Tính giá vốn thật cho một món hàng: đừng để lãi ảo

Chủ cửa hàng nhìn giá bán trên tem thì thấy rõ, nhìn doanh thu cuối ngày thì cũng thấy rõ, còn cái giá vốn thì thường chỉ hiện ra lúc sếp cần xem. Nhưng nếu giá vốn lệch, mọi con số khác trên báo cáo cũng lệch theo: doanh thu vẫn đẹp, lợi nhuận thì không có.

Nhiều cửa hàng nhỏ đang bán một món hàng với lãi rất mỏng mà không biết. Nguyên nhân thường không phải bán ẩm, mà là quên cộng vào một hoặc hai khoản chi phí nhỏ: tiền vận chuyển, tiền rác, tiền bao bì, công dán tem, phần hàng hỏng, hoặc tiền thuê mặt bằng chia đều ra.

Bài này nói cách tính giá vốn thật của một món hàng, từng bước một, để cuối ngày nhìn lại mà biết mình đang lãi hay đang lỗ.

Giá vốn là cái gì và vì sao dễ tính sai

Giá vốn của một món hàng là tổng số tiền bạn phải bỏ ra để có món hàng đó nằm trong cửa hàng, sẵn sàng bán ra, tính tới lúc khách mua. Nghe thì đơn giản, nhưng cổng để tính sai thì rất nhiều.

Cổng sai phổ biến nhất là lấy giá nhà cung cấp ghi trên hóa đơn, cộng thêm phần thuế nếu có, rồi cho rằng đó là giá vốn. Cách này sai ở chỗ nó bỏ qua mọi khoản phát sinh sau khi hàng đã về đến cửa hàng.

Cổng sai thứ hai là lấy giá vốn của cả cửa hàng rồi chia đều theo doanh thu. Cách chia này nhanh, nhưng nó che mất đúng thứ bạn cần biết: món nào thực sự đang lãi, món nào đang lỗ mà bạn không dám nhìn.

Bài tính lời lỗ thực của cửa hàng nói về cách lên báo cáo lời lỗ hằng tháng, và bước đầu tiên trong đó là có giá vốn đúng trước đã.

Bước một: giá mua vào của món hàng đó

Bắt đầu từ con số tiền bạn trả cho nhà cung cấp khi lấy hàng về. Đây là phần ai cũng biết, nhưng cần làm rõ hai điểm.

Điểm một: nếu bạn được nhà cung cấp cho công nợ, số tiền bạn trả hôm nay có thể chưa bằng giá niêm yết. Giá vốn nên lấy theo con số bạn thực trả, chia theo số món nhập về, chứ không lấy giá niêm yết.

Điểm hai: nếu món bị lỗi, hết hạn, hoặc bể vỡ khi vận chuyển, số tiền đó không nên nằm trong giá vốn của món đó. Nó là thiệt hại, và cần tách riêng để bạn thấy được tỉ lệ hàng hỏng của mình.

Bài nhập hàng mới đừng quên bước này nói về bước ghi nhận ngay lúc nhập, và bước đó cũng quyết định giá vốn của mỗi món có chính xác không.

Bước hai: cộng dồn chi phí phát sinh lúc nhập hàng

Tiền mua hàng chưa phải tổng số tiền bạn bỏ ra. Giữa lúc mua và lúc bán, luôn có một đoạn đường có chi phí.

Nếu bạn thuê xe chở hàng về, tiền xe chia cho số món trong lô đó là chi phí của món. Nếu bạn bỏ tiền đóng hộp, tiền xuống hàng, tiền rác và bao bì xuống sàn, đó cũng là chi phí của món.

Bài nhập hàng số lượng lớn hay mua từng lô nhỏ nói rõ khi nào mua lô lớn tiết kiệm chi phí vận chuyển, và khi nào lô lớn làm bạn ôm hàng tồn. Nếu mua lô lớn, chi phí xe chở chia đều ra nhiều món hơn nên mỗi món nhẹ hơn.

Một nguyên tắc dễ nhớ: nếu khoản chi phí nào phát sinh vì một món hàng cụ thể, thì nó thuộc về món đó. Nếu phát sinh vì cả cửa hàng, ta sẽ xử lý ở bước bốn.

