Đọc báo cáo bán hàng: 5 con số chủ cửa hàng cần

Đọc báo cáo bán hàng giúp chủ cửa hàng biết cửa hàng đang kiếm tiền hay đang mất tiền. Không cần đọc hết mọi loại báo cáo. Mỗi tuần chỉ cần hiểu năm con số dưới đây là đủ để biết cửa hàng có vấn đề ở đâu.

Năm con số này đọc theo thứ tự: bán được bao nhiêu, giữ lại được bao nhiêu, hàng còn lại những gì, ai đang nợ mình, và tiền mặt còn lại bao nhiêu. Đọc đủ năm con số thì không con số nào lừa được mình.

Doanh thu nói gì về cửa hàng

Doanh thu là tổng tiền bán được trong một khoảng thời gian. So con số tuần này với tuần trước, hoặc tháng này với tháng trước, là biết cửa hàng đang lên hay đang xuống. Một tuần tăng đột biến rồi tuần sau rớt lại thường do có ngày lễ hoặc có khách mua sỉ một lần, không phải cửa hàng tốt lên thật.

Nhưng doanh thu cao chưa chắc cửa hàng khỏe. Bán chịu nhiều thì tiền chưa về túi, phần đó vẫn nằm trong sổ nợ. Nhập hàng giá cao thì bán nhiều mà giữ lại chẳng bao nhiêu. Nên đọc doanh thu xong phải đọc tiếp lợi nhuận, đừng dừng ở con số đầu tiên.

Doanh thu cũng cần tách ra xem. Doanh thu theo giờ trong ngày cho biết khung nào đông để xếp người, khung nào vắng để chạy giảm giá kéo khách. Doanh thu theo ngày trong tuần cho biết ngày nào thấp nhất để có kế hoạch riêng. Doanh thu theo từng nhân viên cho biết ai bán tốt, ai cần kèm thêm.

Muốn xem số liệu theo nhiều góc khác nhau, xem hệ thống báo cáo. Mỗi phiếu bán ra đều được cộng vào báo cáo gần như ngay lập tức, nên số chủ cửa hàng xem trên máy là số mới nhất.

Lợi nhuận mới là tiền mình giữ lại

Lợi nhuận là doanh thu trừ đi tiền nhập hàng, tiền thuê, lương, điện nước, khuyến mãi và các khoản chi khác. Đây mới là tiền chủ cửa hàng thật sự giữ lại sau khi bán. Cửa hàng doanh thu to mà lời mỏng vẫn có thể thiếu tiền xài, vì tiền đã trôi hết vào các khoản chi.

Mỗi món hàng nên có giá vốn riêng ghi trong máy. Khi món bán ra, máy tính ra lời trên từng phiếu và từng món. Nhờ đó chủ cửa hàng biết món nào đang bán có lời, món nào đang bán hòa vốn hoặc lỗ. Nhiều cửa hàng tưởng món bán chạy nhất là món lời nhất, mở ra xem mới biết món đó giá vốn cao, lời chẳng bao nhiêu.

Nếu thấy doanh thu tăng mà lời không tăng theo, thường do hai nguyên nhân. Một là cửa hàng đang bán nhiều món giá vốn cao mà không biết. Hai là đang chạy khuyến mãi quá tay, giảm giá sâu quá nên tiền lời bay hết vào tiền giảm cho khách. Mở báo cáo lời tách theo từng nhóm hàng ra là thấy ngay nhóm nào đang kéo tiền xuống.

Khuyến mãi phải đặt có tính toán trước, không phải cứ giảm là đông. Cách đặt mức giảm theo giờ và theo món xem tại chương trình khuyến mãi.

Đọc số tồn kho để biết tiền đang nằm ở đâu

Tồn kho cho biết tiền của cửa hàng đang nằm trên kệ dưới dạng nào. Hàng còn nhiều mà không bán là tiền chết. Hàng còn ít mà bán chạy thì phải nhập ngay, không thì mất khách sang cửa hàng khác.

Báo cáo tồn kho cho biết từng mặt hàng còn bao nhiêu, nằm ở kho nào, hạn dùng tới khi nào. Mặt hàng sắp hết hạn mà còn nhiều thì phải xả ngay. Mặt hàng nằm lâu không ai mua thì ngừng nhập. Mặt hàng có hạn ngắn nhưng bán tốt thì nhập vừa đủ bán trong vài ngày, đừng nhập cả tuần.

Cửa hàng nhỏ hay mắc lỗi nhập theo cảm giác: thấy kệ trống thì nhập đầy, không xem món đó bán nhanh hay chậm. Cách làm đúng là mở số tồn ra trước khi gọi hàng cho nhà cung cấp. Món nào còn đủ bán tới kỳ nhập sau thì thôi, món nào sắp hết mới gọi. Chi tiết cách giữ kho gọn xem tại quản lý kho.

Một con số nên xem mỗi tuần là vòng quay của từng nhóm hàng: nhóm nào bán hết rồi nhập lại nhiều lần trong tháng, nhóm nào nằm yên cả tháng. Nhóm quay nhanh thì cho thêm chỗ trên kệ. Nhóm nằm yên thì thu hẹp lại, lấy chỗ cho nhóm bán chạy.

