Bán hàng âm kho xử lý sao cho khỏi rối số liệu

Tồn kho âm nghĩa là phần mềm đang ghi còn ba cái mà thực tế đã bán mười hai cái. Có cửa hàng chạy cả tháng trước khi biết, vì báo cáo cuối ngày không ai mở ra xem.

Tệ hơn nữa là khi tồn âm âm thầm để nguyên rồi dùng con số đó để tính tiền nhập. Nhập theo số âm là nhập dư, để trong kho một đống không ai bán được mà vẫn nằm trên sổ.

Có cửa hàng phát hiện kho âm ba trăm triệu, mà lãi mỗi tháng chỉ hai mươi triệu. Nguyên nhân là một mã nhập sai quy đổi từ thùng sang cái ngay từ lúc đầu.

Tìm mã nào đang âm

Đầu tiên là lọc xem mã nào có tồn âm. Trong phần mềm bán hàng thường có màn hình tồn kho, cột tồn cuối cho phép lọc những dòng âm.

Có ba loại âm. Một là âm nhẹ, khoảng một đến hai đơn vị, thường do nhập tay sai và không đáng báo động. Hai là âm rõ, mười đơn vị trở lên, cần tìm nguyên nhân. Ba là âm trên một mã bán cực nhanh, mỗi ngày âm thêm, dấu hiệu nhập tồn đầu kỳ thiếu.

Nếu phần mềm không lọc được thì xuất bảng tồn ra tệp rồi lọc bằng bảng tính. Một bảng tồn kho dưới ba nghìn dòng thì lọc mất chưa tới một phút.

Đừng sửa ngay khi vừa thấy. Sửa số trên phần mềm không giải quyết được chuyện gì, chỉ làm cho số đẹp hơn trong một thời gian ngắn.

Tìm điểm lệch trong lịch sử

Lịch sử tồn kho của mã bị âm cho biết mọi lần thay đổi: nhập hàng, bán ra, trả lại, điều chỉnh. Xem từng dòng một là ra chỗ sai.

Cách phổ biến nhất là thiếu nhập tồn đầu kỳ. Mở món hàng mới, kho ban đầu bằng không trong phần mềm, bán hết mười hai cái thì tồn là âm mười hai. Chỉ cần nhập lại số lượng thực tế còn lại là khớp.

Cách thứ hai là nhập sai đơn vị. Mua mười thùng nước rửa bát mà nhập thành mười cái, tồn lệch tới chín trăm đơn vị. Loại này thường xảy ra lúc nhập hàng chính, vì người nhập không đọc kỹ nhãn.

Cách thứ ba là xóa hóa đơn cũ. Ai đó hủy hóa đơn thì hàng có thể đã đi mà tồn không được trả lại. Cần xem hóa đơn đó trong lịch sử có phải hàng đã bán thật không.

Tìm trong hóa đơn và phiếu nhập

Sau khi có danh sách mã âm, mở lịch sử giao dịch từng mã một. Kiểm tra từng hóa đơn bán ra: mã có đúng không, số lượng có đúng không, giá có đúng không.

Sai tên hàng thì dễ phát hiện vì sẽ ra mã khác. Sai số lượng thì khó hơn, phải so với hóa đơn gốc. Sai đơn vị thì khó nhất, vì tổng vẫn ra một con số nhưng sai nghĩa.

Song song, xem lại phiếu nhập gần nhất. Phiếu nhập thiếu một dòng thì tồn thiếu một lần, và sai này lặp lại theo chu kỳ nhập.

Cũng cần xem có ai nhập tay sửa tồn không. Sửa thẳng số tồn là cách làm nhanh nhưng làm mất dấu vết, sau này không truy được.

Chỉnh lại bằng phiếu điều chỉnh

Sau khi biết nguyên nhân thì chỉnh, và cách chỉnh đúng là tạo phiếu điều chỉnh có lý do. Ba lý do thường dùng: nhập bổ sung tồn đầu kỳ, kiểm kê thực tế, ghi nhận hao hụt hư hỏng.

