Xử lý hàng tồn lâu ngày cho kho đỡ chôn vốn

Hàng nằm trong kho lâu ngày không phải là tài sản, mà là tiền chôn dưới đất. Mỗi thùng hàng tồn đều chiếm một mặt bằng, chiếm một phần vốn, và càng nằm lâu càng mất giá. Cửa hàng nhỏ vốn ít, một khoảng vốn bị chôn trong kho thì thiếu tiền nhập hàng mới, mà hàng mới mới là thứ bán ra được tiền.

Nhiều chủ cửa hàng biết mình có hàng tồn nhưng không dám động vào. Sợ bán rẻ lỗ, sợ mất mặt khách quen, sợ phải ghi hao hụt. Kết quả là hàng cứ nằm thêm, nằm tới khi hết hạn hoặc lỗi thời, lúc đó mất trọn. Xử lý đúng lúc thì lấy lại được phần lớn vốn, mà không ảnh hưởng gì tới việc bán hàng hằng ngày.

Nhận ra hàng tồn lâu ngày là gì

Hàng tồn không phải là hàng bán chậm. Hàng bán chậm vẫn bán được, chỉ là mất nhiều thời gian hơn. Hàng tồn là hàng nằm trong kho từ lâu mà không ai nhớ nó còn ở đâu, không ai biết nó còn bao nhiêu, và không ai nghĩ tới việc bán nó.

Cách nhận ra đơn giản nhất là kiểm kê định kỳ. Mỗi tháng một lần, lấy danh sách hàng từ phần mềm hoặc từ sổ, sắp xếp theo ngày nhập. Hàng nào nhập từ 60 ngày trở lại mà số tồn vẫn còn nhiều thì đó là ứng viên xử lý.

Một dấu hiệu nữa là hàng nằm ở chỗ kho khó tới. Kệ trên cùng, góc khuất, phía sau cửa. Hàng nào bị đẩy vào những chỗ đó thường là hàng không bán được, vì người xếp kho cũng biết món nào khách ít hỏi.

Còn một dấu hiệu nữa là hàng có số lượng lạ. Nhập về 50 cái, bán được 3 cái trong ba tháng, còn 47 cái. Con số 47 nằm đó mà không ai động tới. Đó là hàng cần xử lý, không phải hàng cần chờ thêm.

Tính toán thiệt hại khi để hàng tồn lâu

Để hàng tồn không chỉ mất giá vốn. Còn mất thêm bốn thứ nữa.

Thứ nhất là mặt bằng. Một kệ trong kho chiếm khoảng một mét vuông. Nếu mặt bằng đó để hàng tồn thì không để hàng bán chạy. Hàng bán chạy không có chỗ thì khách hỏi mà không có, mất đơn.

Thứ hai là công sức. Hàng tồn cũng phải dọn, phải lau, phải kiểm. Mỗi lần kiểm kho phải đếm thêm, phải ghi thêm. Công sức đó dùng để bán hàng thì có lời.

Thứ ba là rủi ro hư hỏng. Hàng nằm lâu càng dễ hư, dễ mối mọt, dễ lỗi thời. Đồ điện tử nằm một năm thì pin tự xả, màn hình ố vàng. Quần áo nằm một mùa thì mẫu lỗi thời, khách không mua nữa.

Thứ tư là cơ hội. Vốn đang nằm trong hàng tồn thì không nhập hàng mới. Hàng mới về thì kệ đầy, không chỗ để. Khách hỏi món mới mà mình không có, họ đi mua ở chỗ khác.

Cộng lại bốn thứ đó, chi phí thật của hàng tồn thường cao hơn nhiều so với con số giá vốn in trên thùng. Nên xử lý sớm là hành động hợp lý, không phải là chịu lỗ.

Lọc riêng hàng tồn ra một chỗ

Bước đầu tiên là gom hết hàng tồn về một khu vực riêng. Không gộp lẫn với hàng bán thường ngày, vì gộp lẫn thì lúc cần tìm lại mất công, mà người bán hàng cũng không nhớ món nào đang trong chương trình xả.

Gom về rồi phân loại thàng ba nhóm. Nhóm một là hàng còn date dài, còn bán được bình thường. Nhóm hai là hàng gần hết hạn hoặc mẫu cũ nhưng vẫn dùng được. Nhóm ba là hàng hư hỏng, lỗi thời, không bán được nữa.

