Tiết kiệm chi phí vận hành cửa hàng mà vẫn chạy tốt

Tiết kiệm chi phí không phải là cắt hết mọi thứ, khiến cửa hàng nhìn tồi tàn, nhân viên chán nản. Tiết kiệm đúng là rà lại từng khoản, cắt phần thừa, vẫn giữ chất lượng cho khách. Mỗi tháng tiết kiệm vài triệu, một năm thành vài chục triệu.

Nhiều chủ cửa hàng cắt chi phí sai chỗ: bớt lương nhân viên nhưng để tiền điện chạy hoang, giảm hàng chất lượng nhưng giữ lại hàng chậm bán. Tiết kiệm phải bắt đầu từ chỗ thừa nhất.

Rà tiền điện và nước mỗi tháng

Tiền điện là khoản tốn nhất trong các khoản vận hành. Nhiều cửa hàng tháng nào cũng 5-7 triệu mà không biết tốn ở đâu. Cách rà đơn giản: xem hóa đơn 3 tháng gần nhất, tháng nào vượt 20% thì tìm nguyên nhân.

Ví dụ cửa hàng tạp hóa, tiền điện tháng 3 là 5 triệu, tháng 4 là 6 triệu, tháng 5 là 7 triệu. Cả 3 tháng đều tăng mà mùa không thay đổi, phải kiểm tra: tủ lạnh cũ tốn điện, điều hòa bật quá thấp, đèn biển quảng cáo chạy cả ngày.

Mẹo tiết kiệm điện: điều hòa để 24 độ thay vì 18 độ, tiết kiệm 15-20%. Tắt đèn biển sau 22h, khách về ngủ rồi thì tắt. Vệ sinh điều hòa mỗi 3 tháng, máy chạy êm mà tốn ít hơn.

Tiền nước thường ít hơn tiền điện nhưng vẫn có thể tốn. Quán ăn, quán trà sữa dùng nước nhiều: rửa chén, pha chế, vệ sinh, nhà vệ sinh khách. Một tháng tiền nước 1-2 triệu là thường.

Rà lại: vòi nước có rỉ không, nhà vệ sinh có xả liên tục không, rửa chén có để nước chảy trong lúc tráng không. Mỗi vòi rỉ một ngày thất thoát cả trăm lít. Sửa vòi hết 100 nghìn, tiết kiệm cả năm.

Sắp xếp ca làm hợp lý

Lương là chi phí lớn thứ hai sau tiền hàng. Nhiều cửa hàng thuê 4-5 nhân viên nhưng giờ nào cũng có 4-5 người, kể cả giờ vắng khách. Tiền lương bị lãng phí mà nhân viên đứng chơi.

Ví dụ quán cơm, giờ cao điểm 11h-13h và 17h-19h cần 4 người. Nhưng 14h-16h vắng khách, chỉ cần 2 người. Nếu xếp 4 người cả ngày thì lãng phí 2 lương buổi. Xếp ca gãy, ca linh hoạt, giờ đông đủ người, giờ vắng ít người.

Cách làm: theo dõi lượng khách theo giờ trong một tuần. Giờ nào dưới 10 khách thì cắt bớt một nhân viên. Tháng đầu sắp xếp lại, tiền lương giảm 10-15% mà vẫn phục vụ tốt.

Không nên cắt lương nhân viên trực tiếp, vì họ sẽ nghỉ ngay. Thay vào đó, xếp ca hợp lý hơn, gộp ca thời gian vắng, dùng tiền thưởng liên kết doanh số. Cùng tiền đó, nhân viên làm hiệu quả hơn.

Kiểm soát bao bì, túi đựng và đồ dùng một lần

Bao bì tốn hơn nhiều người tưởng. Túi ni lông, hộp giấy, muỗng nhựa, ống hút. Mỗi đơn tốn 1-3 nghìn nhưng nhân số lượng lên thì một tháng mất vài triệu.