Phiếu điều chỉnh phải có người lập, thời điểm, và lý do cụ thể. Ghi chung chung kiểu sửa số thì sau này không ai dám đụng vào sổ nữa.

Chỉnh xong thì chạy lại báo cáo tồn kho xem đã hết âm chưa. Còn âm thì đừng vội chỉnh tiếp, mà quay lại xem chuỗi giao dịch từ đầu tháng.

Nhớ sao lưu trước khi chỉnh. Chỉnh nhầm thì khôi phục dữ liệu cũ nhanh hơn nhiều so với việc lần ngược từng hóa đơn.

Tìm nguyên nhân có hệ thống

Xử lý xong mã này thì xem còn mã nào nữa không. Nếu có ba mã âm liên tiếp thì đó không phải chuyện nhập tay.

Một trong ba nguyên nhân sau là phổ biến nhất. Một là phần mềm chưa được cập nhật cùng lúc với thay đổi quy trình bán. Hai là có nhiều điểm bán cùng ghi vào một kho mà đồng bộ chưa đúng.

Ba là có người vừa bán hàng vừa nhập kho, xử lý chồng nhau. Cách này hay gặp ở cửa hàng nhỏ một người làm hết, giữa lúc lấy hàng cho khách thì người khác nhập số mới vào.

Cách chống là quy định lúc nào cũng được nhập hàng, không nhập xen với bán hàng. Quy định này viết ra thành văn, dán ở kho.

Chặn tái diễn bằng quy tắc

Sau khi sửa số liệu thì phải làm sao cho không lặp lại. Cách rẻ nhất và hiệu quả nhất là vài quy tắc đơn giản áp dụng ngay.

Một: khi bán mà tồn không đủ, phần mềm hiện cảnh báo chứ không cấm. Nhân viên thấy cảnh báo thì dừng lại kiểm, không bán cho xong rồi mới xử lý.

Hai: ngày nào cũng mở báo cáo tồn âm lúc đóng cửa. Một tháng có năm mươi mấy ngày, mở ra xem mất ba mươi giây, thấy âm thì xử ngay.

Ba: nhập hàng phải có phiếu, không nhập miệng rồi nhớ. Phiếu có chữ ký người nhận, sau này lệch thì tra được.

Bốn: cấm sửa thẳng số tồn. Muốn chỉnh thì qua phiếu điều chỉnh, có lý do. Cấm điều này giúp mọi sai sót đều có dấu vết.

Năm: hàng nhập về có kiểm số lượng thực tế, không tin số ghi trên giấy. Chênh ba phần trăm là cảnh báo, chênh hơn mười phần trăm thì phải hỏi lại nhà cung cấp.

Kiểm kê thực tế định kỳ

Có một cách chắc chắn hơn cả phần mềm, đó là kiểm kê. Mỗi tuần kiểm một phần kho, xoay vòng từng nhóm, mỗi nhóm một tuần.

Kiểm một nhóm mất khoảng mười lăm phút nếu nhóm nhỏ, ba mươi phút nếu nhóm lớn. Cả quý có thời gian kiểm hết mà không ảnh hưởng việc bán.

Khi kiểm thì đếm thật, không dựa vào cảm giác. Người đếm một người ghi, hai người cùng xác nhận thì chênh lệch mới biết ngay từ lúc nào.

Cách này nghe cũ, nhưng là cách duy nhất phát hiện được chuyện mất mà không ai khai báo. Phần mềm chỉ thấy số đã nhập vào, không thấy số thật ngoài kho.

Thông báo khi phát hiện lệch

Phát hiện lệch thì nên nói cho người liên quan biết, nhất là khi lệch có dấu hiệu thất thoát. Giấu chuyện lệch rồi tự sửa trong im lặng thì lần sau ai cũng làm vậy.

Cách nói giản dị, không cần tìm người có lỗi. Nói thẳng là tồn lệch ba mươi cái ở mã này, đang tra nguyên nhân, ai biết gì thì nói.

