Chi phí ẩn ngầm khiến cửa hàng lỗ mà ít ai ngờ tới

Nhiều chủ cửa hàng nhỏ bán hàng mỗi ngày, doanh thu nhìn ngon, nhưng cuối tháng tính ra lại không có lãi. Hỏi kỹ mới phát hiện một đống chi phí không ai để ý: túi ni lông, tiền điện, hàng hao hụt, hàng hết hạn, sửa chữa lặt vặt. Những chi phí này ăn dần vào tiền lãi mà chủ cửa hàng không hay.

Chi phí ẩn không nằm ở sổ sách lớn. Nó nằm ở thói quen nhỏ mỗi ngày. Mỗi ngày lãng phí một ít, một tháng thành nhiều, một năm mất cả chục triệu. Nhận ra chúng mới giảm được.

Hao hụt hàng hóa và hàng hết hạn không bán kịp

Hao hụt là hàng đổ vỡ, rách bao, hư hỏng trong kho, mất mát không rõ nguyên nhân. Cửa hàng tạp hóa, mỗi tháng nhập hàng 50 triệu, mất 1-2 triệu do đổ vỡ là thường.

Ví dụ cửa hàng rau củ, nhập 100 kg rau muống một ngày, đến cuối ngày còn 15 kg héo bỏ đi. Ngày nào cũng vậy, một tháng mất 450 kg rau. Giá nhập 15 nghìn một kg thì hao hụt đã 6,75 triệu.

Giảm hao hụt bằng cách nhập lượng vừa bán trong ngày, bày hàng ít một, lấy thêm khi cần. Rau củ để lâu thì úa, bày một lần hết cả rổ thì bán không kịp. Bày hết lại thêm từ kho.

Hàng có hạn dùng còn nguy hơn. Sữa tươi nhập về hạn 7 ngày, nhập 50 thùng mà bán được 30 thùng, 20 thùng còn lại sắp hết hạn 2 ngày. Phải xả giá, đổi sang bán cho quán ăn, hoặc làm món chế biến ngay. Không xử lý sớm thì toàn bộ 20 thùng thành rác.

Cách tránh: kiểm hạn dùng mỗi tuần một lần. Hàng sắp hết trong 30 ngày thì xả ngay. Đừng chờ đến ngày hết mới xử lý, vì lúc đó không ai mua.

Bao bì và tiền điện máy lạnh, tủ mát

Túi ni lông, hộp đựng, giấy gói, băng keo. Mỗi đơn dùng một túi, một ngày hàng trăm đơn thì tiền túi thành lớn. Mỗi ngày bán 100 đơn, mỗi túi 500 đồng thì một tháng mất 1,5 triệu.

Nhiều cửa hàng lãng phí: khách mua một gói mì cũng cho túi to, khách mua nhiều món thì dùng 2-3 túi. Túi còn thừa khách vứt ngay trước cửa. Vừa tốn tiền vừa không có ý nghĩa.

Giảm bằng cách phân loại túi to nhỏ theo đơn hàng. Đơn nhỏ dùng túi nhỏ, đơn to dùng túi lớn. Khách có túi riêng thì không cho túi mới. Mỗi tháng tính lại tiền túi, thấy vượt quá 1% doanh thu thì phải rà.

Tiền điện cũng là khoản lớn. Nhiều cửa hàng bật máy lạnh từ sáng đến tối, nhiệt độ 18 độ, mà khách ra vào liên tục. Một tháng 5-7 triệu tiền điện là thường. Điều hòa bật 22 độ là đủ mát, không cần 18 độ. Buổi sáng khách ít thì dùng quạt. Tối đóng cửa trước 30 phút thì tắt sớm.

Tủ mát trưng bày cũng tốn điện. Nếu tủ cũ, gioăng cao su hở thì tốn gấp đôi. Kiểm tra tủ mỗi 6 tháng, vệ sinh giàn lạnh, thay gioăng nếu hở. Một tủ cũ tốn thêm 500 nghìn tiền điện mỗi tháng là có.

Khuyến mãi quá tay và giảm giá không tính đủ

Giảm giá để xả hàng là cần, nhưng giảm sâu quá thì lỗ. Món nhập 80 nghìn, giảm còn 70 nghìn để xả. Bán được hàng nhưng lỗ 10 nghìn mỗi món. Bán 100 món thì lỗ 1 triệu.

Nhiều chủ cửa hàng xả hàng mà không tính giá vốn đủ. Nhớ giá nhập nhưng quên cộng tiền vận chuyển, tiền kho, tiền hao hụt. Tính giá vốn phải cộng đủ rồi mới quyết định giảm đến đâu.

Giảm giá có lịch trình rõ ràng: đợt 1 giảm 10%, không hết thì giảm 15%, đợt cuối giảm 20%. Đừng giảm ngay 30% từ đầu. Giảm từng đợt, bán được món nào hay món đó.

Ví dụ áo tồn kho mùa đông, giá nhập 150 nghìn. Đợt 1 giảm còn 135 nghìn, bán được 30 cái. Đợt 2 còn 128 nghìn, bán tiếp 20 cái. Còn lại 50 cái xả nốt đợt cuối 120 nghìn. Cách này thu hồi vốn từ từ, không mất trắng một cục.

Tiền sửa chữa lặt vặt và tiền lãi vay nhập hàng

Bóng đèn cháy, vòi nước rỉ, ổ cắm lỏng, mái tôn dột. Mỗi lần sửa vài trăm nghìn, tháng nào cũng có. Một năm tiền sửa chữa có thể lên 10-15 triệu.