Nhóm một xử lý bằng cách đưa lên kệ trước, đặt ở vị trí dễ thấy. Nhóm hai xử lý bằng giảm giá và combo. Nhóm ba xử lý bằng cách bán lại cho đại lý hoặc ghi hao hụt.

Phân loại xong thì ghi rõ số lượng từng nhóm vào sổ. Con số này là cơ sở để cuối tháng tính xem đã thu hồi được bao nhiêu, còn bao nhiêu vẫn nằm.

Đưa hàng tồn lên kệ trước

Cách đơn giản nhất để xử lý hàng tồn là đưa nó ra nơi khách nhìn thấy. Hàng nằm trong kho thì khách không biết, hàng lên kệ thì khách thấy và mua.

Chọn vị trí đắc địa nhất trong cửa hàng. Lối vào, gần quầy thu ngân, hoặc kệ trung tâm. Chỗ đó thường dành cho hàng bán chạy, nhưng tạm thời dành một phần cho hàng tồn cũng được, vì hàng tồn cần ưu tiên hơn.

Trưng bày đẹp một chút. Hàng tồn thường bị để nơi tối, bụi bặm, xếp lộn xộn. Đem ra lau sạch, xếp gọn, dán nhãn giá rõ ràng. Khách không biết đó là hàng tồn, họ chỉ thấy hàng đẹp và giá tốt.

Kèm theo là chữ giải thích ngắn. “Hàng mới về”, “Giảm giá cuối tuần”, “Mua hai tặng một”. Khách thấy lý do để mua thì họ mua nhanh hơn, không phải ngồi suy nghĩ lâu.

Gộp combo với hàng bán chạy

Combo là cách xử lý hàng tồn mà không cần giảm giá sâu. Thay vì bán hàng tồn với giá rẻ, thì gộp nó vào hàng bán chạy với giá tổng hợp hấp dẫn hơn.

Ví dụ, một món bán chạy giá 100 nghìn, một món tồn giá vốn 50 nghìn. Gộp thành combo giá 120 nghìn. Khách thấy mua hai món với giá rẻ hơn mua riêng, cửa hàng thu hồi được 120 nghìn thay vì chỉ 100 nghìn, mà hàng tồn cũng đi theo.

Combo cũng giúp bán được hàng mà đơn lẻ không ai mua. Một món gối, một món chăn, một món vỏ gối. Bán riêng thì khách chỉ mua một món, gộp combo thì khách mua cả ba.

Quan trọng là combo phải hợp lý. Không gộp hàng không liên quan chỉ vì đều tồn. Khách sẽ thấy kỳ lạ và không mua. Gộp hàng cùng chủ đề, cùng tác dụng, hoặc cùng mùa thì hợp lý hơn.

Giảm giá theo đợt thời gian

Nếu combo không bán được thì giảm giá trực tiếp. Nhưng giảm theo đợt, không giảm một lần rồi dừng lại.

Đợt đầu giảm 10 phần trăm. Tuần đầu bán được một ít, tuần sau bán thêm một ít. Nếu sau hai tuần vẫn còn nhiều thì giảm thêm 10 phần trăm nữa. Cứ thế cho tới khi hết.

Cách này giữ được giá trị hàng hóa lâu hơn. Giảm một lần 30 phần trăm thì khách nghĩ hàng đó lỗi thời, không dám mua. Giảm dần thì khách nghĩ mình mua được giá tốt, mua nhanh hơn.

Thời điểm giảm cũng quan trọng. Cuối tuần, cuối tháng, hoặc dịp lễ. Khách có thời gian đi mua sắm, có tâm lý mua sắm nhiều hơn. Giảm giữa tuần vào ngày thường thì ít khách để ý.

Bán lại cho đại lý sỉ

Nếu tại cửa hàng không bán được thì bán lại cho người khác. Đại lý sỉ, cửa hàng khác cùng ngành, hoặc người bán online.

Giá bán lại thường thấp hơn giá bán lẻ, nhưng cao hơn giá hao hụt. Ví dụ hàng giá vốn 100 nghìn, bán lẻ 150 nghìn, bán lại sỉ 80 nghìn. Mất 20 nghìn so với giá vốn, nhưng lấy lại được 80 nghìn tiền mặt để nhập hàng mới.

Bán lại cũng giúp dọn kho nhanh. Thay vì phải bán từng món cho khách lẻ, thì bán cả lô cho một người. Một lần giao dịch, một lần thu tiền, xong việc.

