Đổi máy mới, chuyển dữ liệu sao cho trọn vẹn

Máy tính quầy bán dùng vài năm thì chậm dần, tới lúc mở hóa đơn cũng mất vài giây. Nhiều cửa hàng muốn đổi máy mới nhưng ngại, sợ chuyển dữ liệu không trọn, mất hóa đơn cũ, mất danh sách khách. Sợ đó là có thật, vì chuyển dữ liệu mà làm ẩu thì rơi vài chục hóa đơn là chuyện thường.

Đổi máy không khó. Cái khó là làm đúng thứ tự, sao lưu trước, kiểm tra sau. Làm đúng thì chuyển trăm nghìn hóa đơn cũng không rơi một đơn nào.

Bài viết này chỉ cách chuyển dữ liệu khi thay máy tính cho quầy, từ bước sao lưu tới bước kiểm tra lại, và nên làm vào ngày nào cho an toàn.

Sao lưu dữ liệu trước khi làm gì khác

Trước khi đụng tới máy mới, sao lưu dữ liệu trên máy cũ trước. Dùng chức năng sao lưu của phần mềm bán hàng, lưu thành file. Làm hai bản, một bản để trong máy cũ, một bản chép ra USB hoặc ổ ngoài.

Sao lưu xong kiểm tra file có mở được không, dung lượng có hợp lý không. File sao lưu trống không hoặc dung lượng nhỏ bất thường thì làm lại. Đừng đợi tới lúc máy mới không đọc được mới quay lại kiểm tra.

Việc này mất khoảng mười phút. Mười phút đó là bảo hiểm cho toàn bộ dữ liệu nhiều năm của cửa hàng.

Ghi lại thông tin của máy cũ

Ghi lại tên máy, tài khoản đăng nhập phần mềm, mật khẩu, danh sách máy in và máy quét đang nối. Chụp ảnh màn hình cài đặt cũng được. Thông tin này dùng để cài lại trên máy mới cho giống hệt.

Ghi thêm số hóa đơn cuối cùng trên máy cũ. Con số này dùng để đối chiếu sau khi chuyển, thiếu số nào là biết ngay.

Nhiều cửa hàng quên bước này, tới máy mới lại phải hỏi lại thợ xem máy cũ cài thế nào. Mất thêm một buổi mà vẫn không giống được như cũ.

Cài phần mềm lên máy mới

Cài phần mềm bán hàng lên máy mới trước, đăng nhập bằng tài khoản cũ. Đừng vội nhập dữ liệu gì vào máy mới lúc này, vì nhập thêm sẽ làm số liệu kiểm tra sau bị lệch.

Cài xong thì nối thử máy in, máy quét, cân với máy mới. In thử một tờ xem có lên không. Quét thử một mã xem có đọc không. Thiết bị chạy tốt trên máy cũ chưa chắc đã chạy ngay trên máy mới, vì thiếu phần điều khiển.

Máy mới nên cập nhật hệ điều hành xong mới cài phần mềm. Cập nhật xong khởi động lại một lần, rồi mới bắt đầu làm việc.

Chuyển file sao lưu sang máy mới

Chép file sao lưu từ USB vào máy mới. Dùng chức năng khôi phục dữ liệu của phần mềm để nạp file vào. Nạp xong đợi máy xử lý hết, không tắt giữa chừng.

File sao lưu lớn thì nạp mất vài chục phút. Lúc này cứ để máy làm, không mở thêm phần mềm khác. Mở thêm làm máy chậm lại và có thể làm lỗi quá trình nạp.

Nạp xong khởi động lại phần mềm một lần để chắc mọi thứ đã vào đúng chỗ.

Kiểm tra số hóa đơn sau khi chuyển

Mở danh sách hóa đơn trên máy mới, xem số hóa đơn cuối cùng có giống với số ghi lại từ máy cũ không. Thiếu số nào là rơi số đó, cần nạp lại hoặc nhập bổ sung.

Kiểm tra ba ngày gần nhất, mở từng hóa đơn xem nội dung có đủ không. Hàng nào, số lượng bao nhiêu, giá bao nhiêu. Nội dung trống hoặc sai là dấu hiệu file sao lưu có vấn đề.

