Thu tiền COD đối soát Shopee, TikTok Shop cho khớp

Bán hàng online giờ phần lớn đi qua mấy sàn lớn như Shopee hay TikTok Shop. Khách đặt hàng trên điện thoại, cửa hàng đóng gói giao đi, khách nhận hàng mới trả tiền. Tiền đó khách trả cho shipper hoặc trả tại bưu điển, không trả thẳng cho cửa hàng, nên gọi là tiền COD. Cửa hàng thu hộ rồi nộp lên sàn, cuối kỳ sàn trả về.

Cái khó nhất không phải lúc bán hàng, mà là lúc chấm dứt tuần. Sàn gửi bảng đối soát, cửa hàng phải khớp từng đơn, từng khoản tiền. Đơn nào giao thành công, đơn nào khách trả hàng, đơn nào thất lạc, tiền nào nộp chưa. Sổ lằng nhằ một chút là lệch, mà lệch thì không biết lệch ở đâu.

Nhiều cửa hàng dùng phần mềm bán hàng có sẵn phần đối soát COD, quét mã đơn là ra tiền thu. Nhưng phần mềm chỉ biết số liệu bên cửa hàng, còn sàn báo về thì vẫn phải có người ngồi khớp. Không có thói quen ghi chép thì dù phần mềm nào cũng lệch.

COD khác bán trực tiếp ở quầy ở chỗ nào

Bán ở quầy thì tiền vào két, mình giữ. Giao hàng rồi khách trả tiền mặt cho mình, có người đếm, có phiếu. Bao nhiêu cũng rõ.

Bán COD thì tiền vào túi shipper hoặc tay bưu điển, mình không chạm vào. Người giao hàng là người lạ, họ thu tiền rồi báo lại. Có khi báo lại sai, có khi báo mà không thu được, có khi thu rồi không gửi. Mỗi khâu một rủi ro.

Thêm nữa là hàng đi xa, tới tay khách mất ngày hoặc mất tuần. Trong khoảng đó cửa hàng đã nhận tiền công bán hàng nhưng chưa nhận tiền hàng. Ai quản lý dòng tiền khoản đó thì người đó mới biết cửa hàng đang có bao nhiêu tiền thật.

Với cửa hàng nhỏ bán lẻ, COD mở thêm một lượng khách ở xa. Không có COD thì người ở tỉnh khác không biết cửa hàng mình tồn tại. Nhưng cái giá là phải có ai đó ngồi đối soát, và phải làm đúng.

Ghi phiếu thu từng đơn

Mỗi đơn COD giao đi phải có một phiếu thu. Trên phiếu ghi rõ mã đơn, tên khách, ngày giao, số tiền phải thu, và ai thu. Phiếu để trong túi niêm phong gửi kèm hàng, shipper ký rồi mang về cho cửa hàng.

Phiếu không ghi số tiền thì không dùng được. Cuối ngày cửa hàng có bao nhiêu đơn COD, thu được bao nhiêu tiền, từ tay ai — không có phiếu thì không có cách nào biết. Chỉ nhờ nhớ thì không nổi, mất đơn là mất tiền.

Phiếu nên viết tay, một tờ một đơn, chữ rõ, không nhét chung nhiều đơn vào một tờ. Viết tay thì lúc lệch còn dò lại được, xem chữ có phải mình không. Máy in nhanh hơn nhưng khi lệch thì tra cứu phiếu giấy vẫn dễ hơn.

Phiếu lưu đến khi nào. Kỳ nộp tiền cho sàn xong, sàn trả tiền về, đối chiếu khớp rồi mới bỏ phiếu. Bỏ sớm thì đến lúc lệch không có gì để đối chiếu, chỉ còn lời nhau.

Đối soát tiền COD thế nào cho nhanh

Cuối mỗi kỳ nộp, lấy bảng đối soát sàn gửi về. Bảng này có từng đơn, số tiền sàn ghi nhận đã thu, phí vận chuyển, phí hoa hồng, và số tiền sàn sẽ trả về.

Đối chiếu ba số trước: tổng tiền sàn ghi đã thu, tổng tiền trong xấp phiếu cửa hàng giữ, và tổng tiền ghi trong sổ bán hàng. Ba số phải bằng nhau. Lệch ở đâu thì tìm ngay ở đó, chứ đừng ôm cả xấp phiếu đi tra một lượt.

