Chi phí cố định và chi phí biến đổi cửa hàng

Có những khoản tiền cửa hàng phải trả dù bán hay không bán. Tiền thuê mặt bằng, lương, phí phần mềm. Có những khoản chỉ phát sinh khi có hàng bán ra mới có. Tiền hàng, tiền bao bì, tiền hoàn cho khách. Phân được hai nhóm này thì nhìn sổ chi phí dễ hơn hẳn, và biết đâu mới cắt được.

Nhiều chủ cửa hàng nhìn tổng chi phí tháng rồi thấy lớn, ngỡ không biết xử lý sao. Thực ra tổng chi phí lớn thường không phải do một chỗ, mà do nhiều khoản nhỏ cộng lại. Biết khoản nào cố định, khoản nào biến đổi, thì mới biết cái nào đáng cắt và cái nào cắt thì hại.

Chi phí cố định là gì

Chi phí cố định là khoản tiền tháng nào cũng phải trả, không bán hàng vẫn phải chi. Cửa hàng nghỉ một tuần thì tiền thuê mặt bằng vẫn chảy, lương nhân viên vẫn phải trả, phí phần mềm quản lý vẫn trừ.

Trong nhóm này thường có: tiền thuê mặt bằng, tiền lương và phần bảo hiểm cho nhân viên, phí đăng ký kinh doanh hằng năm, phí phần mềm quản lý bán hàng nếu trả theo tháng, phí bảo trì thiết bị, khấu hao máy móc cũ.

Đặc điểm của nhóm này là không đổi theo lượng hàng bán. Bán nhiều thì vẫn chi số tiền đó, bán ít thì vẫn chi số tiền đó. Vì vậy chúng là cái khố nặng nhất khi cửa hàng đang yếu.

Ví dụ cửa hàng nhỏ chi mỗi tháng: tiền thuê năm triệu, lương hai nhân viên mười bốn triệu, phí phần mềm một triệu, khấu hao thiết bị một triệu. Tổng hai mốt triệu. Tháng nào cũng phải có hai mốt triệu trong túi trước khi bán đồng nào.

Chi phí biến đổi là gì

Chi phí biến đổi chỉ phát sinh khi bán, và phát sinh theo số lượng. Bán nhiều thì chi nhiều hơn, bán ít thì chi ít hơn, không bán thì không chi.

Trong nhóm này có: tiền mua hàng, tiền bao bì túi, tiền giấy in hóa đơn, tiền vận chuyển giao hàng, tiền hoàn trả cho khách, tiền chiêu hoa nhân viên theo sản phẩm bán được, phí thanh toán khi khách trả bằng ví điện tử.

Đặc điểm là gắn với từng đơn hàng. Bán một ly trà ba nghìn thì chi phí biến đổi của ly đó là tiền trà, tiền sữa, tiền đường, tiền ly, tiền điện. Bán một cái áo ba trăm nghìn thì chi phí biến đổi là tiền vải, tiền may, tiền túi đựng, tiền vận chuyển nếu có.

Đây là điều cửa hàng hay bỏ sót. Nhiều người tính tiền hàng là giá vốn, xong không cộng thêm bao bì, không cộng phí giao hàng, không cộng phí ví điện tử. Bán một món thì thấy lời, cuối tháng gom lại mới thấy lãi ít hơn nhiều so với tưởng.

Ví dụ cửa hàng online bán một món giá hai trăm nghìn, giá vốn một trăm hai mươi nghìn. Lợi trước khi trừ thêm tám mươi nghìn. Nhưng trừ phí vận chuyển hai mươi nghìn, phí ví điện tử ba nghìn, bao bì năm nghìn, tỷ lệ đổi trả năm phần trăm thì lợi thật chỉ còn bốn mươi nghìn. Không cộng phần này thì tưởng lãi gấp đôi thật.

Cửa hàng sống được nhờ cái nào

Nhiều cửa hàng lo là chi phí cố định, nhưng thực ra chi phí biến đới mới quyết định lãi hay lỗ từng đơn.

Chi phí cố định quyết định cửa hàng chịu được bao lâu. Nó giống như mức tiền mà cửa hàng phải có mỗi tháng để không sập. Nếu hai mốt triệu chi phí cố định mà tiền lời trước khi trừ chi phí biến đổi là hai trăm triệu thì cửa hàng lãi hai mươi triệu một tháng.

