In hóa đơn bán lẻ gọn nhẹ mà vẫn chuyên nghiệp

Ở nhiều cửa hàng nhỏ, in hóa đơn vẫn là việc làm cho xong rồi quên. Mua một chai nước cũng ngại đưa tờ giấy, giấy in thì tốn, mực in bao lâu hết mà không ai nhớ thay. Nhưng tờ hóa đơn đúng cách chính là thứ giữ khách quen ở lại và giúp mình trả lời được khi khách cần hóa đơn bảo hành.

Chuyện này không khó, chỉ là cần biết lúc nào nên in, in ra thế nào cho gọn. Một tờ in gọn đúng ý khiến khách tin cửa hàng mình làm ăn nghiêm túc, hơn là in một trang dài lê thê.

Có máy in rồi mà không dùng cũng phí. Nhiều cửa hàng mua máy về đặt góc quầy, đặt giấy ở đâu không biết, tới lúc rồi chữ mờ và nghẹn giấy. Mấy lỗi đó tránh được chỉ bằng cách chọn đúng máy và chọn đúng loại giấy.

Khách mua một món có cần in hóa đơn không

Không nhất thiết. Với mì gói, nước ngọt, bánh kẹo, khách mua thường không lấy hóa đơn. Hỏi khách câu “có lấy hóa đơn không” mỗi lượt cũng phiền, nhất là lúc 17 giờ khách xếp hàng.

Nhưng nên có sẵn để khách hỏi thì in được ngay. Có hóa đơn thì khách mua bảo hành, khách đổi trả, khách lấy hóa đơn cho công ty đều dễ hơn. In thì mất khoảng ba mươi giây, không tốn mấy bước thao tác.

Có một nhóm nên luôn in: đồ điện tử có bảo hành, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, hàng dùng nhiều lần. Nhóm này khách mua thiếu tờ giấy thì sau quay lại cũng khó tra.

Cách chọn đơn giản nhất là in khi tổng tiền vượt hai trăm nghìn, hoặc khi khách nhìn tờ giấy rồi gật đầu. Cửa hàng tự quyết một ngưỡng rồi giữ nguyên, không phải nghĩ lại mỗi lượt.

Hóa đơn bán lẻ khác hóa đơn của doanh nghiệp ra sao

Khác ở chỗ bắt buộc và ở chỗ tự nguyện. Hóa đơn cho công ty phải đúng tên, đúng mã số thuế, đúng địa chỉ, sai một chữ là bên họ không được hoàn thuế. Hóa đơn bán lẻ thiếu thông tin cũng chỉ làm khách hơi bất tiện, không thiệt hại gì nặng.

Về thuế, hàng bán lẻ từng hóa đơn dưới sáu triệu thì không bắt buộc phải có mã của cơ quan thuế. Trên mười triệu một lần thì cần có mã, và phần chênh lệch phát sinh cả quý thì khai riêng. Cửa hàng bán nhiều hơn mức đó thì nên đăng ký hóa đơn điện tử từ đầu cho gọn.

Cái tên “hóa đơn” nghe nặng, thực ra tờ giấy in ra chỉ làm ba việc: chứng minh đã bán, chứng minh giá bao nhiêu, và giữ lại dấu vết. Không cần thiết kế hoành tráng, cứ đủ ba việc là dùng được.

Điểm khác nữa là bảo quản. Hóa đơn doanh nghiệp phải lưu đủ thời hạn quy định để khi có kiểm tra còn tra ra được. Hóa đơn bán lẻ giữ vài tháng là đủ, nhưng cũng nên để gọn một chỗ thay vì nằm lẫn trong túi nilon.

Máy in nhiệt hay máy in kim

Máy in nhiệt dùng phần lớn cửa hàng bán lẻ. Giấy mỏng, in nhanh, chạy gần như không có tiếng động. Một cuộn giấy 80 li gần đủ cho tầm một trăm tờ hóa đơn cỡ nhỏ, tùy độ dài mỗi tờ.

Máy in kim in đậm hơn, giấy dày hơn, chữ bền hơn, in được hình và logo. Nhưng chậm và ồn, phải thay mực riêng. Máy in kim chỉ đáng dùng khi cửa hàng cần hóa đơn có logo màu, hoặc hóa đơn cần lưu trong tập hồ sơ bảo hành lâu dài.

