Mở cửa hàng đầu tiên cần bao nhiêu vốn mới đủ

Rất nhiều người tính tiền mở cửa hàng chỉ bằng tổng tiền hàng và tiền cọc nhà. Hai khoản đó chưa đủ, vì còn một nhóm chi phí phát sinh sau đó mà không ai báo trước. Đến tháng thứ ba khi hàng nhập lại đều đặn mới thấy hết, lúc đó tiền mặt đã cạn.

Cách tính khôn ngoan là chia vốn thành ba nhóm rõ ràng: một nhóm cho việc mở cửa, một nhóm cho hàng hóa quay vòng, một nhóm để dự phòng. Nhóm dự phòng là nhóm nhiều người bỏ, và cũng là nhóm quyết định cửa hàng sống được bao lâu.

Con số vốn tối thiểu cho một cửa hàng nhỏ

Bắt đầu với mức phổ biến nhất: cửa hàng 20 tới 30 mét vuông bán lẻ tại khu dân cư. Mức vốn thường nằm trong khoảng 100 đến 150 triệu đồng.

Chia ra thì thấy rõ: khoảng 20 triệu cho tiền cọc và thuế nhà, 60 tới 70 triệu cho hàng tồn đầu tiên, 15 triệu cho máy tính tiền, kệ, bảng hiệu, cân và sửa chữa nhẹ. Khoảng 20 triệu còn lại giữ dự phòng.

Cửa hàng vùng ngoại ô hoặc khu dân cư sạc thường chỉ cần 60 tới 80 triệu là chạy được, vì giá mặt bằng rẻ và chủ cửa hàng tự đứng bán. Con số dưới 50 triệu chỉ hợp lý khi bán ngành không cần nhiều hàng tồn, ví dụ đồ ăn nhanh mang đi hoặc mỹ phẩm chính hãng bán theo đơn đặt trước.

Tiền thuê mặt bằng không phải chỉ có tiền cọc

Nhiều người tính cả tháng thuê vào một lần rồi tưởng xong. Thực tế còn: tiền cọc thường bằng 1 đến 3 tháng tiền thuê, phí đặt cọc từ 1.000 đồng đến 5.000 đồng, và tiền thuê phải trả trước hằng quý.

Ví dụ thuê 8 triệu một tháng, cọc 2 tháng là 16 triệu, trả trước quý thêm 24 triệu. Tổng tiền mặt phải có trong tay trước khi dọn vào là 40 triệu cho mỗi năm thuê. Ký hợp đồng 3 năm thì con số này lặp lại mỗi năm, phải tính trước.

Cửa hàng nhỏ nên ưu tiên hợp đồng ngắn 1 đến 2 năm. Nếu chưa chắc ngành của mình có bán được không thì thuê dài hạn là rủi ro lớn nhất, vì ký một lần rồi phải chịu ba năm dù kinh doanh ra sao.

Chi tiết chọn mặt bằng nằm ở bài chọn mặt bằng bán hàng sao cho đúng khu khách, đọc bài đó trước khi đặt tiền cọc.

Tiền hàng tồn quay vòng

Đây là khoản lớn nhất, thường chiếm một nửa tổng vốn. Nhưng cần hiểu đúng nghĩa từ quay vòng: nó không phải tiền mua hàng một lần, mà là tiền mua trước bằng số ngày bán dự tính.

Cửa hàng bán 20 triệu doanh thu mỗi ngày, giá vốn khoảng 70% doanh thu tức 14 triệu tiền hàng tiêu mỗi ngày. Giữ tồn kho 25 ngày thì cần 350 triệu, con số này vượt xa mức vốn của cửa hàng nhỏ.

Cách chạy vốn nhỏ là giữ tồn kho ngắn, khoảng 15 ngày bán, còn lại thì đặt nhanh từ nhà cung cấp gần. Cửa hàng mỗi tuần cần mua hai lần thì tiền tồn kho rút xuống còn khoảng 100 triệu, vừa sức hơn nhiều.

Đừng dồn hết vốn vào hàng. Mua nhiều mà bán chậm thì đó là tiền nằm chết, mất số đoạn tiền lời, và nếu hàng bị ế phải xả giá thì lỗ gấp nhiều lần.

Chi phí thiết bị và trang trí

Cửa hàng nhỏ tiết kiệm ở chỗ này được nhiều. Máy tính tiền tầm 6 đến 9 triệu là đủ dùng mấy năm, máy in hóa đơn nhiệt 1,5 triệu. Cân điện tử 1 triệu, bộ kệ sắt dựng được 8 triệu cho 30 mét vuông.

Trang trí mặt tiền và bảng hiệu thường 5 đến 15 triệu tùy vị trí. Trang trí trong nhà có thể tốn thêm 10 triệu nếu thuê người dọn dẹp và sơn sửa. Ánh sáng cũng tốn tiền: đèn hắt và đèn dẹp bơm nước hiệu quả hơn bóng đèn tròn cũ, tiết kiệm được khoảng 400.000 đồng tiền điện một tháng.

Có khoản này cũng thường bị bỏ sót: nội thất quầy thu ngân, thùng đựng rác có nắp, bảng giá, chuông cửa, loa thông báo và dây điện kéo tới khu kho. Mua hết một lượt khoảng 5 triệu.