Chi phí biến đổi quyết định từng đơn lời hay lỗ. Bán món nào lợi trước khi trừ chi phí biến đổi thì có thể lỗ khi trừ xong. Món nào có lợi trước khi trừ chi phí biến đổi và vẫn lợi sau khi trừ thì bán nhiều càng tốt.

Chủ cửa hàng nên tách hai câu hỏi này ra. Câu một: tháng này cửa hàng có vượt được mức cố định không. Câu hai: món nào đang bán mà thực ra lỗ. Hai câu khác nhau, cách sửa cũng khác nhau.

Cách tính tổng lợi nhuận có trong bài tính lợi nhuận cửa hàng.

Chia chi phí cố định ra sao

Để biết doanh thu tối thiểu hòa vốn, chia tổng chi phí cố định tháng cho tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu.

Ví dụ chi phí cố định hai mốt triệu một tháng, tỷ lệ lợi trên doanh thu là hai mươi phần trăm. Tức cửa hàng giữ lại hai mươi phần trăm doanh thu sau khi trừ hết chi phí. Muốn giữ đủ hai mốt triệu thì doanh thu tối thiểu là hai mốt chia không phẩy hai, tức một trăm triệu một tháng.

Bán dưới một trăm triệu thì lỗ. Bán trên thì lãi, và lãi tăng dần theo tỷ lệ. Con số một trăm triệu đó là mức sàn của cửa hàng, biết rõ thì mỗi ngày nhìn doanh thu biết ngay mình đang ở trên hay dưới sàn.

Nhưng nhớ một điều: doanh thu mà cửa hàng hướng tới không phải doanh thu thô, mà là tiền lời trước khi trừ chi phí biến đổi. Nếu tỷ lệ lợi trên doanh thu thấp, ví dụ chỉ năm phần trăm, thì con số hòa vốn phải nhân lên mười. Hồ hát mà chọn sai tỷ lệ thì con số lệch rất xa.

Cắt ở đâu mà khách không biết

Nguyên tắc đơn giản nhất: cắt những khoản khách không nhìn thấy, giữ những khoản khách cảm nhận được.

Khách cảm nhận được: vị trí cửa hàng, máy lạnh chỗ nóng, máy tính tiền không treo, nhân viên biết mặt khách, hàng tươi, bao bì gọn. Cắt những chỗ này thì khách bỏ chân trước, mất nhiều hơn tiền tiết kiệm.

Khách không nhìn thấy: phí phần mềm dư so với nhu cầu, tên miền đắt, máy in dùng hết mực rồi mua loại đắt, ứng phí thuê xe mà chưa cần, thẻ tính dụng năm năm trong khi chỉ cần thẻ tính dụng miễn phí. Cắt chỗ này thì tiền tiết kiệm vào túi, khách không hay biết.

Xin nói thêm: tiết kiệm tiền mà khách không biết thì tốt nhất. Nhưng nếu cắt tới mức khách thấy rõ thì mất nhiều hơn được. Một máy lạnh tốt hơn giữ khách cả năm còn hơn tiết kiệm năm nghìn một tháng mà khách ngồi đổ mồ hôi.

Cắt chi phí biến đổi được không

Được, và đây là chỗ cửa hàng nhỏ hay bỏ sót nhất.

Bao bì. Túi giấy, túi nilon, hộp, băng keo. Đừng dùng bao bì đắt hơn thực cần. Một túi giấy in logo đẹp có khi gấp ba lần túi giấy trắng. Khách mua một ly trà không đòi túi có logo.

Tiền vận chuyển. Đơn hàng nhỏ gom lại gửi một lúc thay vì gửi từng món. Hàng nặng thì tính phí theo cân, đừng gửi bằng cách gọn nhẹ nhất. Gửi chậm mà rẻ hơn gửi nhanh đắt tiền, mất nhiều khách vì chờ.

Phí thanh toán. Mỗi giao dịch ví điện tử trừ phí. Cửa hàng toàn khách tiền mặt thì ít khoản này. Nhưng phí ví điện tử thường rất nhỏ, đừng vì thế mà từ chối khách trả bằng ví.

Tiền hoàn trả. Đổi trả nhiều lần thì chi phí này tăng. Thường thì đổi trả chiếm khoảng năm phần trăm doanh thu, và đây là con số đáng để biết. Biết rồi mới biết hàng nào hay bị đổi, sửa từ hàng đó.

