Xuất hóa đơn điện tử cho cửa hàng nhỏ khi nào cần

Hóa đơn điện tử là giấy tờ bán hàng bằng chữ số, do máy phát ra, không có tờ giấy. Nhiều chủ cửa hàng nhỏ nghe tới hóa đơn điện tử thì ngại, tưởng phải làm phần mềm phức tạp, phải in tem, phải nộp. Thực ra không phải vậy.

Chuyện quan trọng nhất là hiểu ai mới bắt buộc. Bán lẻ cho khách cá nhân, mua một nghìn đồ, thì không bắt buộc hóa đơn. Chỉ khi bán cho doanh nghiệp, họ xin hóa đơn để hạch toán, mới cần. Cửa hàng nhỏ bán lẻ thì chưa vội lắp.

Nhưng hóa đơn điện tử cũng có giá trị của nó. Nó là công cụ bán hàng: khách nhận hóa đơn qua email, tin nhắn, họ thấy cửa hàng chuyên nghiệp. Nhiều cửa hàng lắp hóa đơn điện tử không phải vì bắt buộc, mà vì khách doanh nghiệp yêu cầu.

Ai bắt buộc và ai chưa

Bán lẻ cho khách cá nhân, mua một nghìn đồ, không bắt buộc hóa đơn. Khách không xin thì không cần phát. Cửa hàng nhỏ bán tạp hóa, bán kho đồ, bán lẻ thường thuộc nhóm này.

Bán cho doanh nghiệp, khách xin hóa đơn để hạch toán, thì bắt buộc. Khách cá nhân mà đi làm, cũng có thể xin hóa đơn để đền. Số tiền lớn thì khách xin hóa đơn, dù là cá nhân.

Nên có hóa đơn điện tử trong túi. Không phải để làm bắt buộc, mà để khi khách xin thì có. Cửa hàng không có hóa đơn thì khách doanh nghiệp không mua, mất đơn.

Có thể hỏi khách trước khi thanh toán. Khách là doanh nghiệp thì hỏi xin mã số thuế, khách cá nhân thì hỏi có cần hóa đơn không. Hỏi sớm thì không lúng túng lúc tính tiền.

Hóa đơn điện tử khác hóa đơn giấy thế nào

Hóa đơn điện tử do máy phát ra, không có tờ giấy. Mã số thuế và mã hóa đơn là chữ số. Khách nhận qua email, Zalo, hoặc tin nhắn. Không sợ mất tờ, không sợ rách.

Hóa đơn giấy phải in tờ, có con dấu. Tờ giấy dễ bị thất lạc, dễ bị hủy. Mỗi tờ chiếm chỗ, cửa hàng phải giữ lại tờ cũ.

Cửa hàng nhỏ nên dùng hóa đơn điện tử. Không tốn chỗ, không sợ mất tờ, khách nhận qua email thì nhanh gọn. Nhiều khách doanh nghiệp chỉ nhận hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy họ không chấp nhận.

Điểu cần biết là hóa đơn điện tử do bên cung cấp dịch vụ phát ra. Cửa hàng đăng ký dịch vụ, xin mã số thuế riêng, rồi phát hóa đơn qua máy tính, điện thoại, hoặc máy in. Mỗi hóa đơn có mã, khách kiểm tra được.

Cách lắp đặt cho nhanh

Không cần mua máy tính đắt tiền ngay từ đầu. Nhiều cửa hàng bắt đầu bằng một chiếc điện thoại và máy in nhiệt nhỏ. Điện thoại kết nối máy in, xuất hóa đơn xong in ra luôn. Chi phí ban đầu thấp, vẫn dùng được.

Đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử trước. Cần mã số thuế riêng cho cửa hàng. Mã số thuế này khác mã số thuế đã đăng ký kinh doanh, phải đăng ký riêng.

Chuẩn bị mẫu thông tin khách doanh nghiệp. Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, email — ghi sẵn vào điện thoại, xuất hóa đơn nhanh. Chuẩn bị trước thì không lúng túng lúc khách chờ.

Nối máy in hóa đơn với điện thoại hoặc máy tính. Máy in nhiệt nhỏ, rẻ, in nhanh. In ra khách cầm, hoặc gửi qua Zalo luôn.

Nhân viên cần biết dùng. Hướng dẫn nhân viên xuất hóa đơn, gửi qua email hoặc Zalo. Nhân viên biết thì khách không phải chờ, cửa hàng không lúng túng.

Khách xin hóa đơn thì làm sao

Khách doanh nghiệp xin hóa đơn thì lấy thông tin khách, nhập vào phần mã số thuế. Hóa đơn phát ra, gửi qua email hoặc Zalo của khách. Xong.

Khách cá nhân xin hóa đơn thì ghi tên và số điện thoại. Hóa đơn gửi qua Zalo hoặc email. Cũng nhanh, không cần tem.