Bước ba: chi phí riêng của riêng món hàng

Ngoài chi phí lúc nhập, mỗi món còn có chi phí riêng khi bán. Có món không có chi phí nào thêm, có món thì có.

Bán một chai nước, doanh thu là giá bán, không tốn công sức gì thêm. Bán một món có xuất hóa đơn, bạn mất thời gian in và xử lý thuế. Bán một món cần bọc quà, bạn mất tiền giấy, ruy băng và công bọc.

Bài chi phí ẩn ngầm khiến cửa hàng lỗ liệt kê những khoản nhỏ mà chủ cửa hàng hay bỏ sót, và phần lớn chúng rơi đúng vào giá vốn của từng món.

Bài xuất hóa đơn điện tử cho cửa hàng nhỏ nói rõ khi nào việc xuất hóa đơn là bắt buộc và khi nào nó làm phát sinh chi phí thật mà nhiều người chưa tính.

Bước bốn: chia chi phí chung của cửa hàng

Tiền thuê mặt bằng, tiền điện, tiền nước, tiền lương và phần chi phí cố định khác không thuộc về một món nào cả, nhưng chúng vẫn phải được chia vào đâu đó, nếu không cuối tháng bạn sẽ thấy tiền vào nhiều mà tiền ra cũng nhiều mà không hiểu vì sao không còn gì.

Cách chia phổ biến là chia theo doanh thu: món nào chiếm tỉ trọng doanh thu lớn thì nhận nhiều chi phí chung hơn. Cách này dễ làm và dễ giải thích với nhân viên.

Bài chi phí cố định và chi phí biến đổi giải thích vì sao cửa hàng nhỏ nên biết rõ tổng chi phí cố định hằng tháng, rồi chia một cách dễ kiểm soát, thay vì chia từng khoản nhỏ.

Một gợi ý thực tế: cửa hàng bán nhiều mặt hàng giá rẻ thì chi phí chung chia theo doanh thu sẽ bị dồn nặng lên món giá rẻ. Khi đó nên chia theo số lượng món bán ra, hoặc chia một phần cố định cho mỗi món rồi phần còn lại mới chia theo doanh thu.

Khi bán tại hội chờ thì lại khác: tiền thuê gian hàng tính theo ngày, nên bán ít hơn dự kiến là lỗ ngay dù món nào cũng bán được. Bài bán hàng tại hội chợ nói về cách lên kế hoạch cho một ngày bán ở hội chờ sao cho không lỗ sổ sách về sau.

Bước năm: bán lẻ và bán sỉ dùng chung một giá vốn

Cửa hàng bán cả hai kiểu thì giá vốn vẫn là một, nhưng mức lãi mỗi kiểu lại khác nhau. Bán sỉ với giá thấp hơn thì lãi mỗi món nhỏ đi, và lượng bán phải lớn hơn mới bù lại.

Bài bán sỉ và bán lẻ cùng cửa hàng nói về cách dựng nhiều tầng giá mà vẫn nhìn thấy lãi từng tầng, và đây cũng là chỗ nhiều cửa hàng bán sỉ xong mới thấy mình lỗ.

Nếu bán qua sàn thương mại điện tử, đừng quên phần chi phí của đơn vị vận chuyển và phần hoàn hàng. Bài thu tiền COD đối soát Shopee, TikTok Shop nói về phần tiền mà bạn nhận về muộn và phần hàng bị hoàn, hai khoản này làm thay đổi trọn vẹn con số lợi nhuận của món đó.

Bước sáu: khi nào bạn đang lãi ảo

Có một kiểu lãi nhìn rất đẹp nhưng là lãi ảo. Món hàng bán chạy, tiền vào nhiều, giá bán lại cao hơn giá vốn, nên tưởng đang ăn lãi. Nhưng nếu bạn đang bán mẫu giá rẻ để kéo khách, hoặc bán nhiều hơn khả năng nhập lại, hoặc chi phí thuê mặt bằng chia ra nhiều hơn vì sản phẩm của bạn chiếm nhiều chỗ hơn, thì con số lãi đó không còn ý nghĩa.

Bài định giá bán lẻ lãi tốt mà khách vẫn thấy rẻ nói về cách đặt giá sao cho vẫn có lãi thật chứ không chỉ có lãi trên giấy.

