Trả công nợ nhà cung cấp: lập lịch trả nợ đúng hạn

Có một việc mà cửa hàng nào cũng làm, nhưng ít cửa hàng nào làm đúng ngay từ đầu: trả tiền cho nhà cung cấp.

Nghe thì đơn giản. Giao hàng, nhận hóa đơn, chuyển tiền, xong. Nhưng mở sổ ra, nhiều quán thấy hai chuyện: không biết mình nợ ai bao nhiêu, và nợ từ lúc nào. Tiền phải trả thì còn nhiều, nhưng tiền trong két thì không đủ, hoặc đủ thì không dám đụng vào vì đang giữ để nhập hàng.

Hai chuyện đó không tách rời nhau. Nợ nhiều mà không biết thì chọn ai trả trước cũng là đoán, và đoán thì hay trả nhầm. Trả nhầm thì nhà cung cấp quan trọng bị bỏ.

Bài này nói về cách lập lịch trả nợ cho một cửa hàng vừa phải: ghi nợ thế nào, xếp nợ thế nào, chọn cách trả ra sao, và khi nào nên báo trước.

Vì sao trả nợ chậm lại tệ hơn bạn tưởng

Nhiều chủ quán nghĩ chậm trả là chuyện mỹ miền, đợi khi có tiền rồi trả là xong. Nhưng tiền luôn có, vì tiền thu vào mỗi ngày đều nằm trong két hoặc tài khoản. Vấn đề là không biết tiền đó đã dành cho ai.

Khi bị trễ hạn, bạn mất trước: quyền mua trước, giá nhà cung cấp dễ hơn, và thời gian giao hàng dài hơn. Nhà cung cấp thấy quán nào trễ hạn thường xuyên thì giao ít hàng hơn, hoặc yêu cầu trả trước.

Một hệ quả nữa ít ai để ý: tiền bị kéo dài vào công nợ thì lợi nhuận trên giấy vẫn đẹp, nhưng tiền thật thì không còn trong túi. Bài đối chiếu công nợ nhà cung cấp nói cách làm cho ra con số đúng, thay vì ước lượng.

Nói ngắn gọn: trả nợ đúng hạn không phải là chuyện thiện chí, mà là cách giữ giá mua tốt và giữ cho cửa hàng liên tục có hàng bán.

Bước một: ghi đủ nợ phải trả trước khi lên lịch

Không lên lịch trả nợ được khi chưa biết mình nợ ai bao nhiêu. Nên bước đầu tiên là ghi, và ghi từng đơn hàng thay vì ghi tổng cuối tuần.

Mỗi lần nhận hàng, ghi lại bốn thứ: tên nhà cung cấp, ngày nhận, tổng tiền, và hạn phải trả. Hạn trả lấy từ hóa đơn hoặc hợp đồng, đừng tự đoán. Nhiều quán ghi “cuối tháng” rồi tháng nào cũng trả cuối tháng, kể cả khi hợp đồng ghi là mười lăm ngày.

Ghi bằng cách nào cũng được, miễn ai cũng đọc được. Sổ tay thì dễ mất, sổ Excel thì dễ sai công thức. Phần mềm quản lý bán hàng thường đã có sẵn mục công nợ và nhà cung cấp. Bài ghi nợ đầy đủ không thất thoát nói cách ghi cho không sót đơn hàng.

Nhiều cửa hàng quên nợ vì tiền đã trả một phần trước, hoặc trả tiền mặt cho người giao hàng mà không lấy phiếu. Nên ghi lại cả số tiền đã trả trước, để đối chiếu với hóa đơn không bị tưởng là nợ chưa trả. Bài ghi chép thu chi mỗi ngày đúng cách nói cách ghi cho lúc kiểm tra thấy khớp.

Bước hai: xếp nợ theo mức độ ảnh hưởng đến việc lấy hàng

Có nợ này trả chậm một tuần không sao, có nợ kia trễ một ngày là mất dây chuyền. Vì vậy đừng xếp nợ theo thứ tự mình nhớ, mà xếp theo mức độ ảnh hưởng.

Xếp thành ba nhóm là đủ dùng cho cửa hàng vừa phải. Nhóm một là nợ gắn với món hàng bán chạy. Món này hết là mất doanh thu ngay, và thường là món quay vòng nhanh nên số tiền nợ cũng không lớn bằng nhóm khác. Nhóm này luôn ở đầu hàng đợi.

Nhóm hai là nợ với nhà cung cấp lớn, số tiền lớn, nhưng họ vẫn giao hàng cho mình được. Nhóm này cần lên lịch trả cụ thể theo tuần, vì trả chậm thì tiền của hàng cũng bị kẹt theo.

