Phần mềm treo lúc đông, xử lý sao cho khách khỏi chờ

Phần mềm treo đúng lúc khách đông là ác mộng. Màn hình đứng im, bấm gì cũng không phản hồi, khách xếp hàng dài, ai cũng nhìn mình. Lúc đó không có thời gian suy nghĩ, chỉ có cách làm quen tay mới xử lý nhanh được.

Bài này không nói lý thuyết IT. Bài này nói cách thực tế ở cửa hàng nhỏ: treo rồi làm gì ngay, làm sao cho khách đỡ chờ, và chuẩn bị trước thế nào để lần sau không bị động nữa.

Treo rồi thì làm gì ngay trong 30 giây đầu

Khi màn hình đứng, bước đầu tiên là giữ bình tĩnh và nói với khách một câu: anh chị đợi em một chút, máy đang xử lý.

Sau đó thử bấm phím thoát một lần, chờ năm giây. Nếu màn hình vẫn đứng thì thử bấm tổ hợp phím tắt để đóng chương trình, chờ mười giây.

Nếu vẫn không phản hồi thì khởi động lại máy. Bấm giữ nút nguồn năm giây để tắt, chờ mười giây rồi bật lại. Lúc máy đang khởi động thì chuyển sang bán tay.

Ba mươi giây đầu quyết định cả ca bán. Ai làm quen tay thì khách chờ hai phút, ai luống cuống thì khách chờ mười phút, và mười phút đó là lúc khách bỏ đi.

Bán tay trong lúc chờ máy lên

Trong lúc máy khởi động, không phải ngồi chờ. Lấy sổ tay ra, ghi tên món, số lượng, giá, tính tổng bằng máy tính bỏ túi.

Mỗi đơn ghi một dòng: giờ, món, tiền. Ghi rõ để tối về nhập lại không bị nhầm.

In hóa đơn tay nếu có giấy hóa đơn tay. Không có thì ghi lại vào giấy nháp, rồi đưa cho khách.

Bán tay chỉ là tạm. Một hai đơn thì được, mười đơn thì rối. Nên nếu máy khởi động xong trong hai phút thì quay lại bán máy ngay, đừng bán tay mãi.

Không mở nhiều chương trình cùng lúc

Nguyên nhân gây treo phổ biến nhất ở cửa hàng nhỏ là mở quá nhiều chương trình. Máy tính tiền thường chỉ có bốn gigabyte bộ nhớ, không mạnh như máy văn phòng.

Mở phần mềm bán hàng cộng trình duyệt với mười tab, cộng phần mềm nghe nhạc, cộng Zalo, Facebook thì máy chịu không nổi. Lúc đông khách, phần mềm cần nhiều bộ nhớ để xử lý, nhưng bộ nhớ đã bị chiếm hết nên đứng.

Cách làm đúng: chỉ mở phần mềm bán hàng và một tab trình duyệt để tra cứu. Tra xong thì tắt trình duyệt ngay. Tắt hết chương trình không cần thiết.

Nên cài một phần mềm dọn bộ nhớ tự động. Phần mềm này tự giải phóng bộ nhớ khi máy đầy, không cần ai phải nhớ.

Dọn máy tính tiền mỗi tuần một lần

Máy tính tiền cũng như quầy hàng, phải dọn định kỳ. File tạm, file rác, cập nhật chưa cài, tất cả làm máy chậm dần.

Mỗi tuần một lần, vào cuối ngày thứ bảy hoặc chủ nhật, dành mười phút để dọn. Xóa file tạm, gỡ chương trình không dùng, kiểm tra dung lượng ổ cứng còn bao nhiêu.

Nếu ổ cứng còn dưới mười phần trăm thì máy sẽ chậm hẳn. Nên xóa bớt file cũ, chuyển file sao lưu sang ổ cứng di động, chỉ giữ lại dữ liệu cần thiết trên máy.

Nên tắt tính năng tự động cập nhật của hệ điều hành. Cập nhật tự động hay chạy giữa lúc đang bán, chiếm băng thông và làm máy chậm. Nên để cập nhật chạy vào ban đêm hoặc khi đóng cửa.

Kiểm tra mạng và dây cắm khi máy đơ

Nhiều lúc máy không treo mà chỉ mất kết nối mạng. Phần mềm cần mạng để lưu dữ liệu, mạng mất thì phần mềm chờ mãi.

Khi máy đơ, kiểm tra đèn mạng trên modem. Đèn tắt thì mạng mất, cần khởi động lại modem. Đèn sáng mà máy vẫn đơ thì vấn đề nằm ở máy.

Kiểm tra dây mạng có bị lỏng không. Dây lỏng thì cắm lại cho chặt. Dây bị đứt thì thay dây mới.

Nếu dùng wifi thì kiểm tra tín hiệu. Tín hiệu yếu thì di chuyển modem lại gần quầy hơn, hoặc dùng dây mạng thay cho wifi để ổn định.

Cách xử lý mất mạng đã nói kỹ trong bài bán hàng khi mất điện đột xuất, có thể mở ra đọc thêm để biết cách bán offline.

Chuẩn bị sổ tay và máy tính bỏ túi sẵn

Lúc treo mới đi tìm sổ tay thì muộn. Nên chuẩn bị sẵn một bộ đồ dự phòng đặt ngay dưới quầy.

Bộ này gồm: một cuốn sổ tay, một cây bút, một máy tính bỏ túi, một xấp giấy hóa đơn tay. Tổng chi phí chưa tới một trăm nghìn.

Sổ tay nên có sẵn cột: giờ, món, số lượng, giá, tổng. In sẵn hoặc kẻ tay, để lúc ghi chỉ việc điền số, không phải suy nghĩ.

Máy tính bỏ túi nên để sẵn pin, thử bấm mỗi tuần một lần. Pin hết lúc cần thì cũng như không có.

Ghi lại quá trình treo để gọi hỗ trợ

Nếu phần mềm treo thường xuyên thì phải gọi bên bán phần mềm để hỗ trợ. Nhưng gọi mà không nói rõ thì họ cũng khó giúp.

Mỗi lần treo, ghi lại: lúc mấy giờ, đang làm gì, màn hình hiện gì, máy có nóng không, mạng có ổn không. Ghi ngắn gọn một dòng là đủ.

Chụp ảnh màn hình lúc treo bằng điện thoại. Ảnh này gửi cho bên hỗ trợ thì họ biết ngay vấn đề.

Nếu treo hơn hai lần một tuần thì phải xử lý dứt điểm. Mang máy đi kiểm tra phần cứng, hoặc yêu cầu bên bán phần mềm nâng cấp. Chịu đựng mãi thì thiệt hại lớn hơn chi phí sửa nhiều.

Huấn luyện nhân viên xử lý treo

Chủ cửa hàng biết xử lý chưa đủ, nhân viên trực quầy cũng phải biết. Lúc chủ đi vắng mà máy treo thì nhân viên phải tự xử lý được.

Huấn luyện rất đơn giản: cho nhân viên thử khởi động lại máy một lần, thử bán tay một đơn, thử ghi lại thông tin lúc treo. Làm một lần là nhớ.

Nên dán một tờ hướng dẫn ngắn gọn cạnh máy tính: treo thì làm gì, bán tay thế nào, gọi ai. Tờ này chỉ cần năm dòng, đọc trong mười giây.

Nhân viên làm đúng thì khách không bỏ đi, doanh thu không mất. Nhân viên luống cuống thì khách đi hết, mà khách đi rồi khó quay lại.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.