Chuyển khoản và tiền mặt đối soát sao cho gọn

Ngày xưa khách mua hàng chỉ đưa tiền mặt. Đếm tiền, thối tiền, bỏ két, xong. Giờ khách quét mã, chuyển khoản, trả bằng ví điện tử. Một buổi sáng có khi thu được 2 triệu tiền mặt với 3 triệu chuyển khoản lẫn lộn.

Chủ cửa hàng thu hai loại tiền mà không có cách đối soát rõ ràng thì cuối tháng thường thấy tiền mặt thiếu, chuyển khoản thừa, không biết chỗ nào sai. Hỏi nhân viên thì ai cũng bảo mình ghi đúng. Mở sổ ra thì đơn ghi thiếu, đơn ghi thừa.

Tiền mặt và chuyển khoản là hai dòng tiền khác nhau. Trộn lẫn vào một con số thì không bao giờ tra lại được. Ghi riêng từng loại, đối chiếu riêng từng loại, mới thấy rõ tiền đến từ đâu và đi về đâu.

Ghi ngay từng giao dịch

Khách chuyển khoản xong, nhân viên ghi vào phần mềm ngay lúc đó. Không ghi thì đến chiều không nhớ đơn nào đã thu, đơn nào chưa.

Đơn 350 nghìn, khách quét mã xong đưa màn hình cho xem. Nhân viên nhìn thấy báo thành công mới bấm xác nhận đã thu trong phần mềm. Chưa thấy tiền về thì đánh dấu chờ xác nhận, không bấm thu luôn.

Mỗi lần thu tiền mặt cũng vậy. Nhân viên ghi số tiền thực nhận, không phải số tiền trên hóa đơn nếu khách trả thiếu. Khách mua 500 nghìn mà đưa 450 nghìn, hẹn mai trả nốt 50 nghìn thì ghi đúng 450 nghìn đã thu.

Quên ghi một hai đơn trong ngày là chuyện thường. Nhưng nếu ghi ngay thì quên cũng chỉ mất một hai đơn, tìm lại trong vài phút. Để tối mới nhớ thì mất cả chục đơn, không ai nhớ nổi.

Nên quy định rõ: mỗi lần thu tiền phải ghi ngay, không được để sau. Nhân viên nào cũng làm giống nhau thì cuối ngày không phải đoán.

Tách riêng hai dòng tiền

Tiền mặt nằm trong két. Tiền chuyển khoản nằm trong tài khoản ngân hàng. Hai chỗ này phải ghi riêng từng nơi, không gộp chung.

Cuối ngày, đếm tiền trong két, trừ đi số tiền đầu ca, ra số tiền mặt thu được trong ngày. Ví dụ đầu ca để 2 triệu, cuối ca đếm được 7 triệu thì tiền mặt thu vào là 5 triệu. Số này phải khớp với tổng các đơn thanh toán bằng tiền mặt trong phần mềm.

Rồi mở sao kê ngân hàng, cộng tổng tiền vào trong ngày, khớp với tổng các đơn thanh toán bằng chuyển khoản. Hôm nay phần mềm báo chuyển khoản 4 triệu rưỡi thì sao kê cũng phải vào chừng đó, lệch vài nghìn do phí thì chấp nhận được.

Nếu không tách riêng thì khi lệch không biết là tiền mặt sai hay chuyển khoản sai. Tách riêng giúp tìm ra nguyên nhân nhanh hơn, chỉ mất 5 phút thay vì ngồi dò cả tiếng.

Nhiều cửa hàng hay gộp hai dòng tiền vào một con số doanh thu rồi đối chiếu chung. Cách này tiện lúc ghi nhưng mệt lúc tra. Đến khi lệch 300 nghìn thì không biết bóc từ đâu.

Khớp tổng tiền mặt mỗi tối

Đây là thói quen quan trọng nhất. Mỗi tối, trước khi đóng két, làm ba bước cố định.

Bước một là đếm tiền trong két theo mệnh giá, từ tờ 500 nghìn xuống tờ 10 nghìn, rồi cộng tiền lẻ. Đếm xong ghi số tổng ra giấy. Bước hai là lấy số tổng trừ đi số tiền đầu ca đã ghi buổi sáng.

