Chống thất thoát hàng hóa ở quầy bán hàng nhỏ

Thất thoát hàng hóa ở cửa hàng nhỏ thường không phải do một tên trộm lấy đi. Phần lớn là mất đi từ từ: đếm thiếu, ghi thiếu, hàng hỏng không khai, bán không ghi sổ. Mỗi lần chỉ vài nghìn, cuối tháng nhìn lại mới thấy con số lớn.

Muốn chặn được thì phải biết mất ở đâu trước. Cách nhanh nhất là so số tồn trong phần mềm với số hàng thực tế định kỳ, rồi lần ngược từng giao dịch gần nhất.

Phân biệt mất hàng và sai số đếm

Không phải lệch số nào cũng là thất thoát. Nhiều khoản lệch chỉ là đếm sai hoặc ghi thiếu, và hai loại này xử lý hoàn toàn khác nhau.

Đếm sai thường xảy ra ở hàng nhỏ, hàng lẻ: mì gói, nước ngọt chai, bánh kẹo. Người bán nhớ là có mười mà thực tế chín, nhớ là có mười lăm mà thực tế mười bốn. Lệch vài đơn vị, tổng lại thành con số đáng kể.

Ghi thiếu xảy ra khi bán mà không ghi hóa đơn, hoặc ghi thiếu một món trong đơn nhiều món. Cửa hàng bán được, tiền thu vào két, nhưng phần mềm không ghi nhận, nên tồn kho vẫn giữ nguyên số cũ. Khi kiểm kê sẽ thấy nhiều hàng hơn thực tế.

Ngoài ra còn một loại: hàng hỏng, hết hạn nhưng không khai. Hàng còn nằm trên kệ đến khi hết hạn, cửa hàng tự ý hủy đi, số tồn trong phần mềm không giảm. Lúc kiểm kê, số thực tế ít hơn số sổ.

Kiểm kê hàng bán chạy hằng ngày

Hàng bán chạy nên kiểm kê mỗi ngày, thường vào lúc đóng ca. Chỉ kiểm kê nhóm hàng này thôi, không cần kiểm kê toàn bộ cửa hàng.

Nhóm hàng bán chạy thường là mười đến hai mươi mã, chiếm phần lớn doanh thu. Kiểm kê nhóm này mỗi ngày mất mười lăm phút, nhưng phát hiện được lệch sớm, trước khi lệch đủ nhiều để thành mất tiền.

Cách kiểm kê hiệu quả là đếm kỹ một mã, rồi đối chiếu số ghi trong phần mềm. Nếu khớp, chuyển sang mã tiếp theo. Đếm từng mã một, không đếm cả kệ một lượt rồi ước.

Cần một người đếm và một người nhìn xác nhận. Hai người cùng kiểm thì khi lệch mới biết chắc, và cũng tránh trường hợp một người đếm rồi tự ghi số mình vừa đếm.

Kiểm kê hàng bán chậm theo tuần

Hàng bán chậm không cần kiểm kê mỗi ngày. Kiểm kê mỗi tuần một lần, vào một ngày cố định trong tuần để dễ nhớ.

Hàng bán chạm cũng là loại cần kiểm kê đều. Hàng bán được vài cái một tuần thì dễ quên mất nếu không ai nhớ, nhất là hàng nhỏ, giá trị thấp, ai cũng nghĩ không ai lấy.

Khi kiểm kê hàng bán chậm, chú ý thêm một việc: hàng đã lưu hành bao lâu mà chưa bán được. Hàng nằm trên kệ sáu tháng thì đang chiếm chỗ và làm chậm cửa hàng. Những món này nên giảm giá hoặc đưa vào chương trình khuyến mãi.

Kiểm kê tồn kho mỗi tháng

Hàng tồn trong kho kiểm kê một lần mỗi tháng, thường vào ngày đầu tháng sau. Kiểm kê toàn bộ số mã trong kho, không chỉ nhóm bán chạy.

Kho kiểm kê kỹ càng tốt, nhưng không nhất thiết đếm từng đơn vị. Với hàng nguyên kiện như thùng, bao, có thể kiểm số lượng kiện nguyên vẹn và ước phần vỡ. Phần vỡ đếm kỹ hơn, phần nguyên thì nhìn từ ngoài bao bì cũng đủ.

Kiểm kê kho lần đầu tiên sẽ mất khá lâu, có thể cả buổi. Nhưng chỉ lần đầu thôi. Sau đó mỗi tháng nhanh hơn nhiều vì đã biết hàng nằm ở đâu.

Nhớ lưu số tồn đầu kỳ trước mỗi lần kiểm kê. Số này là điểm để so sánh, biết trong tháng vừa rồi tăng hay giảm ở từng mã.

