Tính lời lỗ thực của cửa hàng cho chuẩn từng tháng

Nhiều chủ cửa hàng cuối tháng đếm tiền trong két rồi nghĩ đó là lời. Nhưng tiền trong két không phải lời. Còn phải trừ tiền hàng đã nhập, tiền mặt bằng, lương nhân viên, điện nước. Tính lời lỗ thực mỗi tháng mới biết cửa hàng có đang kiếm lời thật hay không.

Công thức đơn giản: Lời lỗ = Doanh thu - Tất cả chi phí. Vấn đề là nhiều chủ cửa hàng không ghi hết chi phí, nên tưởng lãi nhiều mà thật ra chỉ hòa vốn hoặc lỗ.

Tính doanh thu thực thu trong tháng

Doanh thu là tổng tiền bán hàng trong tháng. Phải tính cả tiền mặt lẫn chuyển khoản. Không được tính công nợ chưa thu vào doanh thu, không tính tiền cọc giữ hàng.

Ví dụ cửa hàng tạp hóa, tháng bán được 80 triệu tiền mặt, nhận chuyển khoản 20 triệu, khách nợ chưa trả 5 triệu. Doanh thu thực chỉ 100 triệu, không phải 105 triệu. Khoản nợ 5 triệu phải tính sau khi khách trả.

Nhiều chủ cửa hàng tính luôn tiền cọc giữ hàng. Số tiền cọc chưa phải doanh thu. Chỉ khi khách lấy hàng mới tính. Tính luôn tiền cọc thì doanh thu ảo tăng lên, tưởng lãi nhiều.

Nhớ ghi cố định mỗi ngày. Mỗi chiều cuối ngày ghi hai dòng: thu được bao nhiêu, chi ra bao nhiêu. Cuối tháng cộng lại là biết doanh thu thực. Không ghi ngày nào thì tháng đó toàn đoán mò.

Trừ tiền hàng đã bán đúng cách

Tiền hàng là chi phí lớn nhất. Cửa hàng bán lẻ mỗi tháng nhập hàng mấy chục triệu đến hàng trăm triệu. Phải lấy số tiền hàng đã bán, không phải tiền hàng đã nhập.

Ví dụ tháng nhập 60 triệu, tháng đó bán hết 50 triệu, còn 10 triệu tồn kho. Tiền hàng tính vào chi phí chỉ là 50 triệu. Công thức: tiền hàng đã bán = tồn đầu tháng + nhập thêm - tồn cuối tháng. Cách này giúp tính đúng ngay cả khi không ghi chi tiết từng món.

Quán ăn cũng vậy. Nhà hàng nhập thịt cá rau củ mỗi ngày, cuối tháng tồn vài triệu thịt chưa nấu hết. Tiền hàng nhập tính vào chi phí thì nhiều hơn tiền hàng đã bán. Một tháng trừ nhầm cả triệu là chuyện thường.

Nếu có hàng hư hỏng, rách bao, hết hạn không bán được thì trừ riêng thành hao hụt. Đừng nhét chung vào tiền hàng, vì lẫn lộn thì không biết hàng nào bán lỗ do giá, hàng nào lỗ do vứt đi.

Trừ mặt bằng và lương người làm

Tiền thuê mặt bằng là chi phí cố định, trả theo tháng hoặc theo năm. Nếu trả theo năm 60 triệu, mỗi tháng chi phí mặt bằng là 5 triệu. Tính kiểu gì cũng phải đủ con số này.

Nếu chủ nhà tăng tiền thuê từ 10 triệu lên 12 triệu, mỗi tháng chi phí thêm 2 triệu. Một năm là mất thêm 24 triệu, tương đương tiền lãi cả tháng. Tăng mặt bằng kiểu đó thì giá bán phải tăng theo.

Lương nhân viên phải tính đủ: lương cơ bản, phụ cấp ăn, thưởng doanh số, bảo hiểm xã hội. Nhân viên lương cơ bản 6 triệu, phụ cấp 500 nghìn, thưởng 1 triệu, bảo hiểm 1,5 triệu thì tổng 9 triệu, không phải 6 triệu.

Người nhà phụ bán cũng phải tính lương. Vợ chồng cùng bán, mỗi tháng mỗi người ăn 5 triệu từ quầy. Phải ghi 10 triệu vào chi phí, dù tiền vẫn ở trong nhà. Không ghi thì tưởng lời nhiều.

Trừ điện nước, internet, xăng xe và bao bì

Các chi phí nhỏ này dễ quên. Điện, nước, internet, xăng xe đi nhập hàng, ga đốt, vệ sinh, túi ni lông, hộp giấy. Mỗi tháng cộng lại 2-3 triệu là chuyện thường.

Ví dụ quán ăn nhỏ, tiền điện mỗi tháng 3 triệu, nước 500 nghìn, internet 300 nghìn, xăng xe đi chợ 1 triệu. Tổng 4,8 triệu mỗi tháng. Nếu quên không tính thì lời lỗ ảnh hưởng 4,8 triệu, bằng lãi cả tuần.

Cửa hàng trà sữa, mỗi ngày bán 200 cốc mang về. Mỗi cốc dùng ly, nắp, ống hút, túi, tổng 2,5 nghìn. Một tháng đã tốn 15 triệu. Nếu mua loại đắt hơn 500 đồng thì một tháng tốn thêm 3 triệu. Phải tính vào giá món.

Cách ghi đơn giản: mỗi chiều cuối ngày ghi luôn xăng xe, bao bì, tiền điện nước hôm nay. Cuối tháng cộng lại là biết chính xác chi phí vận hành.

