Quản lý nhân viên bán hàng từ xa hiệu quả tối đa

Quản lý nhân viên bán hàng từ xa bắt đầu từ việc mỗi người có tài khoản riêng, được gán quyền phù hợp và có doanh số gắn với tên. Khi đó chủ cửa hàng theo dõi được tiến độ mà không cần đứng bên cạnh quầy. Dưới đây là những việc cần làm theo thứ tự, từ lúc nhân viên vào đến lúc tính lương cuối tháng.

Tại sao mỗi người phải có tài khoản riêng

Khi cả quầy dùng chung một tài khoản thì không ai biết ai đã làm gì. Sai sót thì không truy được nguyên nhân, nhân viên cũng không có lý do gì để giữ quầy gọn khi thao tác của họ chẳng được ghi lại tên.

Mỗi người một tài khoản riêng, đăng nhập bằng mật khẩu của mình. Máy ghi tên người đăng nhập vào từng phiếu. Sau đó mọi câu hỏi đều trả lời được: phiếu này ai lập, ai sửa, sửa lúc mấy giờ.

Nhân viên mới vào cửa hàng cũng làm theo cách này. Không có ngoại lệ “tạm dùng tài khoản chủ”. Dùng chung một lần thì lần sau cũng dùng chung, rồi cả quầy thành một tài khoản.

Nhân viên nghỉ việc thì thu hồi tài khoản ngay trong ngày. Để nguyên thì người đã nghỉ vẫn đăng nhập được, mọi phiếu phía sau ghi tên họ.

Chia quyền thế nào cho đúng việc

Chia quyền theo việc người đó làm, không theo thói quen cũ. Người đứng quầy cần quyền mở phiếu, áp khuyến mãi, nhận tiền thối tiền. Không cần quyền xem báo cáo lợi nhuận. Người giữ kho cần quyền nhập hàng, kiểm kê, xuất hàng. Không cần quyền sửa giá bán.

Chia vậy thì mỗi người chỉ làm được đúng phần của mình, không sợ vô tình xoá nhầm dữ liệu của người khác. Khi cần sửa phiếu đã in, nhân viên không tự sửa được mà phải gọi người có quyền. Việc được kiểm soát mà không cần đứng nhìn.

Cập nhật quyền mỗi khi người đó đổi việc. Người từ quầy sang kho thì bỏ quyền bán, thêm quyền nhập hàng. Việc này làm một lần, xong khỏi phải sửa tay từng lần.

Xem quản lý nhân viên trong phần mềm để biết bật quyền ở đâu.

Xem doanh số từng người ở đâu

Doanh thu gắn với tên người bán, chủ cửa hàng biết ai đang bán tốt, ai cần hỗ trợ thêm, ai tiến bộ rõ rệt sau khi được đào tạo.

Báo cáo lọc theo từng nhân viên trong khoảng thời gian muốn xem. Có số tổng cho từng người, có cả số của cửa hàng để so. Cuối tháng lấy đúng bảng này để tính hoa hồng.

Đừng chỉ nhìn tổng doanh số. Thêm hai cách cắt nữa thì mới thấy rõ: theo nhóm hàng và theo ca. Người bán được nhiều món rẻ mà ít món đắt là một dạng, người bán chạy món đắt là dạng khác. Hai người bằng tổng số nhưng khác hẳn về mặt hàng.

Có thẻ tích điểm cho khách thì xem thêm thẻ thành viên tích điểm để biết nhân viên nào giới thiệu được nhiều khách quay lại.

Nhìn thấy ai sửa phiếu sau khi in

Phần mềm không ngăn được ai có ý đồ xấu, nhưng làm cho việc bất thường khó làm và dễ thấy. Mọi thao tác trên phiếu đều được ghi, kể cả sửa sau khi in.

Cuối ngày chốt tiền mặt mà lệch với số phần mềm báo, chủ mở từng phiếu của ca đó xem ai lập, ai sửa, đổi món nào, đổi giá bao nhiêu. Thấy bước nào bất thường thì hỏi ngay lúc đó chứ để tới cuối ngày thì mọi người đều mệt.

Cách dặn hay nhất là nói thẳng từ đầu: mọi phiếu đều ghi tên người làm và giờ làm. Nhân viên biết sẽ bị thấy thì bớt tự ý sửa. Theo dõi kiểu bí mật chỉ tạo ra sự phòng ngừa chứ không tạo ra đạo đức.

Lương theo doanh số tính sao cho ai cũng rõ

Nhân viên bán nhiều thì thu nhập cao hơn, nhưng cách tính phải rõ tới mức ai cũng tự nhẩm được. Càng ít điều kiện kèm, càng ít tranh cãi cuối tháng.

Cách dễ nhất là chia điểm bán ra theo từng món. Mỗi món bán được ghi điểm vào tên người bán, cuối tháng cộng lại. Món nào khó bán thì cho điểm cao hơn để ai cũng muốn giới thiệu. Cách này không cần ghi chép thêm ngoài phiếu bán hàng vốn đã có.

Bán theo nhóm như quần áo hay mỹ phẩm thì nên tính riêng từng nhóm, không gộp một tổng. Ai bán được món giá trị cao thì thưởng nhóm đó nhiều hơn. Người chỉ bán món rẻ mà bỏ qua món đắt thì tổng vẫn ít, cả quầy tự nhìn ra.

