Công nợ khách doanh nghiệp và hóa đơn khi bán

Cửa hàng nhỏ mà chuyên bán cho quán ăn, quán cà phê, công ty, trường học thì sớm muộn cũng gặp chuyện này: khách mua nhiều, lấy hàng từng đơn, nhận hóa đơn, rồi nói “cuối tháng tôi chuyển”. Nghe thì bình thường, nhưng nếu không ghi lại thì đến cuối tháng bạn không biết mình nợ ai, nợ bao nhiêu, và bao giờ thì phải đòi.

Vấn đề không phải lúc khách nợ. Vấn đề là lúc đó bạn không có dữ liệu để làm việc.

Bài này nói theo kiểu người bán hàng hiểu được: khách doanh nghiệp khác khách lẻ ở chỗ nào, nên cho họ trả sau bao lâu, hạn mức tín dụng nên đặt thế nào, hóa đơn xử lý ra sao, ghi nợ vào sổ thế nào, và đòi nợ mà không làm mất khách.

Nếu bạn còn đang phân vân giữa bán sỉ và bán lẻ trong cùng cửa hàng, bài bán sỉ và bán lẻ trong cùng một cửa hàng nói rõ phần nào cần tách riêng.

Khách doanh nghiệp khác khách lẻ ở chỗ nào

Khách lẻ mua một món, trả ngay, xong đi. Khách doanh nghiệp mua theo quy mô, cần hóa đơn, cần giao đúng lịch, và cần một khoảng thời gian để họ xử lý tiền nội bộ.

Vì vậy khi bán cho nhóm này, bạn đang bán cho một người khác quyết định, không phải người dùng hàng. Người quyết định là kế toán, thủ quỹ, hay quản lý cấp cao. Họ quan tâm đúng ba thứ: hóa đơn đúng quy định, giao đúng hẹn, và không phải làm phiền thêm lần nào.

Có một điều nhiều chủ cửa hàng hiểu sai: khách doanh nghiệp thường là khách tốt hơn khách lẻ, giá trị đơn lớn hơn, ổn định hơn, ít so sánh giá hơn. Cái giá của họ là bạn phải chịu công sức quản lý công nợ và thời gian chờ.

Nếu cửa hàng bạn chỉ bán được món lẻ thì đừng nhận đơn doanh nghiệp. Nếu đã có lượng khách quen, đây là nguồn tăng trưởng ít tốn tiền nhất.

Trả sau bao lâu thì an toàn

Ba mốc phổ biến: trả ngay khi giao, trả sau ba mươi ngày, và trả sau bốn mươi lăm ngày. Số ngày càng dài thì càng dễ bị trễ, nên phần lớn hợp đồng dừng ở ba mươi ngày.

Mấu chốt là thỏa thuận phải viết ra, không nói miệng. Nếu chỉ trao đổi bằng lời qua tin nhắn thì khi trễ tiền bạn sẽ không có gì để đưa ra cho khách xem, và mối quan hệ nhanh chóng chuyển từ “quen” thành “khó”.

Ghi rõ bốn thứ: số tiền, ngày bắt đầu tính (ngày giao hàng hay ngày xuất hóa đơn), số tiền phải trả, và hình thức trả. Ngày bắt đầu tính là chỗ hay đội lệch nhất, vì hai bên thường hiểu khác nhau.

Ngoài hợp đồng, cần một xác nhận bằng văn bản từ phía khách: email xác nhận đơn hàng, hoặc tin nhắn trong nhóm công việc có người ký. Một dòng xác nhận cũng đủ để sau này bạn không phải nói bằng trí nhớ.

Hạn mức tín dụng: mỗi khách một mức

Cửa hàng nào cũng bị lỗi cho hết mọi khách quen. Khách lớn đòi công nợ lâu, hóa đơn nhiều, giao kỹ. Kết quả là có một đơn đang nợ 200 triệu mà bạn không hề biết mình sắp hết tiền.

Cách xử lý là đặt hạn mức tín dụng cho từng khách, và hạn mức phải nhỏ hơn mức bạn chịu được. Với khách mới, bắt đầu ở mức nhỏ, thấy họ trả đúng hạn thì tăng dần. Tăng theo thói quen trả tiền chứ không tăng theo lời hứa.