Tìm đại lý sỉ không khó. Hỏi chính nhà cung cấp cũ, họ thường biết ai đang cần hàng. Hoặc hỏi cửa hàng khác cùng khu vực, họ có thể cần hàng mà mình đang tồn. Hoặc đăng lên các nhóm bán hàng trên mạng xã hội.

Ghi hao hụt khi không thu hồi được

Có một số hàng không thu hồi được bằng mọi cách. Hết hạn, hư hỏng nặng, hoặc lỗi thời hoàn toàn. Lúc đó phải ghi hao hụt.

Ghi hao hụt không phải là xóa hàng khỏi sổ. Số lượng đã nhập vẫn phải còn trong sổ kho, nếu không sẽ lệch tổng. Cách làm là lập phiếu hao hụt, ghi rõ mã hàng, số lượng, lý do, ngày.

Trong phần mềm bán hàng có loại phiếu này riêng. Bấm vào, điền số lượng, chọn lý do, lưu. Phần mềm tự trừ số tồn và ghi vào báo cáo hao hụt.

Cửa hàng dùng sổ tay thì viết ra một trang, hai người ký. Ghi rõ ngày, mã hàng, số lượng, lý do, giá vốn, tổng tiền hao hụt. Giữ trang đó cẩn thận, vì đó là bằng chứng khi cơ quan quản lý hỏi tới.

Tiền hao hụt cũng ghi lại. Ví dụ hao hụt 10 món, giá vốn mỗi món 100 nghìn, tổng hao hụt 1 triệu. Con số này cuối tháng nhìn lại mới biết nguyên nhân lỗ nằm ở đâu.

Ngăn hàng tồn quay lại

Xử lý hàng tồn xong thì phải ngăn nó quay lại. Cách tốt nhất là nhập hàng ít hơn, nhưng thường xuyên hơn.

Thay vì nhập 100 món một lần, thì nhập 50 món hai lần. Mỗi lần nhập ít hơn thì ít hàng tồn hơn, mà vẫn đủ bán. Nhà cung cấp thường hợp tác với cách này, vì họ cũng thích đơn đều đặn hơn đơn lớn.

Theo dõi số bán ra từng tuần. Món nào bán chạy thì nhập nhiều hơn, món nào bán chậm thì nhập ít hơn hoặc ngừng nhập. Phần mềm bán hàng thường có báo cáo này, chỉ cần xem là biết.

Kiểm kho định kỳ vẫn cần thiết. Mỗi tháng một lần, lọc ra hàng tồn, xử lý ngay. Đừng để tích tụ nhiều tháng rồi mới xử lý, vì lúc đó số lượng lớn, xử lý khó hơn, mất nhiều thời gian hơn.

Tính toán lợi ích khi xử lý hàng tồn

Xử lý hàng tồn không chỉ lấy lại tiền, mà còn tạo ra nhiều lợi ích khác.

Lấy lại vốn. Hàng tồn giá vốn 1 triệu, xử lý thu hồi được 800 nghìn. 800 nghìn đó nhập hàng mới, bán được 1 triệu. Lời 200 nghìn, cộng với 800 nghìn vốn ban đầu, tổng cộng 1 triệu lời từ vốn ban đầu.

Dọn kho. Hàng tồn chiếm 20 phần trăm diện tích kho. Dọn xong thì có chỗ để hàng mới. Hàng mới lên kệ nhanh hơn, khách thấy nhiều hơn, mua nhiều hơn.

Tăng doanh thu. Hàng tồn xử lý xong thì kệ trống ra, để hàng bán chạy. Hàng bán chạy lên kệ thì khách mua nhiều hơn, doanh thu tăng.

Giảm chi phí. Hàng tồn không còn thì không phải dọn, không phải lau, không phải kiểm. Tiết kiệm công sức, tiết kiệm thời gian.

Cộng lại, xử lý hàng tồn là một trong những cách tăng lợi nhuận rẻ nhất. Không cần tốn thêm tiền, không cần thêm nhân viên, chỉ cần dành vài giờ mỗi tháng để kiểm và xử lý.

Muốn biết thêm về cách giảm giá xả hàng đúng lúc mà vẫn có lời, bạn có thể xem thêm cách giảm giá xả hàng tồn đúng lúc mà vẫn có lời. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.