Sao lưu dữ liệu bán hàng định kỳ tránh mất sổ sách

Mất dữ liệu bán hàng là cơn ác mộng của mọi chủ cửa hàng. Một ngày bình thường, mở máy lên thấy phần mềm báo lỗi, hoặc ổ cứng chết, hoặc nhân viên xóa nhầm cả tháng đơn hàng. Lúc đó mới nhận ra sổ sách của cả năm nằm gọn trong một máy tính.

Nhiều cửa hàng chỉ đến lúc mất mới hối hận. Thực tế việc sao lưu rất đơn giản, chỉ mất vài phút mỗi ngày, và không cần ai hiểu kỹ thuật mới làm được.

Bài này nói rõ sao lưu những gì, lưu ở đâu, và kiểm tra thế nào để chắc chắn dữ liệu không mất.

Dữ liệu bán hàng gồm những gì

Trước khi sao lưu, cần biết mình đang bảo vệ cái gì. Dữ liệu bán hàng không chỉ là danh sách hóa đơn.

Thông tin khách hàng: tên, số điện thoại, địa chỉ, lịch sử mua. Mất phần này thì không nhắc được khách quen, không làm chương trình khách hàng thân thiết.

Thông tin hàng hóa: mã hàng, tên hàng, giá vốn, giá bán, tồn kho. Mất phần này thì phải nhập lại tay từng món, mất cả ngày.

Lịch sử giao dịch: hóa đơn bán, phiếu nhập, phiếu trả, thu chi. Đây là phần quan trọng nhất, vì liên quan tiền bạc và thuế.

Cấu hình phần mềm: danh mục, tài khoản nhân viên, quyền hạn, mẫu hóa đơn. Mất phần này thì phải cài lại từ đầu, mất thêm thời gian.

Tất cả nằm gọn trong một file cơ sở dữ liệu của phần mềm. Sao lưu đúng cách là sao luôn cả file này, không phải sao từng phần rời.

Sao lưu bằng phần mềm có sẵn

Hầu hết phần mềm bán hàng đều có chức năng sao lưu tự động. Chỉ cần bật và chọn thư mục lưu.

Cách làm: vào phần cài đặt, tìm mục sao lưu, chọn thư mục trên ổ cứng di động hoặc thư mục đồng bộ mạng, rồi bật tự động mỗi ngày lúc đóng cửa.

Nên chọn thời điểm sao lưu là lúc đóng cửa, sau khi đã đối soát xong. Lúc đó dữ liệu đã ổn định, không ai đang thao tác.

Nếu phần mềm không có chức năng tự động thì tự tay sao lưu file cơ sở dữ liệu. File này thường nằm trong thư mục cài đặt phần mềm, đuôi mở rộng .db hoặc .mdb. Copy file này sang ổ cứng di động mỗi ngày.

Quan trọng: không nên lưu file sao lưu ngay trong cùng ổ cứng với phần mềm. Ổ cứng hỏng thì cả hai mất. Phải lưu ra ổ khác hoặc lên mạng.

Lưu ra nhiều nơi cho chắc

Nguyên tắc vàng của sao lưu là ba bản, hai nơi, một bản ở ngoài nhà. Gọi ngắn gọn là 3-2-1.

Ba bản: bản gốc trên máy, bản sao trên ổ cứng di động, bản sao trên mạng. Ba bản thì một bản hỏng vẫn còn hai.

Hai nơi: máy tính tại quầy và ổ cứng di động ở nhà, hoặc máy tính và dịch vụ mạng. Hai nơi khác nhau thì cháy nhà, mất máy không làm mất hết.

Một bản ở ngoài nhà: bản trên mạng hoặc ổ cứng mang về nhà. Bản này cứu khi xảy ra cháy, trộm, ngập nước tại cửa hàng.

Cửa hàng nhỏ không cần phức tạp. Chỉ cần một ổ cứng di động khoảng một triệu, một tài khoản lưu mạng miễn phí, là đủ ba bản.

Sao lưu tự động hay tay

Sao lưu tự động tiện nhất, nhưng cần kiểm tra định kỳ. Nhiều cửa hàng bật tự động rồi quên, tới lúc cần mới phát hiện sao lưu đã lỗi từ tháng trước.