Nhóm ba là nợ với nhà cung cấp nhỏ, tiền không nhiều nhưng lại là người giao hàng thường xuyên. Nhóm này dễ bị bỏ sót nhất, và bỏ sót thì mất một mối quan hệ giao hàng thuận lợi.

Cách xếp này ghi thành bảng ngắn gọn: tên nhà cung cấp, số tiền, hạn trả, nhóm. Một bảng bốn cột nằm trong điện thoại là đủ, không cần phần mềm riêng.

Bài đặt hàng nhà cung cấp đúng lúc nói thêm về việc chọn mốc đặt hàng, vì lịch trả nợ và lịch đặt hàng phải khớp, không thì thành vòng tiền.

Bước ba: chọn cách trả cho hợp với từng nhà cung cấp

Không có cách trả nào tốt cho mọi nhà cung cấp. Nên chia ra.

Nhà cung cấp lớn, có hóa đơn và yêu cầu chuyển khoản thì trả bằng chuyển khoản. Không phải cho tiện, mà vì có dấu vết, đối chiếu được, và giải quyết khiếu nại dễ hơn nhiều so với trả tiền mặt không có giấy tờ. Bài chuyển khoản và tiền mặt đối soát sao nói cách cân bằng hai kênh này.

Nhà cung cấp nhỏ, giao hàng thường xuyên, không muốn chuyển khoản thì trả tiền mặt, nhưng phải có phiếu. Phiếu ghi ngày, số tiền, mã đơn hàng, và chữ ký người nhận. Không có phiếu thì ba năm sau không ai nhớ nợ đó là nợ gì.

Còn một cách nữa là trả trước một phần. Cách này dùng khi bạn muốn có hàng gấp mà lại không đủ tiền trả trọn. Nhược điểm là mất quyền mua trước và có thể bị tính thêm chi phí.

Quan trọng nhất: chọn một cách cho từng nhà cung cấp rồi giữ nguyên. Mỗi tháng đổi kiểu, lúc chuyển khoản lúc tiền mặt, thì đến lúc đối chiếu bạn không biết mình đã trả bao nhiêu cho ai.

Bước bốn: báo trước khi không thể trả đúng hạn

Có một việc mà nhiều chủ quán ngại làm nhất nhưng lại giá trị nhất: báo nhà cung cấp trước khi mình không trả được.

Báo trước không phải là thừa nhận mình làm ăn thua. Với nhà cung cấp làm ăn lâu năm với cửa hàng của bạn, tin “chủ quán báo trước, đợi thêm mười ngày” và tin “chủ quán im lặng, ba tuần sau mới xuất hiện” hoàn toàn khác nhau.

Cách báo cho đúng là ngắn, có ngày và có con số. Ví dụ: “Tối nay dự kiến chuyển khoản đủ, nhưng khách nợ chậm nên xin dời đến thứ năm tuần sau, số tiền là hai mươi triệu.” Có ngày cụ thể thì nhà cung cấp cũng dễ sắp xếp, vì họ cũng phải báo lên trên.

Nếu trễ hạn là do bạn quên, hãy nói thẳng là quên. Nói vòng vo làm mất thêm niềm tin, và lần sau nhà cung cấp sẽ không tin lời hứa nào của bạn.

Bài mở cửa hàng đầu tiên cần bao nhiêu vốn nói về chỗ vốn ban đầu, vì phần lớn ca trễ hạn đầu tiên đến từ chuyện tính tiền vốn hơi lạc quan.

Bước năm: giữ tiền mặt trong két mà không để quá tay

Nhiều cửa hàng giữ tiền mặt trong két quá nhiều vì sợ không đủ trả. Kệ trống tiền cũng là lãng phí, vì tiền nằm im trong két thì không sinh ra đồng nào.

Cách chia tiền mặt trong két thường gặp là chia làm ba phần: tiền trả nợ tới hạn, tiền chi hôm đó, và tiền dự phòng. Phần dự phòng để dành riêng, không đụng vào lúc vắng khách. Bài quy tắc tiền mặt giữ bao nhiêu là đủ nói cách đặt mức này theo từng ca.

Phần tiền chi hôm đó cần con số cụ thể, không phải “nhiều vậy”. Cách tính đơn giản: lấy doanh thu trung bình của ca cộng thêm số tiền trả nợ dự kiến trong ca. Tiền dự phòng đặt theo số ngày chi phí tối thiểu, thường là ba đến bảy ngày.

Nếu tiền nằm trong tài khoản thì nên có một mục riêng cho công nợ, tách khỏi tài khoản chi hàng ngày. Tách ra rồi nhìn một cái biết còn bao nhiêu. Bài tính tiền nhanh giờ cao điểm nói cách bố trí tiền mặt khi giờ đông.