Bước ba là so sánh số còn lại với tổng tiền mặt phần mềm ghi nhận trong ngày. Khớp thì xong, ký vào sổ bàn giao. Lệch thì tìm ngay trong danh sách hóa đơn hôm nay, xem đơn nào chưa ghi hoặc ghi sai.

Tìm trong ngày dễ vì còn nhớ mặt khách, nhớ đơn hàng. Tìm lại sau một tuần là không nhớ nổi đơn 200 nghìn buổi trưa là của ai. Thế nên lệch ngày nào xử lý ngày đó, đừng để dồn.

Làm đúng mỗi ngày thì mất chừng 10 phút. Bỏ qua ba bốn ngày rồi đối soát dồn thì mất cả tiếng mà vẫn không tìm ra. Nếp này giữ đều thì két lúc nào cũng sạch.

Khớp chuyển khoản với sao kê

Sao kê ngân hàng cho biết tiền vào bao nhiêu. Phần mềm cho biết khách chuyển bao nhiêu. Hai số này phải bằng nhau vào cuối ngày.

Lệch thường vì ba lý do. Một là khách chuyển khoản nhưng nhân viên chưa ghi vào phần mềm. Hai là khách chuyển tiền của đơn hôm trước, hôm nay tiền mới về tài khoản. Ba là phí ngân hàng trừ vào, số về ít hơn số khách chuyển vài nghìn.

Nếu lệch vì lý do thứ hai thì ghi nhận lại ngày thực tế của giao dịch cho đúng. Không ghi lại thì cuối tháng đối chiếu cả hai bên đều lệch mà không biết từ đâu ra.

Nên tải sao kê về mỗi ngày, không để dồn lại nhiều ngày. Tải về ngày nào đối chiếu ngày đó, phát hiện lệch sớm. Ngân hàng nào cũng có ứng dụng xem lịch sử, mở ra là thấy, mất 3 phút.

Cuối tuần ngồi cộng lại bảy ngày, xem tuần này chuyển khoản về bao nhiêu, có khớp với báo cáo tuần không. Làm đều thì cuối tháng không phải vất vả.

Khi khách chuyển sai tài khoản

Khách chuyển vào tài khoản cá nhân của chủ cửa hàng, hoặc chuyển vào tài khoản cũ đã không dùng nữa. Tiền về nhưng không thấy trong sao kê dùng để đối soát nên cuối ngày cứ lệch.

Khi thấy giao dịch lạ trong sao kê cá nhân, hỏi khách ngay xem đó có phải tiền hàng không. Khách xác nhận thì ghi nhận vào đơn hàng tương ứng, đồng thời chuyển số tiền đó sang tài khoản cửa hàng cho gọn.

Nên có một tài khoản công khai duy nhất để khách chuyển vào. In mã QR của tài khoản này dán ở quầy, chỗ nào khách cũng nhìn thấy. Khách chuyển vào đúng chỗ này thì tiền về nhanh, đối soát dễ.

Thông báo rõ cho nhân viên biết chỉ nhận chuyển khoản vào tài khoản này. Khách đòi chuyển vào số khác thì từ chối nhẹ, bảo em chỉ đối soát được một số này. Có nhiều tài khoản thì dễ nhầm, mất thời gian tra cứu gấp đôi.

Đừng trộn tiền nhà với tiền hàng

Nhiều chủ cửa hàng dùng một tài khoản để vừa bán hàng vừa tiêu xài gia đình. Sáng nhận tiền hàng 1 triệu, trưa chuyển tiền đóng học cho con 2 triệu, tối không biết tiền nào của cửa hàng, tiền nào của nhà.

Sao kê ngân hàng lúc đó lẫn lộn đủ thứ. Đối chiếu kiểu gì cũng lệch vì trong sao kê có những khoản chi tiêu không liên quan đến bán hàng. Ngồi bóc từng dòng mất cả buổi mà vẫn sót.

