Nhập hàng nhiều chi nhánh mà không sợ sai lệch

Cửa hàng một chi nhánh thì nhập hàng đơn giản. Hàng về, đếm, ghi sổ, xong. Cửa hàng hai ba chi nhánh thì phức tạp gấp nhiều lần. Hàng về kho nào, chia cho chi nhánh nào bao nhiêu, ai ký nhận, số liệu ghi ở đâu. Làm không rõ thì lệch số mà không biết lệch ở đâu.

Nhiều chủ chuỗi nhỏ quản lý nhiều chi nhánh bằng cách nhớ trong đầu. Chi nhánh A còn bao nhiêu, chi nhánh B thiếu gì. Nhớ được một thời gian, rồi quên, rồi lệch, rồi cãi nhau. Quản lý nhiều kho cần quy trình rõ ràng, không thể dựa vào trí nhớ.

Phân kho riêng cho từng chi nhánh

Nguyên tắc đầu tiên là mỗi chi nhánh một kho riêng trên sổ sách. Kho thật có thể chung một chỗ, nhưng sổ sách phải tách riêng.

Ví dụ có hai chi nhánh. Chi nhánh A bán được 50 cái mỗi tuần, chi nhánh B bán được 30 cái mỗi tuần. Nhập về 100 cái, chia cho A 60 cái, B 40 cái. Ghi rõ vào sổ, A nhận 60, B nhận 40. Sau này kiểm kho, A còn bao nhiêu, B còn bao nhiêu, đối chiếu riêng từng nơi.

Nếu gộp chung một kho thì không biết chi nhánh nào bán nhiều, chi nhánh nào bán ít. Không biết chi nhánh nào cần bổ sung, chi nhánh nào đang thừa. Đặt hàng cũng khó, vì không biết đặt cho ai.

Phần mềm bán hàng giúp việc này dễ hơn. Tạo hai kho A và B, nhập hàng chọn kho, bán hàng chọn kho. Phần mềm tự tính tồn từng nơi, không cần ghi tay.

Chia hàng ngay khi nhập về

Hàng về kho tổng thì chia ngay cho các chi nhánh, không để chung rồi chia sau. Để chung thì dễ nhầm lẫn, dễ thất thoát, mà lúc chia cũng không nhớ ban đầu có bao nhiêu.

Cách chia đơn giản nhất là chia theo tỷ lệ bán. Chi nhánh nào bán nhiều thì nhận nhiều, chi nhánh nào bán ít thì nhận ít. Tỷ lệ này tính từ số bán ra tháng trước, mỗi tháng điều chỉnh một lần.

Ví dụ tháng trước A bán 60 phần trăm, B bán 40 phần trăm. Đơn nhập 100 cái thì A nhận 60, B nhận 40. Tháng sau A bán tăng lên 70 phần trăm thì điều chỉnh lại, A nhận 70, B nhận 30.

Chia xong thì mỗi chi nhánh ký nhận số của mình. Ký vào biên bản, ghi rõ ngày, mã hàng, số lượng. Biên bản này là bằng chứng khi sau này có tranh cãi.

Lập phiếu nhập kho rõ ràng

Mỗi lần nhập hàng cho chi nhánh nào thì lập phiếu nhập cho chi nhánh đó. Phiếu ghi rõ ngày nhập, nhà cung cấp, mã hàng, số lượng, giá vốn, người giao, người nhận.

Phiếu này quan trọng vì đó là căn cứ để tính tồn kho. Không có phiếu thì không biết hàng từ đâu ra, nhập khi nào, giá bao nhiêu. Kiểm kho lệch thì không có gì để đối chiếu.

Với chuỗi nhỏ, phiếu có thể đơn giản. In sẵn mẫu, điền tay cũng được. Quan trọng là đầy đủ thông tin, có chữ ký hai bên. Phiếu giữ ở chi nhánh một bản, kho tổng giữ một bản.

Nếu dùng phần mềm thì phiếu tự động. Nhập số liệu vào, phần mềm in phiếu ra. Nhanh hơn, chính xác hơn, mà còn lưu trữ được lâu dài.

