Nhân viên part-time quản lý sao cho không loạn ca

Cửa hàng nhỏ nào cũng cần nhân viên part-time. Giờ cao điểm buổi tối, cuối tuần đông khách, lễ tết thiếu người. Thuê full-time thì tốn tiền nuôi cả tháng, thuê part-time thì linh hoạt hơn nhiều.

Nhưng quản lý part-time lộn xộn là ca nào cũng loạn. Người đến trễ, người nghỉ không báo, người làm không biết việc gì. Nguyên nhân không phải do họ thiếu trách nhiệm, mà do chủ không đặt ra khung rõ ràng ngay từ đầu.

Thỏa thuận rõ từ ngày đầu

Ngày đầu nhận part-time phải nói rõ bốn thứ: giờ làm, lương tính thế nào, nghỉ báo trước bao lâu, và việc cụ thể mỗi ca là gì. Bốn thứ này viết ra giấy, hai bên giữ một bản.

Nhiều chủ chỉ nói miệng: “Em cứ đến làm, cuối tháng anh tính”. Nói vậy thì cuối tháng tính kiểu gì cũng có người không phục. Viết ra thì ai cũng yên tâm.

Lương theo giờ bao nhiêu, ca đêm có phụ cấp không, lễ tết tính thế nào. Càng cụ thể càng ít cãi nhau về sau.

Xếp lịch trước một tuần

Lịch ca dán ở quầy hoặc gửi vào nhóm chat trước ít nhất một tuần. Mỗi ca ghi rõ: ngày nào, giờ nào, ai làm, làm ở vị trí nào. Nhân viên nhìn vào biết ngay tuần tới mình làm mấy ca.

Đừng xếp lịch theo kiểu nhắn tin từng người mỗi tối. Mất thời gian mà hay sót. Có bảng lịch chung thì ai muốn đổi ca tự tìm người đổi với nhau, báo lại cho chủ một tiếng là xong.

Ca nào thiếu người thì báo lên nhóm chung, ai rảnh đăng ký thêm. Cách này nhanh hơn gọi điện từng người hỏi.

Chấm công minh bạch

Giờ vào giờ ra ghi lại mỗi ca. Sổ chấm công để ở quầy, ai đến tự ghi giờ vào, về ghi giờ ra. Cuối tháng cộng lại tính lương, số liệu rõ ràng.

Đừng chấm công bằng trí nhớ. Nhớ sai một tiếng thì tháng đó có người thiệt vài chục nghìn, tích lại cả đội mất niềm tin. Chấm công bằng sổ hoặc bằng phần mềm đều được, miễn là có ghi chép.

Nhân viên đến trễ bao nhiêu phút thì trừ bấy nhiêu theo đơn giá giờ. Quy định này áp dụng đều cho mọi người, không thiên vị ai.

Giao việc cụ thể từng buổi

Part-time đến ca mà không biết làm gì thì đứng chơi. Mỗi ca nên có danh sách việc: bán hàng ở quầy nào, dọn kệ nào, kiểm hàng nào. Việc ghi ra giấy dán ở quầy, ai đến đọc vào làm ngay.

Đừng giao việc kiểu “em phụ chị ấy”. Phụ là phụ cái gì, không ai biết. Giao cụ thể: em đứng quầy thu ngân ca này, chị kia tư vấn khách. Mỗi người một việc rõ ràng.

Ca đầu tiên của part-time mới nên có người kèm. Kèm một đến hai ca là đủ để họ biết quy trình. Bỏ công kèm lúc đầu thì các ca sau họ tự làm được.

Bàn giao tiền kỹ như nhân viên chính

Part-time cầm két thì bàn giao đầu ca và cuối ca đầy đủ như mọi người. Hai bên cùng đếm tiền, cùng ký xác nhận số tiền. Không vì làm ít giờ mà bỏ qua bước này.

Lý do là part-time không nắm việc dở dang như nhân viên chính. Họ đến làm vài tiếng rồi về, tiền thiếu mà không có biên bản bàn giao thì không biết trách ai.

Cuối ca part-time phải ghi lại việc dở dang cho ca sau. Khách nào hẹn, hàng nào thiếu, việc nào chưa xong. Ghi vài dòng vào sổ bàn giao, người sau đọc là hiểu.