Sao lưu tay thì phải nhớ mỗi ngày, dễ quên. Nhưng ưu điểm là mỗi lần sao lưu đều có người kiểm tra.

Cách tốt nhất là kết hợp: bật tự động mỗi ngày, và cuối tuần tự kiểm tra bằng cách mở thử file sao lưu. Mở được thì file còn tốt, không mở được thì sao lưu lại ngay.

Nên ghi nhớ ngày sao lưu gần nhất lên một tờ giấy dán cạnh máy. Mỗi lần sao lưu xong ghi ngày vào. Nhìn vào là biết bản gần nhất tới đâu.

Kiểm tra file sao lưu có dùng được không

Sao lưu xong chưa chắc đã dùng được. File có thể bị hỏng, bị mã hóa sai, hoặc không đủ dung lượng.

Cách kiểm tra đơn giản: mỗi tuần một lần, lấy file sao lưu gần nhất, mở thử trên máy khác hoặc trên chính máy đó. Mở được, đọc được dữ liệu thì file còn tốt.

Nếu phần mềm có chức năng khôi phục thử thì dùng chức năng đó. Khôi phục vào một thư mục tạm, xem dữ liệu có đầy đủ không, rồi xóa thư mục tạm đi.

Không nên kiểm tra bằng cách khôi phục thẳng lên máy đang dùng. Nếu file sao lưu lỗi thì có thể ghi đè dữ liệu hiện tại, mất cả hai.

Khi nào cần khôi phục

Khôi phục là việc lấy dữ liệu từ file sao lưu trả lại cho phần mềm. Cần làm khi máy tính hỏng, ổ cứng chết, phần mềm lỗi, hoặc xóa nhầm dữ liệu.

Cách làm: cài lại phần mềm trên máy mới, chọn chức năng khôi phục, trỏ tới file sao lưu gần nhất. Phần mềm sẽ đọc file và tạo lại dữ liệu.

Nên khôi phục vào một máy tạm trước, kiểm tra dữ liệu có đúng không, rồi mới chuyển sang máy chính. Khôi phục thẳng lên máy đang dùng thì nếu sai khó sửa.

Thời gian khôi phục phụ thuộc vào dung lượng dữ liệu. Cửa hàng nhỏ vài năm dữ liệu thường khôi phục trong mười lăm phút. Dữ liệu lớn hơn thì mất lâu hơn.

Những lỗi thường gặp khi sao lưu

Lỗi thứ nhất là lưu sao lưu ngay trong cùng ổ cứng. Ổ hỏng thì mất cả gốc lẫn sao. Phải lưu ra ổ khác.

Lỗi thứ hai là không kiểm tra file sao lưu. Sao lưu tự động bật nhưng không bao giờ mở thử, tới lúc cần mới biết file đã hỏng từ lâu.

Lỗi thứ ba là lưu quá nhiều bản cũ, đĩa đầy. Nên xóa bản cũ hơn ba tháng, giữ lại bản gần nhất và vài bản cũ hơn để dự phòng.

Lỗi thứ tư là không ghi nhớ mật khẩu file sao lưu. File được mã hóa thì phải nhớ mật khẩu, không nhớ thì file cũng vô dụng.

Lỗi thứ năm là sao lưu lên mạng nhưng không bật xác minh hai bước. Tài khoản bị đánh cắp thì dữ liệu trên mạng cũng mất.

Ghép vào quy trình hằng ngày

Sao lưu không nên là việc riêng, mà phải là một bước trong quy trình đóng cửa. Nên viết vào danh sách việc làm cuối ngày, cạnh việc đối soát tiền.

Thứ tự hợp lý: đối soát tiền xong, sao lưu dữ liệu, ghi ngày sao lưu vào sổ, tắt máy. Làm xong mất năm phút.

Nên có một người chịu trách nhiệm việc này, không phải ai cũng làm. Người đó nghỉ thì phải có người khác thay. Việc không có người phụ trách thì dễ bị bỏ quên.

Sau một tháng làm đều, sao lưu trở thành thói quen. Thói quen này không tốn tiền, không tốn thời gian, nhưng cứu được cả sổ sách khi có sự cố.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.