Không nên chia đều theo tổng của cả ca. Người bán chăm chỉ người làm qua loa lại nhận bằng nhau thì nhanh chán. Cộng điểm từng người rồi trả đúng tên là cách công bằng nhất.

Chốt tiền thưởng vào một ngày cố định mỗi tháng, công khai bảng tổng cho cả quầy. Ai thắc mắc thì mở phiếu của họ ra đối chiếu. Có số rõ ràng thì không cãi nhau. Bảng lấy từ báo cáo bán hàng.

Ghi ca làm thay sổ chấm công

Cửa hàng rối nhất ở khâu chia ca. Người đến sớm về muộn, người xin đổi ca, cuối tháng tính ngày công không khớp.

Mỗi người đăng nhập bằng tài khoản riêng khi vào ca, đăng xuất khi hết ca. Giờ ghi tự động, không cần ai chấm tay. Lương ngày, lương giờ lấy từ số giờ đó.

Lịch chia ca nên cố định theo tuần: ca sáng, ca chiều, ca tối, ai làm ngày nào ghi rõ từ đầu tuần. Đổi ca phải báo trước một ngày và được người quản lý đồng ý. Đổi miệng rồi quên là cuối tháng cãi.

Cuối tuần mở bảng giờ làm: ai đi muộn, ai về sớm, ai làm thay ai. Có số giờ rõ thì tính lương không sai, nhân viên cũng yên vì công của mình được ghi đủ.

Cửa hàng nhiều điểm bán thì mỗi điểm một bảng ca riêng. Nhân viên sang điểm khác hỗ trợ thì giờ tính về điểm đó. Xem cách gộp số nhiều điểm ở bài quản lý chuỗi cửa hàng.

Dạy nhân viên mới trong một tuần

Nhân viên mới không cần học hết phần mềm trong ngày đầu. Ngày đầu chỉ dạy bốn việc bán hàng hay làm: mở phiếu, quét mã, nhận tiền thối tiền, in hóa đơn. Bốn việc này thạo thì cho ra quầy ngay, có người cũ đứng kèm bên.

Ngày thứ hai dạy thêm ghi nợ khách quen và áp giảm giá. Hai việc này dễ sai nên phải làm thử vài phiếu mẫu trước, người cũ kiểm tra từng phiếu trong hai ngày đầu.

Cuối tuần đầu dạy đọc báo cáo ca của chính mình: hôm nay bán bao nhiêu, món nào chạy, tiền mặt chốt ca bao nhiêu. Biết đọc số của mình thì tự biết mình đứng ở đâu trong quầy.

Sang tuần thứ hai mới dạy nhập hàng, kiểm kho, xem công nợ. Người làm kho thì học kỹ phần này, người chỉ đứng quầy thì biết sơ là đủ. Mỗi người thạo phần việc của mình, không cần ai biết hết.

Giữ người bán giỏi ở lại

Người bán giỏi nghỉ là mất khách quen theo. Giữ họ không chỉ bằng lương cao hơn một chút.

Doanh số phải ghi đúng tên. Tháng nào bán tốt thì bảng tổng hiện tên họ. Khen trước cả quầy.

Cho họ quyền nhiều hơn khi đã tin. Được giảm giá trong mức cho phép, được sửa phiếu sai mà không phải gọi chủ. Tin họ thì họ gắn bó.

Lịch làm ổn định. Ca cố định, ngày nghỉ cố định. Đừng nay đổi mai dời. Lịch ổn thì người đó tính chuyện lâu dài với cửa hàng.

Thưởng theo mùa bán chạy. Dịp tết, đầu năm học, đợt giảm giá lớn, ai gánh ca nặng thì thưởng thêm. Không cần nhiều nhưng phải đúng lúc. Tiền thưởng đúng lúc giữ người tốt hơn tăng lương muộn nửa năm.

Cửa hàng đang tính số người cho đủ việc có thể xem mở cửa hàng tạp hóa cần gì.

Khi nào nhắc, khi nào cho nghỉ

Số liệu bán hàng cho biết ai đang xuống tay. Mở báo cáo theo từng người trong ba tháng gần nhất, người tụt dần đều thì gọi nói chuyện riêng.

Hỏi xem vướng ở đâu: hàng khó bán, ca không hợp, hay chuyện riêng. Nhắc lần đầu nói rõ số: tháng này bán bằng nửa tháng trước. Cho một tháng để lên lại, có người kèm.

Nhắc lần hai vẫn không lên thì đổi việc trong cửa hàng. Từ quầy sang kho, từ bán sang kiểm hàng. Có người không hợp bán nhưng hợp giữ kho.

Chỉ cho nghỉ khi đã nhắc, đã chuyển mà vẫn không được, hoặc khi dính tới tiền bạc không rõ ràng. Cho nghỉ thì chốt phiếu của người đó và thu hồi tài khoản ngay trong ngày.

Nói luật rõ với cả quầy từ đầu: mọi phiếu ghi tên người làm, số liệu công khai, thưởng theo số. Ai cũng biết luật thì lúc nhắc hay lúc cho nghỉ đều không ai nói thiên vị.

Bốn việc cần làm trước khi chốt

Bốn việc để quản nhân viên bán hàng không hỏi lại. Mỗi người một tài khoản riêng, ca làm rõ ràng. Doanh số gắn với tên. Mọi sửa đổi trên phiếu đều để lại dấu.

Cần tư vấn theo quy mô cửa hàng, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.