Thối tiền sao cho chính xác và khách không mất lòng

Hôm trước có chuyện xảy ra ở một cửa hàng. Khách đưa tờ một triệu trả hàng 50 nghìn, thu ngân đưa lại ba tờ hai trăm, rồi hai tờ năm trăm, rồi một tờ một trăm thấm tầm hai trăm nghìn tiền thừa.

Đếm xong thì khách nói ra “không đúng”, cả quầy nhìn. Chuyện nhỏ nhưng làm mất nửa tiếng, khách đau bụng vì ngồi lâu, nhân viên sợ bị phạt.

Trả tiền không phải chuyện khó. Chỉ cần ghép đúng ba việc: xếp sẵn trong két, đếm hai người trả và nói thành tiếng mỗi lần.

Trả tiền thừa đúng do thối đúng cách

Bước đầu tiên là phải hiểu: thối tiền là việc tính toán. Khách đưa bao nhiêu, hàng tổng cộng bao nhiêu, thừa bao nhiêu.

Ví dụ dễ: hàng 320 nghìn, khách đưa 500 nghìn. Thừa là 180 nghìn. Thối bằng một tờ một trăm, một tờ năm chục, một tờ hai chục, một tờ mười.

Tính bằng đầu có thể nhanh, nhưng phải nhẩm từng mệnh giá một. Đừng đưa tiền và chờ khách kiểm lại. Nói rõ: “dạ anh đưa em 500 nghìn, em thối 180 nghìn ạ.”

Xếp tiền trong két theo mệnh giá

Tiền thừa có nằm trong két gọn thì mới trả đúng được.

Cách phổ biến là xếp tiền thành từng cọc theo mệnh giá. Một ngăn riêng cho tiền thối, một ngăn cho tiền dự trữ của ca.

Khi thối tiền thì lấy từ ngăn tiền thối, chứ không lấy lẫn với tiền dự trữ. Tiền thừa khách nhận phải là tiền còn dư của ca hôm nay.

Nếu tiền thối ở chung với tiền dự trữ thì khó kiểm, dễ trả lố. Tháng sau hai phần đó mới khó phân biệt, và thất thoát cũng khó truy.

Đếm tiền thừa trước khi đưa

Một mẹt tiền thừa có thể gom của nhiều khách. Trước khi đưa cho khách, đếm lại số tiền đó một lượt nữa.

Đếm nhanh nhưng phải đúng. Nếu đưa thiếu, khách phải nói lại, tức là làm ngược. Nếu đưa thừa, cửa hàng lỗ.

Một mẹt tiền hay bị để dư của khách trước, rồi người sau không rõ. Phải tách riêng từng khách trong một mẹt riêng.

Luôn đếm hai lần trước khi chạm bàn khách.

Trả tiền đúng mệnh giá khách đưa

Có một nguyên tắc đơn giản mà thu ngân hay quên: thối tiền phải trả về theo đúng mệnh giá khách đã đưa, không nên tráo đổi cho khách bằng mệnh giá khác.

Khách đưa tờ 500 nghìn để trả hàng 320 nghìn thì nên thối bằng những tờ phù hợp với 500 nghìn. Ví dụ một tờ 200 nghìn, một tờ 50 nghìn, một tờ 20 nghìn, một tờ 10 nghìn.

Đừng trả bằng mấy tờ mười nghìn chồng lên nếu khách đã đưa tờ lớn. Nhìn số tờ trong lớp chưa nhiều mới đọa, khách cất đi không tiện và còn cảm giác lối.

Nếu không đủ tờ phù hợp thì trả bằng cách khác, nhưng phải nói rõ: “dạ em thối anh hai tờ một trăm và một tờ 50 nghìn ạ”. Khách vẫn biết là thối đủ, không cảm thấy thiếu hoặc bị lỗ.

Đừng để khách chờ

Trả tiền thừa nhanh mà chính xác quan trọng hơn trả tiền thừa chậm mà cẩn thận. Khách không chờ vì sợ bị thổn thiếu, khách chờ vì đã bỏ thời gian cho cửa hàng.

Thối 500 nghìn cho khách một cách chậm chỉ đến khi cửa hàng thiếu tiền thối mới được phép chờ. Tình huống bình thường thì trả ngay hai, ba phút.

