho nợ ai, ai giảm giá. Cùng bố trí máy mà cách dùng tài khoản khác nhau.

Điểm rút ra: quyết định tách tài khoản hay không phụ thuộc việc cần truy vết từng nhân viên hay không, chứ không phụ thuộc số máy. Nhà hàng cần người, cửa hàng bán lẻ cần người, quán cà phê thì thường không.

Ví dụ cửa hàng nhân viên nghỉ đột xuất

Cửa hàng bán lẻ hai nhân viên, một máy, tài khoản theo người. Nhân viên tên Tùng nghỉ việc đột xuất do vợ sinh, chủ phải thuê người mới trong ba ngày.

Vì tài khoản nằm trên máy không nằm trong đầu, chủ cấp tài khoản mới là người mới làm việc được ngay. Sổ công nợ khách vẫn còn nguyên, danh sách hàng còn đủ. Ba ngày đó khách quay lại vẫn được ghi nợ như cũ. Không mất gì ngoài ba ngày chậm thích nghi.

Trường hợp ngược lại đã xảy ra rất nhiều lần: cửa hàng một máy, một tài khoản chung, nhân viên nghỉ việc kèm theo mấy thứ trong đầu. Sáng ra đếm tiền mặt thấy lệch, hỏi cũ không ai biết, mở sổ ra thì ghi mà không rõ ai ghi. Cuối cùng chủ phải ngồi đối chiếu từng hóa đơn giấy. Mất tiền không nhiều nhưng mất thời gian và mất khách vì sổ chậm cập nhật.

Cách gần như miễn phí để tránh: dùng chung máy nhưng mỗi người một tài khoản, đăng nhập xong thoát, không lưu mật khẩu. Sáng ngày nào cũng đăng nhập thì mất vài giây, đổi lại là bất kỳ ai đang ngồi trước máy thì báo cáo cũng tách đúng người đó. Quy tắc cấp tài khoản cho người mới có ở bài đào tạo nhân viên mới trong 3 ngày.

Lựa chọn theo số người và số ca

Quán dưới 5 người làm và chỉ một ca: mua một máy là đủ, đừng vội mua máy thứ hai. Một máy chính, một máy cũ để dự phòng, vậy là an toàn.

Quán 5 đến 10 người làm, chia hai ca: mua hai máy nhưng dùng chung, mỗi người một tài khoản. Máy thứ hai để chia việc lúc đông, không phải để chia ca.

Quán trên 10 người, hai ca không chồng nhau: vẫn dùng chung máy là chính, tách tài khoản theo người. Thêm máy khi ca tối có người ngồi không làm việc gì mới đáng.

Quán có quầy bán và quầy thu ngân tách nhau: bắt buộc máy ở mỗi quầy, đây là trường hợp duy nhất một máy chắc chắn không đủ.

Nguyên tắc đơn giản là mua máy khi có người phải chờ, không mua máy theo cảm giác. Một máy phục vụ tốt ba người trong ca thì không cần máy thứ ba chỉ vì có ba người.

Vài điều cần giữ kèm khi chia máy

Mọi máy phải trỏ về một nơi lưu dữ liệu chung, không phải mỗi máy một bản số riêng. Máy riêng mà số lưu riêng thì cuối ngày cộng từng máy mới ra tổng, mà ai cũng sẽ quên một máy. Cách làm dễ hơn là mỗi ca có giấy ghi tay lưu lại doanh thu riêng, tháng cuối gộp vào sổ, cộng dồn bằng tay như bài ghi chép thu chi mỗi ngày.

Nếu dùng phần mềm thì nên dùng bản chạy được trên mạng, mọi máy cùng đăng nhập một tài khoản phần mềm. Lúc mạng chậm thì dùng bản cài sẵn trên máy nhưng vẫn phải cập nhật lại. Bài nhập hàng nhiều chi nhánh mà lo lỗi nói rõ chỗ dễ sai nhất khi nhiều máy cùng ghi.

Máy phải được sao lưu chứ không chỉ cài phần mềm. Một máy dùng chung mà cả quán nằm trên đó thì hỏng ổ cứng là mất hết. Cách sao lưu hằng ngày đã có ở bài sao lưu dữ liệu bán hàng định kỳ.

Mất điện và mất mạng thì phải có máy dự phòng để phục vụ tối thiểu, chứ không phải để nhân viên ngồi ghi tay. Bài lưu điện dự phòng cho quầy tính tiền nói chi tiết cách chọn.

Ngoài ra chọn màn hình và chuột cho quầy cũng tính vào chuyện này: một máy dùng chung mà màn hình quá nhỏ thì người sau phải đứng sát, hai người đứng sát nhau là thành nghẽn. Màn hình lớn và máy đặt cao hơn một chút là cách rẻ hơn nhiều so với mua thêm máy. Cách chia quyền theo ca có ở bài phân quyền máy trạm trong cửa hàng.

Chốt lại

Một máy dùng chung là mặc định cho phần lớn quán nhỏ. Nó rẻ, không phải chờ ai, chỉ bảo trì một chỗ. Nhưng phải mỗi người một tài khoản, đăng xong thoát ra, không ai dùng chung tài khoản cả ca.

Máy riêng từng ca đáng dùng khi đồng hồ quay vòng của người thì máy phải theo, hoặc khi có nhiều ca chồng nhau. Khi đó mua máy, và mua vừa đủ.

Trước khi mua máy thứ hai, cứ đo xem có ai phải đứng chờ thật không. Đếm số lần trong một tuần mà ca đông phải nhường máy cho nhau. Trên ba buổi một tuần thì mua. Dưới đó thì xử lý bằng cách sắp lại quy trình, hoặc chịu chờ, vẫn rẻ hơn.

Cuối cùng, dù một máy hay ba máy thì số liệu phải gộp về một chỗ. Máy nhiều mà số lưu rời rạc thì quán lại rơi vào đúng tình trạng kiểm kê kho định kỳ không ra, mỗi người một bản rồi đối chiếu mãi không khớp.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.