Đào tạo ngắn gọn mà đủ dùng

Đừng đào tạo part-time như đào tạo nhân viên chính. Họ không cần biết hết mọi việc, chỉ cần biết việc trong ca của mình. Dạy đúng phần họ làm, dạy kỹ phần đó.

Ba thứ bắt buộc phải dạy: cách tính tiền và thối tiền, cách xử lý khi khách đổi trả, và số điện thoại của chủ để gọi khi có sự cố. Ba thứ này thuộc rồi thì ca nào cũng xoay được.

Mỗi tháng dành một buổi ngắn cập nhật cho cả đội, kể cả part-time. Có món mới, giá mới, chương trình mới thì ai cũng phải biết. Part-time không đi buổi này thì gửi tin nhắn tóm tắt lại.

Đối xử công bằng với nhân viên chính

Đừng phân biệt part-time với nhân viên chính trong cách đối xử hàng ngày. Cùng làm một ca thì cùng ăn cơm, cùng nghỉ giữa ca, cùng được khen khi làm tốt.

Chỗ duy nhất phân biệt là quyền lợi dài hạn: thưởng lễ tết, tăng lương, lên vị trí. Những thứ này dành cho người gắn bó lâu, nói rõ từ đầu để part-time hiểu.

Nhiều part-time giỏi sau này muốn làm chính thức. Khi có chỗ trống thì ưu tiên người đã làm part-time ở quán mình, vì họ đã quen việc. Đây cũng là cách giữ người tốt mà không tốn công tuyển mới.

Khi part-time không hợp thì cho nghỉ sớm

Part-time hay đi trễ, nghỉ không báo, làm ẩu thì cho nghỉ sớm, đừng nấn ná. Giữ một người ẩu làm ảnh hưởng cả ca, nhân viên chính bực mình theo.

Cho nghỉ cũng nhẹ nhàng: thanh toán đủ giờ đã làm, nói rõ lý do không hợp. Đừng giữ lại vì thương, vì thiếu người tạm thời. Tuyển người mới mất một tuần, giữ người ẩu mất cả đội.

Trước khi cho nghỉ, xem lại mình đã giao việc rõ chưa, đào tạo đủ chưa. Nếu lỗi ở mình thì sửa mình trước. Nếu đã làm đúng mà họ vẫn ẩu thì cho nghỉ là phải.

Tìm hiểu thêm cách mở ca buổi sáng thế nào cho gọn để ca nào vào làm cũng có quy trình sẵn. Xem tại mở ca bán hàng buổi sáng.

Chuyển part-time giỏi lên chính thức

Part-time làm tốt 3 tháng liên tục, đi làm đều, ít lỗi thì nên mời lên chính thức. Người đã quen việc, quen khách, quen cả đội. Nhận họ lên chính thì quán có ngay nhân viên cứng, không tốn công tuyển đào tạo lại.

Khi mời thì nói rõ quyền lợi tăng thêm: lương cứng hàng tháng, thưởng lễ tết, ngày nghỉ phép. Mức tăng cụ thể bao nhiêu thì tính theo tay nghề của họ, không cần theo khung cứng.

Có người không muốn lên chính thức vì còn đi học, còn việc khác. Đừng ép, cứ để họ làm part-time nhưng tăng đơn giá giờ lên một chút. Giữ được người giỏi ở dạng part-time vẫn hơn mất hẳn.

Quản lý nhiều part-time cùng lúc

Quán đông, có 4 đến 5 part-time xoay ca thì phải có bảng ca tổng. Bảng này ghi cả tuần, mỗi ô ghi tên người làm. Dán ở quầy, ai cũng xem được. Nhìn bảng là biết ca nào thiếu người ngay.

Đặt một nhân viên chính làm đầu mối mỗi ca. Part-time có việc gì thì hỏi đầu mối, không phải gọi chủ. Đầu mối chịu trách nhiệm kiểm tra việc của part-time cuối ca. Có đầu mối thì chủ đỡ phải nghe điện thoại cả ngày.

Cuối tháng tổng kết giờ làm của từng người, ai làm nhiều thưởng thêm 100 đến 200 nghìn. Người làm ít thì hỏi có muốn làm thêm không, không thì tuyển thêm người mới. Số liệu rõ thì không ai tị ai làm nhiều làm ít.

Tìm hiểu thêm cách đóng ca đối soát tiền cuối ngày để ca nào bàn giao cũng khớp số. Xem tại đóng ca đối soát tiền.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.