Ví dụ quán trà sữa, mỗi ngày 200 cốc mang về. Mỗi cốc dùng ly, nắp, ống hút, túi, tổng 2,5 nghìn. Một tháng: 200 × 2,5 × 30 = 15 triệu. Nếu mua loại đắt hơn 500 đồng thì một tháng tốn thêm 3 triệu.

Giảm bằng cách: mua số lượng lớn để được giá sỉ, phân loại túi to nhỏ theo đơn, khách mang ly riêng thì giảm 2 nghìn để khuyến khích. Mỗi tháng tính lại tiền bao bì, thấy tăng quá thì rà.

Quán ăn cũng vậy. Ly nhựa, ống hút, hộp mang về, muỗng nhựa. Mỗi món mang về dùng một bộ. Ngày bán 200 đơn mang về, mỗi bộ 2 nghìn thì một tháng mất 12 triệu. Phải cộng chi phí đồ dùng vào giá bán, hoặc dùng loại rẻ hơn vẫn bảo đảm sạch.

Rà hàng tồn trong kho

Hàng tồn nhiều thì tiền bị chôn, kho chật, hàng dễ hết hạn. Mỗi tháng rà kho một lần, lọc ra món tồn quá 60 ngày không bán được. Xả dần hoặc ngừng nhập.

Ví dụ cửa hàng quần áo, áo khoác tồn 50 cái suốt 3 tháng, không ai mua. Giá nhập 200 nghìn một cái, tiền chôn ở đây 10 triệu. Xả giá vốn để thu hồi 10 triệu, quay vòng sang món khác bán chạy hơn.

Kinh nghiệm: món nào tồn quá 30 ngày thì xả hàng ngay. Đừng ôm hàng chậm bán, vì càng để càng mất giá trị. Hàng tồn cũng làm kho chật, khó kiểm soát, dễ mất mát.

Cửa hàng nhỏ thuê kho để 2-3 tháng, cũng tốn 1-2 triệu mỗi tháng tiền thuê. Trong khi hàng chỉ nằm nửa chỗ, chưa cần kho riêng thì cứ thuê đi lãng phí. Nhưng phải xem kỹ: hàng nằm trong cửa hàng có làm chật kệ bán không. Không chật kệ bán mới được nhét tạm vào.

Tiết kiệm chi phí vệ sinh, bảo trì và quảng cáo

Vệ sinh thuê người ngoài hay tự làm. Nếu cửa hàng nhỏ, tự vệ sinh mỗi ngày 30 phút tiết kiệm được 3-5 triệu một tháng. Nhưng quán ăn lớn, bếp bẩn thì cần thuê vệ sinh chuyên nghiệp.

Bảo trì định kỳ rẻ hơn sửa chữa. Điều hòa vệ sinh 6 tháng một lần hết 300 nghìn, đợi hỏng mới sửa hết 3 triệu. Tủ lạnh vệ sinh gioăng mỗi tháng, tủ chạy êm tiết kiệm điện.

Nhiều cửa hàng chi quảng cáo online mỗi tháng 5-10 triệu nhưng mỗi tháng chỉ ra 10-20 đơn. Chi phí mỗi đơn 500 nghìn thì quá đắt, lỗ ngay cả khi bán hàng tốt. Phải rà lại mỗi tháng. Quảng cáo 2 tháng không lời thì đừng tiếc, dừng ngay.

Rà tiền internet, phần mềm và vận chuyển

Nhiều cửa hàng đăng ký nhiều gói: internet tốc độ cao, phần mềm quản lý cao cấp, quảng cáo nhiều kênh. Nhưng không dùng hết tính năng, lãng phí tiền mỗi tháng.

Ví dụ cửa hàng tạp hóa nhỏ, mua phần mềm 500 nghìn một tháng có đủ tính năng quản lý công nợ, tồn kho, báo cáo. Không cần gói 1,5 triệu cho chuỗi lớn. Quảng cáo online 5 triệu một tháng nhưng chỉ ra 10 đơn, chi phí mỗi đơn 500 nghìn thì quá đắt.