Máy in nhiệt mua ở mức một triệu tới hai triệu là dùng được vài năm nếu bật tắt đúng lúc. Máy quá rẻ tiền, dưới năm trăm nghìn, thường mực nhanh mờ và hay kẹt giấy sau một năm. Cứ mua loại có cổng cắt giấy tách riêng, hỏng cổng cắt thì sửa được, hỏng đầu in thì phải đổi cả máy.

Đặc biệt chú ý công suất. Máy in một tờ trong mười lăm giây thì một ngày bán ba trăm hóa đơn cũng không sao. Máy in một tờ trong ba giây là lựa chọn đáng tiền cho cửa hàng bán nhiều.

Giấy in nên chọn thế nào

Giấy 80 li là lựa chọn an toàn cho hóa đơn bán lẻ. Giấy mỏng hơn, giá rẻ hơn, nhưng chữ hay mờ và mực loang, nhất là chỗ bị hơi ẩm. Giấy dày hơn một chút thì in đẹp hơn, cũng dễ gấp và bỏ vào túi.

Kích thước tờ giấy cũng nên chọn vừa nội dung. Hóa đơn ba dòng mà in trên khổ 80 li trông thừa trống, đọc rối mắt và tốn gấp đôi số giấy. Khổ 58 li hay 76 li cho phần lớn đơn bán lẻ là đủ.

Có thêm một mẹo nhỏ: mua cuộn giấy có sẵn đường may dọc. Khi cắt ra tờng dễ hơn nhiều, không bị xé méo, nhân viên không phải dùng dao cắt từng tờ.

Cuộn giấy không nên mua quá nhiều. Một cuộn để quá sáu tháng thì giấy bị ống, chữ lúc đầu và lúc sau khác độ đậm. Mua theo lô nhỏ, ba đến bốn cuộn là đủ dùng quanh năm.

Mẫu hóa đơn cần có đúng những gì

Bốn phần không được thiếu: tên và địa chỉ cửa hàng, ngày giờ bán, mã hóa đơn với mã số thuế nếu có, rồi tới danh mục món kèm số lượng và đơn giá. Cuối tờ là tổng cộng bằng chữ và bằng số.

Phần thường bị thừa là logo to, câu quảng cáo dài, cảm ơn khách phải viết trên ba dòng. Khách mua một chai nước không đọc mấy dòng đó, nhưng mỗi dòng là thêm giấy và thêm nửa giây in.

Bố cục quan trọng nhất là chỗ giá. Cột giá nên thẳng hàng, có dấu phân cách nghìn, hàng trăm thì viết 120.000 chứ không viết 120000. Khách đọc nhanh dòng giá là biết mình mua gì với giá bao nhiêu, đó là lý do họ lấy hóa đơn.

Số tiền bằng chữ nên viết gọn thôi, nhưng phải có. Ví dụ một trăm hai mươi nghìn đồng. Dòng này có tác dụng khi có tranh chấp, người ta hay đọc bằng chữ hơn đọc số.

Khách mua nhiều món thì in thế nào

Khách mua mười món thì tờ hóa đơn sẽ dài, không tránh được. Cách xử lý là gom những món có cùng mức giá lại một dòng rồi ghi số lượng. Mười chai nước cùng loại thì một dòng thôi, ghi số lượng mười.

Những món giống nhau nhưng khác mã, ví dụ ba thương hiệu sữa khác giá, thì tách riêng, không gộp. Gộp rồi khách về kiểm tra sẽ ra hàng khác, mà lúc đó hóa đơn không còn ý nghĩa gì nữa.

Không nên in chi tiết món nào khách chỉ nhìn rồi bỏ, cũng không bỏ món vì tờ giấy dài. Chỉ gộp khi thật sự cùng mã hàng và cùng giá, còn lại thì in đủ.

Có một thứ nên thêm vào tờ hóa đơn mà nhiều cửa hàng bỏ qua: dòng ghi chú ngắn, kiểu “hàng đã kiểm tra” hoặc “cảm ơn quý khách”. Không bắt buộc, nhưng nó cho khách cảm giác tờ giấy do cửa hàng nâng niu chứ không phải thứ in sẵn ra bán.

Hóa đơn điện tử cho cửa hàng nhỏ

Nhiều cửa hàng nghe hóa đơn điện tử thì thấy phức tạp, tưởng phải ký số, phải tích hợp thêm nhiều thứ. Thực tế chỉ cần đăng ký với một đơn vị cung cấp là có mã theo tên cửa hàng, mỗi lần bán hệ thống tự sinh ra hóa đơn.

