Phần mềm quản lý bán hàng: dùng thử và các chi phí ẩn

Nhiều chủ cửa hàng nghe nói phần mềm quản lý bán hàng thì thấy một đằng, xem giá thì thấy một nẻo. Nhưng phần mềm không phải cái mua một lần là xong, mà là món hàng có chi phí đi kèm từng tháng, từng năm. Bài này bóc từng khoản ra để bạn tính trước khi quyết định.

Bài viết nói theo cách của người bán hàng: xem gì khi dùng thử, chọn thuê bao hay mua một lần, và những khoản chi phí nào thường bị quên cho tới khi phiền. Giá cụ thể thay đổi theo thời điểm và quy mô cửa hàng, nên ở đây tập trung vào cách tính chứ không vào bảng giá.

Nếu bạn đang phân vân giữa việc tự ghi sổ và dùng phần mềm, hãy đọc ghi sổ tay và dùng phần mềm quản lý bán hàng trước. Bài đó nói rõ điều gì nên chuyển sang phần mềm, còn cái gì thì giấy vẫn làm tốt hơn.

Dùng thử phần mềm trước khi mua thì nên xem gì

Dùng thử không phải để xem giao diện đẹp. Dùng thử để kiểm tra xem phần mềm có chạy được với cách cửa hàng bạn đang làm không. Nếu không ai bán hàng thật suốt thời gian dùng thử thì bạn chưa thực sự dùng thử.

Một thử nghiệm thật là nhập lại một ngày bán hàng đã qua. Lấy hóa đơn giấy, nhập từng món, xem báo cáo cuối ngày có ra đúng số tiền bạn thực tế thu trong két không. Khớp thì bạn mới yên tâm dùng cho công việc thật.

Thử thêm một ngày đông khách, vì đó là lúc lỗi lộ ra nhanh nhất. Ngày đông là ngày bạn không có thời gian để xử lý sự cố.

Ba điều nên xem kỹ trong lúc dùng thử: tốc độ tìm hàng, cách xuất báo cáo, và việc một nhân viên mới dùng được trong ba ngày. Đào tạo nhân viên mới trong ba ngày nói rõ tiêu chuẩn thời gian đó.

Nếu bạn mới mở cửa hàng và còn băn khoăn lớn về ngân sách, hãy xem mua máy bán hàng cũ hay mua mới để cân nhắc hướng nào rẻ hơn tổng thể.

Máy tính tiền cũ hay phần mềm: chọn theo cách nào

Máy tính tiền cũ có giá rẻ, cắm vào chạy, hỏng thì thay. Nhưng nó chỉ giúp bạn tính tiền và in hoá đơn, không cho biết món nào lãi nhất, khách nào quay lại, hay tồn kho còn bao nhiêu. Nếu bạn chỉ cần tính tiền và in hoá đơn thì máy tính tiền cũ vẫn đáp ứng được, bỏ tiền mua phần mềm là lãng phí.

Ngược lại, khi cửa hàng bắt đầu cần trả lương theo doanh thu, cần xem hàng nào chạy, hay cần đối soát với sàn bán hàng online, bạn cần một hệ thống có dữ liệu tồn kho và khách hàng. Chọn máy tính tiền cho cửa hàng nhỏ nói rõ lúc nào nên dừng lại ở máy tính tiền.

Một hướng nữa là bán hàng trên điện thoại thay vì tại quầy. Điện thoại bán hàng hay máy tính tiền cho quần nhỏ so sánh hai cách này, và bài này chỉ nói phần phần mềm thôi.

Chi phí thật của phần mềm gồm những khoản nào

Đọc bảng giá bạn thấy một con số mỗi tháng hoặc mỗi năm. Nhưng tổng chi phí thật gồm nhiều mảnh, và mảnh nào cũng dễ bị bỏ sót khi so sánh hai báo giá.

Khoản thứ nhất là phần mềm. Khoản thứ hai là thiết bị: máy tính, máy in hoá đơn, máy quét mã vạch nếu bạn dùng. Nhiều cửa hàng đang dùng máy tính cũ hoặc máy tính dùng chung cho nhiều ca, nên chuyển sang phần mềm mới lại phải nâng cấp thiết bị. Máy in hoá đơn để bàn hay cầm tay giúp bạn chọn đúng loại, tránh mua đồ đắt tiền không dùng tới.

