In mã QR thanh toán tại quầy cho khách tự quét

Mã QR thanh toán là tờ giấy nhỏ có in hình ô vuông đen trắng, treo ở quầy, khách giơ điện thoại quét là thấy số tiền phải trả. Nghe đơn giản, nhưng nhiều cửa hàng làm sai từ đầu: in một lúc cả xấp, không ghi tên cửa hàng, tờ cũ tờ mới để lẫn nhau. Rồi khách quét nhầm tờ, tiền chạy vào đơn hôm qua, cuối ngày đối soát lệch mà không biết lệch từ đâu.

Việc đầu tiên là hiểu mã QR chỉ là cách thu tiền thêm, không phải thay tiền mặt. Khách quen tay thì quét cho nhanh, khỏi đọc số tài khoản, khỏi nhập tay từng số. Khách không quen thì vẫn đưa tiền mặt như mọi khi. Hai cách chạy song song, khách chọn cách nào cũng xong.

Cái khó của mã QR nằm ở chỗ sai một số là tiền đi lạc, mà tiền đã đi thì gọi về khó hơn tiền mặt nhiều. Nên cả bài này chỉ nói một chuyện: in tờ mã sao cho khách quét đúng ngay từ lần đầu, và cuối ngày đối soát sao cho khớp.

In tờ mã thế nào cho đúng

Một tờ mã cho một đơn, in ngay lúc đơn vừa chốt. Đơn nào xong thì in tờ đó, kẹp cùng hóa đơn rồi đưa khách quét. Không in trước cả xấp để sẵn, vì tờ để sẵn dễ rơi, dễ lẫn, dễ bay mất mà không ai hay.

Tờ mã phải có tên cửa hàng in rõ phía trên. Khách quét xong thấy tên quen thì họ bấm chuyển ngay. Tờ không tên nhìn giống mã người lạ dán nhờ, khách ngại không dám chuyển, quầy lại mất thời gian giải thích.

Số tiền phải in ngay dưới mã, chữ to cho khách đọc được. Khách quét thấy số trên điện thoại khớp với số trên tờ giấy thì họ yên tâm. Không khớp thì họ hỏi ngay tại chỗ, mình sửa ngay tại chỗ, khỏi để thành chuyện của cuối ngày.

Giấy in nên dùng loại dày một chút, đừng dùng giấy mỏng dễ nhàu. Tờ mã nhàu thì điện thoại quét mãi không nhận, khách đứng chờ, người sau xếp hàng dài. Tốn thêm ít tiền giấy mà quầy chạy nhanh hơn.

Tờ mã nên cho vào bìa nilon trong, dựng đứng ở quầy thay vì để nằm úp. Tờ dựng đứng khách nhìn thấy ngay, tờ để nằm dễ bị hóa đơn khác đè lên, lúc cần lại phải bới ra.

Tờ nào xong đơn thì thu lại ngay, bỏ riêng vào hộp, đừng để lẫn với tờ chưa dùng. Cuối ngày đếm tờ đã dùng so với số đơn, lệch là biết ngay hôm nay có đơn nào khách quên quét hay mình quên in.

Treo tờ mã ở đâu cho khách dễ thấy

Chỗ tốt nhất là ngay cạnh máy tính tiền, phía khách đứng, cao ngang tầm mắt. Khách vừa nhìn hóa đơn vừa thấy tờ mã, tay cầm điện thoại là quét được luôn, không phải hỏi mã đâu.

Đừng dán tờ mã sau lưng thu ngân. Khách phải nhoài người mới thấy, người lớn tuổi không nhìn rõ, họ ngại hỏi rồi bỏ qua, cuối cùng vẫn đưa tiền mặt. Mất công in mà không ai dùng.

Nếu quầy có hai máy tính tiền thì mỗi máy một tờ riêng. Hai máy dùng chung một tờ thì khách máy này quét nhầm tiền máy kia, cuối ca hai bên cãi nhau. Tờ nào của máy nào thì ghi tên máy lên tờ.