Cắt chi phí biến đổi phải cẩn thận hơn cắt chi phí cố định. Giảm bao bì thì vẫn gói hàng được. Giảm chất lượng bao bì thì hàng vỡ trên đường, mất tiền hoàn nhiều hơn tiền bao bì tiết kiệm. Các khoản chi phí biến đổi cắt phải giữ nguyên chất lượng sản phẩm.

Chi phí ẩn trong hàng. Cách tìm có trong bài chi phí ẩn khiến cửa hàng lỗ. Đây là loại chi phí không ai ghi vào sổ nhưng vẫn mất tiền.

Đừng cắt nhầm những chỗ này

Có những khoản nghe như tiết kiệm mà cắt thì hại.

Tiền bảo trì thiết bị. Máy in hỏng giữa ngày bận thì tạm ngừng cửa hàng. Bảo trì định kỳ tốn ít hơn một lần hỏng. Chi phí bảo trì là chi phí cố định nhưng cắt nó thì tốn chi phí biến đổi bất ngờ.

Tiền sao lưu dữ liệu. Không có sao lưu thì một lần máy hỏng là mất sổ sách. Mất sổ sách thì khó chứng minh doanh thu, khó đòi nợ, khó tính thuế. Cách sao lưu đúng có trong bài sao lưu dữ liệu bán hàng định kỳ.

Tiền đào tạo nhân viên. Nhân viên chưa biết dùng phần mềm thì bán chậm, tính tiền sai, khách chờ lâu. Đào tạo một buổi rẻ hơn một tháng bán chậm.

Tiền quảng cáo khi đang yếu. Cửa hàng đang ít khách mà cắt quảng cáo thì càng ít khách. Quảng cáo lúc này là mua khách, không phải chi phí thừa. Nhớ thứ tự: cắt chi phí ẩn trước, cắt quảng cáo sau cùng.

Cửa hàng nào nên cắt cố định, cửa hàng nào nên cắt biến đổi

Cửa hàng vốn mỏng, tiền thuê đắt, doanh thu chưa đủ thì nên xem lại chi phí cố định trước. Có khi thuê mặt bằng lớn hơn nhu cầu, ngồi không, trả tiền vô ích. Thuê vừa đủ thì tiết kiệm nhiều nhất.

Cửa hàng bán ổn, tiền thuê đã hợp lý, lương đã trả đúng người thì nên tập trung vào chi phí biến đổi. Giảm bao bì, gom đơn hàng, giảm tỷ lệ đổi trả, chọn nhà cung cấp tốt hơn. Những cách này không làm khách khó chịu.

Cửa hàng đang bán qua sàn, tỷ lệ đổi trả cao, phí vận chuyển nặng thì xem lại luôn cả hai nhóm. Cửa hàng gần chợ, tự đi lấy hàng, chi phí biến đổi thấp hơn cửa hàng đặt giao tận nơi.

Cách bắt đầu cắt cho đúng

Bước một: viết ra hết số tiền chi tháng này. Tất cả, không bỏ món nào. Nhiều người viết sơ không đủ, cắt xong thấy tiền vẫn thiếu.

Bước hai: chia mỗi món thành cố định hay biến đổi. Tiền thuê, lương, phí phần mềm vào cố định. Tiền hàng, bao bì, giao hàng, hoàn trả vào biến đổi. Món nào không rõ thì hỏi cơ quan thuế địa phương hoặc xem bài thuế khoán hộ kinh doanh nhỏ.

Bước ba: tính doanh thu tối thiểu hòa vốn bằng cách chia tổng chi phí cố định cho tỷ lệ lợi. Biết sàn rồi mới biết cần bán bao nhiêu mới sống.

Bước bốn: tìm khoản ẩn. Loại không ai ghi vào sổ. Đây là chỗ cắt được mà không ai để ý. Chi tiết trong bài tiết kiệm chi phí vận hành.

Bước năm: cắt thử một tháng, đo xem lợi nhuận có lên không, khách có phiền không. Cắt nhiều một lúc thì không biết cái nào có tác dụng.

Nhớ phân biệt mục tiêu. Giảm chi phí để sống sót qua tháng khó là hợp lý. Giảm chi phí tới mức khách thấy và quay lưng thì tự tìm chết. Nếu không biết đâu là giới hạn, cứ giữ những gì khách cảm nhận được và cắt những gì khách không nhìn thấy.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.