Khi tìm ra nguyên nhân là nhập thiếu thì nhân viên cần biết cảm gián hơn là bị phạt. Nhiều khi chỉ cần biết sẽ có người sửa, lỗi giảm rõ.

Chuyện lệch mà ai cũng giấu thì báo cáo tồn kho mất tác dụng. Báo cáo chỉ có giá trị khi số trên báo cáo gần với thực tế.

Khi âm kho là do đổi nhà cung cấp

Đổi nhà cung cấp thường làm tồn kho lộn. Mã của nhà cũ và mã của nhà mới khác nhau cho cùng một món hàng, trong kho lại chỉ còn một số lượng.

Xử lý kiểu này thì không sửa số mà phải tách mã. Mã của nhà cũ giữ nguyên số lượng còn lại, mã của nhà mới tính riêng từ đầu.

Cách này làm số mã tăng lên nhưng dữ liệu sạch. Nếu gộp chung mã thì sau này không biết phần nào thuộc nhà nào, lúc cần trả hàng cũ thì không biết trả cho ai.

Chuyện này nên xử lý khi nhận hàng lô đầu tiên của nhà mới, không để dồn tới cuối năm.

Phân biệt âm kho và âm công nợ

Có một trường hợp số tồn âm không phải vì bán quá số có, mà vì chủ nhà cung cấp giao thiếu. Ví dụ giao ba mươi thùng nhưng thực tế chỉ có hai mươi bảy.

Nếu quy về thiếu hàng thì số tồn phải đưa về hai mươi bảy, và ghi nhận khoản thiếu để đòi. Nếu quy về bán quá số thì tồn vẫn âm.

Phân biệt hai loại này rất quan trọng, vì cách xử lý khác hẳn nhau. Một là lỗi nhà cung cấp, một là lỗi cửa hàng.

Nhận hàng mà đếm không đủ thì báo ngay, không chờ cuối kỳ. Báo ngay thì còn có người xử, chờ cuối kỳ thì nhà cung cấp đã quên.

Kinh nghiệm của nhiều cửa hàng là đếm lúc nhận, đếm ba nơi: trên xe, ngoài cửa, và trong kho. Ba lần đếm mà thiếu thì biết ngay lỗi ở khâu vận chuyển.

Cập nhật lại số dự trữ khi nhập hàng

Nhiều chuyện âm kho bắt nguồn từ lúc nhập hàng mà không cập nhật số dự trữ. Số dự trữ là số tồn thật đếm được sau khi nhập, nằm giữa số trên sổ và số trong kho.

Không cập nhật số dự trữ thì tồn trên sổ vẫn cao hơn thực tế. Bán dần thì tồn âm xuất hiện muộn, nhưng chắc chắn sẽ xuất hiện.

Nhập xong kiểm hàng xong thì cập nhật số dự trữ ngay trong phiếu nhập, không để qua. Việc này mất thêm hai phút mà giữ sổ luôn khớp.

Cách làm này cũng giúp phát hiện hàng hư hỏng trong lúc nhập. Số dự trữ thấp hơn số trên phiếu nhiều thì hàng vỡ trong vận chuyển, còn phải báo.

Khi âm kho xảy ra lúc bán đông

Không có chỗ nào hoàn hảo hết, mùa cao điểm thì âm kho xảy ra vào lúc bận nhất. Khi đó ưu tiên bán cho khách, xử lý số sau.

Trong ca bận, nếu phần mềm chặn bán thì nhân viên dễ tự ý sửa số tồn cho vừa. Sửa trong lúc bận thì không có dấu vết, sau này không biết vì sao.

Cách tốt nhất là tạm cho phép bán vượt tồn, đánh dấu cảnh báo, xử lý sau ca. Ít nhất thì sự kiện còn được ghi lại.

Cuối ca ngồi mười phút xem danh sách cảnh báo trong ngày là xong. Không xử ngay giữa ca thì chuyện đó chạy sang đêm, khó hơn nhiều.

Xem thêm sắp xếp kho nhỏ nếu kho chưa chia khu thì việc đếm cũng khó hơn. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.