Ghi nhận mọi khoản hủy hàng

Hủy hàng, hết hạn, vỡ, hư hỏng — đây là khoản tiền mất đi mà dễ bị bỏ sót nhất. Cửa hàng thấy hàng hỏng thì bỏ đi, không ghi gì, số tồn trong phần mềm vẫn giữ nguyên.

Mỗi lần hủy hàng nên ghi rõ: mã hàng, số lượng, lý do, ngày hủy, ai hủy. Lý do nên cụ thể: hết hạn, vỡ trong lúc vận chuyển, không bán được quá thời hạn. Lý do chung chung như hỏng, mất sẽ không giúp được gì khi sau này cần tìm nguyên nhân.

Nếu hủy hàng do lỗi nhập về, nên ghi rõ để còn đòi được nhà cung cấp. Nhiều khoản hư hỏng lúc giao hàng là nhà cung cấp chịu, nhưng chỉ khi cửa hàng có ghi nhận ngay lúc nhận.

So số liệu để tìm chỗ mất

Khi kiểm kê phát hiện lệch, việc tiếp theo là tìm ra lệch ở đâu. Cách nhanh nhất là xem lại các giao dịch gần nhất của mã hàng đó.

Phần mềm bán hàng thường lưu lịch sử: bán lúc nào, ai bán, bán bao nhiêu, giá bao nhiêu. Xem lại vài chục giao dịch gần nhất, thường thấy ngay: một món bị ghi thiếu, một món bị ghi sai số lượng, hoặc một món không có giao dịch nào mà vẫn giảm số tồn.

Nếu không tìm ra trong giao dịch, kiểm tra hàng bán kèm và hàng đã cho. Có trường hợp nhân viên lấy hàng cho nhà mình mà không ghi. Loại này người ngoài nhìn số liệu thì không thấy, chỉ có khi đối chiếu với thực tế mới lộ ra.

Một loại nữa là đổi hàng. Khách mang món cũ đến đổi món mới, nhân viên quên ghi, cửa hàng mất cả món cũ và món mới. Loại này xảy ra nhiều ở cửa hàng bán nước ngọt, cửa hàng tiện ích.

Phân quyền và ghi nhận

Khi nhiều người cùng bán, cần biết ai đã bán món gì. Không cần giám sát từng người, chỉ cần hệ thống ghi lại thì sau này có chỗ để tra.

Đăng nhập bằng tài khoản riêng cho từng người thay vì dùng chung một tài khoản. Tài khoản chung thì mọi giao dịch đều ghi vào một tên, lệch số không tra được.

Nhân viên mới thì nên làm việc có người hướng dẫn trong tuần đầu. Lỗi phần lớn ở người mới đến từ chưa biết quy trình, không phải cố ý. Có người hướng dẫn thì lỗi giảm rõ rệt trong tháng đầu.

Lắp camera đúng chỗ

Camera không ngăn được thất thoát, nhưng giúp xác định nhanh khi có nghi ngờ. Điều quan trọng là chọn đúng vị trí, không phải số lượng camera.

Vị trí quan trọng nhất là quầy thu ngân, nơi giao dịch diễn ra. Tiếp theo là cửa ra vào, để thấy ai mang hàng ra. Khu vực kho và khu vực bỏ hàng cũng nên có.

Camera đặt quá cao thì không thấy mặt, không thấy đồ trong túi. Camera đặp thấp quá thì dễ bị che, dễ bị vô hiệu. Đặt cao vừa tầm mắt người, nhìn thấy cả mặt lẫn tay đang cầm đồ.

Hình ảnh lưu được bao lâu cũng cần tính trước. Nhiều cửa hàng lắp camera rồi không kiểm tra, đến lúc cần thì hình đã bị ghi đè hết.

Không chỉ trông vào camera

Nhiều chủ cửa hàng nghĩ lắp camera là giải quyết được chống thất thoát. Thực tế phần lớn mất hàng ở cửa hàng nhỏ không phải do trộm cắp, mà do đếm sai và ghi thiếu.

Nếu camera cho thấy không có ai lấy hàng bất thường, mà số liệu vẫn lệch thì vấn đề nằm ở quy trình chứ không phải ở con người. Khi đó cần sửa cách nhập liệu, cách kiểm kê, cách ghi nhận hủy hàng.

Ngược lại, có nhiều động viên tài chính hơn cũng chưa chắc giữ được. Cửa hàng mà áp lực thái quá thì nhân viên dễ bỏ việc, mà tìm người mới cũng tốn công. Nhiều khi làm rõ trách nhiệm và thưởng công bằng cho người làm tốt thì hiệu quả hơn.

Chống thất thoát là việc làm đều, không phải làm một lần là xong. Kiểm kê đúng nhịp, ghi nhận đầy đủ, tra lại nhanh khi có lệch, thì phần lớn mất mát sẽ không có cơ hội xảy ra.

Xem thêm chia lợi nhuận cửa hàng gia đình và dọn quầy bán hàng. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.