Kiểm hàng giao cho đơn vị vận chuyển không mất đồ

Giao hàng cho đơn vị vận chuyển là bước cuối của việc bán hàng. Cửa hàng đóng gói, cân, giao cho shipper, shipper giao đến khách. Nghe đơn giản, nhưng nhiều cửa hàng mất hàng mà không biết đòi ai, vì không có bằng chứng đã giao.

Việc đầu tiên là hiểu trách nhiệm của ai. Cửa hàng chịu trách nhiệm đóng gói đúng, ghi đúng mã vận đơn, chụp ảnh. Đơn vị vận chuyển chịu trách nhiệm giao hàng đúng hạn, không làm mất, không làm hỏng. Khách chịu trách nhiệm mở hàng kiểm tra ngay khi nhận.

Mất hàng thường xảy ra vì không có bằng chứng. Không chụp ảnh, không ghi mã vận đơn, không có chữ ký của shipper. Đến lúc hàng mất thì không ai chịu, cửa hàng phải tự đền.

Đóng gói thế nào cho chắc

Đóng gói phải chắc. Thùng cứng, bọc xốp quanh hàng, chèn giấy hoặc xốp vào khoảng trống. Thùng lỏng lẻo thì hàng xóc, đến tay khách hỏng.

Ghi rõ dễ vỡ lên thùng nếu hàng dễ vỡ. Chữ “Dễ Vỡ” đỏ, to, shipper thấy thì cẩn thận hơn. Không ghi thì shipper ném như hàng thường.

Cân hàng trước khi giao. Cân để biết trọng lượng thật, ghi vào phiếu gửi. Cân đúng thì không bị đơn vị vận chuyển tính thêm phí. Cân sai thì bị tính thêm phí, cửa hàng mất tiền.

Chụp ảnh hàng trước khi đóng thùng. Chụp hàng đã bọc xốp, chụp thùng đã đóng, chụp mã vận đơn dán lên. Ảnh là bằng chứng, hàng mất thì ảnh là căn cứ.

Cân và ghi mã vận đơn

Cân hàng là việc đầu tiên. Cân để biết trọng lượng thật, ghi vào phiếu gửi. Đơn vị vận chuyển tính phí theo trọng lượng, cân đúng thì không bị tính thêm.

Mã vận đơn là số để tra cứu hàng. Mỗi kiện hàng một mã, ghi rõ lên phiếu gửi và lên thùng. Mã vận đơn là cách tra hàng đến đâu, mất thì đòi bồi thường.

Ghi rõ giá trị hàng trên phiếu gửi. Ghi đúng giá trị thật, không ghi thấp để tiết kiệm phí. Ghi thấp thì mất hàng đòi bồi thường không đủ.

Giữ lại phiếu gửi đến khi khách xác nhận đã nhận. Phiếu gửi là bằng chứng đã giao. Khách xác nhận nhận hàng thì mới vứt phiếu. Không vứt sớm.

Giao cho shipper và lấy xác nhận

Giao hàng cho shipper phải có chữ ký hoặc xác nhận. Shipper ký vào phiếu, hoặc quét mã xác nhận đã nhận hàng. Không có xác nhận thì sau này hàng mất, không có căn cứ.

Nên kiểm kê số lượng trước khi giao. Đếm số kiện, đối chiếu với phiếu. Đúng thì giao, sai thì xem lại. Kiểm kê trước thì không giao thiếu, không giao thừa.

Chụp ảnh lúc giao cho shipper. Chụp số kiện hàng, chụp shipper đang nhận. Ảnh là bằng chứng, hàng mất thì ảnh là căn cứ.

Nếu shipper từ chối ký thì không giao. Không ký thì không có căn cứ, hàng mất không đòi được. Gọi đơn vị vận chuyển yêu cầu cử shipper khác, hoặc tự giao.

Tra mã vận đơn mỗi ngày

Mỗi ngày tra mã vận đơn xem hàng đến đâu. Hàng đã giao thì xong, hàng đang đi thì chờ, hàng thất lạc thì gọi đơn vị vận chuyển ngay.

Nên tra vào buổi sáng. Sáng tra thì biết hàng hôm qua đến đâu, có vấn đề thì xử lý sớm. Chiều tra thì muộn, đơn vị vận chuyển đã nghỉ.

Nếu hàng thất lạc quá ba ngày thì gọi đơn vị vận chuyển. Yêu cầu tìm hàng, hoặc yêu cầu bồi thường. Đừng chờ quá lâu, chờ lâu thì hàng mất thật.

