Kinh nghiệm mở quán cafe: quản lý, tính tiền

Kinh nghiệm mở quán cafe nằm ở ba chỗ: xây menu sao cho giá vốn không ăn hết lợi nhuận, tính tiền chính xác khi khách đông, và giữ nguyên liệu để không bay mất tiền mỗi ngày.

Quán nào cũng có thể pha đồ uống ngon. Nhưng quán sống được qua năm đầu là quán biết mình bán ly nào được lời nhiều nhất, thu đúng tiền của từng bàn, và biết chính xác sữa với đá bay đi đâu mỗi ca.

Menu càng gọn thì quán càng ít mất tiền

Menu dài không đồng nghĩa với bán chạy. Mỗi món trong menu kéo theo một loại nguyên liệu phải nhập, phải giữ trong tủ và phải dùng trước khi hết hạn. Quán nhỏ nên bắt đầu từ các món khách gọi nhiều nhất, bán tốt rồi mới thêm món mới.

Giá vốn của một ly cafe không chỉ là tiền cafe và sữa. Còn tiền đá, tiền ly, tiền ống hút, tiền điện nước và phần hao hụt trong pha chế. Nhiều quán tính sai vì quên các khoản nhỏ này, đến cuối tháng mới thấy lời mỏng hơn mình tưởng. Cách tính đúng là ngồi làm thử mười ly, cân hết nguyên liệu dùng cho mười ly đó, cộng thêm tiền ly và đá, rồi chia ra một ly. Con số này mới là giá vốn thật.

Đồ uống nên chia thành nhóm rõ ràng để nhân viên thao tác nhanh: cafe, trà, đá xay, sinh tố. Ngoài giá bán chuẩn, mỗi món có thể có các lựa chọn thêm với phụ phí như thêm shot espresso hay đổi sang sữa tươi. Cách này giúp menu nhìn đa dạng mà không phải quản thêm nhiều loại nguyên liệu.

Sau vài tuần bán, ngồi xem doanh số từng món. Món nào bán tốt thì giữ và đẩy mạnh, món nào bán chậm thì bỏ hoặc đổi công thức. Menu càng gọn, nguyên liệu càng chuẩn, nhân viên càng nhớ giá. Quán nào cũng phải trải qua bước cắt bỏ này ít nhất một lần.

Với món nào bán chạy, nên đặt giới hạn khuyến mãi cho từng nhóm. Chạy giảm giá toàn menu trong giờ vắng kéo khách được, nhưng giảm giá món giá vốn đã cao thì càng bán càng hòa vốn. Xem thêm chương trình khuyến mãi để biết cách đặt giảm giá theo giờ.

Tính tiền theo bàn cho chuẩn khi khách đông

Quán cafe đông phải quản theo bàn. Bàn xếp theo khu vực hoặc tầng để dễ kiểm soát. Khi một nhóm khách ngồi chung nhiều bàn, thu ngân gộp các phiếu lại thành một hóa đơn. Khi khách muốn chia tiền riêng từng người, phiếu được tách ra và in hóa đơn riêng cho từng phần.

Nhân viên cần xem lại được các phiếu mình đã làm trong ca. Khi khách gọi nhiều ly giống nhau, bấm nhân đôi món trong phiếu nhanh hơn gõ từng ly. Ghi chú đi kèm từng món — ít đường, đá riêng, không đá — giúp người pha làm đúng ý khách mà không phải gọi ra hỏi lại. Quán nào thiếu bước ghi chú này thì bar và thu ngân cứ cãi nhau mãi.

Quán có phòng riêng hoặc bàn đặt theo giờ thì tính thêm tiền giờ. Nhân viên mở phiếu theo bàn, ghi giờ vào và giờ ra, cộng thêm đồ uống đã gọi. Ai được phép đổi giá và giảm giá thì ghi rõ từ đầu. Chỉ người được phân quyền mới được đổi giá bán, tránh việc giảm giá tùy ý cho người quen.

Giảm giá có thể đặt trên từng món hoặc trên cả hóa đơn. Mức giảm có thể đặt chỉ chạy trong một khung giờ, ví dụ giảm giá khung giờ vắng để kéo khách vào. Xem quản lý bán hàng để biết cách gộp và tách phiếu cho đúng.

Tiền giờ và tiền đồ uống nằm chung một hóa đơn nghe đơn giản, nhưng lúc khách đổi bàn giữa chừng thì phiếu dễ rối. Quy tắc dễ làm là phiếu đi theo khách, không đi theo bàn. Khách đổi bàn thì chuyển phiếu sang bàn mới, hóa đơn cuối vẫn đúng.

Giữ nguyên liệu không bị bay hơi

Thất thoát trong quán cafe có ba dạng: nguyên liệu hao hụt, tiền thu thiếu và khuyến mãi chạy sai.

Nguyên liệu cần có định mức: mỗi món gồm những nguyên liệu nào, mỗi ly dùng bao nhiêu gram cafe, bao nhiêu ml sữa, bao nhiêu đá. Khi bán ra một ly, kho trừ đúng theo định mức đó. Cuối ngày lấy tồn thực tế trong tủ ra cân, so với số trên hệ thống. Lệch ở đâu thì tìm nguyên nhân ở đó. Cách này nghe phiền nhưng làm vài tuần là quen, và đó là cách duy nhất biết sữa bay đi đâu.

Tiền thu thiếu thường đến từ giảm giá không có lý do hoặc sửa phiếu sau khi in. Yêu cầu mỗi nhân viên đăng nhập bằng tài khoản riêng, ai làm gì để lại dấu vết người đó. Phân quyền rõ ai được giảm giá, ai được sửa phiếu, ai được hủy món. Quán nhỏ hay bỏ qua bước này vì nghĩ ít người thì tin nhau được. Nhưng chính vì ít người nên một lần sai là mất nhiều.

