Mất mạng vẫn xem được báo cáo cũ nhờ cách lưu dữ liệu

Mạng chập chờn là chuyện bình thường ở nhiều nơi, nhưng chủ cửa hàng nào cũng từng lo: đang cần xem báo cáo mà mạng tắt thì xem bằng gì. Tin vui là bây giờ không nhất thiết phải có mạng suốt ngày.

Nhiều cửa hàng nhỏ vẫn nghĩ báo cáo chỉ nằm trên máy chủ, không có mạng là không xem được. Thực tế thì dữ liệu của quán vẫn lưu được trong chính máy tính tại cửa hàng. Bài này nói cách làm để mất mạng vẫn xem được, và đồng bộ lại khi có mạng.

Trước khi chọn phần mềm, chủ cửa hàng nên hỏi rõ nhà cung cấp một câu: khi mất mạng thì phần mềm có xem được báo cáo cũ không. Câu trả lời sẽ cho biết ngay phần mềm đó có lưu cục bộ hay không. Nhiều cửa hàng mua xong mới biết phần mềm của mình không xem được khi mất mạng, lúc đó đổi cũng mệt.

Lưu dữ liệu trong máy thay vì chỉ trên máy chủ

Bản chất của việc mất mạng không xem được báo cáo là do phần mềm chỉ giữ dữ liệu trên đám mây. Khi tắt mạng, không hỏi được gì từ máy chủ nên không mở được báo cáo.

Cách xử lý là chọn phần mềm có chế độ lưu cục bộ trên máy tính tại cửa hàng. Hóa đơn, khách hàng, tồn kho bán trong tháng đều được giữ trong máy, mạng chết vẫn mở được.

Lưu trên máy cũng giúp mở báo cáo nhanh hơn. Có máy chủ thì mỗi lần mở báo cáo phải tải về, mạng yếu là chờ. Có máy thì bấm vào mở luôn.

Đồng bộ dữ liệu khi mạng trở lại

Khi mạng chết giữa lúc đang bán, phần mềm vẫn ghi nhận hóa đơn vào bộ nhớ tạm hoặc ổ cứng. Khách mua thì vẫn có hóa đơn như thường, dữ liệu không mất.

Khi mạng trở lại, phần mềm tự đẩy dữ liệu lên máy chủ. Quá trình này thường diễn ra trong vòng 30 giây đến 2 phút. Cửa hàng không cần gõ lại từng hóa đơn.

Chủ cửa hàng nên mở lại báo cáo trên điện thoại sau khi mạng ổn để đối chiếu. Nếu có hóa đơn nào chưa đồng bộ, phần mềm sẽ cảnh báo để bấm đồng bộ thủ công.

Tải báo cáo về điện thoại trước khi ra ngoài

Trường hợp xấu nhất là mang xe đi xa, hoặc lên vùng không có sóng. Trước khi đi, mở phần mềm và tải sẵn báo cáo về điện thoại.

Cách làm rất đơn giản: vào phần báo cáo tháng, xuất file PDF hoặc Excel, lưu vào Google Drive hoặc thư mục điện thoại. Làm việc này trong lúc mạng còn ổn, ra ngoài là xem được mà không cần gì cả.

Bí quyết là làm theo thói quen. Cuối mỗi tuần, tải báo cáo tuần về. Khi cần xem lại số liệu tháng 9, điện thoại luôn có bản sẵn, khỏi phải phụ thuộc vào mạng ở quán.

Xem báo cáo ngay cả khi mất điện đột xuất

Trường hợp cửa hàng mất điện, máy tính tắt thì phần mềm cục bộ cũng không xem được. Đây là lúc chế độ đồng bộ lên đám mây phát huy tác dụng.

Khi có điện trở lại, phần mềm vẫn giữ dữ liệu trong máy. Khởi động lại là xem được báo cáo, không cần cài đặt lại hay dò lại hóa đơn.

Nếu muốn phòng xa hơn, dùng điện thoại để xem báo cáo qua ứng dụng di động. Ứng dụng lấy dữ liệu từ máy chủ, khi máy tính tắt vẫn xem được doanh thu, tồn kho, đơn hàng gần nhất.

Còn về phần mở ca đóng ca kiểm tra tiền hàng mỗi ngày, quy trình chuẩn có thể tham khảo tại bài mo-ca-ban-hang-buoi-sang.