Nên hỏi trước khi tính tiền. Khách là doanh nghiệp thì hỏi xin mã số thuế ngay từ đầu. Hỏi sớm thì nhân viên chuẩn bị, không phải tìm lúc khách đứng đợi.

Nếu khách quên mã số thuế thì hỏi lại, gọi cho người phụ trách. Đừng đoán mã số thuế, đoán sai thì khách không dùng được. Không nhớ thì bảo khách gửi lại sau, không sao.

Khi khách cần hóa đơn mà cửa hàng chưa có

Khách đứng quầy hỏi xin hóa đơn mà cửa hàng chưa lắp hóa đơn điện tử thì xử lý sao. Đừng từ chối thẳng, khách đang cần giấy tờ để hạch toán hoặc đền.

Nếu đơn nhỏ, mua bằng tiền mặt, không có khách doanh nghiệp, thì ghi tên khách vào sổ bán hàng rồi ký. Nhiều cửa hàng nhỏ dùng cách này thay hóa đơn điện tử, lấy tạm cho khách, rồi hóa đơn sẽ vào sổ sách quản lý thuế khi lên hóa đơn tháng.

Ghi đầy đủ: họ tên, địa chỉ, mã số thuế nếu khách có, mã số hóa đơn hóa đơn tháng sau ghi vào. Ghi thiếu thì lúc lên hóa đơn tháng phải tra cửa từng tờ, mất thời gian hơn là ghi lúc bán.

Nói rõ với khách là hóa đơn sẽ vào hóa đơn tháng sau. Khách hiểu thì không bực. Không nói mà im lúc khách hỏi, tháng sau họ quay lại mới biết, khách bực hơn nhiều lần.

Nếu khách là doanh nghiệp và cần hóa đơn ngay lập tức thì nên lắp hóa đơn điện tử. Nhiều khách doanh nghiệp không chấp nhận chờ hóa đơn tháng sau, họ cần ngay để quyết toán. Cửa hàng không có là mất đơn.

Nếu cửa hàng bán cho nhiều khách doanh nghiệp thì lắp hóa đơn điện tử là việc nên làm sớm, đừng trì hoãn như sợ phức tạp.

Hóa đơn lưu ở đâu cho khỏi thất lạc

Hóa đơn điện tử gửi qua email hay Zalo thì khách có, nhưng cửa hàng cũng phải giữ. Nhiều cửa hàng gửi xong thì xóa khỏi hệ thống, tháng sau đối chiếu không còn.

Cửa hàng nên lưu hóa đơn gửi khách ở một thư mục riêng, theo tháng. Ví dụ thư mục tháng mười chứa toàn bộ hóa đơn tháng mười. Có nơi lưu, đối chiếu thuế dễ, tra cứu khi khách gọi lại nhanh.

Nhớ xuất file hóa đơn ra thư mục theo tháng, không chỉ gửi qua email rồi xóa. Lưu thêm bản PDF để dễ đọc, không phụ thuộc phần mềm còn mở được hay không.

Phần mềm quản lý bán hàng thường có sẵn phần xuất hóa đơn và lưu lại. Cứ dùng phần mềm, không phải làm thêm thủ công ngoài. Nhưng cứ mỗi tháng lấy ra lưu thêm một bản ra thư mục riêng, phòng khi phần mềm bị lỗi hoặc dữ liệu bị mất.

Lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn lần đầu

Lỗi hay gặp nhất là sai tên khách. Nghe tên qua điện thoại rồi ghi, một chữ sai thì khách không dùng được để khấu trừ. Nên đọc lại tên và mã số thuế cho khách nghe trước khi phát.

Lỗi thứ hai là in trùng. Bấm phát hóa đơn hai lần thì ra hai tờ giống nhau cho một đơn, cuối ngày cộng sổ lên thành gấp đôi. Nên kiểm tra đơn xong bấm phát một lần, xem đã có tờ rồi hẵng bán tiếp.

Lỗi thứ ba là quên ghi mã số thuế khách doanh nghiệp. Nhân viên thấy khách mua nhiều nên cho là khách lẻ, không hỏi mã số thuế. Không có mã thì khách không khấu trừ, quay lại hỏi thì phiền.

Lỗi thứ tư là hóa đơn phát ra rồi không nhận được thông báo. Phần mềm báo gửi thành công thì yên tâm, báo thất bại thì hỏi lại khách xem có nhận được không. Hóa đơn không tới khách thì khách hỏi lại, mình không biết đã gửi hay chưa.

Lỗi thứ năm là nhân viên mới chưa biết dùng. Nhân viên bấm sai chỗ thì hóa đơn ra sai. Nên hướng dẫn nhân viên mới trong ngày đầu làm việc, có người bên cạnh xem lại một đơn.