Nếu thiếu tiền thối, không nói gì mà quay lưng đi lấy, khách sẽ lo lắng. Nói rõ một câu “dạ em thiếu tiền lẻ, nhờ anh chị chờ em một chút” là xong. Khách hiểu và còn nghĩ rằng cửa hàng cũng đang quản lý kỹ tiền.

Nói rõ tiếng để khách nghe

Khi trả tiền, nói rõ ba con số: số tiền của khách, số tiền khách đưa, và số tiền thối.

Ví dụ: “Dạ đồ của chị 320 nghìn. Chị đưa em 500 nghìn. Em thối lại chị 180 nghìn ạ.”

Nói như vậy khách sẽ có thời gian nhìn vào tiền, vào hóa đơn, và kiểm lại. Không để khách phải tự kiểm trong im lặng.

Một thắc mắc khi nói rõ là dễ giải quyết hơn nhiều so với chuyện trả tiền thiếu rồi phải gọi lại sau.

Chuẩn bị tiền thối trước giờ đông

Tiền thối phải có đủ mới phát nhanh được. Cửa hàng vắng mà chỉ kiểm cuối ca thì phần lớn đều thiếu tiền thối lúc đông.

Sáng trước khi mở cửa, xếp sẵn mẹt tiền nhỏ 10 nghìn, 20 nghìn, 50 nghìn, 100 nghìn. Mỗi mẹt ghi rõ số tiền trong mẹt bằng bút dạ, để dễ nhìn.

Ca nào thấy mẹt sắp hết thì bổ sung ngay, không đợi đến giữa ca. Mẹ nào sắp hết thì cũng báo số tiền đó vào cuốn sổ, để cuối ngày biết tiền thối trong đúng và có mất không.

Một ca có hai ngàn đơn nhỏ, mẹt tiền thối phải duy trì được tới cuối ngày. Mẹ nào sắp cạn thì thay bằng một mẹt khác chứ không nhồi nhét vào.

Ghi số tiền thối trong hóa đơn

Mỗi lần thối tiền lớn, nên in hóa đơn ghi rõ số tiền thối. Hóa đơn vừa là bằng chứng cho khách, vừa là căn cứ để cuối ca đối chiếu.

Phần mềm phải để chỗ ghi rõ: tổng đơn hàng, số tiền khách đưa, số tiền thối, số tiền còn lại của khách. Ba dòng đó đủ.

Có hóa đơn thì lúc khách nói “em thối thiếu” thì chỉ cần mở hóa đơn ra là thấy ngay. Nếu không có hóa đơn, phải nhớ ai đưa tiền nào, mà nhớ thế là sai.

Đào tạo thu ngân mới cách thối tiền

Thu ngân mới thường thối sai ở chỗ này: đếm sai tiền trong vài giây đầu, rồi sau đó không nói rõ cho khách.

Đào tạo họ bằng hai thao tác: một là đếm nhẩm từng mệnh giá ra tiếng, hai là nói rõ ba con số mỗi lần trả. Hai thao tác đó kết hợp lại thì không sai được nữa.

Cần nhớ hai con số: số tiền khách phải trả và số tiền khách đưa. Nhẩm trừ hai số đó ra để biết tiền thối là bao nhiêu. Với tờ tiền 500 nghìn, trừ đơn 320 nghìn ra được 180 nghìn. Nhân viên hay nhầm vì làm việc với nhiều chữ số. Tập quen vài lần mỗi ngày thì hết.

Với người mới, nên có người theo dõi lưng chừng cho tới khi họ thu ngân được vài ca. Không cần giám sát liên tục, chỉ cần lúc kiểm tiền cuối ca mà thấy vẫn còn đếm sai nhiều thì hỏi lại.

Xử lý khi trả thiếu

Mọi người đều có lúc trả thiếu, nên cần phải có cách xử lý.

Nếu phát hiện ngay tại quầy thì sửa lại liền. Hỏi khách xem họ đã cầm tiền hay chưa, nếu chưa thì lấy lại, nếu đã cầm thì đưa thêm số còn thiếu và xin lỗi.

