Các bước triển khai phần mềm bán hàng tại cửa hàng

Một ca triển khai tốt kéo dài vài ngày chuẩn bị rồi vài tuần chạy song song với sổ tay. Trình tự dưới đây giữ cho thời gian dừng quầy nên ngắn nhất có thể.

Khảo sát: biết mình đang có gì và còn thiếu gì

Khảo sát đầu tiên là hỏi ngược lại cửa hàng: mỗi ngày bán bao nhiêu hóa đơn, bao nhiêu mặt hàng, có bao nhiêu quầy thu ngân, đang ghi sổ tay hay không. Câu trả lời quyết định gói phần mềm và những gì cần mua thêm.

Danh mục thiết bị chia theo nhiệm vụ, không theo danh mục của nhà sản xuất.

Máy chạy phần mềm. Một máy tính hoặc máy tính tiền ở quầy. Cấu hình vừa đủ, chỉ cần chạy ổn định và có cổng nối thiết bị ngoài.

Thiết bị đọc mặt hàng. Máy quét mã giúp rút ngắn thời gian mỗi giao dịch, nên chọn loại đọc được mã in trên bao bì cong. Ai không dùng mã vạch thì gõ tay vẫn chạy, chỉ chậm hơn.

Thiết bị ra giấy. Máy in hóa đơn bán lẻ cho khách lấy hóa đơn, máy in nhãn dán cho hàng nhập về chưa có sẵn tem, máy in báo cáo cuối ngày. Loại nhiệt phổ biến nhất vì không tốn mực.

Thiết bị phụ. Két tiền, màn hình đặt ngoài quầy cho khách xem tổng, máy kiểm kho nếu cửa hàng đếm bằng thiết bị thay vì đếm tay.

Đường truyền internet chỉ cần khi chủ cửa hàng muốn xem số liệu từ nơi khác hoặc quản lý chuỗi. Quầy bán hàng không dựa vào mạng, nên thiếu mạng không chặn giao dịch.

Khảo sát xong thì gửi danh sách thiết bị đang có nhờ bên cung cấp đối chiếu tương thích trước khi mua thêm. Mua máy trước rồi mới tìm phần mềm là con đường hay phải đổi thiết bị. Chi tiết tại EBIZ.

Cài đặt và dựng dữ liệu nền

Cài xong phần mềm thì chạy một phiếu thử: quét một mã, in một hóa đơn, mở két tiền. Hỏng ở khâu nào sửa khâu đó trước khi làm việc khác.

Danh mục hàng nhập theo nhóm quen thuộc của cửa hàng, mỗi món một mã riêng, một tên gọi thống nhất, đơn vị tính rõ ràng và giá vốn sát nhất có thể. Món nào có hạn dùng thì nhập luôn ngày sản xuất và ngày hết hạn, không để sau.

Số dư đầu kỳ lấy từ sổ đang dùng tại ngày bắt đầu chạy phần mềm. Sổ không đáng tin thì đếm thực tế một lượt rồi mới ghi số mở đầu. Nền sai thì mọi báo cáo về sau cũng sai theo.

Công nợ hai chiều cũng nhập cùng đợt: tiền khách còn nợ mình, và tiền mình còn nợ nhà cung cấp. Đối chiếu từng khách với sổ để chốt số dư trước khi bắt đầu bán. Cách ghi nợ trong phần mềm có trong bài quản lý công nợ của hàng.

Đào tạo trên chính ca bán hàng

Đào tạo trên máy thật, ca thật. Nhân viên bán thử một ca có ghi nợ, có áp khuyến mãi, có sửa giá để biết mình cần hỏi ở đâu.

Cho nhân viên chạy một tuần trước khi chuyển hẳn. Trong tuần đó vẫn giữ sổ tay song song và in báo cáo hằng ngày để so.

Chạy thử một tuần rồi mới chuyển hẳn

Sau tuần chạy thử, kiểm kê lại lần nữa. Phần lệch sót thường nằm ở nhóm hàng ít được đụng tới, và lần kiểm kê thứ hai chính là lúc tìm ra nhóm đó.

Khi số liệu trên máy khớp với thực tế thì bỏ sổ tay. Bán hàng, in hóa đơn và ghi nợ chạy hết trong phần mềm.

Cửa hàng nhiều điểm bán thì mỗi điểm một kho riêng, theo dõi hàng đến từng kho và chuyển kho khi cần cân bằng. Bật cảnh báo tồn thấp và tồn đọng để kho không âm thầm hết hàng bán chạy.

Tư vấn theo ngành tại giải pháp theo ngành. Hotline/Zalo 0907.943.968 hỗ trợ từng bước.

Những lỗi thường gặp khi mới bắt đầu

Cửa hàng mắc bốn lỗi hay nhất trong tuần đầu dùng phần mềm mới. Nhìn ra sớm thì sửa nhẹ, để lâu thì rối số.

Lỗi thứ nhất là nhập danh mục qua loa. Mỗi món đặt tên một kiểu, mã hàng trùng, đơn vị tính lúc cái lúc cân, lúc hộp. Nhân viên nhập hàng bán mãi vẫn ghi tay vì mã không tìm được. Bên nhập dữ liệu nên dành một ngày dọn tên gọi cho sạch, thống nhất một kiểu cho cả cửa hàng.

Lỗi thứ hai là để giá vốn bằng giá bán. Số liệu bán ra thì có nhưng lợi nhuận thì âm vì giá vốn chưa trừ chiết khấu, chưa có tiền vận chuyển. Nhập giá vốn sát thực tế thì mới biết lời lỗ thật. Giá chưa rõ thì dò lại hóa đơn nhập trong sổ, đợt nào chắc hơn dùng đợt đó, không đoán.