Quỹ dự phòng nên giữ bao nhiêu

Ít nhất là chi phí vận hành của 3 tháng. Với cửa hàng nhỏ 8 triệu tiền nhà, lương một người 6 triệu, điện nước 2 triệu, quỹ dự phòng tối thiểu là 20 tới 30 triệu.

Ba tháng vì đó là khoảng thời gian thị trường thường phản ứng sau khi một cửa hàng mới mở. Khách chưa quen, nhân viên mới chưa quen tay, doanh thu chưa ổn thì chi phí cố định vẫn chạy đều.

Quỹ này giữ nguyên, không đem sang nhập thêm hàng. Nếu vốn thiếu đúng lúc ký thêm đơn hàng lớn thì phải huy động từ nguồn khác, mất một phần lợi nhuận.

Chia vốn thành ba khoản cho dễ quản lý

Chia sẵn từ đầu thì sau này không lẫn. Nhóm một là tiền mở cửa: cọc nhà, thuế nhà, sửa chữa, thiết bị, trang trí. Nhóm hai là tiền hàng quay vòng. Nhóm ba là quỹ dự phòng.

Ba nhóm này nằm ở ba chỗ khác nhau thì càng tốt. Nhóm một đã chi ra rồi không quay lại. Nhóm hai nằm trong kho hàng. Nhóm ba để riêng, không đụng vào từ lúc mở cửa tới khi thực sự cần.

Cách này cũng giúp chủ cửa hàng nhìn ra chỗ hụt tiền sớm. Tháng nào nhóm hai bị rút cạn mà nhóm ba còn nguyên là chuyện bán ế tạm thời. Ngược lại, phải đụng tới nhóm ba thì lúc đó mới là lúc kịp.

Ngành nào cần vốn khác nhau

Bán thực phẩm tươi như rau củ, cá thịt cần vốn quay vòn rất nhanh vì hao hụt. Một cửa hàng rau cần vốn ít hơn nhưng tiền quay nhanh hơn bán giày dép.

Bán quần áo, giày dép cần vốn lớn vì nhiều mẫu nhiều size, mà size lẻ thì bán chậm. Cửa hàng giày dép 30 mét vuông thường cần trên 200 triệu mới đủ đồng nghĩa.

Bán dịch vụ, bán món nấu sẵn, sửa chữa cần vốn ít vì không phải nhập hàng. Cửa hàng sửa điện thoại cần chủ yếu là thiết bị và phụ kiện, khoảng 40 tới 60 triệu là đủ.

Bán trên sàn hàng online cần vốn nhỏ nhất, chủ yếu là hàng tồn và chi phí quảng bá. Nhưng phần chi phí ẩn nằm ở người giao và việc đổi trả, cần tính riêng.

Đừng dồn hết tiền vào hàng tồn

Nguyên tắc dễ nhớ: vốn hàng tồn không được vượt một nửa tổng vốn. Cửa hàng 120 triệu thì mua hàng tối đa 60 triệu, phần còn lại chia đều cho thiết bị và dự phòng.

Có người mở shop thời trang, thấy hàng mẫu đẹp nên mua luôn 300 đôi giày, hết 150 triệu. Đến tháng thứ ba mới bán được 40 đôi, vốn nằm im mà tiền nhà vẫn phải trả.

Mua nhiều hơn nghĩa là khóa vốn vào chỗ không sinh ra đồng nào. Mua ít hơn nghĩa là có thêm cửa sống cho nhu cầu nhập gấp, cộng thêm là quyền thương lượng với nhà cung cấp.

Dòng tiền những tháng đầu thế nào

Tháng đầu doanh thu thường thấp hơn dự kiến 20 đến 30 phần trăm. Khách chưa quen, hàng còn lạ, người bán chưa rõ món nào bán chạy. Đây là chuyện bình thường, không phải dấu hiệu chọn sai.

Nên chia tiền mặt thành từng đợt theo tuần. Mỗi tháng rút đủ số tiền thuê nhà, số lương và số điện nước ra một tài khoản riêng. Tiền còn lại mới là tiền nhập hàng và chi phí phát sinh.

Nếu giữ hết tiền ở két, rất dễ tiêu từng món một mà không để ý. Riêng việc đóng tiền hàng thường nhọc nhất nên xem ghi chép thu chi mỗi ngày từ ngày đầu, càng sớm càng dễ quen.

Khi nào nên gấp thêm vốn

Ba tín hiệu sau đây là đủ để biết đang cần thêm tiền: doanh thu đang tăng đều mà hàng bán chạy hết hàng trước khi kịp nhập; thiết bị cũ hỏng nhiều mà sửa đắt hơn thay; tiền lời mỗi tháng đủ nuôi một khoản vốn mới.

Cộng dồn lại, mức vốn khỏe cho một cửa hàng nhỏ bán lẻ thường là từ 80 đến 150 triệu. Thấp hơn nhiều thì phải bán ngành nhẹ vốn, cao hơn nhiều thì đang dồn tiền vào hàng chứ không phải vào dự phòng.