Ví dụ mặt bằng cũ, mái tôn dột, mỗi lần mưa gọi thợ vá hết 300-500 nghìn. Một năm mưa 4-5 lần là mất 2 triệu. Nên dự phòng mỗi tháng để ra 2-3% doanh thu. Doanh thu 100 triệu thì để dành 2-3 triệu. Tháng không hỏng thì tiền vẫn đó, tháng hỏng nặng thì có sẵn.

Tiền lãi vay còn đáng sợ hơn. Vay 50 triệu nhập hàng tết, bán hết lãi 10 triệu nhưng trả lãi vay 6 triệu thì còn 4 triệu. Vay không kế hoạch còn nguy hơn: nhập hàng chậm bán, hàng không ra, vẫn phải trả lãi hàng tháng.

Kinh nghiệm: chỉ vay khi biết chắc hàng bán ra được, thời gian thu hồi dưới 3 tháng. Tính lãi vay vào chi phí trước khi quyết định nhập. Nếu lời sau khi trừ lãi còn dưới 10% thì không nên vay.

Tiền xăng xe, đồ dùng một lần và mua lặt vặt mỗi ngày

Đi chợ đầu mối lấy hàng mỗi ngày, xăng xe 50-70 nghìn. Một tháng chạy 25 ngày là mất 1,5 triệu. Chưa kể tiền gửi xe chợ, bốc vác, ăn sáng dọc đường. Nếu gom đơn đặt giao tận nơi từ 2 triệu trở lên, nhiều nhà cung cấp giao miễn phí, một tuần đặt 2 lần thì khỏi tốn tiền đi chợ mỗi ngày.

Quán trà sữa dùng ly nhựa, ống hút, hộp mang về. Ngày bán 200 đơn mang về, mỗi bộ 2 nghìn thì một tháng mất 12 triệu, nhiều chủ không tính vào giá món. Phải cộng vào giá bán: món bán tại quán 25 nghìn, bán mang về phải tính thêm, hoặc giữ giá nhưng dùng loại vừa rẻ vừa sạch.

Còn khoản mua lặt vặt mỗi ngày: bột giặt, nước lau sàn, túi ni lông, giấy ghi chú. Mỗi lần 20-50 nghìn, tưởng nhỏ nhưng một tháng có thể 1-2 triệu. Quán cà phê, mỗi ngày ống hút 30 nghìn, giấy lau bàn 20 nghìn, nước rửa chén 25 nghìn, tổng 75 nghìn một ngày, một tháng 2,25 triệu. Mua sỉ theo tháng thì mỗi món giảm 30-50%.

Tiền nước uống, ăn trưa của nhân viên

Cửa hàng nào cũng có nhân viên uống nước, ăn trưa miễn phí hoặc trợ cấp. Khoản này ít người tính vào chi phí nhưng một tháng cũng 1-2 triệu.

Ví dụ quán ăn 5 nhân viên, mỗi người một ngày uống 15 nghìn nước và ăn 25 nghìn bữa trưa. Một tháng 30 ngày: 5 × 40 × 30 = 6 triệu. Nên đưa số này vào bảng chi phí, không để nó trôi đi.

Nước uống cũng có thể tiết kiệm. Mua nước lọc thùng lớn thay vì chai nhỏ, một tháng tiết kiệm được vài trăm nghìn. Nhân viên tự mang bình nước thì hỗ trợ thêm một phần.

Tiền hoa hồng sàn, phí giao hàng và tiền ăn uống nhân viên

Bán online qua sàn, mỗi đơn mất 5-10% phí sàn, chưa kể giao hàng chủ shop chịu. Đơn 200 nghìn, mất 15 nghìn phí sàn, 20 nghìn giao hàng, thực thu chỉ 165 nghìn. Không tính kỹ thì tưởng lãi 50 nghìn mà thực chỉ còn 15 nghìn.

Rà mỗi tháng: tổng phí sàn bao nhiêu, tiền giao hàng bao nhiêu, so với doanh thu online. Nếu phí vượt 15% doanh thu online thì phải tăng giá trên sàn hoặc chuyển sang kênh khác rẻ hơn.

Còn khoản ăn trưa, nước uống của nhân viên. Quán 5 người, mỗi ngày mỗi người 15 nghìn nước và 25 nghìn ăn, một tháng đã 6 triệu. Ít ai ghi vào chi phí, nhưng đó là tiền thật. Nên ghi vào bảng chi phí, không để trôi.

Tiền mua sắm nhỏ của chủ và thời gian bị lãng phí

Nhiều chủ cửa hàng mỗi ngày còn mua thêm: gửi xe, ăn dọc đường, tiền điện thoại cho khách quen. Các khoản từ túi mình nhưng phục vụ cửa hàng. Một tuần có thể mất 500 nghìn, một tháng 2 triệu. Phải ghi lại, dù tiền tự bỏ ra.

Chi phí lớn nhất nhưng khó thấy nhất: thời gian chủ cửa hàng. Mỗi ngày ngồi trông quầy 10 tiếng mà không bán được bao nhiêu, trong khi có thể dùng thời gian đó tìm nguồn hàng rẻ hơn hoặc học bán online.

Ví dụ chủ cửa hàng tự giao hàng 3 tiếng mỗi ngày, thuê shipper chỉ 150 nghìn một ngày. Ba tiếng đó dùng để tư vấn khách, tìm món mới, có thể tạo thêm 500 nghìn doanh thu. Tự làm tưởng tiết kiệm mà thật ra lỗ.

Muốn biết cách cắt phần thừa thì xem bài Tiết kiệm chi phí vận hành cửa hàng. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.