Phần mềm bán hàng - 18. Quản lý bảo hành

Phần mềm quản lý bảo hành sửa chữa cho phép quản lý toàn bộ hoạt động của quá trình bảo hành, sửa chữa: tiếp nhận, chuyển bảo hành hoặc sửa chữa trong nội bộ tại bộ phận kỹ thuật, gửi bảo hành bên ngoài tại nhà cung cấp hoặc các trung tâm bảo hành, ghi nhận lịch sử bảo hành, thay thế linh kiện, đổi hàng, tính chi phí, theo dõi trạng thái mặt hàng, theo dõi và ghi nhận việc trả hàng, thu tiền.

Quản lý hàng hóa

• Hàng có có thể thiết lập quản lý theo mã hàng, theo mã vạch (barcode) hay đích danh theo số serial number, IMEI,..
• Thiết lập định mức tồn kho tối thiểu & tối đa cho từng mặt hàng
• Thiết lập nhiều tiêu chí quản lý khác như: phân nhóm hàng, loại hàng, màu; theo dõi các nhà cung cấp của sản phẩm
• Quản lý hàng hóa bằng barcode sẽ giảm thiểu tối đa sai soát khi nhập liệu. Tính năng Barcode cũng được tính hợp sẵn trong hệ thống

Quản lý khách hàng

• Thông tin khách hàng được quản lý với nhiều tiêu chí khác nhau: mã; tên; số điện thoại; email; nhóm khách hàng; thông tin người liên hệ nếu là công ty…
• Mỗi khách hàng có nhân viên theo dõi khác nhau
• Khách hàng được chia nhóm để sắp xếp & phân tích số liệu khi cần

Quản lý thông tin nhân viên

• Thông tin nhân viên được quản lý theo nhiều tiêu chí khác nhau: mã; tên; số điện thoại, phòng ban
• Mỗi nhân viên sẽ thuộc cửa hàng nào quản lý

Quản lý ngân quỹ

• Quản lý phiếu thu
• Quả lý phiếu chi
• Định nghĩa danh mục các loại thu/chi khác nhau phục vụ cho việc thống kê, báo cáo số liệu.

Kiểm soát tồn kho

• Kiểm soát chặt chẽ hàng hóa nhập, xuất thông qua các tính năng nhập hàng, xuất hàng
• Tính năng chuyển kho khi cửa hàng có 02 kho trở lên
• Hỗ trợ nhiều báo cáo tồn kho, kiểm tra kho
• Cảnh báo khi xuất hàng không còn trong kho

Bảo hành & bảo trì

Bước 1. Nhận hàng --> Kiểm tra tình trạng máy --> làm phiếu hẹn khách hàng khi nào xong thì trả hàng.

• Chỉ bảo hành đối với máy do công ty bán, trong trường hợp máy ngoài thì vẫn có thể nhận sửa chữa nhưng sẽ tính phí.
• Kiểm tra bằng cách tra số Serial Number (đối với máy tính) & IMEI number (đối với điện thoại) khi bán --> hiển thị thông tin của máy.

Bước 2. Tách tình trạng bảo hành

a.Công ty bảo hành (lỗi nhẹ)

• Do lỗi nhà cung cấp --> bảo hành miễn phí
• Do lỗi người sử dụng --> tính tiền --> bộ phận kế toán

b.Đơn vị thứ 3 bảo hành (lỗi nặng)

• Do lỗi nhà cung cấp --> bảo hành miễn phí
• Do lỗi người sử dụng --> tính tiền --> bộ phận kế toán
  • --> Tạo form xuất máy cho đơn vị thứ 3 & lưu lại thông tin để theo dõi & quản lý
  • --> Đến ngày hẹn, nhận máy lại từ đơn vị thứ 3

Bước 3. Trả hàng khách hàng --> hoàn tất

• Báo cáo để theo dõi tình trạng máy bảo hành & sửa chữa.
• Báo cáo theo dỏi doanh thu & chi phí

Quản lý phiếu đi công tác

• Thiết lập các phiếu đi xử lý cho từng khách hàng
• Mỗi phiếu xử lý có thể có tối đa 05 kỹ thuật xử lý lý
• Quản lý thông tin vật tư thay thế nếu có của phiếu xử lý

Quản lý huê hồng nhân viên sửa máy & đi công tác

• Các chính sách được phân biệt theo mã, tên chính sách
• Thời gian áp dụng chính sách được tính từ ngày đến ngày
• Chính sách được áp dụng theo hình thức “Trước hoặc sau giảm giá”
• Công thức thiết lập chính sách do người dùng tự định nghĩa
• Ngoài ra, có thể thiết lập chính sách ngoại lệ cho từng nhân viên

Báo cáo

• Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho theo khoảng thời gian
• Báo cáo Tổng hợp hàng bảo hành sửa chữa
• Báo cáo Tổng hợp hàng bảo hành sửa chữa còn nợ khách
• Báo cáo Chi tiết bảo hành sửa chữa
• Báo cáo Hàng gởi trung tâm bảo hành
• Báo cáo Thu – Chi theo khoảng thời gian
• Báo cáo Huê Hồng nhân viên sửa chữa