Phần mềm bán hàng nội bộ cho cửa hàng nhỏ hiện nay

Phần mềm bán hàng nội bộ là loại chạy trong quán, dữ liệu nằm ở máy trong quán, bán hàng không cần mạng. Nghe cũ nhưng nhiều quán nhỏ vẫn dùng vì mạng yếu, mất điện hoài, chủ ngồi tại quán cả ngày không cần xem từ xa. Bài này nói nội bộ hợp với ai, yếu ở đâu, và dùng sao cho khỏi mất dữ liệu.

Chuyện lưu trên máy so với lưu trên đám mây đã so ở bài phần mềm lưu trên máy so với lưu trên đám mây. Bài này đi sâu vào cách dùng nội bộ hằng ngày, không nói lại chuyện so sánh.

Nội bộ chạy thế nào trong quán

Nội bộ là một máy chính đặt ở quán, thường là máy tính ở quầy thu ngân. Máy này giữ toàn bộ dữ liệu: hàng hóa, giá, đơn hàng, tiền thu, công nợ. Các máy khác trong quán nối vào máy chính qua mạng nội bộ, không cần mạng internet.

Bán hàng bấm trên máy nào cũng được, đơn chạy về máy chính. Quầy một bấm đơn, quầy hai bấm đơn, cuối ngày mở máy chính ra thấy hết. Mất mạng internet thì trong quán vẫn bán bình thường vì đường nối nội bộ không đứt.

Tốc độ nhanh vì không chờ mạng. Bấm món ra bill ngay, in hóa đơn ngay, không xoay vòng chờ tải. Giờ cao điểm khách xếp hàng, mỗi giây chờ mạng là một khách sốt ruột. Nội bộ bấm tới đâu ra tới đó, không phụ thuộc đường truyền.

Nhược điểm là dữ liệu nằm một chỗ. Máy chính hỏng là cả quán đứng hình, máy khác không có gì để bán. Phải giữ máy chính kỹ: để chỗ thoáng, cắm ổn áp, không cho ai dùng linh tinh. Máy chính là tim của quán, tim ngừng là quán ngừng.

Hợp với quán nào nhất

Quán mạng yếu, chập chờn, hay mất mạng thì nội bộ là cứu cánh. Bán hàng không chờ mạng, khách đông vẫn xoay được. Bài xử lý mạng chập chờn có ở internet chập chờn vẫn bán tốt, trong đó nội bộ là một trong các cách chính.

Quán chủ ngồi tại quán cả ngày cũng hợp. Chủ ở đó thì xem báo cáo trên máy chính luôn, không cần xem từ xa. Dữ liệu tại chỗ, tối chốt ca xong là biết lời lỗ ngay, không cần đợi đồng bộ.

Quán một điểm bán, không có chi nhánh thì nội bộ đủ. Một quán một máy chính, gọn nhẹ, không tốn phí thuê bao hằng tháng. Quán nhiều chi nhánh thì nội bộ khó, mỗi chi nhánh một máy riêng, số liệu rời rạc không gộp được.

Quán sợ lộ dữ liệu khách lên mạng cũng chọn nội bộ. Danh sách khách, số điện thoại, lịch sử mua nằm ở máy trong quán, không ai ngoài sờ được. Chuyện giữ dữ liệu khách có ở bài bảo mật dữ liệu khách hàng.

Yếu ở đâu và vá thế nào

Yếu nhất là chủ không xem được từ xa. Đi chơi, về quê, đi lấy hàng là mù tịt quán bán sao. Muốn xem phải gọi điện hỏi nhân viên, mà nhân viên báo sao biết vậy. Vá bằng cách cuối ngày nhân viên gửi báo cáo qua Zalo, hoặc mở thêm đường truy cập từ xa cho chủ.

Yếu thứ hai là máy hỏng mất dữ liệu. Dữ liệu nằm một máy, ổ cứng hỏng là mất hết đơn, hết hàng, hết công nợ. Vá bằng sao lưu mỗi ngày ra USB hoặc ổ cứng rời. Tối chốt ca xong cắm USB chép một cái, cất USB riêng. Máy hỏng mua máy mới chép vào là bán tiếp.

Yếu thứ ba là nhiều chi nhánh không gộp được. Mỗi quán một máy riêng, chủ muốn xem tổng phải cộng tay. Vá bằng cách cuối tuần mỗi quán gửi số về, chủ cộng lại. Quán lên ba bốn điểm thì cách này đuối, lúc đó nên tính sang đám mây.

Yếu thứ tư là cập nhật phiền. Đổi giá, thêm món, sửa khuyến mãi phải làm trên máy chính. Chủ ở xa muốn đổi giá phải gọi về nhờ nhân viên làm. Vá bằng cách phân quyền cho quản lý ở quán được đổi giá trong khung cho phép.

Sao lưu mỗi ngày, đừng lười

Sao lưu là việc quan trọng nhất khi dùng nội bộ. Máy nào cũng có ngày hỏng, ổ cứng nào cũng có ngày chết. Không sao lưu thì ngày đó mất hết. Sao lưu thì máy hỏng chỉ mất một buổi mua máy mới.

