Bảo trì thiết bị bán hàng định kỳ để khỏi sự cố

Máy tính, máy in, máy quét ở quầy bán hàng chạy liên tục từ mở cửa tới đóng cửa. Người bán hàng ít khi nghĩ tới việc bảo trì, cho tới khi máy treo giữa lúc khách đang chờ. Lúc đó mới nhận ra một buổi chiều mất máy là mất cả trăm nghìn tiền hàng.

Bảo trì định kỳ không tốn nhiều tiền. Mất khoảng một tiếng mỗi tháng thôi, mà tránh được những sự cố kéo dài cả ngày. Cửa hàng nào làm đúng quy trình thì máy chạy ổn định nhiều năm, cửa hàng nào bỏ qua thì mỗi năm lại phải mua máy mới.

Bài viết này liệt kê những việc nên làm, làm mấy lần một tháng, và dấu hiệu nào thì phải thay máy chứ không nên vá tiếp.

Máy tính quầy bán chạy cả ngày thì nóng thế nào

Máy tính để bàn nhỏ thường đặt sau quầy, gần tường, nơi không có gió lưu thông. Chạy liên tục tám tiếng thì nhiệt độ trong vỏ tăng dần, quạt quay hết công suất vẫn không tải nổi. Máy nóng thì tự giảm tốc để bảo vệ, giao diện bắt đầu giật, mở hóa đơn mất vài giây.

Bụi là thủ phạm chính. Một năm không mở vỏ thì lớp bụi dày khoảng hai phân tích được ở khe tản nhiệt. Lớp này giữ nhiệt như chăn, máy càng nóng càng chậm.

Cửa hàng có máy tính cũ hai năm trở lên thường thấy hiện tượng này rõ nhất. Máy mới thì chịu được, máy cũ thì nóng nhanh hơn vì keo tản nhiệt trong chip đã khô.

Vệ sinh máy tính mỗi tháng một lần

Tắt máy, rút phích cắm, mở vỏ ra. Dùng bút lông mềm hoặc bụi hút cầm tay để quét bụi ở khe tản nhiệt, quạt, và nguồn điện. Không dùng khí nén xịt mạnh vào trong vỏ vì có thể làm bay bụi vào chỗ khó vệ sinh hơn.

Lau bàn phím, chuột, màn hình bằng giấy ẩm vừa đủ. Không xịt dung dịch trực tiếp lên màn hình. Kiểm tra dây cáp nối từ máy tính tới máy in, máy quét, cân xem có lỏng không.

Việc này mất khoảng mười lăm phút. Làm đúng thì máy chạy êm hơn hẳn, tiếng quạt ồn ào giảm đi rõ rệt.

Máy in nhiệt cần lau đầu in định kỳ

Đầu in là bộ phận dính mực và bụi giấy nhiều nhất. Để lâu thì mực đọng thành vệt đen, in ra chữ mờ, giấy bị kẹt. Lau đầu in bằng giấy ẩm mỗi tuần một lần, hoặc ít nhất hai tuần một lần với cửa hàng in nhiều.

Khay giấy cũng cần kiểm tra. Giấy cũ bị vón cục, dính nhựa nóng, bỏ vào thì dễ kẹt. Dọn sạch khay mỗi lần lấy giấy mới vào.

Mực in nên dùng loại phù hợp với máy. Mực rẻ không phải lúc nào cũng tốt, vì mực kém làm đầu in nhanh xấu hơn. Thay mực đúng hạn thì đầu in sống lâu hơn hẳn.

Máy quét mã vạch và cân điện tử

Máy quét để trên quầy, dính bụi và vệt nước mỗi ngày. Lau cửa sổ quét bằng giấy ẩm mỗi ngày một lần. Máy quét bụi thì đọc mã chậm, phải quét nhiều lần, khách đợi lâu.

Cân điện tử cần chỉnh lại độ chính xác định kỳ. Đặt một vật có trọng lượng biết trước lên cân, xem số hiện có đúng không. Cân sai thì bán hàng mất tiền ngay, vì khách trả tiền theo số cân hiện.

Dây cáp nối máy quét với máy tính hay bị lỏng vì người bán hàng cầm quét liên tục. Kiểm tra đầu nối mỗi tháng một lần.

Ổ cắm, dây cáp, thiết bị nguồn

Dây cáp nằm dưới quầy hay bị giẫm, bị kéo, bị cắt mòn. Kiểm tra dây nguồn của máy tính, máy in, cân xem có chỗ nào bị bọc nhựa bong ra không. Dây hỏng thì thay ngay, không nên dùng băng keo dính lại.