Quầy bán ngoài trời thì phải che nắng che mưa cho tờ mã. Nắng chiếu vào giấy bóng loáng, điện thoại quét không nhận. Mưa tạt ướt giấy, mã nhòe là bỏ. Cái bìa nilon nói ở trên che được cả hai thứ này.

Buổi tối nên để thêm đèn rọi vào chỗ treo mã. Quầy tối thì khách quét mãi không xong, họ tưởng điện thoại hư. Đèn sáng thì quét một phát được ngay, khách đi nhanh, quầy đỡ kẹt.

Đừng treo tờ mã cạnh đống tờ rơi quảng cáo. Khách nhìn vào thấy một rừng giấy, không biết tờ nào là tờ trả tiền. Chỗ trả tiền chỉ để đúng hai thứ: hóa đơn và tờ mã, càng ít thứ càng đỡ nhầm.

Khách quét nhầm thì xử lý sao

Khách quét nhầm tờ của đơn khác là chuyện hay gặp nhất. Hai tờ để gần nhau, khách vội nên quét tờ bên cạnh, tiền chạy sang đơn khác, đơn của họ thành chưa trả.

Việc đầu tiên là giữ khách lại nói chuyện riêng, đừng nói to trước mặt người khác. Khách cũng đang bối rối, mình nói nhẹ thì họ hợp tác, mình to tiếng thì họ bỏ đi luôn, tiền mất mà còn mang tiếng.

Mở lịch sử giao dịch trên điện thoại của khách, xem tiền vừa chạy đi đâu, giờ nào, mã giao dịch nào. Chụp lại màn hình đó làm bằng chứng. Có mã giao dịch thì gọi ngân hàng mới giải quyết được.

Gọi ngân hàng ngay trong ngày, báo nhầm giao dịch, đưa mã giao dịch và giờ chuyển. Ngân hàng giữ hộ khoản đó rồi báo bên nhận trả lại. Để qua đêm thì bên nhận rút mất, đòi rất khó, gần như phải chịu.

Nếu bên nhận là khách quen của cửa hàng thì dễ hơn nhiều. Gọi họ, nói rõ chuyện, hẹn họ ghé trả lại tiền mặt hoặc chuyển lại. Khách quen thường chịu, vì họ cũng ngại mất lòng.

Để phòng lần sau, từ mai mỗi đơn một tờ như đã nói, tờ xong thu ngay. Lỗi quét nhầm gần như chỉ xảy ra ở quầy để tờ lẫn nhau. Tờ nào gọn tờ đó thì không còn đất cho nhầm lẫn.

Khi khách không quét được

Điện thoại khách hết pin, máy cũ quét mãi không nhận, hoặc khách chưa bao giờ quét nên không biết bấm đâu. Mấy chuyện này bình thường, đừng tỏ ra khó chịu.

Cứ đưa tiền mặt ra như mọi khi, coi như mã QR chưa từng có. Khách thấy mình không ép thì họ thoải mái, lần sau điện thoại đầy pin họ tự quét, khỏi cần ai nhắc.

Khách lớn tuổi hay ngại quét thì chỉ họ một lần, chậm rãi, đừng giật điện thoại làm hộ. Chỉ xong họ tự quét được thì họ nhớ, lần sau họ tự làm. Giật máy làm hộ thì họ ngại, lần sau họ đưa tiền mặt cho khỏi phiền.

Máy của khách quét không nhận thì xem lại tờ mã của mình trước, đừng đổ cho máy khách. Tờ nhàu, tờ ướt, chỗ treo tối là ba lý do hay gặp nhất. Sửa tờ của mình thì máy nào cũng quét được.

Đừng vì vài khách không quét mà bỏ luôn mã QR. Quầy nào cũng có người này người kia. Người quét được thì quét cho nhanh, người không quét thì đưa tiền mặt. Cả hai cùng chạy thì quầy lúc nào cũng trôi.

Cuối ngày đối soát tiền QR thế nào

Cuối ngày mở lịch sử nhận tiền trên điện thoại, cộng tổng tiền vào qua quét mã hôm nay. Cộng xong ghi ra giấy, kẹp cùng xấp tờ mã đã dùng. Hai con số này phải khớp nhau.