Cách làm: tối chốt ca xong, cắm USB hoặc ổ cứng rời, bấm sao lưu, đợi xong rút ra cất riêng. Cả việc mất hai phút. USB cất ở nhà chủ, không để ở quán. Cháy quán mất máy mà còn USB ở nhà là còn dữ liệu.

Một tuần kiểm tra bản sao lưu một lần. Cắm USB vào máy khác xem có mở được không. Bản sao lưu hỏng mà không biết, tới lúc cần mới biết thì cũng như không. Kiểm tra mất năm phút, cứu được cả quán.

Có điều kiện thì sao lưu hai nơi: một USB cất ở nhà, một bản đẩy lên mạng cuối tuần. Hai nơi thì cháy nhà mất USB vẫn còn bản trên mạng. Đừng để cả dữ liệu chính lẫn sao lưu cùng một chỗ, mất một lần là mất hết.

Kiểu lai: bán nội bộ, xem từ xa

Nhiều quán dùng kiểu lai: ban ngày bán bằng nội bộ cho nhanh, tối đẩy số liệu lên mạng cho chủ xem. Được cả hai: bán không chờ mạng, chủ đi đâu cũng xem được báo cáo. Tốn thêm chút công đồng bộ cuối ngày.

Cách làm: tối chốt ca xong bấm đồng bộ, số liệu chạy lên mạng. Chủ mở điện thoại xem doanh thu, món chạy, tiền thu. Sáng hôm sau bán tiếp bằng nội bộ, tối lại đồng bộ. Mất mạng buổi tối thì để sáng mai đồng bộ bù, không mất gì.

Kiểu lai cần phần mềm hỗ trợ đồng bộ. Lúc mua hỏi rõ: có nút đẩy số liệu lên mạng không, mất mạng có dồn lại đẩy sau không. Không có chức năng này thì phải ghi tay gửi Zalo, cũng được nhưng mất công hơn.

Đồng bộ xong kiểm tra số trên mạng có khớp số ở quán không. Lệch thì tìm nguyên nhân ngay, đừng để dồn nhiều ngày. Lệch một ngày sửa một ngày, lệch một tháng sửa mất cả tuần.

Ví dụ quán tạp hóa chợ

Quán tạp hóa trong chợ, mạng chập chờn vì đông người dùng chung. Trước dùng phần mềm đám mây, giờ cao điểm bấm đơn xoay vòng, khách chờ bực mình bỏ đi. Chủ chuyển sang nội bộ, máy chính đặt ở quầy, bấm ra bill ngay không chờ mạng.

Tối chốt ca xong sao lưu ra USB cất về nhà. Cuối tuần đẩy số liệu lên mạng cho con xem giúp. Quán bán trơn giờ đông, chủ vẫn biết lời lỗ mỗi tối, con ở xa vẫn xem được báo cáo tuần. Được cả hai mà không tốn thêm tiền thuê bao.

Điểm rút ra: mạng yếu thì nội bộ là đáp án đúng, đừng cố dùng đám mây rồi than chậm. Sao lưu mỗi ngày là kỷ luật không được bỏ, máy chợ bụi bặm hỏng lúc nào không biết. Có USB sao lưu thì hỏng máy chỉ mất buổi sáng mua máy mới.

Quán nào chủ ngồi tại quán cả ngày, một điểm bán, không cần xem xa thì nội bộ đủ dùng nhiều năm. Đừng nghe quảng cáo mà đổi sang đám mây cho tốn tiền thuê bao, trong khi nhu cầu mình nội bộ đáp ứng hết.

Bảng so nhanh một nhìn

Bán không mạng: nội bộ bán được, đám mây nhiều chức năng đứng hình.

Tốc độ: nội bộ bấm ra ngay, đám mây chờ đường truyền.

Xem từ xa: nội bộ mặc định không, đám mây mở ra xem được.

Máy hỏng: nội bộ mất hết nếu không sao lưu, đám mây còn bản trên mạng.

Phí hằng tháng: nội bộ thường không, đám mây thường có thuê bao.

Nhiều chi nhánh: nội bộ khó gộp, đám mây gộp sẵn.

Bắt đầu dùng nội bộ thế nào

Chọn máy chính đủ khỏe: máy tính bàn hoặc laptop đời gần, ổ cứng còn tốt, pin laptop còn giữ điện. Máy yếu thì giờ cao điểm đơ, khách chờ, nhân viên bực. Đừng tiếc tiền máy chính, nó gánh cả quán.

Cài xong nhập hàng hóa giá cả trước. Nhập hết món, đúng giá, đúng tồn đầu kỳ. Nhập sai thì đơn sai từ ngày đầu, sửa mệt. Bỏ một buổi nhập cho chuẩn, sau bán nhàn.

Chia ca rõ từ ngày đầu: ai bấm đơn máy nào, cuối ca chốt tiền máy đó. Sổ chốt ca theo máy, cộng lại ra tổng quán. Không chia thì tiền lệch không biết lệch từ máy nào. Cách chốt ca có trong bài đóng ca đối soát tiền cuối ngày.

Dạy nhân viên đúng ba việc: bấm đơn, in bill, chốt ca. Ba việc này thạo là bán được. Chức năng khác chủ tự làm: đổi giá, xem báo cáo, sao lưu. Không cho nhân viên đụng vào phần của chủ, vừa đỡ sai vừa đỡ lộ.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.