Chuyển hàng giữa các chi nhánh

Chi nhánh này thừa, chi nhánh kia thiếu, chuyển qua lại là chuyện thường. Nhưng chuyển miệng thì sau này lệch số không biết tại sao.

Mỗi lần chuyển phải lập phiếu chuyển kho. Phiếu ghi rõ từ chi nhánh nào, sang chi nhánh nào, mã hàng gì, số lượng bao nhiêu, ngày chuyển, người giao, người nhận.

Bên gửi trừ kho, bên nhận cộng kho. Hai bên ghi cùng một số, cùng một ngày. Sau này đối chiếu thì khớp nhau. Nếu một bên ghi mà bên kia không ghi thì lệch ngay.

Chuyển hàng cũng nên có lý do rõ ràng. Chi nhánh A bán chậm, chi nhánh B bán chạy, chuyển từ A sang B để khỏi tồn kho. Ghi lý do vào phiếu để sau này biết vì sao chuyển.

Hạn chế chuyển hàng quá nhiều. Chuyển nhiều thì tốn công vận chuyển, dễ hư hỏng, mà số liệu cũng rối. Tốt nhất là đặt hàng chuẩn ngay từ đầu, mỗi chi nhánh đủ bán, ít phải chuyển qua lại.

Kiểm kho định kỳ từng chi nhánh

Mỗi chi nhánh kiểm kho riêng, không gộp chung. Tháng một lần, hoặc quý một lần tùy quy mô. Kiểm riêng thì biết chi nhánh nào đúng số, chi nhánh nào lệch số.

Khi kiểm thì khóa sổ chi nhánh đó, đếm thực tế, đối chiếu với sổ. Lệch bao nhiêu thì ghi biên bản, tìm nguyên nhân, điều chỉnh cho khớp.

Nếu một chi nhánh lệch hoài thì phải xem lại. Nhân viên ở đó làm sai quy trình, hay có thất thoát. Lệch một lần thì bỏ qua, lệch ba lần liên tiếp thì phải xử lý.

So sánh kết quả kiểm giữa các chi nhánh cũng hữu ích. Chi nhánh nào quản lý tốt thì học hỏi, chi nhánh nào quản lý kém thì hỗ trợ. Cứ để mỗi nơi tự làm mà không so sánh thì nơi tốt không phát huy, nơi kém không cải thiện.

Xử lý khi hai chi nhánh bán cùng một món

Chuỗi bán nhiều mã giống nhau thì chi nhánh nào cũng bán mấy món đó. Điều đó không sao, nhưng phải biết mỗi chi nhánh bán được bao nhiêu để đặt hàng cho đúng.

Chia theo tỷ lệ bán thực tế là cách đơn giản nhất. Món xà phòng, tháng trước chi nhánh A bán 100 chai, chi nhánh B bán 60 chai. Đơn nhập 320 chai thì A nhận 200, B nhận 120. Giữ đúng tỷ lệ cũ thì hai nơi đều đủ bán.

Nhưng tỷ lệ cũ không phải lúc nào cũng đúng. Một chi nhánh mở thêm mặt hàng mới thì bán nhiều hơn. Một chi nhánh sửa chữa hoặc đóng cửa tạm thời thì bán ít đi. Cần cập nhật lại tỷ lệ mỗi tháng một lần.

Nhà cung cấp chỉ nhận một đơn cho cả chuỗi thì càng phải chia cẩn thận. Đơn về kho tổng, chia cho chi nhánh nào bao nhiêu phải ghi rõ trên phiếu nhập. Rồi từng chi nhánh ký nhận phần của mình.

Có một cách nữa là cho từng chi nhánh đặt hàng riêng. Cách này linh hoạt hơn vì mỗi nơi biết rõ nhu cầu, nhưng tốn công quản lý hơn và phải chia đơn nhiều. Với chuỗi ba chi nhánh trở xuống thì chia từng đơn vẫn ổn, từ năm chi nhánh trở lên thì nên đặt một đơn rồi chia.