Chi phí rất thấp, nhiều bên tính theo năm, có bên chỉ vài trăm nghìn một năm. Đổi lại khách tra cứu mã số thuế trên trang của cơ quan thuế là thấy ngay hàng họ đã mua ở đâu, bao nhiêu tiền, ngày nào.

Có phần mềm bán hàng sẵn kết bật kèm, không phải đi làm thêm gì ngoài việc đăng ký. Người bán chọn khách hóa đơn thay vì khách lẻ, phần mềm tự gửi hóa đơn qua điện thư hoặc tin nhắn, khách nhận ngay tại quầy.

Việc này đáng làm nhất với cửa hàng có khách doanh nghiệp, hay khách làm báo cáo chi tiêu. Còn cửa hàng bán hoàn toàn cho dân với mấy món lẻ thì hóa đơn giấy giữ vài tháng vẫn ổn.

Khi máy in hỏng lúc đang đông khách

Máy in hỏng giữa giờ cao điểm là chuyện xảy ra với tất cả. Cửa hàng cần có cách ứng xử trước, không đợi đến lúc nó hỏng mới bàn.

Máy in nhiệt thường hỏng ở đầu in, đứt, hoặc kẹt giấy. Nếu là kẹt giấy, mở nắp, kéo đứt mẩu giấy, dùng cọng nhỏ chỉ ra chỗ nghẽn là xong. Nếu đầu in xước hoặc mực mờ, thay đầu in tốn hơn việc mua máy mới, thường thì bỏ luôn.

Trong lúc chờ sửa, nên có sẵn một cuộn giấy trắng và cây bút. Viết tay tên món, số tiền, ngày giờ, rồi ký tên người bán. Tờ giấy viết tay như vậy vẫn có giá trị khi đổi trả, và cuối ngày nhập lại vào phần mềm để thành hóa đơn điện tử.

Quy tắc đơn giản là không để khách đứng đợi vì hóa đơn. Trong khoảng một phút, khách sẽ chấp nhận. Trong khoảng ba phút, khách bắt đầu ngồi xuống và ngó xung quanh.

Nên giữ dự phòng một máy in cũ hoặc một máy in rẻ tiền trong kho, chỉ cần chạy được là được. Đến lúc cần thì lấy ra dùng, mua máy mới lúc đó đã lỡ muộn rồi.

Giữ hóa đơn để tra khi cần

Hóa đơn bán lẻ cần giữ khoảng một năm, đủ để khách quay lại bảo hành và để chính mình tra khi có khiếu nại. Giữ lâu hơn thì tốn chỗ mà hóa đơn cũ không còn ý nghĩa.

Cách giữ gọn nhất là chia theo tuần hoặc theo tháng. Một chồng nhỏ, đánh số ngoài bìa, để ở kệ cạnh két tiền. Khi khách cần, lấy đúng chồng ra tra, không phải lục cả kho.

Khoảng năm phút mỗi tuần dành cho việc này thì cả năm cũng chỉ mất bốn mươi giờ. Bù lại, lúc có khách khiếu nại, mình lấy ra đúng tờ trong nửa phút thay vì mất cả buổi tìm.

Tờ hóa đơn nên chép lại vào phần mềm cùng lúc với giao dịch. Khi đó số liệu trên phần mềm và tờ giấy luôn khớp, không phải nhập lại từ đầu khi cần tra.

Ghép các bước lại thành quy trình

In hóa đơn chỉ nên tốn vài giây mỗi lượt. Quy trình gọn gàng gồm: đặt giấy đúng chiều, kéo giấy vào khe, chọn khách hóa đơn hoặc khách lẻ, chọn mức ngưỡng in, bấm in, xé tờ ra đưa khách.

Ngưỡng in nên ghi thành quy tắc và dán cạnh máy. Ví dụ trên hai trăm nghìn thì in, dưới ngưỡng thì hỏi. Người mới không phải suy nghĩ, người cũ không bỏ sót.

Hàng tháng nhớ kiểm tra cuộn giấy còn bao nhiêu, đầu in có mờ không. Hai việc này mất một phút nhưng tránh được cả buổi sáng phải chạy ra ngoài tìm giấy.

Xem thêm mở ca bán hàng buổi sáng để biết phần kiểm thiết bị lúc đầu ca, trong đó có máy in. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.