Ổ cắm nên dùng loại có cầu chì, gắn ở cao, tránh chỗ ẩm ướt. Cửa hàng bán hàng có nước, có hóa chất thì ổ cắm thấp dễ bị hỏng. Gắn ở cao hơn mặt đất khoảng năm mươi phân là an toàn hơn.

Máy tính quầy bán nên cắm vào ổ cắm có cầu chì riêng, không chung với điều hòa hay tủ lạnh. Thiết bị khởi động cùng lúc gây quá tải, làm cháy ổ cắm giữa ngày.

Cập nhật phần mềm và hệ điều hành

Phần mềm bán hàng và hệ điều hành đều cần cập nhật định kỳ. Cập nhật vá lỗi bảo mật, sửa lỗi treo máy, làm máy chạy ổn định hơn. Bỏ qua cập nhật thì máy dễ bị lỗi giữa lúc đang bán.

Nên cập nhật vào buổi sớm trước giờ mở cửa, không cập nhật giữa giờ cao điểm. Cập nhật mất khoảng mười lăm phút, có khi dài hơn. Lúc đó khách vào mà máy đang cập nhật thì rất khó xử.

Sao lưu dữ liệu trước khi cập nhật. Phần mềm bán hàng thường có chức năng sao lưu, nên làm mỗi ngày một lần vào cuối ngày. Có sao lưu thì cập nhật xong lỗi gì cũng không mất dữ liệu.

Nên làm vào ngày nào trong tuần

Chọn ngày ít khách nhất trong tuần. Với đa số cửa hàng nhỏ, đó là thứ Ba hoặc thứ Tư buổi sớm. Làm trước giờ mở cửa một tiếng thì không ảnh hưởng tới việc bán.

Tránh cuối tuần. Cuối tuần thu nhập cao nhất, máy hỏng một giờ là mất vài trăm nghìn. Cũng tránh ngày lễ, ngày cuối tháng vì những ngày đó khách đông và cần máy chạy tốt nhất.

Ghi lịch bảo trì vào lịch làm việc của cửa hàng. Có lịch thì ai cũng biết hôm nay là ngày làm gì, không phải nhớ mỗi lần.

Ghi nhật ký bảo trì

Mỗi lần bảo trì ghi lại ngày, làm gì, máy nào. Nhật ký này giúp biết máy nào đã bảo trì bao lâu, máy nào cần làm tiếp. Không ghi thì mỗi tháng lại phải hỏi lại máy nào đã làm, máy nào chưa.

Nhật ký cũng hữu khi máy hỏng. Gọi thợ sửa mà kể được máy đã bảo trì lần cuối khi nào, làm gì, thì thợ biết ngay tình trạng máy. Không có nhật ký thì thợ phải kiểm tra lại từ đầu, tốn thêm thời gian.

Một trang giấy hoặc một file nhỏ là đủ. Quan trọng là ghi đều, không ghi thì coi như không làm.

Dấu hiệu phải thay chứ không phải sửa

Máy tính treo ba lần trong một tuần thì không phải do người dùng, mà do máy. Máy in hỏng đầu in mà lau vẫn không lên thì phải thay đầu in hoặc thay máy. Cân sai nhiều lần mà chỉnh vẫn không đúng thì thay cân.

Chi phí sửa cộng dồn là thước đo rõ nhất. Một thiết bị sửa ba lần trong ba tháng, tổng tiền sửa đã bằng một nửa giá máy mới, thì nên thay. Máy cũ sửa xong vẫn hỏng lại, mất thêm thời gian chờ.

Máy tính quầy bán dùng bốn năm trở lên cũng nên tính việc thay. Máy cũ chậm, hỗ trợ phần mềm mới kém, và ngày càng tốn điện hơn. Thay máy mới một lần thường rẻ hơn là giữ máy cũ mà sửa mãi.

Chi phí bảo trì so với chi phí sự cố

Bảo trì một tháng tốn khoảng một tiếng công và vài chục nghìn đồng vật tư. Sự cố máy hỏng giữa ngày thì mất cả buổi, thường là buổi cao điểm, mất vài trăm nghìn tiền hàng cộng với tiền thuê thợ sửa.

Cửa hàng làm bảo trì định kỳ thường ít gặp sự cố hơn hẳn. Máy chạy ổn định, người bán hàng không phải lo, khách cũng không phải chờ. Chênh lệch này rõ rệt nhất ở cửa hàng đông khách.

Bảo trì còn kéo dài tuổi thọ thiết bị. Máy tính được vệ sinh đều thường chạy tốt sáu năm trở lên, máy không vệ sinh thì ba năm đã chậm và hỏng nhiều.

Xem thêm cách chuyển dữ liệu khi thay máy mới ở bài đổi máy mới chuyển dữ liệu sao cho trọn để quầy bán không phải gõ lại từng hóa đơn.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.