Trừ hao hụt, sửa chữa và tiền lãi vay

Hao hụt là hàng đổ vỡ, rách, hết hạn không bán được. Cửa hàng trái cây hao hụt 5-10% doanh thu là thường. Giá trị hao hụt = số lượng hư × giá nhập, phải trừ vào chi phí.

Ví dụ cửa hàng rau củ, nhập 100 kg rau một ngày, cuối ngày còn 15 kg héo bỏ đi. Giá nhập 15 nghìn một kg thì hao hụt 225 nghìn một ngày. Một tháng đã mất gần 7 triệu vì héo.

Tiền sửa chữa cũng phải tính. Bóng đèn cháy, vòi nước rỉ, tủ lạnh hỏng, mỗi lần vài trăm nghìn, tháng nào cũng có. Nên để dành 2-3% doanh thu cho sửa chữa. Doanh thu 100 triệu thì để dành 2-3 triệu.

Tiền lãi vay cũng phải trừ. Vay 50 triệu lãi 1,5% một tháng, một tháng lãi gần 750 nghìn. Nếu hàng nhập về bán hết trong 3 tháng thì lãi 2,25 triệu, chấp nhận được. Nhưng bán 9 tháng mới hết thì lãi 6,75 triệu, gần hết lợi nhuận.

Làm bảng tổng hợp cuối tháng và xem hàng tồn

Cuối tháng ngồi 30 phút làm bảng đơn giản:

• Doanh thu: …
• Tiền hàng đã bán: …
• Mặt bằng: …
• Lương: …
• Điện nước, internet, bao bì: …
• Hao hụt: …
• Sửa chữa, lãi vay: …
• Tổng chi phí: …
• Lời lỗ thực: Doanh thu - Tổng chi phí

Bảng này cho biết đang lãi hay lỗ, khoản nào chi nhiều nhất. Từ đó mới có cách tiết kiệm đúng chỗ, chứ không cắt bừa làm khổ cả khách lẫn nhân viên.

Hàng tồn cuối tháng phải tính vào tài sản, không tính vào chi phí. Nhưng tồn nhiều quá thì hàng dễ hết hạn hoặc hư. Cửa hàng thời trang nhập áo khoác 100 cái, cuối tháng vẫn còn 80 cái. Tiền chôn ở đó bằng 80 × giá nhập. Cuối tháng tiếp theo vẫn 80 cái thì phải xả hàng.

Quá nhiều hàng tồn thì tiền bị chôn trong kho, không có để xoay vòng. Món nào tồn quá 30 ngày mà không bán được thì xả hàng ngay, đừng ôm.

So sánh lời lỗ giữa các tháng

Mỗi tháng lời lỗ khác nhau. Tháng Tết nhiều, tháng mưa ít. Cần so sánh tháng này với tháng cùng kỳ năm trước, với tháng liền trước, để thấy xu hướng.

Ví dụ cửa hàng bánh Trung thu, tháng 8 năm nay lãi 20 triệu, tháng 8 năm ngoái lãi 15 triệu. Tăng 5 triệu là tốt. Nhưng tháng 9 năm nay lỗ 3 triệu, trong khi tháng 9 năm ngoái lãi 2 triệu. Tháng 9 năm nay có vấn đề, cần xem lại lý do.

So sánh cùng kỳ giúp loại bỏ yếu tố mùa vụ. Tháng này lãi ít hơn tháng trước có thể do mùa, không phải do cửa hàng chạy kém. Nhưng nếu cùng kỳ mà kém hơn thì phải tìm nguyên nhân thật.

Tính riêng cho từng nhóm hàng

Nếu cửa hàng bán nhiều nhóm hàng, nên tính lãi riêng cho từng nhóm. Ví dụ tạp hóa, tính riêng lãi của bánh kẹo, nước ngọt, đồ dùng gia đình. Nhóm nào lỗ thì ngừng bán hoặc đổi nhà cung cấp.

Ngoài bảng lời lỗ, cần thêm bảng dòng tiền: tiền thực vào, tiền thực trả, tiền còn lại sau mỗi ngày. Hai bảng này khác nhau. Lời lỗ tính trên hóa đơn, dòng tiền tính trên tiền mặt thật.

Ví dụ tháng này bán hàng 100 triệu nhưng khách nợ 30 triệu, chi phí 80 triệu. Lời lỗ là 20 triệu. Nhưng tiền thực vào chỉ 70 triệu, trả chi phí 80 triệu thì thiếu 10 triệu tiền mặt. Phải biết cả hai con số để lo tiền cho kịp.

Cuối tháng còn phải đối chiếu một lần giữa phần mềm và sổ tay. In báo cáo doanh thu từ phần mềm, đếm lại hóa đơn thật, xem từng ngày có khớp không. Chênh lệch vài trăm nghìn phải tìm ra ngay.

Cửa hàng đăng ký doanh nghiệp thì phải tính thêm thuế VAT. Doanh thu trước thuế = doanh thu sau thuế / (1 + VAT). Lời tính trên doanh thu trước thuế. Không tính thì cuối năm truy thu mà không có tiền nộp.

Quán cơm, cà phê, trà sữa mùa nào bán món nào cần lãi riêng. Món bán chạy quay vòng nhanh thì lãi ít cũng được. Món bán chậm, hàng đặc biệt thì cần lãi cao vì vốn bị giam lâu.

Muốn xem nhanh từng ngày thì đọc bài Đọc báo cáo bán hàng mỗi ngày. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.