Bán theo đơn vị tính kg mét lít cho cửa hàng

Cửa hàng bán gạo theo bao, bán vải theo mét, bán nước theo lít. Ba kiểu bán khác nhau nhưng lại dùng chung một cách tính tiền: nhân giá với số lượng.

Chỉ có điều là số lượng ở đây không phải lúc nào cũng là con số nguyên. Một ký gạo có thể là 1,3 ký. Một mét vải có thể là 2,4 mét. Một canh nước có thể là 0,75 lít.

Những phần thập phân đó mới là chỗ cửa hàng hay sai. Sai ở chỗ nào, sai bao nhiêu tiền một ngày, và sai trong bao lâu thì mới biết. Bài này nói cách bán theo đơn vị tính sao cho chính xác, không mất tiền, mà khách vẫn không phải cầm cân đi kiểm tra.

Vì sao đơn vị tính là chỗ dễ sai nhất

Bán theo cái thì không có gì phải nghĩ. Một cái là một cái, ai cũng bán đúng, máy tính không sai.

Bán theo đơn vị tính thì phải làm ba việc: cắt, cân, quy đổi. Mỗi việc là một chỗ có thể sai.

Chỗ cắt: cắt dây sai một phân thì mất tiền. Chỗ cân: cân lại không chính xác, hoặc cân nhầm hàng của khách khác. Chỗ quy đổi: nhập một thùng mười hai ký nhưng lại nhập thành mười thùng, hoặc một bao năm ký thành năm bao.

Ba lỗi này đều nhỏ, đều xảy ra hằng ngày, và cộng dồn lại thành một khoản tiền khá lớn cuối tháng.

Điều đáng nói nhất là cửa hàng thường không biết mình đang lỗ bao nhiêu, vì tồn kho trên giấy vẫn khớp với tồn kho trong máy. Sai ở khâu quy đổi thì máy cũng sai theo, nên hai bên khớp nhau, và chủ cửa hàng tưởng mọi thứ ổn.

Chọn đơn vị tính để bán và để nhập

Mỗi mặt hàng nên có hai đơn vị: một đơn vị để nhập về kho, một đơn vị để bán ra.

Ví dụ gạo: nhập về theo bao, bán ra theo ký. Nước tương: nhập theo thùng, bán theo chai. Vải: nhập theo cuộn, bán theo mét.

Hai đơn vị này phải có quan hệ quy đổi rõ ràng. Một bao gạo nặng bao nhiêu ký, một thùng nước tương có bao nhiêu chai, một cuộn vải dài bao nhiêu mét. Số này ghi vào máy một lần, từ đó máy tự tính.

Điều quan trọng là chọn đơn vị bán theo thói quen của khách. Nếu khách hay hỏi giá gạo bao nhiêu tiền một ký, thì bán theo ký sẽ dễ so sánh hơn. Nếu khách mua từng chai, bán theo chai.

Sai lầm hay gặp là để tên đơn vị bán là “cái” trong khi thực tế bán theo cân. Nhân viên sẽ phải nhân tay mỗi lần, và sẽ có lúc quên, dẫn đến tính tiền sai.

Quy đổi đơn vị khi nhập hàng

Đây là bước gây lỗi nhiều nhất mà ít ai kiểm tra.

Khi nhập một thùng nước tương gồm hai mươi chai, bạn chỉ cần nhập số lượng hai mươi vào mã bán lẻ. Máy sẽ cộng vào tồn hai mươi chai.

Nhưng nếu cửa hàng bán cả thùng lẫn lẻ, thì phải có hai mã. Một mã “thùng nước tương” và một mã “chai nước tương”. Khi bán một thùng, trừ một ở mã thùng, và bán một thùng lẻ cũng phải trừ tương ứng ở mã chai. Nếu không làm vậy, tồn của hai mã sẽ lệch nhau và kiểm kê cuối kỳ sẽ không bao giờ khớp.

Cách làm cho khỏi rối: khi bán mã thùng, máy tự trừ cả số chai tương ứng ở mã chai. Tính năng này một số phần mềm có, một số không. Nếu không có thì phải quy định lại quy trình: chỉ bán lẻ, còn thùng thì bóc ra bán, hoặc bán thùng thì ghi sổ riêng.