Bật chế độ tự động đồng bộ và sao lưu

Vào cài đặt phần mềm, tìm mục đồng bộ hoặc tự động tải lên. Bật chế độ tự động đồng bộ khi có mạng. Khi mạng chết, dữ liệu nằm trong máy, khi mạng về thì tự đẩy lên.

Sao lưu là bước nhiều cửa hàng nhỏ quên. Nếu máy tính hỏng, dữ liệu lưu cục bộ cũng mất. Nên sao lưu định kỳ ra ổ cứng ngoài hoặc Google Drive mỗi tuần một lần.

Có một số phần mềm cho phép sao lưu tự động, mỗi ngày một lần lên đám mây. Dù cửa hàng có xảy ra chuyện gì với máy tính, dữ liệu vẫn còn trên đám mây và khôi phục được.

Kiểm tra kết nối mạng định kỳ

Mất mạng thường không phải do phần mềm mà do đường truyền hoặc modem. Chủ cửa hàng nên kiểm tra kết nối mạng mỗi tuần một lần, xem có chập chờn không.

Nếu mạng hay rớt ở giờ cao điểm thì cần nâng cấp đường truyền hoặc đổi nhà mạng. Với cửa hàng có nhiều máy tính, nên dùng dây mạng ổn định thay vì wifi.

Ngoài ra, nên có phương án dự phòng như dùng 4G từ điện thoại khi mạng nhà bị rớt. Chỉ cần cắm sim hoặc phát wifi từ điện thoại là các máy tính vẫn tiếp tục bán hàng.

Chuyển sang phần mềm bán hàng offline

Nếu cửa hàng hay bị mất mạng, hoặc nằm ở vùng sóng yếu, thì nên dùng phần mềm bán hàng offline. Phần mềm này thiết kế để chạy ngay cả khi không có mạng.

Dữ liệu được lưu cục bộ trên máy tính hoặc máy tính bảng. Hóa đơn, tồn kho, khách hàng đều được ghi lại bình thường. Khi có mạng, phần mềm mới đồng bộ lên máy chủ.

Phần mềm offline cũng rẻ hơn so với phần mềm đám mây vì không phải trả phí hàng tháng cho máy chủ. Một lần cài đặt, dùng được lâu.

Tập cho nhân viên cách xử lý khi mất mạng

Mất mạng không đáng sợ nếu nhân viên biết cách xử lý. Chủ cửa hàng nên tập cho nhân viên một số thao tác cơ bản: kiểm tra xem phần mềm có chạy không, mạng có cắm dây không, modem có sáng đèn không.

Nếu phần mềm vẫn chạy, tiếp tục bán hàng bình thường. Dữ liệu được lưu cục bộ, không lo mất. Khi có mạng, phần mềm tự đồng bộ.

Nếu phần mềm bị treo, khởi động lại máy tính là xong. Không cần cài đặt lại phần mềm hay dò lại hóa đơn. Mất tối đa 2-3 phút.

Dùng tablet thay vì laptop cho thu ngân

Tablet thường rẻ hơn laptop và đủ sức để chạy phần mềm bán hàng. Màn hình cảm ứng giúp nhân viên bấm nhanh hơn. Pin trong máy tính bảng cũng lâu hơn, phù hợp khi mất điện.

Với tablet, dữ liệu được lưu cục bộ giống như laptop. Khi có mạng, phần mềm tự đồng bộ lên máy chủ. Mất mạng thì tablet vẫn bán hàng bình thường.

Chỉ cần chọn tablet có dung lượng đủ lớn để lưu dữ liệu bán hàng trong vài tháng. 32GB hoặc 64GB là đủ cho cửa hàng nhỏ.

Nếu cửa hàng hay mất điện, tablet còn có lợi thế nữa là pin trâu. Laptop mất điện là tắt ngay, tablet dùng được thêm 3-4 tiếng. Trong lúc chờ điện, cửa hàng vẫn bán hàng bình thường.

Tổng kết

Mất mạng không còn là lý do cửa hàng không xem được báo cáo. Chỉ cần chọn phần mềm có chế độ lưu cục bộ, bật tự động đồng bộ, sao lưu định kỳ và tập cho nhân viên biết cách xử lý.

Làm được mấy việc này thì cửa hàng bán hàng thoải mái, không lo mất mạng. Dữ liệu luôn được bảo vệ, báo cáo lúc nào cũng xem được.

Xem thêm về cách bảo vệ dữ liệu khách hàng tại bao-mat-du-lieu-khach-hang-cua-hang.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.