Đi lấy hàng mỗi ngày tốn xăng, gửi xe, bốc vác. Gom đơn 2-3 ngày một lần nếu hàng để được. Đặt hàng giao tận nơi từ 2 triệu trở lên, nhiều nhà cung cấp giao miễn phí.

Ví dụ cửa hàng trái cây, mỗi ngày chủ chạy xe máy ra chợ đầu mối, tốn 70 nghìn xăng và gửi xe. Một tuần 7 ngày là 490 nghìn. Nếu đặt hàng nhà cung cấp giao 3 lần một tuần, mỗi lần phí giao 100 nghìn thì một tuần tốn 300 nghìn, tiết kiệm 190 nghìn mỗi tuần.

Rà tiền nước, ga xăng và việc đi chợ

Tiền nước thường ít hơn tiền điện nhưng vẫn có thể tốn. Quán ăn, quán trà sữa dùng nước nhiều: rửa chén, pha chế, vệ sinh, nhà vệ sinh khách. Một tháng tiền nước 1-2 triệu là thường.

Rà lại: vòi nước có rỉ không, nhà vệ sinh có xả liên tục không, rửa chén có để nước chảy trong lúc tráng không. Mỗi vòi rỉ một ngày thất thoát cả trăm lít. Sửa vòi hết 100 nghìn, tiết kiệm cả năm.

Đi lấy hàng mỗi ngày tốn xăng, gửi xe, bốc vác. Gom đơn 2-3 ngày một lần nếu hàng để được. Đặt hàng giao tận nơi từ 2 triệu trở lên, nhiều nhà cung cấp giao miễn phí.

Ví dụ cửa hàng trái cây, mỗi ngày chủ chạy xe máy ra chợ đầu mối, tốn 70 nghìn xăng và gửi xe. Một tuần 7 ngày là 490 nghìn. Nếu đặt hàng nhà cung cấp giao 3 lần một tuần, mỗi lần phí giao 100 nghìn thì một tuần tốn 300 nghìn, tiết kiệm 190 nghìn mỗi tuần.

Ngoài xăng còn tiền ăn dọc đường, tiền nước uống khi chờ, tiền gửi xe chợ. Một ngày đi chợ mất thêm 30-50 nghìn, một tháng mất hơn 1 triệu. Cộng vào chi phí mới thấy tổng.

Tránh thất thoát tiền mặt và rà lại tiền lãi vay

Thất thoát tiền mặt là chi phí vô hình. Tiền thối nhầm, tiền thu nợ không ghi, tiền chuyển khoản không đối chiếu. Mỗi ngày mất vài chục nghìn, một tháng mất cả triệu.

Cách tránh: cuối ca đếm tiền, đối chiếu với báo cáo ngay. Lệch thì tìm nguyên nhân ngay trong ca. Ghi sổ thu chi thêm một dòng bằng tay để nhớ được từng đồng.

Tiền lãi vay là chi phí vô hình nhất. Nhiều chủ cửa hàng vay khi thiếu vốn nhập, lãi 1-2% một tháng nghe ít, nhưng một năm là 12-24%.

Ví dụ vay 50 triệu để nhập hàng, lãi 1,5 triệu một tháng, một năm 18 triệu. Nếu hàng nhập về bán hết trong 3 tháng thì lãi 4,5 triệu, chấp nhận được. Nhưng nhập hàng bán 9 tháng mới hết thì lãi 13,5 triệu, gần hết lợi nhuận chết trong lãi vay.

Nếu cửa hàng không còn vay để xoay vòng nữa mà lãi vẫn phải trả, thì tình hình đã khó. Cần giảm nợ trước, tập trung làm kinh doanh bằng vốn tự có.

Muốn biết mỗi khoản chi phí ở đâu thì xem bài Chi phí ẩn ngầm khiến cửa hàng lỗ. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.