Bước sáu: đối chiếu lại vào cuối tháng

Hàng tháng làm một lần đối chiếu, khoảng ngày mười lăm hoặc ngày cuối. Mục đích không phải làm giấy tờ, mà để biết mình thực sự nợ bao nhiêu và đang trễ ở đâu.

Bốn việc trong buổi đối chiếu: lấy số dư công nợ từ phần mềm hoặc sổ, đối chiếu với hóa đơn còn lại, xem nhóm nào đang trễ nhiều nhất, và rà xem có nhà cung cấp nào mình quên ghi nợ.

Bước rà cuối hay bị bỏ nhưng lại tìm ra tiền nhanh nhất. Có thể bạn đã nhận hàng rồi bỏ phiếu ở đâu đó, hoặc nhận hàng ký gửi mà chưa quyết toán. Bài bán hàng ký gửi hay nhập dứt nói cách quyết toán món ký gửi cho khỏi lẫn vào nợ.

Sau buổi đối chiếu thì lấy số đó vào báo cáo tháng, để thấy tiền vốn nằm trong công nợ chiếm bao nhiêu phần. Bài báo cáo tháng chủ cửa hàng cần biết nói những con số nên có trong báo cáo đó.

Bước bảy: đừng để nợ và tiền của hàng lẫn vào nhau

Một lỗi phổ biến ở cửa hàng mới mở là lấy tiền trong két trả nợ rồi lấy tiền của khách trả cho nhà cung cấp. Về mặt số liệu thì tổng vẫn không đổi, nhưng khi báo cáo lại không biết đâu là nợ, đâu là doanh thu chưa thu.

Bài tách tiền nợ và tiền của hàng nói cách tách hai quỹ này trên sổ và trên phần mềm, để cuối tháng đối chiếu được ngay.

Cùng nguyên tắc đó: tiền nợ của cửa hàng không được dùng để trả lương khi đang lỡ tiền mặt. Trễ lương thì mất người lao động giỏi nhất. Bài trả lương cứng hay lương theo doanh thu nói cách tính lương cho hợp với quy mô cửa hàng.

Khi nào nên dừng mua thay vì gồng trả nợ

Có lúc bạn đang cân nhắc: nợ tới hạn nhiều quá, mà tháng này đơn vị giao hàng cũng chưa thu được nhiều. Lúc đó có một lựa chọn ít ai dám nói thẳng: giảm mua, thậm chí dừng mua một món, để giữ tiền trả nợ.

Lý do rất đơn giản. Tiền nằm trong hàng tồn vẫn là tiền, bán ra là thu về. Tiền bị giữ trong nợ thì bạn phải vay để mua hàng mới, rồi mỗi tháng lại nợ nhiều hơn.

Có hai việc nên làm. Một là xem lại tồn kho, bán nhanh những món đang nằm im để thu tiền về trả nợ. Bài giảm giá xả hàng tồn đúng lúc nói cách xả mà không lỗ.

Hai là dừng nhập món không bán được, để tiền nằm yên thay vì đổi thành hàng nằm kệ. Bài tính lời lỗ thực của cửa hàng nói cách nhìn lời lỗ thật thay vì trên giấy. Nhưng nếu món đó đang bán chạy và có đơn thì dừng mua nghĩa là bán hết là hết hàng, nên quyết định dựa trên tốc độ bán thật chứ không theo cảm tính.

Một danh sách ngắn để làm theo

Một là ghi từng đơn hàng: tên nhà cung cấp, ngày nhận, số tiền, hạn trả lấy từ hóa đơn. Hai là xếp nợ thành ba nhóm: món bán chạy, nhà cung cấp lớn, nhà cung cấp nhỏ giao hàng thường xuyên.

Ba là chọn một cách trả cho từng nhà cung cấp rồi giữ nguyên, có phiếu khi trả tiền mặt. Bốn là báo trước khi trễ hạn, nói rõ ngày và số tiền. Năm là chia tiền mặt trong két thành ba phần: trả nợ, chi hôm đó, dự phòng.

Sáu là đối chiếu vào giữa hoặc cuối tháng, rà xem có nhà cung cấp nào quên ghi nợ. Bảy là tách tiền nợ với tiền của hàng. Tám là nếu gồng không nổi thì giảm mua, xả tồn kho trước, thay vì vay tiền mua rồi nợ nặng thêm.

Chín là ghi lại sau mỗi lần đối chiếu, ai trả đúng hạn và ai hay trễ. Mười là giữ cho mỗi tháng có con số công nợ rõ ràng, vì số đó cho biết cửa hàng có thật sự ổn hay không.

Muốn xem cách theo dõi công nợ và nhà cung cấp thì xem trang quản lý công nợ.

Các bài về thu ngân và tiền mặt thì nằm ở chuyên mục thu ngân.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.