Nếu khách đã đi, ghi rõ vào biên bản: trả thiếu bao nhiêu, hóa đơn số mấy, khách tên gì (nếu có).

Lúc sau có khách quay lại nói thiếu, mở biên bản ra xem. Nếu trùng với báo cáo của thu ngân thì chuyện đã thanh toán xong, không phải trả. Tránh trường hợp khách quay lại đòi thêm tiền mà không có giấy tờ chứng minh.

Tiền thừa và tiền dự trữ cần tách riêng

Cửa hàng thường có hai nguồn tiền trong két: tiền thối (tiền thừa của khách) và tiền dự trữ (tiền chủ cửa hàng nạp thêm).

Nếu hai nguồn để chung thì khi trả thiếu tiền thối, thu ngân phải mở két kiểm mà không biết đâu là tiền của khách để thối, đâu là tiền của ca để làm vốn.

Cách gọn nhất là dùng hai mẹt riêng, mẹt tiền thối dùng trả khách, mẹt tiền dự trữ chỉ lấy khi khách cần thối mà hết. Trong ngày, tiền thối chuyển dần sang giữa hai mẹt, nhưng cuối ca vẫn phải có đủ mẹt thối cho ca sau.

Khi đếm cuối ngày, tiền thối và tiền dự trữ đếm riêng, ghi hai sổ khác nhau. Số tiền trong két trừ tiền dự trữ phải bằng tổng doanh thu tiền mặt trong ngày.

Thói quen đếm tiền khi mở ca

Một ca có vấn đề thường là do tiền thối thiếu ngay từ đầu.

Khi người mở ca làm đúng, họ đếm tiền gì đang có sẵn, quyết định bổ sung mẹt thối trước khi mở cửa. Thói quen này tốn năm phút nhưng tránh được tình trạng quầy đông khách mà thu ngân phải xếp hàng chờ người đi rút tiền.

Ca nào cũng làm thì ca minh sạch mới phân biệt được. Một ca bắt đầu có mẹt tiền thối đầy, một ca bắt đầu với mẹt trống, thì ca sau dễ bị lỗ hơn nếu không có tiền.

Cân nhắc khi thối bằng hai mệnh giá lớn

Khi thối tiền cho khách, có một lưu ý nhỏ về chọn mệnh giá.

Khách trả 2 triệu cho đơn 1 triệu 850 nghìn, thì thối 150 nghìn. Nên trả bằng một tờ 100 nghìn và một tờ 50 nghìn, chứ không trả bằng một tờ 200 nghìn hoặc năm tờ 20 nghìn gộp lại.

Cách này giúp khách cất dễ, không có nhiều tờ nhỏ bị dính trong ví. Họ cũng cảm thấy được phục vụ tốt hơn vì tiền gọn.

Nguyên tắc là tiền thối dùng được cho lần sau: một tờ 100 nghìn hoặc 200 nghìn, vài tờ 20 nghìn, 10 nghìn. Tránh dồn toàn bộ thành tiền lẻ nhỏ vì dễ mất, cũng dễ bị khách từ chối.

Cách chuẩn bị khi ca bắt đầu

Một ca đôi khi bị sai vì sự khác biệt nhỏ trong thói quen.

Người thu ngân hay để tay ra ngoài két sẽ giúp mắt họ sáng hơn. Lúc đó họ có thể gửi cho khách dễ dàng và không tốn thêm thời gian khi thối.

Luôn có ít nhất một tiền lẻ và một tiền chẵn có sẵn trong mọi trường hợp. Tiền lẻ nhỏ rất dễ vỡ, dễ nhầm lẫn với tờ cũ.

Nếu có người yêu cầu trả thêm trong khi đã bắt đầu, người thu ngân phải tách biệt hai khoản đó. Một khoản là tiền của khách, một khoản là tiền của cửa hàng.

Sau cùng nên rà một lượt mọi thứ trước khi đóng ca. Xem có món nào ở trong để không bị sót. Xem có thiếu hoặc thừa hay không. Có thiếu thì tìm ra ngay trước khi giao ca cho ca sau.

Bài về cách chuẩn bị trước ca mà bạn có thể ghép vào là mở ca bán hàng buổi sáng. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.