Tháng đầu mở cửa hàng cần làm gì cho khỏi hụt

Tháng đầu tiên sau khi mở cửa là lúc bỡ ngỡ nhất. Hàng nhập về bao nhiêu không chắc bán được bao nhiêu, khách có quay lại không, chi phí cố định tháng tới bao nhiêu. Ai cũng nhớ giai đoạn này mệt nhất, nhưng làm đúng thì tháng sau dễ chịu hơn hẳn.

Điều quan trọng nhất trong tháng đầu là không đánh giá vội. Doanh thu thấp 20 đến 30 phần trăm so với dự tính là chuyện bình thường. Cái thật sự đáng lo là sang tháng thứ tư mà vẫn không có dấu hiệu tăng.

Ghi doanh thu hằng ngày, không ghi theo cảm tính

Ngày nào cũng ghi doanh thu, số hóa đơn, số khách mua hàng. Ghi vào phần mềm thì có sẵn báo cáo, ghi tay cũng được miễn là mỗi ngày một dòng.

Dữ liệu 30 ngày đầu tiên là thứ quý nhất mà cửa hàng có. Nó cho biết ngày nào đông, ngày nào vắng, hôm nào nhiều khách trả tiền mặt, hôm nào khách hỏi nhiều mà không mua.

Nhiều chủ cửa hàng nhớ trong đầu rồi kể lại, kết quả là nhớ nhầm hết. Khách mua nhiều nhất hôm nào thì không nhớ được, chỉ nhớ chung chung là buổi sáng bán được nhiều.

Cuối tuần thứ ba có số liệu rồi thì nhìn ra ngay xu hướng. Đang tăng hay đang giảm, đo trong 3 tuần thì biết chắc.

Tách chi phí cố định khỏi chi phí biến động

Chi phí cố định là tiền thuê mặt bằng và lương, tháng nào cũng phải trả đúng số đó. Với cửa hàng nhỏ, con số này khoảng 10 đến 20 triệu mỗi tháng.

Chi phí biến động là tiền hàng nhập thêm, bao bì, điện nước, chi phí giao hàng nếu có. Cái này tăng giảm theo doanh thu.

Biết rõ hai nhóm này thì biết cần doanh thu bao nhiêu mới hòa vốn. Ví dụ chi phí cố định 15 triệu, lợi nhuận gộp 30 phần trăm, thì cửa hàng cần doanh thu 50 triệu mỗi tháng mới có lời. Con số này nên viết ra giấy dán sau quầy.

Biết mục tiêu doanh thu rồi thì mỗi ngày biết mình còn cách bao xa mục tiêu. Ngày thứ nhất của tháng chưa đạt một nửa là báo động sớm, còn sửa kịp.

Điều chỉnh hàng theo thứ khách thực mua

Đây là việc quan trọng nhất tháng đầu. Hàng nhập về dựa trên suy nghĩ, nhưng bán được hay không thì chỉ số liệu mới biết.

Sau hai tuần, xem 30 mã hàng bán chạy nhất. Thường 30 món đó chiếm khoảng 60 phần trăm doanh thu. Còn lại là hàng tồn nằm im.

Nhập thêm món đó cho chắc, giảm lượng nhập món bán chạy trước đây. Đổi chỗ bày để món bán chạy ở tầm tay, món bán chậm đẩy xuống kệ thấp hơn.

Mỗi tuần xem lại một lần. Sai một tuần còn sửa được, sai cả tháng thì vốn nằm im.

Cách theo dõi cụ thể nằm ở bài theo dõi bán chạy bán chậm bằng số, dùng phần mềm có sẵn báo cáo thì không tốn thời gian.

Cắt quảng cáo trước khi cắt hàng

Tháng đầu người ta chưa biết cửa hàng của mình, quảng cáo đắt mà ít đơn. Nhiều chủ cửa hàng tháng đầu đổ hết tiền quảng cáo vào, rồi tháng hai hết tiền mà khách thì vẫn chưa quen.

Tốt nhất tháng đầu tập trung vào khách xung quanh và khách quen của mình. Rải tờ rút ở tiệm gần đó, mời người quen tới xem hàng, giới thiệu cho bạn bè họ. Cách này không tốn tiền mà giữ được khách lâu hơn quảng cáo.

Đến khi nào khách tự tìm đến mà không cần rủ mới, khách quen mà tự giới thiệu bạn bè, lúc đó mới bắt đầu chi tiền quảng cáo.