Lệch thừa thì thường do thu trùng, shipper thu hai lần một đơn, hoặc khách trả thêm tiền ship rồi không ai trả lại. Lệch thiếu thì thường do khách trả hàng, do shipper nộp tiền thiếu, hoặc có đơn không thu được mình quên ghi.

Sau khi khớp, tính tiền thật mình nhận: tiền sàn trả về trừ phí vận chuyển khách trả, trừ phí hoa hồng, trừ phí đóng gói nếu có. Số này mới là tiền vào quỹ cửa hàng, đừng lấy tiền sàn ghi đã thu làm doanh thu.

Khách trả hàng sau khi đã nộp tiền

Khách trả hàng là chuyện thường, đặc biệt với hàng quần áo, giày dép, đồ dùng. Cửa hàng chấp nhận trả, nhưng phải có thứ tự.

Nếu tiền chưa nộp lên sàn thì hoàn tiền trực tiếp cho khách, xong báo hủy đơn trên sàn. Nếu tiền đã nộp rồi thì chờ sàn trả về, khi nào tiền về mới hoàn cho khách. Đừng hoàn tiền trước khi được sàn trả, cửa hàng lỗ tiền mà chưa thu hồi được.

Ghi rõ trong sổ: ngày khách trả hàng, số tiền hoàn, lý do, mã đơn. Khách thấy có ghi chép thì yên tâm. Khách không thấy ghi thì tưởng cửa hàng nuốt tiền, quay lại đòi, mất thời gian hơn nhiều lần so với lúc ghi.

Trả hàng mà hàng đã bán tiếp cho người khác thì tính tiền khách đổi món, không trả tiền. Trả hàng mà hàng còn nguyên thì trả tiền. Khách lấy tiền mà cửa hàng lại không có hàng trả lại là thiệt nhất, nên kiểm hàng trước khi nhận trả.

Trả tiền cho khách hợp lý mà không lỗ

Trả hàng mà hàng còn nguyên thì trả tiền, không bàn. Chỉ thỏa hiệp được ở chỗ khách trả một phần cho lỗi vận chuyển, hoặc chấp nhận hàng đổi món.

Cửa hàng nên có sẵn một khoản nhỏ để bù cho việc khách bị chậm, giao sai. Ví dụ bù một phần phí vận chuyển, tặng mã giảm giá cho lần sau. Chi phí nhỏ mà khách thấy được tôn trọng, họ còn quay lại.

Ngược lại, cửa hàng không nên nhận lại hàng đã dùng rồi đòi giá mới, cũng không nên đổi hàng còn nguyên seal cho hàng đã mở. Nhận xong không trả tiền là mất lòng khách, không trả tiền nhận hàng là khách mất tiền. Cứ trả tiền cho hàng còn nguyên, đơn giản và rõ ràng.

Ghi rõ chuyện hoàn tiền vào sổ, không làm bằng miệng. Miệng nói khách không nhớ, sổ có thì tra lại được. Sổ ghi ngày, số tiền, lý do, mã đơn là đủ.

Tự đi giao hay giao qua bên thứ ba

Tự đi giao thì tiền về tay trong ngày, mất hàng thì biết ngay, hàng hỏng thì đổi liền. Nhưng tốn người, tốn xăng, và giới hạn bán khoảng cách gần.

Giao qua bên thứ ba thì không tốn người, bán xa được, nhưng tiền về muộn, dễ mất hàng, và phí ăn cao. Cửa hàng nhỏ bán lẻ thường giao qua bên thứ ba cho đơn xa, tự giao cho đơn gần.

Có thể chia theo khoảng cách. Trong vài cây số thì tự giao hoặc nhờ người quen, xa hơn thì đơn vị vận chuyển. Sổ ghi rõ đơn nào tự giao, đơn nào giao bên ngoài, đối chiếu tiền mới không nhầm.

Những chuyện dễ sai nhất

Sai nhiều nhất là gộp tiền COD với tiền bán ở quầy. Hai dòng tiền khác nhau, gộp lại thì lúc lệch không biết lệch bên nào. Giữ hai dòng riêng, cuối tuần gộp lại khi biết đã khớp.