Ghi lại trạng thái hàng vào sổ. Hàng đã giao, hàng đang đi, hàng thất lạc — ghi rõ. Sổ này là căn cứ khi đối soát với đơn vị vận chuyển.

Khách không nhận được hàng

Khách nói không nhận được hàng thì tra mã vận đơn trước. Mã vận đơn cho biết hàng đến đâu, ai ký nhận. Tra trước khi hỏi đơn vị vận chuyển.

Nếu hàng đã giao mà khách nói không nhận thì yêu cầu bằng chứng giao hàng. Đơn vị vận chuyển phải cung cấp ảnh giao, chữ ký người nhận. Có bằng chứng thì khách không chối được.

Nếu hàng thất lạc thì yêu cầu bồi thường, đồng thời gửi hàng mới cho khách. Khách chờ lâu thì bỏ đi, gửi hàng mới giữ khách. Bồi thường từ đơn vị vận chuyển đòi sau.

Nói chuyện với khách nhẹ nhàng. Khách không nhận được hàng thì họ bực, cửa hàng cứ bình tĩnh. Hỏi khách, tìm hàng, gửi hàng mới. Khách thấy được quan tâm thì họ ở lại.

Hàng dễ vỡ và hàng có giá trị

Hàng dễ vỡ phải đóng gói kỹ. Bọc xốp quanh, chèn giấy, đóng thùng cứng. Ghi rõ dễ vỡ. Chụp ảnh trước khi đóng. Đóng vội thì đến tay khách hỏng, cửa hàng phải đền.

Hàng có giá trị phải mua bảo hiểm. Bảo hiểm phí thêm, nhưng mất hàng thì được đền đủ. Hàng giá trị cao mà không mua bảo hiểm thì mất là mất hết.

Nên ghi giá trị thật lên phiếu gửi. Ghi thấp để tiết kiệm phí bảo hiểm là sai lầm, mất hàng đòi không đủ. Ghi thật, mua bảo hiểm, mất thì được đền.

Khi shipper giao thiếu hoặc giao thừa

Shipper giao thiếu là chuyện xảy ra. Đơn giao ba kiện mà shipper chỉ mang hai, hoặc mang nhầm đơn của người khác. Xử lý ngay tại chỗ, đừng để về tới nơi mới phát hiện.

Kiểm số kiện ngay lúc shipper nhận hàng. Đếm một lần, ghi vào phiếu, shipper ký xác nhận. Có bao nhiêu kiện, mã vận đơn gì, ghi rõ. Thiếu thì báo ngay, không báo thì hàng thiếu không biết từ đâu.

Giao thừa thì lấy về, ghi rõ trong phiếu, xử lý sau. Đừng vứt bỏ hàng của người khác. Có khi shipper nhầm sang đơn gần giống, mình giữ lại rồi bàn giao lại, ai cũng được.

Có thể chụp ảnh lúc nhận hàng từ shipper. Chụp số kiện, chụp mã vận đơn trên từng kiện, chụp phiếu có chữ ký. Ảnh là bằng chứng, có ảnh thì đòi hay bồi thường đều dễ hơn nói bằng lời.

Nếu shipper từ chối nhận hàng thì gọi đơn vị vận chuyển. Đừng ép shipper nhận hàng đóng gói chưa đạt rồi sau phải lập hồ sơ đền bù, vừa mất oan tiền vừa tốn thời gian. Gọi đơn vị vận chuyển xử lý, họ cử người khác.

Hàng về tới khách nhưng khách báo hỏng

Hàng đến nơi khách báo hỏng thì đừng vội trách. Có thể hỏng lúc vận chuyển, có thể khách để rơi lúc dỡ. Cần xác định hỏng lúc nào thì mới biết ai chịu.

Nhờ khách chụp ảnh hàng hỏng, nhờ khác bìa thùng, và ghi rõ lúc nhận hàng tình trạng thế nào. Ảnh khách gửi kèm là căn cứ. Yêu cầu khách giữ nguyên hàng và vỏ hộp, đừng vứt đi.

Báo đơn vị vận chuyển ngay. Họ yêu cầu kiểm tra, họ kiểm tra từ trả lại hay từ lúc nhận. Báo chậm thì họ bảo hàng hỏng ở khách, cửa hàng chịu thiệt. Báo nhanh thì họ kiểm tra kịp.

Nếu hàng dễ vỡ mà đóng gói chưa đúng cách thì cửa hàng chịu thiệt phần này. Đơn vị vận chuyển chỉ chịu khi đã đóng gói đúng và ghi rõ dễ vỡ. Đóng vội, không ghi, không bọc bảo vệ thì đơn vị vận chuyển có quyền không chịu.