Đừng cắt tiền nhập hàng bán chạy

Nguyên tắc đơn giản: cắt quảng cáo trước, cắt chi phí phát sinh sau, không bao giờ cắt hàng bán chạy.

Hàng bán chạy hết kệ thì cửa hàng chết. Khách ghé mà không có món mình cần thì lần đó khách đi luôn, không quay lại nữa.

Nếu thiếu tiền nhập hàng thành gọi mượn hoặc bán trước nhập sau bằng cách ký gửi. Bán trước rồi nhập sau vẫn tốt hơn là để kệ trống.

Nhân viên mới làm quen việc mất thời gian

Tháng đầu năng suất nhân viên thấp hơn người làm đã lâu khoảng một phần ba. Tính tiền chậm, hỏi khách nhiều, xếp kệ chưa gọn.

Cần dạy rõ từ đầu: quy trình tính tiền, giá từng món, cách xử lý khách hỏi giảm giá, cách dọn kệ hết hàng. Cho đi cùng nhân viên cũ ít nhất một tuần.

Năng suất thấp thì không phạt, vì người mới chưa quen. Nhưng phải đo và ghi lại, để tháng sau thấy đã cải thiện chưa.

Chi tiết đào tạo trong ba ngày nằm ở bài đào tạo nhân viên mới trong ba ngày đi làm được ngay, làm theo đó thì tuần thứ ba đã bán được bằng người cũ.

Theo dõi tiền mặt không để cạn ví

Mỗi ngày rút đủ tiền nhà, lương và điện nước ra một tài khoản riêng. Tiền còn lại trong két mới là tiền nhập hàng. Không tách thì tiêu từng món mà không để ý.

Đếm tiền đầu ngày và cuối ngày, ghi vào sổ. Không có số đầu ngày thì cuối ngày không biết thiếu hay thừa. Thao tác đếm tiền và đối soát chi tiết ở bài đóng ca đối soát tiền cuối ngày cho khỏi lệch két.

Tháng đầu tiền thường chảy ra nhanh vì nhiều khoản phát sinh chưa tính tới: thay bóng đèn, sửa điện, mua thêm túi đựng, in lại tem. Khoản này thường chiếm 3 đến 5 triệu trong tháng đầu mà không ai lường trước.

So sánh với quán giống ngành quanh mình

Đi vào hai cửa hàng bán cùng ngành trong khu, xem giá cả, cách bày hàng, giờ mở cửa. Ghi lại để so sánh.

Không phải để chơi tranh giá mà để biết mình đang ở đâu. Quán đông hơn mình nhiều, thường là ở chỗ giờ mở cửa sớm hơn hoặc chỗ hàng bày dễ nhìn hơn, không phải vì hàng của họ tốt hơn.

Nếu quán nào bán cùng giá mà vắng hơn, xem họ thiếu gì. Thường là thiếu mặt hàng khách đi tìm, hoặc quầy họ bày lộn xộn.

Đặt mốc và tự chấm hằng tuần

Chia tháng đầu thành bốn tuần, mỗi tuần chấm một lần. Cuối tuần nhìn lại bốn câu hỏi: doanh thu bao nhiêu, món nào bán chạy, khách nói gì, chi phí phát sinh gì.

Ghi câu trả lời ra giấy, bốn dòng thôi. Nhưng cuối tháng nhìn lại thì thấy rõ từng tuần lệch ở đâu mà hành động đúng.

Không có mốc thì dễ sống trong cảm giác chưa ổn. Có mốc thì tuần nào tăng, tuần nào giảm, rõ ràng.

Cuối tháng đầu nên xem lại những gì

Xem doanh thu cả tháng so với dự tính ban đầu, xem biên lợi nhuận còn bao nhiêu, xem chi phí phát sinh có vượt dự kiến không. Xem tiền mặt còn lại bao nhiêu so với lúc mở.

Sau đó hỏi ba câu: món nào nên dừng nhập, món nào cần tăng lượng, việc nào trong tháng vừa rồi tốn thời gian mà không mang lại tiền.

Câu trả lời cho ba câu đó là kế hoạch cho tháng hai. Làm theo kế hoạch đó thì tháng hai thường tốt hơn tháng nhất 15 đến 25 phần trăm.

Bước mở rộng sau tháng đầu cân nhắc ở bài khi nào nên mở chi nhánh thứ hai cho cửa hàng, vội mở lúc này thường hỏng cả hai.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.