Bài theo dõi giá đối thủ nhắc một việc nên làm thường xuyên: khi đối thủ hạ giá, nhiều cửa hàng hạ theo mà không tính lại xem món đó còn lãi không.

Có hai câu hỏi nên tự hỏi mỗi tháng về từng món bán chạy. Câu một: nếu hôm nay món này không có hàng, tôi có còn muốn bán nó không. Câu hai: lãi của món này có đủ bù được phần chi phí mà nó làm tăng hay không. Nếu câu hai là không, thì món đó đang lấy tiền của những món khác.

Bước bảy: đừng tính lại giá vốn mỗi ngày

Có cửa hàng mỗi ngày lại lấy giá nhà cung cấp mới nhét vào phần mềm, rồi xem lãi thay đổi. Cách này làm số liệu nhảy loạn và không giúp gì.

Giá vốn của một món nên cố định trong một kỳ, thường là một tháng, cho tới khi lô hàng đó hết và bạn nhập lô mới với giá khác. Khi giá bán thay đổi thì bạn sửa phần bán, không sửa phần giá vốn.

Bài đổi giá bán đồng loạt nói về cách xử lý khi nhà cung cấp tăng giá đầu vào, và việc cần làm là cập nhật giá bán, không phải bấm máy tính lại giá vốn.

Ngược lại, nếu một món bán chậm quá nhiều thì cũng nên xem lại. Bài theo dõi hàng bán chạy hàng chậm nói về cách dùng con số để biết món nào nên nhập thêm và món nào nên giảm giá hoặc bỏ.

Muốn lãi thật thì phải có sổ sách thật. Bài ghi chép thu chi mỗi ngày nói về cách ghi lại từng khoản ra mà không bỏ sót khoản nào.

Bài báo cáo tháng chủ cửa hàng nói tiếp phần sau đó: khi đã có sổ, thì mỗi tháng cần nhìn vào những con số nào để biết cửa hàng đang khỏe hay đang yếu.

Bước tám: lãi thật thì dùng để làm gì

Khi đã biết chính xác món nào lãi, món nào lỗ, bạn có thêm ba lựa chọn mà trước đó không có.

Một là nhập thêm món đang lãi. Bài đầu tư thêm vốn khi nào hợp lý nói về cách quyết định có nên đổ thêm tiền vào mặt hàng đang chạy hay nên giữ tiền mặt.

Hai là xử lý món đang lỗ. Bài bán trả góp hay thu tiền một lần nói về cách đổi cách thu tiền khi khách không mua được món họ cần.

Cùng kiểu đó, bài bán hàng ký gửi hay nhập đứt nói về cách bán hàng ký gửi để không phải ôm hàng, đây cũng là một cách xử lý món lỗ mà không phải bán bớt đi.

Ba là để món lỗ làm việc của nó. Có những món bán ra không lãi nhưng kéo khách vào cửa hàng, và người mua thường mua thêm món khác. Cứ tính thẳng lãi từng món rồi kết luận bỏ món đó, bạn có thể mất luôn cả nhóm khách mua kèm.

Một danh sách ngắn để làm theo

Một là chốt giá vốn của từng món theo số tiền thực trả, không theo giá niêm yết.

Hai là cộng thêm chi phí vận chuyển, bao bì và xuống hàng vào giá vốn của món.

Ba là tách riêng hàng hỏng, hết hạn thành thiệt hại, đừng gộp vào giá vốn.

Bốn là chia chi phí cố định của cửa hàng theo một cách gọn và kiểm soát được.

Năm là kiểm tra lãi riêng cho từng tầng giá bán sỉ và bán lẻ.

Sáu là giữ giá vốn cố định trong một tháng, chỉ sửa giá bán khi cần.

Bảy là hỏi mỗi món bán chạy: lãi của nó có đủ bù phần chi phí nó làm tăng không.

Tám là ghi lại lãi lỗ theo mã, để tháng sau có cái mà so với.

Muốn xem cách quản lý giá vốn, tồn kho và giá bán cho mặt hàng của mình thì xem trang quản lý mua hàng chi.

Các bài về lợi nhuận, chi phí và quyết định vốn cho cửa hàng nhỏ nằm ở chuyên mục kinh doanh và bền vững.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.