Khoản thứ ba là thời gian đào tạo. Ít ai tính tới khoản này, nhưng nó quyết định phần mềm có dùng được hay không. Nếu nhân viên không biết dùng thì phần mềm tốt đến mấy cũng chỉ nằm yên. Đào tạo kỹ năng bán thêm cho nhân viên nói về cách đào tạo cho ra kết quả thay vì chỉ dạy bấm nút.

Khoản thứ tư là hóa đơn điện tử. Nếu phần mềm chưa hỗ trợ, bạn phải mua thêm một công cụ khác. Xuất hoá đơn điện tử cho cửa hàng nhỏ nói rõ khi nào bắt buộc và khi nào chưa.

Khoản thứ năm là kết nối thiết bị ngoài: máy in, két tiền, máy quét. Kết nối cân điện tử với phần mềm mô tả một trường hợp hay gặp: cửa hàng mua phần mềm rồi mới phát hiện cân cũ không kết nối được.

Khoản thứ sáu là chuyển dữ liệu cũ sang. Nếu bạn đang ở phần mềm khác hoặc dùng sổ giấy, việc nhập lại danh mục hàng và số dư tồn kho mất khá nhiều thời gian.

Thuê bao hay mua một lần: chọn theo thời gian dùng

Thuê bao trả theo tháng hoặc theo năm, dùng thì trả. Mua một lần thì trả một khoản lớn rồi dùng chung, thường kèm bảo hành một hoặc hai năm, sau đó có thể phải mua bản nâng cấp tiếp.

Với cửa hàng còn non, mới mở vài tháng, chưa chắc sống được tới cuối năm thì thuê bao hợp lý hơn: trả ít, dừng cũng không mất gì. Khi nào cửa hàng ổn định, doanh thu đều, bạn mới cân nhắc mua một lần để giảm chi phí dài hạn.

Đừng bỏ qua một khoản nữa là thuế. Thuê khoản hộ kinh doanh nhỏ đồng sào nói về việc khoản thuê bao phần mềm có cần đăng ký hay không. Nói ngắn: khoản thuê bao là chi phí thật, nên ghi vào sổ chi phí chứ không tính là chi phí tạm.

Một câu nên hỏi khi đàm phán: nếu bạn ngừng dùng giữa chừng thì dữ liệu còn lấy lại được không, và lấy bằng cách nào.

Nếu bạn thuê mặt bằng chung, hay chỉ cần dùng trong vài ngày, thì có hướng rẻ hơn nhiều. Cho thuê thiết bị cho cửa hàng nói về chuyện thuê thiết bị thay vì mua.

Dữ liệu lưu trên máy hay trên đám mây

Đây là câu hỏi kỹ thuật nhưng ảnh hưởng trực tiếp tới rủi ro mất dữ liệu. Có phần mềm lưu dữ liệu ngay trên máy tính tại cửa hàng, có phần mềm đẩy lên máy chủ của nhà cung cấp.

Lưu trên máy thì không phụ thuộc mạng, mất mạng giữa chừng thì việc bán hàng không bị đứt. Đổi lại, dữ liệu nằm trong một chiếc máy tính, mà chiếc máy tính đó có thể hỏng, cháy, hoặc bị lấy đi. Phần mềm lưu trên máy so với lưu trên đám mây so sánh chi tiết hai hướng này.

Lưu trên đám mây thì mở máy tính hoặc điện thoại ở đâu cũng thấy dữ liệu, không sợ máy hỏng mất sạch. Đổi lại bạn phụ thuộc mạng và nhà cung cấp.

Dù chọn hướng nào thì cũng nên có thói quen sao lưu. Sao lưu dữ liệu bán hàng định kỳ nói cách làm gần như miễn phí mà vẫn cứu được dữ liệu khi xấu nhất.

Với môi trường cửa hàng, mạng chập chờn là chuyện bình thường, nhất ở khu chợ. Mạng chập chờn vẫn xem được báo cáo cũ nói về cách xử lý.

Điện thoại xem báo cáo khi bạn không ở cửa hàng

Một trong những lý do hấp dẫn nhất của phần mềm là bạn mở điện thoại là thấy hôm nay bán được bao nhiêu, món nào hết, tiền mặt còn bao nhiêu. Điện thoại xem báo cáo từ xa nói rõ những gì bạn xem được và những gì bạn vẫn phải tới cửa hàng mới làm được.

Bạn cũng nên xem báo cáo ngắn gọn hằng tuần, không phải chỉ hằng tháng. Báo cáo tuần nên xem những gì liệt kê số liệu nào đáng xem, để không mất thời gian đọc một bảng dài mà không ra quyết định gì.