Kiểm tra danh sách hàng hóa, xem số lượng tồn có giống máy cũ không. Số tồn lệch thì sau này bán sẽ sai, nên phải đối lại ngay lúc này.

Kiểm tra danh sách khách và công nợ

Danh sách khách là thứ dễ rơi nhất khi chuyển máy, vì nhiều cửa hàng lưu thêm ghi chú riêng cho từng khách. Mở danh sách khách trên máy mới, đếm số lượng xem có đủ không.

Mở vài khách có công nợ, xem số nợ có đúng không. Công nợ sai thì thu tiền khách sẽ sai, nên phải kiểm tra kỹ từng khách nợ nhiều. Khách nợ ít thì kiểm tra mẫu vài người là đủ.

Cách giữ danh sách khách an toàn lâu dài có trong bài bảo mật dữ liệu khách hàng cửa hàng với phần phân quyền và sao lưu.

Chạy thử một ca bán trên máy mới

Trước khi dùng hẳn, bán thử một ca trên máy mới. Bán vài hóa đơn thật, in thử, quét thử, thu tiền thử. Ca thử này cho thấy máy mới có chạy tốt với thói quen bán của cửa hàng không.

Nếu ca thử có vấn đề, máy cũ vẫn còn nguyên, quay lại dùng máy cũ ngay được. Đừng xóa dữ liệu máy cũ vội, giữ lại ít nhất một tuần.

Ca thử nên làm vào giờ vắng khách. Giờ đông mà máy mới trục trặc thì khách đợi lâu, ảnh hưởng tới việc bán.

Giữ máy cũ một tuần sau khi đổi

Máy mới chạy tốt một tuần thì mới tính là xong. Trong tuần đó giữ máy cũ lại, không bán, không xóa. Máy cũ là bản dự phòng nếu máy mới có lỗi phát sinh.

Sau một tuần không có vấn đề gì thì sao lưu máy cũ lần cuối, rồi mới xử lý máy cũ. Có người bán lại, có người để làm máy dự phòng. Máy cũ còn chạy được thì để làm máy dự phòng là tốt nhất, lúc máy chính hỏng còn có cái dùng ngay.

Đừng xóa vội. Xóa xong mà máy mới thiếu dữ liệu thì không còn chỗ nào để lấy lại.

Nâng cấp máy POS thì cần gì khác

Máy POS chuyên dụng thì chuyển dữ liệu tương tự máy tính thường, nhưng cần thêm bước nối lại thiết bị gắn liền như ngăn kéo đựng tiền, màn hình phụ. Những thứ này hay cần phần điều khiển riêng.

Trước khi đổi máy POS, hỏi nhà cung cấp xem máy mới có đọc được dữ liệu máy cũ không. Hỏi trước thì chuyển nhanh, không hỏi mà mua về không đọc được thì phải nhờ thợ chuyển tay, tốn thêm tiền.

Máy POS mới nên chọn loại còn đủ cổng nối với máy in và máy quét cũ. Đổi máy mà phải đổi luôn cả máy in và máy quét thì tốn gấp đôi.

Nên làm vào ngày nào và mất bao lâu

Chọn ngày ít khách nhất, thường là thứ Ba hoặc thứ Tư buổi sớm, trước giờ bán hai tiếng. Cả quá trình sao lưu, cài, chuyển, kiểm tra mất khoảng hai tiếng với cửa hàng nhỏ. Cửa hàng dữ liệu nhiều thì ba tiếng.

Làm xong còn thời gian bán thử một ca vắng khách trong ngày. Có trục trặc thì vẫn còn buổi chiều để sửa. Làm sát giờ cao điểm thì không còn đường lùi.

Ghi lại ngày đổi máy vào sổ của cửa hàng. Sau này máy có vấn đề, biết được máy mới dùng bao lâu, còn bảo hành không.

Muốn máy mới chạy bền, xem thêm bài bảo trì thiết bị định kỳ để vệ sinh và cập nhật đúng cách.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.