Trước khi nhập, nên làm một phép thử: nhập một thùng, in bảng tồn, xem có đúng không. Sai ngay lúc đó còn sửa được, để cả tháng rồi mới thấy thì công sức nhiều hơn nhiều.

Cân, cắt và ghi số thực tế

Quy trình bán hàng theo cân nên là một chuỗi cố định, ai đứng quầy cũng làm theo một cách.

Bước một, cân tổng lô hàng để biết bao nhiêu. Bước hai, cắt ra phần khách cần. Bước ba, cân lại phần vừa cắt. Bước bốn, nhập số cân thực tế vào máy.

Bỏ bước ba là lỗi phổ biến nhất. Cắt xong tưởng đúng, bán ra, thực ra thiếu. Thiếu mỗi lần một trăm đồng, mỗi ngày bốn mươi lượt cắt là mất bốn nghìn, tháng là hơn một trăm hai mươi nghìn.

Số cân thực tế phải là số cân sau khi cắt, không phải số ước lượng. Nếu khách mua hai ký mà cân ra 1,3 ký thì ghi 1,3. Không có chuyện làm tròn xuống 1 ký.

Khách thường xin bán tròn cho tiện, ví dụ ba ký thành ba ký chẵn. Cũng được, nhưng phải ghi rõ trong ghi chú phiếu bán là bán tròn. Lý do là khi kiểm kê cuối kỳ, chênh lệch này có thể đến từ việc bán tròn chứ không phải thất thoát, và bạn cần phân biệt được.

Nếu máy tính tiền có cân điện tử nối vào, dùng cân đó sẽ nhanh và chính xác hơn là cân tay. Cân tay thì phải cân lại, cân nhiều lần, và mỗi lần cân là một cơ hội để đọc nhầm.

Bán theo mét: bài toán cắt dây

Bán vải theo mét có một khó riêng: khách mua một đoạn, không phải cả cuộn.

Mỗi lần cắt dây, đoạn cắt ra không đúng con số tròn. Cuộn vải ban đầu dài ba mươi mét, cắt hai mét lần một thành đoạn dài hai mươi tám mét, cắt tiếp ba mét thành hai mươi lăm mét.

Cách xử lý là ghi nhận phần vừa cắt vào tồn kho, kèm theo vị trí. Cuộn còn lại phải có nơi cất riêng và ghi số độ dài còn lại.

Nhân viên nên có một sổ ghi bằng tay, hoặc dán nhãn lên từng cuộn ghi chiều dài còn lại. Nhãn dán là cách ít rủi ro hơn, vì ai cũng thấy, không phụ thuộc vào ai nhớ.

Với cửa hàng bán vải số lượng lớn, hãy đặt máy cắt có bộ đếm mét. Đầu tư một lần, tiết kiệm nhiều năm.

Và nhớ một điều: bán vải thì phí cắt là chi phí thật. Nếu phí cắt nhiều hơn lãi trên mét thì món đó lỗ, dù nhìn tổng doanh thu vẫn đẹp. Cách tính chi phí cố định và chi phí biến đổi đã có trong bài chi phí cố định và chi phí biến đổi của cửa hàng.

Cân nhập có phải cân không

Với hàng bán theo cân, có một mối lợi rất lớn mà nhiều cửa hàng bỏ qua: khi nhập hàng, cân ngay từng bao, thùng, không cân tổng rồi chia.

Cân tổng lô rồi chia để ra giá vốn là ước lượng. Chênh một phần trăm trên cả lô là cả trăm nghìn tiền vốn. Mà chênh ở giá vốn thì nhân lên toàn bộ số lượng bán ra, lỗ càng kéo dài.

Cân từng bao thì tốn thời gian hơn, nhưng nếu nhập một lô gạo ba mươi bao thì mỗi bao cân mất ba mươi giây, tổng mất mười lăm phút. Mười lăm phút để biết chính xác mình có bao nhiêu hàng và giá vốn thật là một khoản đầu tư rất đáng.

Cân nhập còn giúp phát hiện hàng thiếu ngay lúc nhập, lúc còn dễ đòi. Sau khi về kho, giao với nhân viên, thì khó đòi hơn nhiều.