Rồi so với tiền trên hóa đơn của các đơn quét mã. Đơn nào ghi thu bằng quét mã thì phải có một tờ mã tương ứng và một khoản tiền vào tương ứng. Ba thứ đi thành bộ, thiếu một là phải tìm ngay.

Lệch thiếu thì xem khách nào quét nhầm tờ đơn khác, tiền chạy sang đơn kia. Lật xấp tờ mã ra, tờ nào còn mà đơn đã xong là nghi phạm đầu tiên. Tìm trong lịch sử nhận tiền xem có khoản nào trùng số tiền đơn đó không.

Lệch thừa thì thường là khách quét hai lần. Quét lần đầu tưởng chưa được nên quét thêm lần nữa, tiền vào hai lần cho một đơn. Thấy khoản trùng số tiền trùng giờ thì gọi khách trả lại, ghi rõ vào sổ.

Ghi hết vào sổ theo dõi riêng cho tiền quét mã, đừng gộp chung với tiền mặt. Ghi ngày, số đơn, tổng tiền vào, lệch bao nhiêu, lý do. Cuối tháng lật sổ là biết quầy mình quét mã có trôi không.

Cách đối soát chung cho cả tiền mặt và chuyển khoản có trong bài đối soát tiền mặt và chuyển khoản. Đối soát đúng thì không bị thiếu tiền, không bị thừa tiền mà không biết thừa từ đâu.

Kết hợp với loa đọc chuyển khoản

Quầy đông mà chỉ có tờ mã thì thu ngân vẫn phải ngó điện thoại xem tiền vào chưa, khách đứng chờ. Gắn thêm cái loa đọc chuyển khoản thì tiền vào loa đọc to lên, thu ngân khỏi ngó, khách khỏi chờ.

Loa đọc hợp với quầy bán nhanh, đơn nhỏ, khách trả rồi đi ngay. Tiền vào loa kêu, thu ngân nghe đúng số thì cho khách đi, không đúng số thì giữ lại hỏi. Cách lắp loa có trong bài loa đọc chuyển khoản cho quầy bán.

Nhưng loa chỉ báo có tiền vào, không báo tiền vào đúng đơn nào. Nên tờ mã từng đơn vẫn phải giữ. Loa giúp biết tiền vào, tờ mã giúp biết tiền của đơn nào. Hai thứ đi cùng nhau mới đủ.

Quầy nhỏ ít đơn thì chưa cần loa, ngó điện thoại cũng kịp. Quầy nào giờ cao điểm xếp hàng dài thì nên gắn, tiền loa rẻ hơn tiền mất khách vì chờ lâu.

Những chuyện không nên làm

Đừng in một lúc cả xấp để sẵn. Tờ để sẵn dễ rơi, dễ lẫn, dễ bay mất mà không ai hay. Đơn nào in tờ đó, xong thu ngay, quầy lúc nào cũng chỉ có đúng tờ của đơn đang làm.

Đừng để tờ trống qua đêm. Tờ hôm nay chưa dùng thì mai in tờ mới, tờ cũ bỏ đi. Tờ cũ để sang mai là khách quét nhầm sang đơn hôm qua, tiền chạy lạc, cuối ngày tìm mệt.

Đừng ép khách quét. Khách không quét thì lấy tiền mặt, đừng bắt họ học giữa lúc đang vội. Ép khách thì họ bực, lần sau họ ghé quán khác cho khỏi phiền.

Đừng để tờ mã nhàu, ướt, hay chỗ treo tối. Ba thứ này làm máy nào cũng quét không được. Tờ trong bìa nilon, chỗ treo sáng, thay tờ mới mỗi ngày thì quét phát nào được phát đó.

Đừng gộp tiền quét mã chung với tiền mặt trong sổ. Gộp chung thì lệch không biết lệch bên nào. Sổ riêng cho quét mã, ghi ngày, số đơn, tổng tiền, lệch bao nhiêu. Lệch bên nào tìm bên đó.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.