Nên thỏa hiện với khách. Hàng hỏng nhẹ thì gửi bù món mới. Hàng hỏng nặng thì hoàn tiền. Khách nhận được bù thì họ ở lại, họ thấy cửa hàng giải quyết được thì họ tin.

Mất hàng thì bồi thường thế nào

Mất hàng thì đòi đơn vị vận chuyển bồi thường. Mức bồi thường thường theo giá khai trên phiếu gửi. Ghi giá trị hàng thật trên phiếu thì mất được đền đúng, ghi thấp thì đòi không đủ.

Cần có đủ hồ sơ mà đòi. Gồm phiếu gửi có mã vận đơn, ảnh hàng trước khi gửi, ảnh lúc shipper nhận, ảnh khách báo hỏng hoặc không nhận, và tra cứu trạng thái mã vận đơn. Thiếu một thứ thì đòi khó.

Nộp hồ sơ sớm. Mất hàng báo trong ngày hoặc vài ngày thì còn kịp. Để lâu, đơn vị vận chuyển nói không xác minh được thì khó đòi hơn.

Cần nhớ là mức bồi thường có trần. Không phải lúc nào cũng đền đúng giá trị hàng. Hàng giá trị cao nên mua bảo hiểm vận chuyển riêng, phí hơn nhưng mất thì được đền đúng.

Trong lúc chờ bồi thường, có thể gửi hàng mới cho khách rồi tính lại. Đừng để khách chờ mấy tuần chờ bồi thường mà không có hàng. Gửi hàng mới giữ khách, bồi thường tính sau.

Đồng hồ trong sổ bạn có ghi không

Ghi thời điểm mỗi đơn được gửi đi. Mỗi dòng sổ ghi mã vận đơn, ngày gửi, dự kiến đến, trạng thái. Mỗi tuần cập nhật trạng thái theo kết quả tra mã.

Cột dự kiến đến rất quan trọng. Quá ngày dự kiến mà chưa cập nhật thì gọi đơn vị vận chuyển ngay. Đợi khách hỏi mới tra thì thường đã muộn.

Sổ này cũng là căn cứ khi có tranh chấp. Khách nói không nhận được hàng, mình mở sổ ra thấy hàng giao lúc nào, shipper nào, trạng thái gì. Có sổ thì nói rõ ngay, không có sổ thì mình cũng không biết.

Có thể nhờ chỗ bán hàng lưu mã vận đơn vào đơn hàng. Chỗ đó thường có ô ghi mã vận đơn, tra cứu cũng nhanh. Ghi trên máy thì khỏi sổ tay, khỏi lo viết nhầm.

Cách điền mã vận đơn vào đơn hàng có trong bài xử lý đơn hàng gọi điện đặt trước. Đơn có mã vận đơn rõ ràng thì tra cứu nhanh, đối soát dễ.

Trước khi giao nên làm gì

Trước khi giao nên kiểm kê số lượng hàng. Đếm số kiện, đối chiếu với đơn. Đúng thì giao, thiếu thì tìm ngay. Đếm sau khi giao thì thiếu không biết từ lúc nào.

Nên chụp ảnh hàng trước khi đóng thùng. Chụp hàng đã bọc, chụp thùng đã đóng, chụp mã vận đơn. Ba tấm ảnh này là bằng chứng, không chụp thì thiệt thì không biết chứng minh.

Nên ghi đúng giá trị hàng trên phiếu gửi. Ghi thật thì mất hàng đòi được đủ. Ghi thấp cho tiết kiệm phí bảo hiểm thì mất là mất gần hết.

Nên giữ phiếu gửi đến khi khách xác nhận đã nhận. Phiếu là căn cứ. Vứt sớm thì lúc lệch không có gì đối chiếu.

Xem thêm cách kiểm hàng nhập ở bài kiểm tra hàng nhập thiếu hư hỏng để biết cách kiểm từ đầu.

Không nên làm những gì

Không nên giao hàng mà không có xác nhận. Không xác nhận thì hàng mất không có căn cứ. Phải có chữ ký hoặc xác nhận của shipper.

Không nên ghi giá trị hàng thấp để tiết kiệm phí. Ghi thấp thì mất hàng đòi không đủ. Ghi thật, mua bảo hiểm, mất thì được đền.

Không nên vứt phiếu gửi sớm. Giữ lại đến khi khách xác nhận đã nhận. Vứt sớm thì không có bằng chứng, hàng mất không đòi được.

Không nên chờ quá lâu khi hàng thất lạc. Quá ba ngày là gọi đơn vị vận chuyển. Chờ lâu thì hàng mất thật, đòi không được.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.