Lỗi thứ ba là ai cũng đăng nhập một tài khoản. Nhân viên mới vào, chủ giao cho máy đăng nhập sẵn bằng tài khoản của chủ. Từ đó mọi phiếu đều ghi tên chủ. Không truy được ai bán, ai giảm giá, mất cả tác dụng phân quyền. Cách lập tài khoản riêng cho từng người nằm ở bài quản lý nhân viên bán hàng.

Lỗi thứ tư là bỏ qua in thử. Cài xong mới phát hiện máy in hóa đơn không ra tem đúng khổ, két tiền không mở được khi in hóa đơn. Phải in thử ngay trong ngày đầu và sửa trước khi bán thật. Mỗi thiết bị đã chạy thử một lần thật rồi mới đáng tiền.

Dữ liệu cũ nên nhập thế nào

Sổ tay đang ghi gì là gốc để chuyển. Danh mục hàng, sổ nợ, số lượng tồn, chương trình thẻ thành viên nếu có. Sổ viết tay có thể bị trùng tên, bị mất vài trang thì cần rà kỹ trước khi nhập. Mã hàng tạo lại từ đầu, thống nhất tên, đơn vị, mã nhà cung cấp.

Tồn kho đầu kỳ là con số quyết định. Kiểm đếm thực tế từng mã một, ghi vào phần mềm rồi mới bán. Nếu chuỗi cửa hàng có nhiều kho, nhập từng kho riêng chứ không nhập chung một số. Cách giữ kho gọn và kiểm kê có trong bài quản lý tồn kho.

Công nợ nhập theo từng khách: số đã nợ mình bao nhiêu, mình còn nợ nhà cung cấp nào bao nhiêu. Không nhập gộp một số chung rồi cuối tháng không đối được. Đối chiếu xong thì số trong máy mới khớp với số ngoài đời.

Hóa đơn cũ trong sổ không cần nhập từng cái. Chỉ cần chốt tổng số và số dư công nợ theo từng khách. Từ ngày bắt đầu, mọi phiếu bán, phiếu nhập, phiếu chi đều ghi trong phần mềm hết.

Triển khai có ảnh hưởng giờ bán không

Không nếu làm đúng thứ tự. Rảnh nhất là đo sát việc chuẩn bị dữ liệu: danh mục, tồn kho, công nợ. Cài đặt xong thử thiết bị một vòng. Đào tạo nhân viên trên một ca thật. Khi dữ liệu và nhân viên sẵn sàng mới chuyển hẳn, không ép ngày.

Hai tuần đầu có thể chậm hơn sổ tay đôi chút vì nhân viên còn lẩm nhẩm tìm nút. Đó là chuyện bình thường. Khách quen thì báo trước một hôm là tuần này cửa hàng dùng sổ mới, nếu in hóa đơn chậm xin thông cảm. Hầu hết khách hiểu vì hóa đơn sau này rõ ràng hơn, có thể góp điểm mua sau.

Quầy nào chạy song song hai tuần thì hết sợ sai số. Số máy khớp số tay mới được hẳn tay. Khớp chưa được thì so từng nhóm hàng để tìm chỗ lệch.

Ai làm việc gì trong ngày đầu

Chủ cửa hàng chốt ngày bắt đầu và chịu trách nhiệm số dư đầu kỳ. Nhân viên bán hàng chạy thử thiết bị và in thử hóa đơn. Nhân viên kho nhập danh mục, số lượng tồn. Người ngoài nếu có thì chỉ hỗ trợ cài đặt thiết bị và bàn giao tài khoản, không nhập số liệu hộ.

Mỗi người một việc, ai cũng biết kết quả của mình. Xong phần của mình là báo lại cho chủ biết ngay. Không dồn việc cho tận cuối ngày.

Chọn ngày bắt đầu cho phù hợp

Ngày bắt đầu không nên là ngày bất kỳ. Cửa hàng nên chọn ngày sao cho lượng khách vừa phải, nhân viên còn trống cho việc nhập dữ liệu.

Ngày đầu tuần là thời điểm nhiều shop chọn, vì cuối tuần cửa hàng bán nhiều hơn. Không nên bắt đầu vào dịp lễ, Tết, hoặc khi có chương trình khuyến mãi lớn.

Sau khi chốt ngày, báo cho cả nhân viên biết trước một tuần.

Hỗ trợ sau cài đặt cần hỏi gì

Cài xong không có nghĩa là xong. Chủ cửa hàng cần biết rõ bốn việc: liên lạc khi có lỗi trong lúc bán, lịch bảo trì, chi phí cập nhật bản mới và thời gian phản hồi bình thường.

Ghi lại số điện thoại và khung giờ hỗ trợ ngay ngày đầu. Tới lúc kẹt thì không phải tìm danh thiếp giữa ca đông. Hỏi luôn việc bảo hành thiết bị, bảo hành trong bao lâu và đổi ở đâu nếu máy in hay két tiền có lỗi.

Cửa hàng nào đang chọn giữa các gói phần mềm có thể xem trước bài cách chọn phần mềm bán hàng để khỏi vướng khâu khảo sát.

Những việc cần làm sau khi chuyển hẳn

Chuyển hẳn sang phần mềm không phải là kết thúc. Cửa hàng cần làm thêm vài việc để số liệu luôn sạch.

Mỗi tuần, mở báo cáo tồn kho và công nợ một lần. Nhìn qua các con số, phát hiện sớm hàng nào sắp hết, khách nào nợ quá hạn.

Mỗi tháng, kiểm kê kho một lần. Đối chiếu số trên máy với số thực tế, tìm ra chỗ lệch và nguyên nhân.

Nhân viên mới vào cần được đào tạo lại. Không để họ tự học hoặc hỏi đồng nghiệp, vì mỗi người một kiểu ghi sẽ làm rối số liệu.