Phân quyền rõ ràng cho từng kho

Ai được nhập hàng, ai được xuất hàng, ai được chuyển hàng. Phân quyền rõ thì trách nhiệm rõ, có vấn đề biết hỏi ai.

Chủ chuỗi giữ quyền cao nhất, xem được tất cả các kho, điều chỉnh được số liệu. Quản lý chi nhánh giữ quyền của chi nhánh mình, nhập xuất trong phạm vi đó. Nhân viên bán hàng chỉ được bán, không được điều chỉnh kho.

Phân quyền trong phần mềm rất dễ. Tạo tài khoản cho từng người, gán quyền tương ứng. Người nào chỉ được xem thì không sửa được, người nào được sửa thì có lịch sử ghi lại.

Cửa hàng dùng sổ tay thì phân quyền bằng cách giữ sổ. Sổ kho chi nhánh nào thì quản lý chi nhánh đó giữ. Muốn xem phải hỏi, muốn sửa phải có chữ ký của chủ. Cách này thô sơ nhưng hiệu quả với chuỗi nhỏ.

Báo cáo tổng hợp cho chủ chuỗi

Chủ chuỗi cần một bảng tổng hợp để nhìn toàn cảnh. Tổng tồn kho ở mọi chi nhánh, tổng bán ra hôm nay, chi nhánh nào bán chạy nhất, chi nhánh nào đang chậm.

Bảng này nên có ba dòng chính cho mỗi chi nhánh. Dòng một là số bán ra hôm nay, cho biết chi nhánh nào đang chạy. Dòng hai là số tồn cuối ngày, cho biết chi nhánh nào đang đầy kho. Dòng ba là số hàng tồn lâu ngày, cho biết chi nhánh nào cần hỗ trợ đẩy hàng.

Ba dòng đó đủ để ra quyết định. Chi nhánh nào bán chạy mà tồn thấp thì bổ sung hàng ngay. Chi nhánh nào tồn cao mà bán chậm thì chuyển hàng đi nơi khác. Không cần bảng phức tạp, càng phức tạp càng không ai xem.

Phần mềm bán hàng tự động tổng hợp bảng này. Mở ra là thấy, không cần ngồi tính tay. Cửa hàng dùng sổ tay thì mỗi chi nhánh gửi số liệu về cuối ngày, chủ cộng lại vào một bảng chung.

Đồng bộ số liệu giữa các chi nhánh

Số liệu các chi nhánh phải đồng bộ về một chỗ để chủ xem tổng thể. Hôm nay tổng tồn bao nhiêu, tổng bán bao nhiêu, chi nhánh nào tốt nhất, chi nhánh nào cần hỗ trợ.

Phần mềm bán hàng làm việc này tự động. Mỗi chi nhánh nhập số liệu, máy chủ tổng hợp lại. Chủ ngồi một chỗ xem được tất cả, không cần gọi điện hỏi từng nơi.

Cửa hàng dùng sổ tay thì cuối ngày mỗi chi nhánh báo cáo về. Bán được bao nhiêu, tồn còn bao nhiêu, cần nhập thêm gì. Chủ tổng hợp vào một bảng, theo dõi hằng ngày.

Đồng bộ thường xuyên thì phát hiện vấn đề sớm. Chi nhánh nào bán đột biến thì bổ sung hàng kịp thời. Chi nhánh nào bán chậm thì điều chuyển hàng đi nơi khác. Không đồng bộ thì mỗi nơi một kiểu, chủ không nắm được tình hình.

Quản lý nhiều chi nhánh không khó nếu có quy trình rõ ràng. Phân kho riêng, chia hàng ngay, lập phiếu đầy đủ, chuyển hàng có biên bản, kiểm kho định kỳ, phân quyền rõ ràng, đồng bộ số liệu. Làm đều thì số liệu lúc nào cũng khớp, không còn cảnh lệch kho mà không biết tại sao.

Muốn biết thêm về cách đặt hàng đúng lúc để không đứt hàng, bạn có thể xem thêm cách đặt hàng nhà cung cấp đúng lúc khỏi đứt hàng. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.