Đọc sổ nợ để biết ai đang giữ tiền của mình

Công nợ phải thu là tiền khách còn nợ cửa hàng. Công nợ phải trả là tiền cửa hàng còn nợ nhà cung cấp. Báo cáo công nợ cho biết ai nợ, nợ bao nhiêu, tới hạn trả chưa.

Tiền khách nợ càng lớn thì tiền trong két càng ít, dù doanh thu trên giấy vẫn cao. Khách nợ dồn nhiều kỳ thì phải nhắc, tới hạn không trả thì ngừng bán chịu. Quy tắc này phải nói rõ từ ngày đầu cho bán chịu, không thì lúc đòi tiền mất cả khách lẫn tiền. Cách ghi sổ nợ rõ ràng xem tại quản lý công nợ.

Bên kia là tiền mình nợ nhà cung cấp. Nợ nhà cung cấp không xấu, đó là cách lấy hàng trước trả tiền sau. Nhưng nợ quá cao vì nhập hàng vượt nhu cầu thì tới kỳ trả sẽ không có tiền. Trước khi gọi thêm hàng, mở sổ ra xem mình còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu và tới hạn nào phải trả.

Cửa hàng có nhiều nhân viên thì nên xem công nợ theo từng người bán. Ai bán chịu nhiều nhất, ai thu nợ tốt nhất. Con số này giúp chia việc thu nợ cho đúng người, thay vì để một người gánh hết.

Dòng tiền là tiền mặt thật trong két

Dòng tiền là tiền mặt thật chảy vào và chảy ra trong kỳ. Doanh thu và lợi nhuận trên giấy có thể đẹp, nhưng két không còn tiền thì cửa hàng vẫn phải vay. Chủ cửa hàng mới hay bất ngờ ở chỗ này: sổ ghi lời mà túi không có tiền.

Tiền vào gồm tiền bán hàng thu ngay và tiền khách trả nợ cũ. Tiền ra gồm tiền nhập hàng, tiền trả nhà cung cấp, tiền thuê, lương, điện nước. Tiền vào lớn hơn tiền ra thì két đầy lên. Ngược lại thì két vơi đi, dù doanh thu vẫn tăng.

Tình huống làm két vơi phổ biến nhất là bán chịu nhiều nhưng nhập hàng phải trả ngay. Hàng ra khỏi kệ mà tiền chưa về, trong khi tiền nhập hàng mới đã phải chi. Cửa hàng nào cũng gặp cảnh này vào mùa cao điểm: bán càng nhiều càng thiếu tiền mặt.

Muốn két không cạn, làm ba việc. Thứ nhất, hẹn ngày trả nợ rõ với khách quen và nhắc đúng hẹn. Thứ hai, trả tiền nhà cung cấp đúng kỳ đã thỏa thuận, đừng trả sớm quá cũng đừng để quá hạn. Thứ ba, không nhập hàng vượt nhu cầu bán trong kỳ tới. Ba việc này nghe đơn giản nhưng giữ được là két lúc nào cũng còn tiền.

Ngoài ra nên xem báo cáo thu chi theo từng ngày để biết ngày nào chi nhiều nhất trong tuần. Tiền thuê, tiền điện, tiền lương thường rơi vào vài ngày cố định. Biết trước những ngày đó thì giữ tiền lại, đừng nhập hàng lớn ngay trước ngày phải chi. Phần ghi chi tiết từng khoản chi xem tại quản lý mua hàng và chi.

Mỗi tuần đọc báo cáo thế nào cho nhanh

Chủ cửa hàng bận bán cả ngày, không có thời gian ngồi đọc hết mọi báo cáo. Cách nhanh nhất là mỗi tối chủ nhật mở máy ra đọc năm con số theo thứ tự trên, mất khoảng mười lăm phút. Tuần nào con số nào lệch khỏi bình thường thì đào sâu vào con số đó trong tuần sau.

Thứ tự đọc gợi ý: mở doanh thu tuần so với tuần trước. Rồi mở lợi nhuận xem giữ lại được bao nhiêu. Rồi mở tồn kho xem món nào sắp hết và món nào sắp hết hạn. Rồi mở sổ nợ xem ai tới hạn chưa trả. Cuối cùng mở dòng tiền xem két còn bao nhiêu sau khi trừ hết các khoản phải chi tuần tới.

Khi đi vắng vẫn xem được số liệu trên điện thoại, vì số liệu cập nhật gần như ngay khi phiếu bán ra. Không cần gọi về hỏi nhân viên hôm nay bán được bao nhiêu nữa.

Cửa hàng có nhiều điểm bán thì đọc thêm báo cáo gộp: điểm nào bán tốt, điểm nào đang lỗ. Chi tiết ở quản lý chuỗi cửa hàng.

Muốn xem đầy đủ các loại số liệu, đọc hệ thống báo cáo. Cần tư vấn cách đọc số liệu cho cửa hàng của bạn, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.