Khi nào nên dùng hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử phù hợp khi bán nhiều cho khách doanh nghiệp, khách cần nhận qua email, không muốn mang tờ giấy. Hóa đơn giấy phù hợp khi cửa hàng ít khách doanh nghiệp, khách mua lẻ, và thích giữ tờ cho dễ tra.

Cửa hàng nhỏ bán lẻ cho khách cá nhân thì hóa đơn điện tử không bắt buộc, hóa đơn giấy hay ghi sổ đều được. Nhưng nếu cửa hàng đã lắp rồi thì dùng luôn hóa đơn điện tử, giảm công in giấy, giảm chỗ giữ tờ.

Có thể dùng cả hai cùng lúc. Khách doanh nghiệp thì hóa đơn điện tử, khách cá nhân xin hóa đơn thì in giấy. Linh hoạt theo từng khách, không bắt buộc ai phải theo một kiểu.

Quan trọng là dùng nhất quán. Hôm nay hóa đơn điện tử, mai hóa đơn giấy, số liệu lằng nhằ, đối chiếu khó. Chọn cách nào thì giữ cách đó, đổi thì có lý do và ghi rõ.

Có nên lắp hóa đơn điện tử ngay không

Chưa cần nếu cửa hàng bán lẻ cho khách cá nhân, không có khách doanh nghiệp. Lắp hóa đơn điện tử lúc này là tốn tiền mà không dùng đến.

Nên lắp nếu có khách doanh nghiệp. Khách doanh nghiệp xin hóa đơn mà cửa hàng không có thì mất đơn. Lắp hóa đơn điện tử để giữ đơn, chi phí thấp, lợi lớn.

Nên lắp nếu muốn bán hàng chuyên nghiệp hơn. Hóa đơn điện tử là bằng chứng cửa hàng chuyên nghiệp. Khách thấy cửa hàng có hóa đơn điện tử thì họ tin tưởng hơn.

Cũng nên lắp nếu chủ cửa hàng cần giấy tờ để đối chiếu. Hóa đơn gửi qua email, lưu lại được, tra cứu dễ.

Khi hóa đơn bị sai

Hóa đơn sai thì sửa được. Sai tên, sai số tiền, sai mã số thuế — tất cả đều có cách sửa. Không tẩy, không viết đè lên hóa đơn cũ, mà lập hóa đơn mới thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh.

Sai mã số thuế thì lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ sai ở đâu. Sai số tiền thì điều chỉnh phần chênh lệch. Chi tiết cách làm có trong bài xử lý hóa đơn viết sai.

Quan trọng là phát hiện sai thì sửa ngay, không chờ. Sửa ngay mất mười phút, để lâu thì tốn hơn nhiều. Sửa càng sớm càng dễ.

Phần mềm quản lý bán hàng và hóa đơn

Phần mềm quản lý bán hàng thường có sẵn phần xuất hóa đơn. Không cần tích hợp riêng, chỉ cần kết nối với dịch vụ hóa đơn điện tử. Từ đó bán hàng, phát hóa đơn, lưu lại, tất cả trên một chỗ.

Cửa hàng nhỏ nên chọn phần mềm có sẵn hóa đơn điện tử. Vừa bán vừa phát hóa đơn, không phải chuyển qua chuyển app. Phần mềm nào làm được việc bán và việc phát hóa đơn thì xem tại trang tính năng quản lý bán hàng.

Đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử thì cần một lần. Xong rồi mỗi đơn phát ra là một cú bấm, không tốn công. Lần đầu có thể hơi rối, làm vài đơn thành thạo là sau này nhàn.

Khi phần mềm lỗi không phát được hóa đơn, xem bài phần mềm treo giữa giờ đông để biết cách xử lý, khỏi để khách đứng chờ.

Có nên lắp hóa đơn điện tử ngay không

Chưa cần nếu cửa hàng bán lẻ cho khách cá nhân, không có khách doanh nghiệp. Lắp hóa đơn điện tử lúc này là tốn tiền mà không dùng đến.

Nên lắp nếu có khách doanh nghiệp. Khách doanh nghiệp xin hóa đơn mà cửa hàng không có thì mất đơn. Lắp hóa đơn điện tử để giữ đơn, chi phí thấp, lợi lớn.

Nên lắp nếu muốn bán hàng chuyên nghiệp hơn. Hóa đơn điện tử là bằng chứng cửa hàng chuyên nghiệp. Khách thấy cửa hàng có hóa đơn điện tử thì họ tin tưởng hơn.

Cũng nên lắp nếu chủ cửa hàng cần giấy tờ để đối chiếu. Hóa đơn điện tử gửi qua email, lưu lại được, đối chiếu thuế dễ hơn. Nhiều cửa hàng lắp hóa đơn điện tử vì lý do này.

Xem thêm ở bài in hóa đơn bán lẻ chuyên nghiệp để biết cách in hóa đơn cho gọn.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.