Quy tắc đơn giản mà nhiều cửa hàng dùng: tổng công nợ đang mở không được vượt quá số tiền mà bạn cần cho một tháng chi phí vận hành. Vượt mức đó thì đơn mới phải trả trước một phần, hoặc trả ngay.

Có một điều nên làm ngay từ đầu: khi khách vượt hạn mức, báo trước chứ đừng báo sau. Câu nói “chỗ này đang hết hạn mức, đơn này khách trả trước 50% nhé” nghe như bán hàng, còn câu “tôi không cho nợ thêm nữa” nghe như từ chối.

Hóa đơn khi bán cho khách doanh nghiệp

Khách doanh nghiệp mua để dùng đầu vào, họ cần hóa đơn để hạch toán và được khấu trừ. Không có hóa đơn thì giao dịch đó gần như vô nghĩa với họ, và họ sẽ quay sang chỗ khác.

Hai loại hóa đơn bạn cần biết: hóa đơn giấy do cơ quan thuế cấp, và hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử cho cửa hàng nhỏ: khi nào bắt buộc nói rõ phần nào bắt buộc, phần nào là lựa chọn.

Với khách doanh nghiệp, hóa đơn điện tử gần như là bắt buộc về mặt thực tế, vì bên họ làm việc với hệ thống kế toán, nhận hóa đơn bằng file là chuyện bình thường. Xuất hóa đơn điện tử cho cửa hàng nhỏ có phần hướng dẫn từng bước.

Khi xuất hóa đơn, cần có đủ thông tin: tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ, và danh mục hàng. Thiếu mã số thuế là lý do phổ biến nhất khiến khách phải trả lại hóa đơn. Chuẩn bị sẵn một mẫu thông tin cho từng khách để lần sau chỉ cần điền, thay vì hỏi lại từng đơn.

Cũng cần quy định rõ: hóa đơn xuất khi giao hay khi thanh toán, và đơn bao nhiêu ngày thì được xuất. Quy định này nên giống nhau cho mọi khách, và nên ghi vào điều khoản ban đầu.

Hóa đơn điện tử thì lưu ở dạng file là xong, nhưng nếu bán bằng hóa đơn giấy thì phải có nơi cất. Cửa hàng nhiều người quản lý kiểu này thường để chung một chồng ở góc quầy, rồi cuối tháng bị ẩm, bị rách, hoặc thất lạc. Nên chọn một chỗ riêng, tách theo tháng, và chép thêm một bản ảnh chụp vào ổ cứng. Hóa đơn mất là mất quyền chứng minh doanh thu, mà thiếu doanh thu thì khó trả lời câu hỏi của cơ quan thuế hơn nhiều so với chi phí lưu giữ.

Ghi nợ khách hàng vào sổ sách

Mỗi lần giao hàng cho khách doanh nghiệp, phải ghi vào sổ công nợ: tên khách, số hóa đơn, tổng tiền, ngày giao, hạn đến hạn, và trạng thái đã thu hay chưa. Không ghi thì cuối tháng bạn sẽ ngồi lần mò từng tin nhắn.

Cách ít việc nhất là dùng phần mềm bán hàng có sẵn mục công nợ, mỗi đơn ghi vào là nó tự tính hạn và báo cáo còn phải thu. Ghi nợ đầy đủ, không thất thoát nói rõ phần nào cần ghi tay lúc đầu khi chưa có phần mềm.

Sau mỗi kỳ thu, đánh dấu đơn đã thanh toán và ghi ngày thu thực tế. Có nhiều đơn thu trễ một hai ngày thì không sao, nhưng phải thấy được mẫu hình: khách nào hay trễ, trễ bao nhiêu ngày. Đó là dữ liệu để bạn quyết định có nên nới hạn mức cho họ không.

Đối chiếu công nợ nhà cung cấp là phần đối chiếu phía bên mua, cũng làm theo cùng nguyên tắc: một bên ghi, hai bên cùng đối chiếu.

Đòi nợ mà không làm mất khách

Có hai kiểu đòi nợ. Một là kiểu gọi điện cho tới khi khách trả, cách này giữ được tiền nhưng mất khách. Hai là kiểu im lặng chờ đến kỳ hạn, cách này giữ được khách nhưng dễ mất tiền.