Sai nhiều nhất là bỏ phiếu thu sớm. Bỏ trước khi sàn trả tiền thì lúc lệch không còn giấy tờ đối chiếu. Giữ phiếu đến hết kỳ đối soát, có xấp bao nhiêu đơn thì giữ bấy nhiêu.

Sai nhiều nhất là không ghi lý do khách trả hàng. Ghi “khách trả” thì sau này khách nói chưa từng nhận hàng, mình không có căn cứ. Ghi rõ hàng nguyên hay đã mở, khách nói gì lúc gọi.

Sai nhiều nhất là lấy tiền sàn ghi đã thu làm doanh thu. Con số đó chưa trừ phí, chưa trừ hoa hồng. Lấy số tiền thật sàn trả về mới là tiền cửa hàng có. Lấy nhầm thì tưởng lãi, cuối tháng mới thấy lỗ.

Cách chốt cuối ngày khi bán nhiều có trong bài đóng ca đối soát tiền. Đối soát mỗi ca thì cuối tuần không phải ngồi ôm xấp phiếu dò lại từ đầu.

Đơn vị giao hàng và việc thu hộ tiền

Tiền COD thu về qua tay shipper, nên ai là ngườ thu hộ quyết định phần lớn việc có trôi hay không. Cửa hàng nên chọn đơn vị giao hàng uy tín, có thói quen thu tiền đầy đủ, báo lại đầy đủ.

Đơn vị giao hàng tốt thì shipper thu tiền nguyên, không trừ, không “báo thu ít hơn thực tế”. Đơn vị kém thì shipper thu thiếu mà không ai biết, cuối kỳ đối soát lệch mới lòi ra. Nên hỏi chợ, hỏi hàng xóm xem đơn vị nào thu hộ kỹ.

Mỗi đơn vị giao hàng có cách thu hộ khác nhau. Có bên thu tiền về nộp cho cửa hàng hằng ngày, có bên thu rồi chuyển khoản vào cuối tuần. Cửa hàng nên biết mình thuộc cách nào, để biết tiền về khi nào, để đối soát đúng hạn.

Nên có sổ riêng theo dõi tiền thu hộ của từng đơn vị. Đơn vị nào thu bao nhiêu, nộp bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu. Sổ này là căn cứ khi đối soát, không phải lúc nào cũng nhờ đơn vị giao hàng báo.

Khi khách từ chối nhận hàng

Khách từ chối nhận hàng là chuyện hay gặp. Hàng đến muộn, khách đổi ý, hoặc hàng không như hình. Shipper gọi lại cho cửa hàng, cửa hàng phải quyết định.

Nên hỏi khách trước khi bảo shipper mang hàng về. Khách có thể chỉ muốn đổi size, đổi màu, chứ không phải trả hẳn. Hỏi rõ thì không phải mất công đóng gói lại, mất phí giao hai chiều.

Khách trả hàng mà hàng còn nguyên thì trả tiền, ghi rõ. Khách trả hàng mà hàng đã mở, đã dùng thì cân nhắc trả một phần. Nhưng đừng cãi nhau với khách vì tiền hoàn, khách trả hàng đã mất lòng, cãi thêm thì mất hẳn.

Hàng trả về phải kiểm lại ngay. Đếm số kiện, xem hàng còn nguyên không, có hỏng không. Có vấn đề thì báo đơn vị giao hàng, yêu cầu bồi thường. Đừng để hàng trả về cả tháng không kiểm, lúc cần bằng chứng đã không còn.

Giao nhiều đơn một lượt thì sắp xếp thế nào

Ngày mưa, đơn giao dồn vào một lượt. Cửa hàng phải sắp xếp sao cho shipper không bị rối, tiền thu không bị lẫn.

Nên gom đơn theo địa chỉ. Cùng một khu vực gom vào một lượt giao, shipper đi một đường gom nhiều đơn, tiết kiệm thời gian và phí. Đơn xa gom riêng, giao sau.

Nên gom đơn theo thời gian. Đơn gấp giao trước, đơn thường giao sau. Shipper biết thứ tự thì giao đúng hạn, khách không phải chờ.

Gom xong ghi rõ lên phiếu: mấy đơn, thu bao nhiêu tiền, giao cho shipper nào. Phiếu này là căn cứ đối soát cuối ngày. Không ghi thì giao nhiều đơn một lượt, ai cũng quên, lệch không biết từ đâu.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.