Mở một tài khoản riêng để nhận tiền bán hàng. Tiền vào tài khoản này là tiền cửa hàng. Tiền rút ra phải là chi phí cửa hàng, có hóa đơn, có ghi chú rõ ràng.

Tách bạch từ đầu thì đối soát chỉ mất 10 phút. Trộn lẫn rồi mới muốn tách thì phải ngồi lại từ đầu, mất nhiều thời gian hơn gấp mười lần. Nếu đã trộn từ lâu thì bắt đầu tách từ hôm nay, đừng đợi đầu tháng.

Nhờ phần mềm ghi hộ

Phần mềm bán hàng ghi nhận mỗi đơn hàng thanh toán bằng hình thức nào. Cuối ngày, báo cáo cho biết tổng tiền mặt và tổng chuyển khoản riêng biệt, không cần cộng tay.

Chủ cửa hàng chỉ cần lấy hai con số này, đối chiếu với két và với sao kê ngân hàng. Không phải lật từng hóa đơn, không phải nhớ đơn nào chưa ghi. Mở báo cáo ngày ra là thấy ngay tiền mặt bao nhiêu, chuyển khoản bao nhiêu.

Báo cáo còn cho biết đơn nào thanh toán một phần bằng tiền mặt, một phần bằng chuyển khoản. Ví dụ đơn 800 nghìn, khách đưa 500 nghìn tiền mặt rồi chuyển thêm 300 nghìn. Nếu ghi tay thì đơn kiểu này rất dễ bị ghi nhầm thành một loại.

Nên chọn phần mềm có báo cáo chi tiết theo hình thức thanh toán. Lúc bán chỉ cần bấm đúng nút tiền mặt hay chuyển khoản, cuối ngày số liệu tự chia sẵn. Nhân viên mới vào cũng không cần dạy nhiều.

Đơn trả nửa nọ nửa kia

Khách mua 1 triệu, đưa 600 nghìn tiền mặt rồi quét mã 400 nghìn còn lại. Đơn kiểu này ngày càng nhiều, nhất là khi khách không đủ tiền mặt trong ví.

Cách ghi đúng là tách đơn thành hai dòng thanh toán trong phần mềm. Bao nhiêu tiền mặt ghi bấy nhiêu, bao nhiêu chuyển khoản ghi bấy nhiêu. Không ghi gộp thành một số rồi tự nhớ trong đầu.

Tiền mặt của đơn đó bỏ vào két như bình thường. Tiền chuyển khoản chờ sao kê về rồi đối chiếu. Cuối ngày cộng hai phần lại phải bằng tổng đơn, thiếu một đồng cũng phải tìm.

Nhân viên hay sai ở chỗ ghi cả đơn thành tiền mặt rồi quên mất phần chuyển khoản. Hoặc ghi cả đơn thành chuyển khoản trong khi két vẫn có thêm tiền mặt. Cứ sai vài đơn kiểu này là cuối ngày lệch cả triệu bạc.

Giữ nếp đối soát mỗi ngày

Toàn bộ những việc trên nên gom thành một nếp cố định, ai đóng ca cũng làm giống nhau. Thứ tự hợp lý là đếm két trước, xem sao kê sau, rồi đối chiếu với báo cáo phần mềm.

Đếm két mất 5 phút. Mở sao kê mất 3 phút. So với báo cáo mất 2 phút. Tổng cộng 10 phút là xong một buổi đối soát. Ghi kết quả vào một cuốn sổ nhỏ hoặc vào phần mềm, hôm nào khớp thì đánh dấu, hôm nào lệch thì ghi rõ lệch bao nhiêu và vì sao.

Có nếp rồi thì người mới vào cũng làm được, không cần chủ cửa hàng kèm cặp. Chất lượng đối soát không còn phụ thuộc vào việc hôm đó ai nhớ được gì.

Sau một tháng làm đều, tiền mặt và chuyển khoản lúc nào cũng rõ ràng. Tra lại 5 phút là ra, không còn cảnh cuối tháng ngồi dò cả tuần mà vẫn không biết tiền đi đâu.

Xem thêm mở ca bán hàng buổi sáng để biết cách kiểm tiền đầu ca cho khớp với số đối soát cuối ngày. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.