Cách hay là kết hợp: nhắc trước một chút, rồi nhắc đúng hạn, rồi nhắc khi quá hạn.

Trước hạn ba ngày, gửi một tin nhắn xác nhận: đơn này, số tiền, ngày đến hạn. Nhiều người quen trả đúng hạn chỉ vì có tin nhắn nhắc trước, và tin nhắn này giữ được thiện cảm.

Đến hạn mà chưa thấy tiền thì gọi điện, nói ngắn: đơn này hôm nay đến hạn, tôi gửi lại thông tin để bên mình chuyển. Không nhắc lại những khoản nợ cũ, không mỉa mai, không kể lể chuyện khác.

Quá hạn thì bắt đầu dừng công nợ mới trước, chứ đừng dừng luôn. Khách quen mà bị chặn ngay thì thường mất luôn. Đòi nợ khách khéo, không mất khách có phần so sánh các cách xử lý.

Trước khi đòi, kiểm tra lại xem mình có giao đúng hẹn không, có gửi đúng hàng không, có hóa đơn đầy đủ không. Phần lớn khiếu nại về chậm trả thực ra là do bên bán thiếu giấy tờ.

Nên nhớ rằng công nợ đang mở là một khoản tiền của bạn bị khách giữ, nên nó phải nằm trong báo cáo. Báo cáo tháng của cửa hàng cần biết liệt kê các nhóm số liệu nên theo dõi, và phần phải thu là một trong số nhóm đó. Nếu không tách riêng, doanh thu bán chịu sẽ bị nhìn như tiền đã vào két, và bạn sẽ tưởng mình đang lãi trong khi thực ra đang nợ.

Dấu hiệu khách sẽ không trả

Có vài dấu hiệu khá rõ nếu bạn để ý.

Một là khách bắt đầu trả trễ hơn mỗi kỳ. Kỳ đầu trả đúng, kỳ sau trễ ba ngày, kỳ nữa trễ một tuần. Đây gần như luôn là đường đi xuống.

Hai là khách đổi người liên hệ mà không giải thích. Người quản lý cũ biết chuyện nợ, người mới thì không, và mọi việc bắt đầu rối.

Ba là khách yêu cầu sửa hóa đơn nhiều lần, hoặc xin bỏ hóa đơn. Có thể chỉ là lỗi kỹ thuật, nhưng cũng có thể là cách lách. Xử lý hóa đơn viết sai nói cách làm cho đúng mà không mất lòng ai.

Bốn là thông tin liên hệ bỗng không dùng nữa, số điện thoại chuyển sang người lạ. Nếu gặp hai dấu hiệu trở lên, hãy giảm hạn mức tín dụng.

Một danh sách kiểm tra hằng tháng

Mỗi tháng làm năm việc theo thứ tự này là đủ.

Một là lấy danh sách công nợ đang mở, chia làm ba nhóm: chưa đến hạn, đến hạn trong tuần này, và đã quá hạn. Nhóm cuối cùng xử lý trước, nhưng xử lý nhẹ nhàng.

Hai là gửi tin nhắn nhắc trước cho nhóm đến hạn trong tuần này, để khách kịp chuyển khoản.

Ba là đối chiếu tiền nhận được trong tháng với tổng số tiền ghi trong sổ công nợ. Lệch thì tìm ngay, đừng để dồn.

Bốn là xem tổng công nợ đang mở có vượt hạn mức bạn đặt không, và có khách nào nên giảm hạn mức sau tháng này không.

Năm là cập nhật thông tin hóa đơn của từng khách, bổ sung mã số thuế cho những ai chưa có. Việc này làm lúc bán rẻ hơn nhiều so với lúc đòi tiền.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Quy định về hóa đơn, hạn nợ và thuế liên quan đến khách doanh nghiệp thay đổi theo thời điểm, nên bạn nên hỏi thêm kế toán hoặc cơ quan thuế khi có trường hợp cụ thể.

Nếu bạn đang chuẩn bị mở cửa hàng mới, hãy xem thêm mục các bài về kinh doanh và bền vững để nắm những việc phải xử lý cùng lúc, từ vốn cho tới công nợ khách hàng này.