Đơn vị tính trong báo cáo lợi nhuận

Khi báo cáo, doanh thu và lợi nhuận phải tách theo mặt hàng, mà mặt hàng có nhiều đơn vị tính thì dễ cộng nhầm.

Ví dụ bán gạo theo ký, doanh thu 1,3 ký là ba mươi bảy nghìn. Nếu máy lưu giá vốn theo đơn vị bao thì khi tính lợi nhuận phải quy đổi giá vốn về cùng đơn vị ký, nếu không sẽ ra lợi nhuận âm.

Kinh nghiệm đơn giản: mọi mặt hàng chỉ nên có một đơn vị tính chính thức dùng để báo cáo. Tồn kho có thể quy đổi thêm nhiều đơn vị phụ, nhưng báo cáo lãi thì chỉ dùng một đơn vị. Đổi đơn vị là việc lúc nhập, không phải lúc báo cáo.

Khi mở báo cáo theo mặt hàng, nên xem thử ba món khác nhau: một món bán theo cái, một món bán theo ký, một món bán theo lẻ. Nếu ba dòng đều dễ hiểu và cộng lại khớp với tổng doanh thu thì báo cáo đang đúng.

Kiểm kê với hàng có đơn vị tính

Kiểm kê là lúc mọi sai lệch về đơn vị tính lộ ra hết.

Với hàng bán theo cân, kiểm kê phải cân từng bao, từng thùng, rồi so với số trong máy. Không thể đếm số bao rồi nhân bằng trí nhớ.

Có một cách làm nhanh và chính xác hơn: cân cả lô, chia cho trọng lượng trung bình mỗi bao rồi đếm số bao thực tế. Tức là vừa cân tổng, vừa đếm số bao. Sai số sẽ nhỏ hơn nhiều so với cân từng bao.

Nhưng nếu cửa hàng bán vải, kiểm kê phải đo từng cuộn còn lại, không đo được thì cuộn nào không có số ghi là coi như lỗ.

Sau kiểm kê, phân loại chênh lệch thành hai loại: chênh do quy đổi sai và chênh do thất thoát thật. Hai loại này xử lý khác nhau hoàn toàn. Quy đổi sai thì sửa quy trình nhập và ghi lại tồn đầu kỳ sau. Thất thoát thật thì xử lý theo quy định của cửa hàng. Việc tách hai loại này đã có trong bài xử lý lệch kho cuối tháng.

Ba sai lầm hay gặp

Sai lầm thứ nhất là cắt xong không cân lại. Sai lầm thứ nhất này chỉ một mỗi lần mất ít tiền, nhưng số lần nhiều.

Sai lầm thứ hai là nhập hàng bằng cách ước lượng số bao, số thùng thay vì đếm. Sai lầm này nhân lên số lượng bán ra, thiệt hại lớn hơn nhiều.

Sai lầm thứ ba là dùng một mã hàng cho cả bán lẻ lẫn bán theo đơn vị tính, với giá nhập chỉ ở một dạng. Lúc đối chiếu báo cáo thì giá vốn không khớp đơn vị với giá bán, và phải mất thời gian mới phát hiện ra mình đang nhìn sai chỗ.

Ba lỗi này tránh được thì bán theo đơn vị tính không còn là chuyện khó. Nó chỉ là một quy trình cố định: nhập thì đếm, bán thì cân lại, báo cáo thì thống nhất đơn vị.

Làm cho quy trình tự động dần

Nếu cửa hàng bán nhiều hàng theo cân, xem cách thiết lập đơn vị tính và quy đổi trong quản lý kho trên EBIZ, phần nhập hàng sẽ tự tính giá vốn theo đơn vị quy đổi.

Còn nếu bán lẻ tại quầy nhiều hơn thì phần tính tiền có sẵn bảng đơn vị tính để nhân viên không phải tự nhân tay. Cách làm được mô tả ở tính tiền và quản lý bán hàng.

Nói chung, càng nhiều bước nào là việc thủ công, càng nên ghi lại. Một bảng tính trên điện thoại ghi lại kết quả cân và kết quả quy đổi, mỗi tuần xem lại một lần, sẽ phát hiện món nào đang lỗ âm mà không cần đợi đến cuối năm.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.