Phần báo cáo tháng nên có mẫu sẵn để không phải nghĩ lại từ đầu mỗi tháng. Báo cáo tháng của cửa hàng cần biết nói rõ các nhóm số liệu nên có.

Một cảnh báo thực tế: nếu mạng mất lúc bạn đang xem báo cáo thì số liệu có thể đứng ở thời điểm cũ. Đồng bộ dữ liệu khi có mạng trở lại giải thích cơ chế đồng bộ.

Máy in và thiết bị đi kèm

Máy in hoá đơn là thứ bạn mua kèm nhiều nhất, và cũng dễ mua thừa. Nếu bán chủ yếu cho khách lẻ thì máy in nhiệt khổ 80 là đủ, không cần máy in kim. Nếu in cho khách doanh nghiệp và cần bản giấy để khách ký thì mới cần máy in kim.

Nhiều cửa hàng thuê phần mềm theo năm rồi mới tính tới máy in, rồi mới phát hiện phần mềm không in được đúng mẫu mình cần. Kiểm tra mẫu hoá đơn trước khi mua máy in.

Két tiền cũng cần xem. Nhiều phần mềm đọc được két điện tử, nên tiền trong két và doanh thu trên báo cáo luôn khớp. Không có thì bạn vẫn phải chốt tiền bằng tay, và đó là lúc phát sinh chênh lệch.

Nếu cửa hàng có nhiều quầy, hãy gắn thiết bị cố định ở quầy thay vì để thiết bị di chuyển. Phân quyền máy trầm trong cửa hàng nói về cách chia quyền khi nhiều người dùng chung một thiết bị.

Bốn câu hỏi hỏi nhà cung cấp trước khi ký

Hỏi mà không biết trước câu hỏi thì chỉ nhận được câu trả lời quảng cáo. Bốn câu dưới đây đủ để bạn thấy rõ bên kia có giữ lời hay không.

Một: dữ liệu của tôi nằm ở đâu, và khi tôi ngừng dùng thì lấy lại bằng cách nào. Câu trả lời phải cụ thể, không phải kiểu sẽ hỗ trợ.

Hai: nếu phần mềm này không còn được cập nhật thì tôi có mất tính năng không. Có nhà cung cấp giữ nguyên phần mềm cũ nhưng không cho dùng tính năng mới.

Ba: phí tăng thêm trong tương lai có thể đến từ đâu. Ví dụ thêm người dùng, thêm chi nhánh, thêm thiết bị, hay xuất báo cáo tự động.

Bốn: khi có sự cố vào giờ cao điểm, ai nhận cuộc gọi và bao lâu thì có người xử lý. Câu trả lời nói lên nhiều hơn giá thuê.

Nếu bên khoản thứ hai trả lời kiểu không chắc, hãy hỏi tiếp cơ chế sao lưu. Nếu bên khoản thứ ba trả lời mơ hồ, nên dành thời gian so sánh thêm.

Chi phí dễ bị bỏ sót nhất

Ba khoản dưới đây là những khoản nhiều chủ cửa hàng không tính lúc bắt đầu, và đến lúc xem báo cáo lợi nhuận mới thấy mình tính sai.

Khoản một là thời gian bạn ngồi hướng dẫn và sửa dữ liệu. Một buổi sáng dành cho dữ liệu sai là buổi sáng không bán được hàng. Khoản này không có trên hóa đơn nhưng là chi phí thật.

Khoản hai là thiết bị cũ không dùng được sau khi đổi phần mềm: máy in cũ, két cũ, máy tính cũ nằm trong kho chiếm chỗ mà bạn không bán lại được.

Khoản ba là thời gian nhân viên chưa làm được việc gì trong những ngày đầu. Trong lúc nhân viên mới làm quen, bạn phải bù thêm người hỗ trợ.

Nếu cửa hàng đang gặp khó khăn về dòng tiền, đọc vượt qua sáu tháng đầu khó khăn sẽ giúp bạn cân nhắc có nên đầu tư phần mềm lúc này không.

Còn một việc nên làm trước khi quyết định: phân tích lợi lỗ thực tế của cửa hàng để biết mình đang ở đâu, rồi mới biết phần mềm sẽ giúp ích ở chỗ nào.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Giá phần mềm, điều khoản thuê bao và phạm vi tính năng thay đổi theo thời điểm và nhà cung cấp, nên điểm chốt cuối cùng vẫn nên lấy từ hợp đồng và báo giá chính thức.

Các bài về thiết bị, phần mềm và máy in cho cửa hàng nằm ở chuyên mục thiết bị, bạn đọc theo thứ tự cũng được.