Báo cáo theo ca giúp nhân viên in được doanh số của ca mình, cuối ca đối chiếu tiền mặt với số đó. Báo cáo theo giờ trong ngày và theo ngày trong tuần cho chủ quán biết khung nào đông, khung nào vắng để xếp người cho hợp lý. Xem hệ thống báo cáo để biết loại số liệu nào dùng hằng ngày.

Mở thẻ cho khách quen cũng giúp giữ chân: khách được hưởng ưu đãi riêng và tích điểm, quán có danh sách khách để gửi tin khi có món mới. Xem khách hàng và tích điểm.

Cần bao nhiêu người cho một quán cafe

Quán nhỏ dưới mười bàn thì hai người một ca là đủ: một người pha, một người chạy bàn kiêm thu tiền. Đừng xếp ba người cho quán nhỏ, vì giờ vắng cả ba cùng ngồi chơi mà vẫn phải trả lương.

Quán trung bình từ mười lăm đến hai mươi bàn thì cần ba người: một thu ngân đứng quầy, một pha chế, một chạy bàn. Giờ cao điểm thêm một người phụ chạy bàn theo giờ. Thuê người làm theo giờ cho khung đông rẻ hơn nhiều so với nuôi thêm một người làm cả ngày.

Chia ca phải dựa vào số liệu giờ đông giờ vắng, không dựa vào cảm giác. Quán nào cũng có cảm giác “chiều nào cũng đông”, nhưng mở báo cáo theo giờ ra thì chỉ đông đúng hai tiếng. Nhân viên đông ngoài hai tiếng đó là tiền lương đổ đi.

Đào tạo nhân viên mới nên có một tờ giấy ghi sẵn: menu gồm những món nào, giá bao nhiêu, bấm món trên máy ra sao, khách đổi bàn thì làm gì, hết ca thì đối chiếu tiền thế nào. Người mới đọc tờ đó một buổi là đứng quầy được. Quán nào đào tạo bằng miệng thì người cũ nghỉ là người mới lại hỏi từ đầu. Xem quản lý nhân viên để biết cách chia ca và chia quyền cho từng người.

Thuê mặt bằng cho quán cafe khác gì tạp hóa

Quán cafe sống bằng khách ngồi lại, không phải khách ghé mua rồi đi. Nên mặt bằng cần chỗ để xe, cần ánh sáng và cần yên tĩnh vừa đủ. Một mặt bằng đẹp nhưng không có chỗ để xe thì khách đi một lần rồi thôi. Một mặt bằng trong hẻm nhưng để được mười xe máy và có cây xanh có thể đông hơn mặt tiền đường lớn ồn ào.

Tiền thuê quán cafe thường cao hơn tạp hóa vì cần diện tích ngồi. Tính trước xem mỗi ngày phải bán bao nhiêu ly mới đủ tiền thuê. Lấy tiền thuê tháng chia cho ba mươi ngày, chia tiếp cho lời trung bình một ly. Con số đó là số ly tối thiểu mỗi ngày chỉ để trả tiền nhà, chưa tính lương và nguyên liệu. Nếu con số đó vượt quá sức chứa của quán thì mặt bằng đó quá đắt.

Hợp đồng thuê quán cafe nên dài hơn tạp hóa vì tiền sửa quán cafe lớn hơn nhiều: quầy bar, hệ thống điện nước cho máy pha, bàn ghế, đèn, decor. Làm xong mà một năm sau phải trả mặt bằng thì coi như mất trắng. Thời hạn ít nhất ba năm, có điều khoản tăng giá rõ ràng từng năm.

Những sai lầm quán mới hay mắc

Sai lầm đầu tiên là mở menu quá dài ngày khai trương. Hai mươi món nghe hoành tráng nhưng tủ nguyên liệu phải đầy hai mươi loại, nhân viên phải nhớ hai mươi công thức, và một nửa trong số đó không ai gọi. Bắt đầu với mười món bán chạy nhất, thêm món mới sau khi đã có khách quen.

Sai lầm thứ hai là tính giá bán theo quán bên cạnh. Quán bên cạnh thuê rẻ hơn, nguyên liệu khác, khách khác. Giá bán phải tính từ giá vốn của chính mình cộng với tiền thuê và lương của chính mình. Bán rẻ hơn quán bên cạnh mà lỗ mỗi ly thì càng đông càng lỗ.

Sai lầm thứ ba là không tách tiền giờ với tiền đồ uống ngay từ đầu. Lúc đầu quán chưa có phòng riêng nên thấy không cần. Đến khi làm thêm phòng riêng thì nhân viên đã quen cách tính cũ, đổi sang cách mới là rối. Nên đặt sẵn cách tính giờ trong máy từ ngày đầu, dùng hay không thì vẫn có sẵn.

Sai lầm thứ tư là để một người vừa pha vừa thu tiền giờ cao điểm. Người đó sẽ ưu tiên pha cho nhanh, còn tiền thì ghi sau. Ghi sau thì quên, quên thì mất. Giờ đông phải tách hai việc này ra cho hai người khác nhau.

Sai lầm thứ năm là nhập nguyên liệu theo cảm tính. Sữa tươi hết hạn trong vài ngày, trái cây tươi hỏng trong một ngày. Nhập đủ bán trong hai ngày là an toàn nhất cho quán mới. Hết hàng một buổi còn đỡ hơn đổ đi nửa tủ mỗi tuần. Cách kiểm hàng hết hạn mỗi sáng nằm trong quản lý kho.

Chi tiết cho quán ăn uống xem tại quán cafe và nhà hàng.

Cần tư vấn thiết bị và cách tính tiền cho quán của bạn, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.